Jak zorganizować najlepsze wydarzenie wirtualne?

Przeprowadzimy Cię przez kompletny przewodnik po organizacji udanego wydarzenia wirtualnego i o tym, jak może pomóc oprogramowanie wirtualnego wydarzenia.

Planowanie i prowadzenie wydarzenia na żywo jest wystarczająco stresujące, ale jeśli chodzi o wydarzenia wirtualne, pojawiają się dodatkowe stresory: możesz nie wiedzieć, jakich narzędzi użyć lub jak sprawić, by wydarzenie było ekscytujące dla uczestników.

W tym artykule omówimy wszystko, co musisz wiedzieć o wirtualnych wydarzeniach, w tym:

• Korzyści z wirtualnych wydarzeń
• Rodzaje wydarzeń wirtualnych
• Oprogramowanie do wirtualnych wydarzeń, którego potrzebujesz
• Jak długo powinno trwać Twoje wirtualne wydarzenie
• Jak promować swoje wirtualne wydarzenie?
• Jak sprawić, by Twoje wirtualne wydarzenie było zabawne i wciągające dla uczestników

Czytaj dalej, aby uzyskać pełny przewodnik po planowaniu kolejnego wirtualnego wydarzenia i upewnieniu się, że odniesie on sukces.

Jakie są zalety wirtualnych wydarzeń?

Jedną z korzyści planowania wirtualnego lub internetowego wydarzenia jest to, że nie musisz rezerwować fizycznej przestrzeni, co oznacza również oszczędność pieniędzy. Nie musisz też ustawiać stołów, krzeseł i nieporęcznego sprzętu do prezentacji (hej, stary system A/V z początku 2000 roku, patrzę na ciebie!), co oszczędza dalsze pieniądze i czas.

Możesz także czerpać korzyści z dodatkowych danych i śledzenia odbiorców z platformy wydarzeń wirtualnych. Dzięki lepszym analizom dotyczącym zaangażowania uczestników — jak długo goście dostroili się przed odejściem? Która sesja cieszyła się największą popularnością? — możesz lepiej zaplanować następne wydarzenie.

Kolejną korzyścią jest to, że możesz rozszerzyć swój zasięg o nowe lokalizacje i udostępnić je większej grupie odbiorców. Na przykład rozszerzona publiczność może obejmować osoby, które nie mogły uczestniczyć synchronicznie (zdarzenie synchroniczne wymaga, aby ludzie byli w tym samym czasie online i wchodzili w interakcję w czasie rzeczywistym), ale chcieliby oglądać Twoje treści asynchronicznie (ludzie mogą uczestniczyć w tym samym w dogodnym dla nich czasie, na przykład w różnych strefach czasowych).

Zdecyduj o rodzaju wirtualnego wydarzenia

Podobnie jak wydarzenia w świecie rzeczywistym, wydarzenia wirtualne obejmują gamę pod względem rodzaju, czasu trwania i celu. Poniżej przedstawiamy niektóre z głównych rodzajów wydarzeń wirtualnych.

• Konferencja wirtualna: Wydarzenie, na którym przez kilka dni możesz mieć wielu prelegentów. Harmonogram zazwyczaj obejmuje dłuższe przemówienia raz lub dwa razy dziennie oraz krótsze sesje godzinowe w ciągu dnia. Sesje te dobrze współpracują z funkcjonalnością webinarów wirtualnej platformy eventowej.
• Wirtualne targi: są to paneliści i prelegenci w stylu webinarów, ale także stoiska wystawców. Zazwyczaj są nastawione na konkretną branżę. Dzięki oprogramowaniu do wydarzeń wirtualnych możesz skonfigurować wirtualne stoiska, które zawierają interaktywne aplikacje lub filmy, które uczestnicy mogą odkrywać.
• Wirtualny festiwal: podczas pandemii wiele festiwali przenosi wydarzenia w 2020 roku online, gdzie transmitują na żywo wystąpienia przemówień lub występy muzyczne. Może to obejmować festiwale książki, takie jak Texas Book Festival, festiwale sztuki i kultury, takie jak New Yorker Festival, a nawet festiwale muzyczne.
• Wydarzenie związane z siecią wirtualną: może to być samodzielne wydarzenie lub część innego wydarzenia, takiego jak wirtualna konferencja lub wystąpienie. Uczestnicy rozmawiają ze sobą nieformalnie za pośrednictwem wideokonferencji lub wiadomości, często przed lub po bardziej formalnej prezentacji.
• Wirtualne wystąpienia przemówień: Wirtualne wystąpienia przemówień obejmują zarówno odczyty autorskie organizowane w lokalnych księgarniach, jak i spotkania dotyczące rozwoju zawodowego. Często odbywa się to za pomocą funkcji przesyłania strumieniowego na żywo lub wideokonferencji oprogramowania do obsługi wydarzeń wirtualnych.
• Wirtualne spotkanie wewnętrzne: To, co kiedyś było spotkaniami osobistymi obejmującymi całą firmę lub dział, może teraz odbywać się w środowisku wirtualnym. Są one również znane jako spotkania w ratuszu, podczas których uczestnicy mogą wchodzić w interakcje z mówcą i zadawać pytania.

