Spróbowałem analizy Pareto, aby dowiedzieć się więcej o wydajności

Prawdę mówiąc trochę niepokoiłem się włączeniem analizy Pareto do mojej codziennej pracy. Nie chodzi o to, że mnie to nie zaintrygowało — tak, dlatego postanowiłem spróbować — ale pomysł przejrzenia terminologii ekonomicznej i żargonu trochę mnie zaniepokoił.

Aby dotrzeć do sedna tej enigmatycznej zasady, pomyślałem, że będę musiał pokonać pewne paradoksy ekonomiczne i dawno zapomniane tajemnice handlu.

Cóż, po przeprowadzeniu dogłębnych badań na ten temat i kilku przyjaznych pogawędkach w pracy, zdałem sobie sprawę, że zasada Pareto to technika zarządzania czasem, którą można łatwo opanować, wykorzystać i zastosować w różnych dziedzinach.

Jak wszyscy pisarze, często zmagam się z blokadami psychicznymi i brakiem inspiracji — dlatego pomyślałem, że to może być tylko metoda, aby mi pomóc:

• Zidentyfikuj problemy w pracy,
• Śledź korzenie moich problemów i
• Lepiej organizuj moje zadania.

Tak więc przetestowałem zasadę Pareto, a oto opis tego, jak wszystko się rozwinęło.

W tym poście na blogu omówię:

• Czym jest analiza Pareto?
• Dlaczego zdecydowałem się spróbować?
• Moje sprawozdanie z przebiegu analizy.
• Plusy i minusy oraz
• Ogólna ocena analizy Pareto.

Czym jest analiza Pareto?

Wystarczy powiedzieć, że poczułem się zdezorientowany, kiedy po raz pierwszy usłyszałem o analizie Pareto. Na pierwszy rzut oka definicja wydawała się dość prosta — „ statystyczna analiza decyzyjna powszechnie stosowana do identyfikacji i zwrócenia uwagi na kluczowe przyczyny problemów”.

Jaki jest haczyk?

Cóż, analiza Pareto dalej stwierdza, że ​​większość problemów w projekcie często można przypisać 20% przyczynom .

Innymi słowy, skupiając się na kluczowych 20% przyczyn problemów, będziesz w stanie uporać się z 80% problemów, które z nich wynikają.

Początki analizy Pareto

Włoski ekonomista i filozof Vilfredo Pareto po raz pierwszy zaobserwował tę zasadę pod koniec XIX wieku i nazwał ją zasadą 80/20 .

Mianowicie Pareto zauważył, że 80% ziemi w całych Włoszech należy do 20% populacji.

Po dogłębnych badaniach Pareto zdał sobie sprawę, że rozkład 80/20 można zaobserwować w dziedzinie ekonomii, przy założeniu: „ Żadnej jednostki nie można polepszyć bez pogorszenia przynajmniej jednej osoby lub kryterium preferencji”.

Po adaptacji jego badań i pracy przez Josepha M. Jurana, konsultanta ds. zarządzania, narodziła się zasada i analiza Pareto.

Do czego służy analiza Pareto?

Do czego więc służy analiza Pareto?

Cóż, ogólna odpowiedź na to pytanie brzmi — podejmowanie decyzji. Jednak jest w tym coś więcej.

Bardziej zwięzła odpowiedź składałaby się z procesu krok po kroku określania ważnych problemów i uczenia się ich rozwiązywania. Te, którymi się zajmujesz, to 20%, które przyniosą 80% korzyści z projektu.

Główne kroki zasady 80/20 przebiegają następująco:

• Utwórz listę typowych problemów i umieść je na osi X w malejącej kolejności występowania.
• Policz częstotliwość ich występowania i wyświetl je w odpowiednich procentach na osi y.
• Dodaj skumulowaną krzywą procentową na diagramie — ta krzywa równa się (częstotliwość wystąpień) / (suma wszystkich wystąpień) * 100.
• Narysuj linię od prawej strony, która zaczyna się od znaku 80%, aż przetnie krzywą.
• Wszystko po lewej stronie będzie twoimi problemami życiowymi, podczas gdy prawa strona reprezentuje 80% bardziej trywialnych przyczyn.

Jeśli masz problemy ze zrozumieniem tego procesu, nie martw się — tak samo zrobiłem, dopóki nie przełożyłem tego na papier i nie wypróbowałem. Wszystko stanie się znacznie jaśniejsze, gdy przejdziesz przez mój przykład.

Dlaczego zdecydowałem się wypróbować analizę Pareto?

Pisząc, nie możesz pomyśleć o wszystkich zawiłościach tego procesu.

W rzeczywistości, gdy pojawia się natchnienie, pisarz jest w stanie bez problemu pisać ogromne bloki tekstu.

