Saya mencoba analisis Pareto untuk mempelajari lebih lanjut tentang efisiensi

Sejujurnya, saya agak cemas untuk memasukkan analisis Pareto dalam pekerjaan saya sehari-hari. Bukannya itu tidak menggelitik saya — memang, itulah sebabnya saya memutuskan untuk mencobanya — tetapi, gagasan untuk mempelajari terminologi dan jargon ekonomi membuat saya agak gelisah.

Untuk memahami prinsip yang penuh teka-teki ini, saya berpikir bahwa saya harus menaklukkan beberapa paradoks ekonomi dan rahasia perdagangan yang telah lama terlupakan.

Nah, setelah melakukan penelitian mendalam tentang topik tersebut dan melakukan beberapa obrolan ramah di tempat kerja, saya menyadari bahwa prinsip Pareto adalah teknik manajemen waktu yang dapat dengan mudah dikuasai, dimanfaatkan, dan diterapkan di berbagai bidang.

Seperti semua penulis, saya sering bergumul dengan hambatan mental dan kurangnya inspirasi — itulah sebabnya saya pikir ini mungkin metode untuk membantu saya:

• Mengidentifikasi masalah di tempat kerja,
• Lacak akar masalah saya, dan
• Mengatur beban kerja saya dengan lebih baik.

Jadi, saya menguji prinsip Pareto, dan inilah penjelasan tentang bagaimana semuanya terungkap.

Dalam posting blog ini, saya akan membahas:

• Apa itu analisis Pareto?
• Mengapa saya memutuskan untuk mencobanya?
• Akun saya tentang bagaimana analisis berlangsung.
• Pro dan kontra, dan
• Peringkat keseluruhan dari analisis Pareto.

Apa itu analisis Pareto?

Cukuplah untuk mengatakan, saya merasa bingung ketika pertama kali mendengar tentang analisis Pareto. Sepintas, definisi tersebut terdengar cukup sederhana — “ Analisis pengambilan keputusan statistik yang biasa digunakan untuk mengidentifikasi dan memberi perhatian pada penyebab masalah yang krusial.”

Sekarang, apa tangkapannya?

Nah, analisis Pareto lebih lanjut menyatakan bahwa sebagian besar masalah dalam suatu proyek seringkali dapat ditelusuri kembali ke 20% penyebabnya .

Dengan kata lain, dengan berfokus pada 20% penyebab masalah yang krusial, Anda selanjutnya akan dapat menangani 80% masalah yang berasal darinya.

Asal-usul analisis Pareto

Seorang ekonom dan filsuf Italia, Vilfredo Pareto, pertama kali mengamati prinsip ini menjelang akhir abad ke-19 dan menamakannya aturan 80/20 .

Yaitu, Pareto memperhatikan bahwa 80% tanah di seluruh Italia dimiliki oleh 20% populasi.

Setelah penelitian mendalam, Pareto menyadari bahwa distribusi 80/20 dapat diamati di bidang ekonomi, di bawah premis — “ Tidak ada individu yang dapat dibuat lebih baik tanpa membuat setidaknya satu individu atau kriteria preferensi menjadi lebih buruk.”

Setelah penelitian dan karyanya diadaptasi oleh Joseph M. Juran, seorang konsultan manajemen, lahirlah prinsip dan analisis Pareto.

Apa kegunaan analisis pareto?

Jadi, untuk apa analisis Pareto digunakan?

Nah, jawaban umum untuk pertanyaan ini adalah — pengambilan keputusan. Namun, ada lebih dari itu.

Jawaban yang lebih ringkas akan terdiri dari proses langkah demi langkah untuk menentukan masalah penting dan mempelajari cara mengatasinya. Yang Anda tangani adalah 20% yang akan menghasilkan 80% keuntungan proyek.

Langkah-langkah utama dari aturan 80/20 adalah sebagai berikut:

• Bentuklah daftar masalah umum dan tempatkan pada sumbu x dalam urutan menurun.
• Hitung frekuensi kemunculannya dan tampilkan dalam persentase yang sesuai pada sumbu y.
• Tambahkan kurva persentase kumulatif di seluruh diagram — kurva ini sama dengan (frekuensi kemunculan) / (jumlah total kemunculan) * 100.
• Tarik garis dari sisi kanan yang dimulai pada tanda 80% sampai memotong kurva.
• Segala sesuatu di sebelah kiri akan menjadi masalah vital Anda, sedangkan sisi kanan mewakili 80% dari penyebab yang lebih sepele.

Jika Anda kesulitan memahami proses ini, jangan khawatir — saya juga demikian sampai saya menuliskan semuanya di atas kertas dan mencobanya. Semuanya akan menjadi lebih jelas setelah Anda membaca contoh saya.

Mengapa saya memutuskan untuk mencoba analisis Pareto?

Saat menulis, Anda tidak mungkin memikirkan semua seluk-beluk prosesnya.

Pada kenyataannya, ketika inspirasi datang, seorang penulis mampu menulis blok teks besar tanpa masalah.