Wybierz odpowiednie narzędzie

Konkretna platforma, której potrzebujesz, będzie zależeć od rodzaju wirtualnego wydarzenia, które organizujesz. Na przykład, w zależności od logistyki wydarzenia, możesz potrzebować funkcji webinarów, integracji czatu lub sesji grupowej, wirtualnego lobby lub przestrzeni eventowej do symulacji środowiska targowego lub możliwości transmisji na żywo.

Ważne jest, aby najpierw opracować plan wydarzenia, a następnie znaleźć wirtualną platformę wydarzeń z odpowiednimi funkcjami, aby wykonać zadanie.

Jak może pomóc oprogramowanie do obsługi wydarzeń wirtualnych

Ogólnie rzecz biorąc, wirtualne narzędzia do obsługi wydarzeń umożliwiają strumieniowe przesyłanie wydarzeń online i współpracę z uczestnikami. Inną kluczową funkcją jest możliwość dzielenia się informacjami z uczestnikami poprzez webinarium.

Niektóre programy do obsługi wirtualnych wydarzeń umożliwiają nawet tworzenie wirtualnych środowisk wraz z poczekalniami wydarzeń, wirtualnymi stoiskami i awatarami uczestników.

Sprawdź nasz katalog oprogramowania do wydarzeń wirtualnych, aby zobaczyć porównania popularnych narzędzi programowych i poznać funkcje. Możesz użyć narzędzia „zalecane filtry” firmy Capterra dostępnego w każdym katalogu oprogramowania, aby zawęzić wybór do potrzebnych funkcji. Możesz także przeczytać opinie użytkowników od innych właścicieli firm o tym, jak oceniają każdą platformę.

Wybierz odpowiednią długość

Być może zastanawiasz się, jak długo powinno trwać wirtualne wydarzenie. Ponownie, będzie to zależeć od rodzaju wydarzenia, które organizujesz. Możesz wykorzystać wydarzenia z życia wzięte jako przewodnik, ale pamiętaj, że w środowisku online utrzymanie zaangażowania uczestnika może być jeszcze trudniejsze. Z tego powodu możesz chcieć, aby rzeczy były krótsze.

Aby dać ci wskazówki, wydarzenie wirtualne o wyższym profilu, takie jak wirtualny festiwal lub wirtualna konferencja, może trwać od jednego do czterech dni, w zależności od liczby prelegentów i uczestników, z oficjalnym programem trwającym przez cały dzień pracy. Jednorazowe wydarzenie wirtualnego rozwoju zawodowego może trwać od 45 minut do godziny. Możesz także zostawić 15 minut pod koniec lub na początku zaplanowanego czasu, aby goście mogli „sieciować” za pośrednictwem czatu lub wideokonferencji.

Wypromuj swoje wydarzenie

Aby Twoje wirtualne wydarzenie wyróżniało się z tłumu, musisz wykazać się kreatywnością.

Oto kilka pomysłów na rozpoczęcie kreatywnego procesu myślowego:

• Wyślij zabawny animowany gif jako zaproszenie na wydarzenie.
• Zaoferuj swoim subskrybentom e-mail zniżkę na udział w wirtualnym wydarzeniu.
• Twórz niestandardowe koszulki, torby na zakupy lub plakaty promujące Twoje wydarzenie (oczywiście wszystko dostępne za pośrednictwem eCommerce na Twojej stronie wydarzenia).
• Przekaż procent ze sprzedaży biletów organizacji non-profit związanej z Twoim wydarzeniem.

Niech to będzie zabawne

Po wyrzuceniu go z parku reklamującego swoje wydarzenie, musisz dostarczyć.

Twoi goście chcą uczyć się od Ciebie i sieci, ale chcą też dobrze się bawić. Nawet jeśli rzeczy są w pełni wirtualne, nadal możesz sprawić, że Twoje wydarzenia będą zabawne, korzystając z wirtualnej platformy wydarzeń.

Zorganizuj udane wirtualne wydarzenie i spraw, aby goście wracali po więcej

Nawet jeśli próbowanie czegoś nowego może być onieśmielające, następne wirtualne wydarzenie może być tak samo sukcesem, jak wydarzenie fizyczne.

Pamiętaj, że ten rodzaj wirtualnego doświadczenia może być nowy również dla Twoich gości, więc masz możliwość wyróżnienia się na tle konkurencji, zachowując świeżość i próbując kreatywnych sposobów na zaangażowanie gości.

Chcesz poznać oprogramowanie do wirtualnych wydarzeń? Sprawdź nasz katalog oprogramowania do wirtualnych wydarzeń.

Uwaga: aplikacje wybrane w tym artykule są przykładami pokazującymi funkcję w kontekście i nie są przeznaczone jako rekomendacje ani rekomendacje. Zostały one uzyskane ze źródeł uznawanych w momencie publikacji za wiarygodne.