Jednak gdy nadejdzie czas na przejrzenie tekstu i jego korektę, na jaw wychodzą wszystkie szczegóły, takie jak:

• Błędy w wymowie,
• Pochopność,
• Błędy strukturalne,
• Niewłaściwe użycie znaków interpunkcyjnych oraz
• Wiele innych szczegółów, o których niekoniecznie myślisz w początkowym przypływie inspiracji.

Dlatego starając się być bardziej wydajnym, przeszukałem Internet w poszukiwaniu sposobu na wyizolowanie moich krytycznych błędów i wyeliminowanie ich, aby poprawić swoje pisanie. Wtedy natknąłem się na analizę Pareto i postanowiłem spróbować.

Oto jak przebiegł cały proces, kiedy zacząłem analizować moje wzorce pisania.

Próba analizy Pareto: konto osobiste

Po przeczytaniu stosu artykułów i rozszyfrowaniu paczki ekonomicznego bzdura, postanowiłem zanotować wszystko, czego potrzebowałem, aby rozpocząć analizę Pareto.

Jednak nie minęło dużo czasu, zanim pojawił się pierwszy numer — Jak przetestuję tę technikę?

Jako pisarz nie było możliwości udokumentowania każdego błędu, który popełniłem, zwłaszcza jeśli robiłem to w trakcie pisania. Gdybym spędzał zbyt dużo czasu na stresowaniu się dokumentowaniem każdego błędu i problemu, utrudniłoby mi to pisanie.

Poza tym cały proces zająłby co najmniej tydzień pisania.

Postanowiłem więc napisać post na bloga tak, jak zwykle, niech redaktor i korektor przejrzą tekst i znajdą dla mnie błędy. W ten sposób praktycznie miałbym wszystkie informacje potrzebne do przeprowadzenia analizy Pareto krok po kroku.

Tak więc zrobiłem to, odzyskałem wyniki i zacząłem notować najważniejsze informacje, zaczynając od problemów — tj. przyczyn mojej nieefektywności pisania.

Krok #1: Zbieranie problemów i liczenie ich częstotliwości

Jak już wcześniej wspomniałem, pierwszym krokiem w przeprowadzeniu analizy jest sporządzenie listy najczęstszych problemów, z którymi się borykasz.

W moim przypadku czekałbym, aż redaktor skrupulatnie przekopie wcześniej napisany przeze mnie tekst i wykorzysta wyniki korekty do przeprowadzenia mojej analizy.

Kiedy już przeszłam przez wstyd przeglądania swoich błędów, sklasyfikowałam błędy i podzieliłam je na 7 odrębnych grup, które wykorzystam do mojej analizy.

Utworzone przeze mnie grupy były następujące:

• Długie zdania,
• Problemy z łączem,
• Niejasne zwroty,
• Niejasne nagłówki,
• Nieodpowiednie źródła,
• Znaki interpunkcyjne,
• Błędy strukturalne i
• Problemy z wizualizacjami.

Kiedy miałem przed sobą swoje błędy na liście punktowanej, nadszedł czas, aby przejść do liczenia ich częstotliwości (i poczuć się jeszcze gorzej).

Aby oszczędzić ci szczegółów przesiewania się przez kilka liczb, przejdę do sedna problemu.

Kiedy policzyłem błędy i umieściłem je w kolejności malejącej, lista punktowana wyglądała następująco:

• Znaki interpunkcyjne,
• Długie zdania,
• Niejasne zwroty,
• Problemy z łączem,
• Nieodpowiednie źródła,
• Niejasne nagłówki,
• Błędy strukturalne i
• Błędy wizualne.

Aby uprościć sprawę, przeliczyłem liczbę błędów na wartości procentowe, a następnie postanowiłem zwizualizować je za pomocą wykresu.

Krok #2: Tworzenie krzywej Pareto

Teraz nadchodzi trudna część — czyli główny punkt analizy.

Krzywa Pareto służy do wizualnego przedstawienia związku między całkowitą liczbą spraw a ich częstotliwością.

Dokładna formuła wygląda następująco:

{ Częstotliwość wystąpień } / { suma wszystkich wystąpień } * 100

Oto jak konwersja wyglądałaby w arkuszu kalkulacyjnym:

Na szczęście łączna suma popełnionych przeze mnie błędów wyniosła 99, a skoro liczę procenty, to nie różniły się one zbytnio od częstotliwości.

Jak widać, większość problemów, z jakimi się zmierzyłem podczas poprawiania błędów, to znaki interpunkcyjne — koszmary wielu pisarzy.

Krok #3: Finalizowanie diagramu Pareto

Teraz nadszedł czas na sfinalizowanie diagramu, tworząc oś y po prawej stronie i rysując prostą, poziomą linię w lewo. Linia zaczynała się przy znaku 80% i rozciągała się, aż dotarła do punktu, w którym trafiła w krzywą.

Następnie narysowałem linię prostą równoległą do osi y, co stworzyło podział na lewą i prawą stronę — czyli wyniki.