Namun, begitu saatnya untuk meninjau teks dan mengoreksinya, semua detail terungkap, seperti:

• Kesalahan pengejaan,
• Keadaan terburu,
• Kesalahan struktural,
• Penggunaan tanda baca yang tidak tepat, dan
• Banyak detail lain yang tidak perlu Anda pikirkan selama awal inspirasi.

Oleh karena itu, dalam upaya untuk lebih efisien, saya mencari di Internet cara untuk mengisolasi kesalahan kritis saya dan menghilangkannya untuk memperbaiki tulisan saya. Saat itulah saya menemukan analisis Pareto dan memutuskan untuk mencobanya.

Inilah bagaimana seluruh proses turun ketika saya mulai menganalisis pola tulisan saya.

Mencoba analisis Pareto: Akun pribadi

Setelah membaca setumpuk artikel dan menguraikan sekumpulan omong kosong ekonomi, saya memutuskan untuk mencatat semua yang saya butuhkan untuk memulai dengan analisis Pareto.

Namun, tidak butuh waktu lama untuk masalah pertama muncul — Bagaimana saya akan menguji teknik ini?

Sebagai seorang penulis, tidak ada cara yang mungkin untuk mendokumentasikan setiap kesalahan yang saya buat, terutama jika saya melakukannya dalam proses penulisan. Jika saya menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mendokumentasikan setiap kesalahan dan masalah, itu akan menghambat tulisan saya.

Plus, seluruh proses akan memakan waktu setidaknya satu minggu untuk menulis.

Jadi, saya memutuskan untuk menulis posting blog seperti biasanya, biarkan editor dan korektor membaca teks dan menemukan kesalahan untuk saya. Dengan cara ini, saya praktis memiliki semua informasi yang saya perlukan untuk melakukan analisis Pareto langkah demi langkah.

Jadi, saya melakukannya, mendapatkan hasilnya kembali, dan mulai mencatat informasi penting, dimulai dengan masalah — yaitu penyebab ketidakefisienan penulisan saya.

Langkah #1: Mengumpulkan masalah dan menghitung frekuensinya

Seperti yang saya sebutkan sebelumnya, langkah pertama dalam melakukan analisis adalah membuat daftar masalah paling umum yang Anda hadapi.

Dalam kasus saya, saya akan menunggu editor untuk dengan cermat mengobrak-abrik teks yang telah saya tulis sebelumnya dan menggunakan hasil proofreading untuk melakukan analisis saya.

Setelah saya melewati rasa malu untuk melihat kesalahan saya, saya mengklasifikasikan kesalahan dan mengkategorikannya ke dalam 7 kelompok berbeda yang akan saya gunakan untuk analisis saya.

Grup yang saya buat adalah sebagai berikut:

• kalimat panjang,
• Masalah tautan,
• Ungkapan yang tidak jelas,
• Judul tidak jelas,
• Sumber yang tidak memadai,
• Tanda baca,
• Kesalahan struktural, dan
• Masalah dengan visual.

Begitu saya memiliki kesalahan saya dalam daftar peluru di depan saya, sudah waktunya untuk beralih ke menghitung frekuensi mereka (dan merasa lebih buruk).

Untuk memberi Anda rincian memilah-milah sekelompok angka, saya akan langsung ke inti masalahnya.

Setelah saya menghitung kesalahan dan menempatkannya dalam urutan menurun, daftar peluru terlihat sebagai berikut:

• Tanda baca,
• kalimat panjang,
• Ungkapan yang tidak jelas,
• Masalah tautan,
• Sumber yang tidak memadai,
• Judul tidak jelas,
• Kesalahan struktural, dan
• Kesalahan visual.

Untuk mempermudah, saya mengubah jumlah kesalahan menjadi persentase dan kemudian memutuskan untuk memvisualisasikannya menggunakan grafik.

Langkah #2: Membuat kurva Pareto

Sekarang sampai pada bagian yang sulit — yaitu poin utama dari analisis.

Kurva Pareto digunakan untuk secara visual mewakili hubungan antara jumlah total masalah dan frekuensinya.

Rumus yang tepat berjalan sebagai berikut:

{ Frekuensi kemunculan } / { jumlah total kemunculan } * 100

Inilah yang akan terlihat seperti konversi dalam spreadsheet:

Untungnya, jumlah total kesalahan yang saya lakukan berjumlah 99, dan karena saya menghitung persentase, mereka tidak berbeda dari frekuensi dengan selisih yang besar.

Seperti yang Anda lihat, sebagian besar masalah yang saya hadapi saat mengoreksi kesalahan saya adalah tanda baca — mimpi buruk banyak penulis.

Langkah #3: Menyelesaikan diagram Pareto

Sekarang, saatnya untuk menyelesaikan diagram dengan membuat sumbu y di sisi kanan dan menggambar garis lurus horizontal ke kiri. Garis dimulai pada tanda 80% dan memanjang hingga mencapai titik di mana ia membentur kurva.

Kemudian, saya menggambar garis lurus sejajar dengan sumbu y, yang membuat pembagian antara sisi kiri dan kanan — yaitu hasil.

Segala sesuatu di sebelah kiri mewakili 20% dari jumlah semua masalah yang penting, menurut analisis Pareto.