Według analizy Pareto wszystko po lewej stronie stanowiło 20% sumy wszystkich kluczowych kwestii.

Z drugiej strony prawa strona reprezentowała 80% uznanych za nieistotne.

Ostateczna reprezentacja wyglądała tak:

Krok 4: Analiza wyników

Pierwsza myśl, jaka przyszła mi do głowy, to — było to zarówno oczekiwane, jak i nieoczekiwane.

Wiedziałem, że znaki interpunkcyjne często sprawiają mi problemy podczas pisania. Ale nie miałam pojęcia, że ​​długie zdania i mylące frazy są tak silnie obecne w mojej pracy.

To skłoniło mnie do przejrzenia niektórych moich wcześniejszych tekstów i komentarzy pozostawionych przez korektorów. Nic dziwnego, że pojawił się wzór, który zbiegł się z moją analizą Pareto.

Inną interesującą kwestią jest to, że większość mniejszych i nieistotnych problemów można przypisać do najważniejszych — górnych 20%.

Na przykład, gdy piszę w pośpiechu, popełniam błędy konstrukcyjne, co prowadzi do popełnienia jednego lub dwóch błędów SEO, co dodatkowo wpływa na jakość mojej pracy.

Ogólnie rzecz biorąc, z pewnością było miejsce na ulepszenia, a diagram Pareto był punktem wyjścia.

Zalety analizy Pareto

Natychmiastowym plusem, który przychodzi mi do głowy, jest wydajność, z jaką będziesz w stanie wykonywać swoją pracę po ustaleniu 20%. Analiza Pareto opiera się na analizowaniu liczb i znajdowaniu problemów, które na co dzień Cię spowalniają.

Na przykład osoby, które mogą naprawdę skorzystać z tego typu analiz, to osoby, które pracują nad wieloma zadaniami w trybie tygodniowym i często napotykają błędy, które uniemożliwiają im wykonanie na optymalnym poziomie.

Koderzy, programiści i kierownicy projektów to ci, którzy w pierwszej kolejności przychodzą na myśl, mówiąc o analizie Pareto. Ale ewidentnie pisarze mogą również czerpać wiele korzyści z analizowania swojej pracy i błędów w taki sposób.

Co więcej, gdy już to opanujesz, analiza Pareto jest doskonałym narzędziem, które pomoże ci rozpoznać, na czym powinieneś skoncentrować więcej swoich wysiłków, szczególnie w swoim biologicznym okresie najwyższej aktywności.

Wady analizy Pareto

Jeśli wykluczymy czas, jaki zajęło mi wymyślenie tej zasady, i tak zajęło mi kilka godzin, zanim udało mi się stworzyć pełną listę wszystkich błędów i obliczeń potrzebnych do stworzenia diagramu.

Wystarczy powiedzieć, że analiza Pareto jest techniką nieco czasochłonną i nie ma sensu na niej polegać, jeśli nie wykonujesz codziennie podobnych zadań i projektów.

Jednak wynik jest oparty na statystykach, które dodatkowo poprowadzą Cię do podejmowania lepszych decyzji i pozwolą lepiej wykorzystać Twój czas.

Osobiście nie mam tylu różnych zadań tygodniowo, ale na pewno wypróbuję Pareto również w różnych projektach.

Moja ogólna ocena analizy Pareto

Chociaż zajęło mi to żmudną ilość czasu, aby to rozgryźć, muszę przyznać, że ta technika naprawdę działa.

Pisarze czasami bywają kłótliwi, jeśli chodzi o ich pracę, ale liczby nie kłamią. Kiedy spojrzałem wstecz, zdałem sobie sprawę, że kluczowe 20% problemów, które wskazał Pareto, to te, z którymi borykałem się najbardziej ogólnie.

Z drugiej strony analiza Pareto może zająć trochę więcej czasu i wysiłku, dlatego moja ocena dla tej techniki to:

OCENA KOŃCOWA :

Podsumowanie: końcowe przemyślenia na temat analizy Pareto

Pareto jest świetne, skuteczne i naprawdę sprawia, że ​​zastanawiasz się — jak nie zdałem sobie z tego sprawy wcześniej?

Z pewnością polecam go moim współpracownikom i wszystkim, którzy borykają się z ustaleniem przyczyn, które utrudniają im dzień pracy.

Analiza Pareto jest dobrze ustrukturyzowaną, zorganizowaną i niewątpliwie unikalną metodą poprawy Twojej wydajności.

️ Nasz zespół w Clockify bada wiele technik zarządzania czasem, które często sami wypróbowujemy i wyrażamy szczere opinie. Jeśli masz jakieś przemyślenia lub zalecenia, daj nam znać pod adresem [email protected], a my możemy uwzględnić Twój wkład w jednym z Twoich następnych postów na blogu. Jeśli podobało Ci się czytanie tego artykułu, podziel się nim z kimś, komu może się on przydać.