Di sisi lain, sisi kanan mewakili 80% yang dianggap tidak penting.

Representasi terakhir tampak seperti ini:

Langkah #4: Menganalisis hasil

Pikiran pertama yang muncul di benak saya adalah — Itu diharapkan dan tidak terduga.

Saya tahu bahwa tanda baca sering menimbulkan masalah bagi saya saat menulis. Tapi, saya tidak tahu bahwa kalimat yang panjang dan frase yang membingungkan memiliki kehadiran yang kuat dalam pekerjaan saya.

Ini membuat saya membaca beberapa teks saya sebelumnya dan komentar yang ditinggalkan oleh korektor. Tidak mengherankan, ada pola yang bertepatan dengan analisis Pareto saya.

Hal menarik lainnya adalah bahwa sebagian besar masalah yang lebih kecil dan tidak signifikan dapat ditelusuri kembali ke yang vital — 20% teratas.

Misalnya, jika saya terburu-buru saat menulis, saya membuat kesalahan struktural, yang mengarah pada membuat satu atau dua kesalahan SEO, yang selanjutnya mempengaruhi kualitas pekerjaan saya.

Secara keseluruhan, pasti ada ruang untuk perbaikan, dan diagram Pareto adalah tempat untuk memulai.

Kelebihan dari analisis Pareto

Pro langsung yang terlintas dalam pikiran adalah efisiensi yang dengannya Anda dapat melakukan pekerjaan Anda setelah Anda menetapkan 20% Anda. Analisis Pareto didasarkan pada angka-angka dan menemukan masalah yang memperlambat Anda setiap hari.

Misalnya, orang-orang yang benar-benar dapat memperoleh manfaat dari jenis analisis ini adalah mereka yang mengerjakan banyak tugas setiap minggu dan sering mengalami kesalahan yang menghentikan kinerja mereka pada tingkat yang optimal.

Para pembuat kode, pengembang, dan manajer proyek adalah orang-orang yang pertama kali terlintas dalam pikiran ketika berbicara tentang analisis Pareto. Tapi, ternyata, penulis juga bisa mendapatkan banyak manfaat dari menganalisis karya dan kesalahan mereka sedemikian rupa.

Selanjutnya, setelah Anda memahaminya, analisis Pareto adalah alat yang sangat baik untuk membantu Anda mengenali di mana Anda harus lebih memfokuskan upaya Anda, terutama selama waktu utama biologis Anda.

Kontra dari analisis Pareto

Jika kita mengecualikan waktu yang saya perlukan untuk memahami prinsip ini, masih perlu beberapa jam sampai saya dapat menyusun daftar lengkap semua kesalahan dan perhitungan yang diperlukan untuk membuat diagram.

Cukuplah untuk mengatakan, analisis Pareto adalah teknik yang agak memakan waktu, dan tidak masuk akal untuk mengandalkannya jika Anda tidak melakukan tugas dan proyek serupa setiap hari.

Namun, hasilnya didasarkan pada statistik, yang selanjutnya akan mengarahkan Anda untuk membuat keputusan yang lebih baik, dan akan menghasilkan penggunaan waktu Anda dengan lebih baik.

Secara pribadi, saya tidak memiliki banyak tugas berbeda setiap minggu, tetapi saya pasti akan mencoba Pareto pada proyek yang berbeda juga.

Peringkat keseluruhan saya dari analisis Pareto

Meskipun saya membutuhkan waktu yang sangat lama untuk mengetahuinya, saya harus mengakui bahwa teknik ini benar-benar berhasil.

Penulis terkadang cenderung argumentatif dalam hal pekerjaan mereka, tetapi angka tidak berbohong. Begitu saya melihat ke belakang, saya menyadari bahwa 20% masalah penting yang ditunjukkan Pareto adalah masalah yang paling sering saya hadapi secara umum.

Di sisi lain, analisis Pareto dapat memakan waktu dan tenaga lebih banyak, itulah sebabnya penilaian saya untuk teknik ini adalah:

PERINGKAT AKHIR :

Kesimpulan: Pemikiran terakhir tentang analisis Pareto

Pareto hebat, efektif, dan benar-benar membuat Anda bertanya-tanya — Bagaimana saya tidak menyadarinya lebih awal?

Saya tentu merekomendasikannya kepada kolega saya dan semua orang yang berjuang untuk menentukan penyebab yang membuat hari kerja mereka lebih sulit.

Analisis Pareto terstruktur dengan baik, terorganisir, dan tidak diragukan lagi, metode unik untuk meningkatkan efisiensi Anda.

️ Tim kami di Clockify mengeksplorasi banyak teknik manajemen waktu, yang sering kami coba sendiri dan memberikan pendapat jujur ​​kami. Jika Anda memiliki pemikiran atau rekomendasi, pastikan untuk memberi tahu kami di [email protected], dan kami mungkin menyertakan masukan Anda di salah satu posting blog Anda berikutnya. Jika Anda menikmati membaca artikel ini, silakan bagikan dengan seseorang yang mungkin merasa bermanfaat.