Come tenere traccia di progetti e attività per i tuoi clienti

Come tenere traccia dei progressi su progetti e attività

Oltre a monitorare il tempo che dedichi al lavoro sul progetto e alle sue attività, trarrai vantaggio anche dall'implementazione di un sistema di monitoraggio dei progressi.

Monitoraggio dei progressi con le app

Per iniziare a monitorare i progressi, puoi provare un sistema basato su Kanban, come Trello o Asana .

Entrambe le app si basano su un principio simile:

1. Crea una bacheca che rappresenti il ​​tuo progetto
2. Crea diverse carte che rappresentano i tuoi compiti
3. Assegna un nome alle colonne in modo che rappresentino lo stato di tutte le attività sottostanti (es. “Backlog”; “Progettazione”; “Da fare”; “In corso”; “Revisione codice”; “Testing”; “Fatto”)
4. Sposta le carte/attività attraverso le colonne, per simboleggiare il loro stato di avanzamento (ad es. la suddetta attività è nel "Backlog", relativa a "Design", pronta "Da fare", attualmente "in corso", attualmente in "Revisione codice" , in "Test" o già "Fatto"?)

Trello offre anche un'opzione per aggiungere "Osservatori" alle tue bacheche/progetti, quindi puoi aggiungere i tuoi clienti alle rispettive bacheche, che, a differenza dei membri del tuo team, potranno solo visualizzare i tuoi progressi con le singole attività, scaricare allegati, aggiungere commenti ed esportare la bacheca.

In Clockify , il tuo cliente sarà in grado di monitorare l'avanzamento del progetto in termini di tempo, tramite un report condiviso. Basta condividere un rapporto che hai filtrato in base ai parametri corretti, copiarne il collegamento e inviarlo al cliente che può quindi visualizzare le modifiche in tempo reale.

Semplificare il monitoraggio dei progressi

Oltre a utilizzare un'app basata su Kanban per tenere traccia dell'avanzamento di progetti e attività, puoi anche utilizzare vari modelli per accelerare i suddetti progressi:

1. Se la maggior parte dei tuoi progetti segue la stessa struttura quando si tratta di attività (ad es. tutti i progetti coinvolgono attività di analisi, progettazione, sviluppo, contenuto e amministrazione), sarebbe saggio creare un modello di progetto che ti aiuti a duplicare lo stesso serie di attività per ogni nuovo progetto che intraprendi.
2. Per organizzare meglio il tuo tempo (e di conseguenza accelerare il lavoro di progetto), puoi utilizzare un modello di elenco di cose da fare adatto per ricordarti di cosa devi fare esattamente.
3. Per aiutarti a risparmiare abbastanza tempo per le attività prioritarie (e ridurre al minimo il tempo che perdi), puoi utilizzare un modello di pianificatore di blocco del tempo adatto.

3. Scelta di un approccio di fatturazione e monitoraggio della sua efficienza

Come decidere quale approccio di fatturazione utilizzerai

Ora che hai creato lo schema del tuo progetto e definito le tue attività relative al progetto, dovrai decidere come fatturare il suddetto progetto e le attività:

Farai fatturare il lavoro a ore?

Oppure addebiterai una tariffa fissa?

Se fatturate a ore , basirete la fattura esclusivamente sul numero di ore pulite che dedichi al tuo lavoro.

Se addebiti una tariffa fissa , basi la fattura sull'ambito del lavoro che completi, indipendentemente dal numero di ore necessarie per completare il progetto.

Indipendentemente dall'approccio di fatturazione scelto, avrai bisogno di un elenco completo che mostri:

1. I compiti che hai svolto per il progetto.
2. Il tempo che hai dedicato alle singole attività e al progetto in totale.
3. Qualche indicazione se le attività sono fatturabili o meno. In questo modo, nel caso in cui fatturerai a ore, otterrai sempre un importo chiaro che i tuoi clienti ti devono per il tuo lavoro.

D'altra parte, nel caso in cui addebiti una tariffa fissa, continuerai a fornire ai tuoi clienti la prova di ciò su cui hai lavorato esattamente (e per cosa stanno pagando esattamente).

Come monitorare l'efficienza del tuo approccio alla fatturazione

Quando si tratta di monitorare l'efficienza dell'approccio di fatturazione scelto, se hai dei dubbi, è meglio che giochi con le due scelte principali che hai.

Prova a implementare prima un approccio orario o un approccio a tariffa fissa. Forse alla fine scoprirai che l'approccio alternativo a quello scelto inizialmente si adatta meglio al tuo tipo di progetto o flusso di lavoro.

Oppure potresti scoprire che un tipo dei tuoi progetti è più adatto per un approccio orario mentre un altro tipo è più adatto per un approccio a tariffa fissa.

4. Impostazione di un approccio di fatturazione e monitoraggio della sua accuratezza

Come affrontare la fatturazione a ore o addebitare una tariffa fissa

Dopo aver selezionato il sistema di fatturazione ideale per te, è ora di decidere come affrontare esattamente il processo di fatturazione.

Se fatturate un prezzo specifico all'ora, ci sono quattro tipi efficienti di tariffe orarie che potete implementare:

Una tariffa oraria su tutti i progetti. Ottimo se:

• Il tuo team di solito lavora su un tipo di progetto
• Il tuo team è composto da un tipo di professionisti
• Lavori da solo

Esempio: un team freelance di due designer ($ 35) specializzato nella progettazione di loghi.

Tariffe orarie specifiche per i membri del team. Ottimo se:

• Il tuo team di solito lavora su un tipo di progetto
• Il tuo team è composto da professionisti con diverse capacità, esperienze e competenze

Esempio: un team freelance di un designer ($ 40) e tre sviluppatori ($ 65) specializzato nella creazione di landing page per siti Web di moda.

Tariffe orarie specifiche per progetti specifici. Ottimo se:

• Il tuo team lavora su diversi tipi di progetti
• Il tuo team è composto da un tipo di professionisti

Esempio: un team freelance di tre sviluppatori ($ 65) che crea app personalizzate.

Tariffe orarie specifiche per ogni membro del team che lavora su progetti specifici. Ottimo se:

• Il tuo team lavora su diversi tipi di progetti
• Il tuo team è composto da professionisti che possiedono diverse capacità, esperienze, competenze

Esempio: un team freelance di due artisti ($ 50), quattro sviluppatori ($ 70), due designer ($ 55), uno specialista dell'audio ($ 45) e due produttori di videogiochi ($ 35) che creano giochi di strategia e puzzle.

In alternativa, se stai addebitando una tariffa fissa, probabilmente vorrai basare i tuoi prezzi sull'ambito dei singoli progetti, che possono ruotare attorno a compiti specifici o serie di attività.

Esempio : un team freelance composto da un designer, due sviluppatori e un copywriter che crea siti Web visualizza ogni elemento del progetto come un'attività separata con una propria tariffa:

• Installazione: $ 170
• Progetta e costruisci $ 3.500
• Creazione di contenuti: $ 550
• Formazione del cliente: $ 700
• Manutenzione del sito web: $ 600

Come monitorare l'accuratezza del tuo approccio alla fatturazione

Quando si tratta di monitorare l'accuratezza del processo di fatturazione, è sempre fondamentale una fattura completa con un elenco pulito delle attività completate. Aiuterà il cliente a comprendere meglio il valore (e, di conseguenza, il prezzo esatto) del tuo lavoro.

Naturalmente, dovrai anche assicurarti che i tuoi prezzi siano di per sé accurati:

• Se addebiti una tariffa fissa, assicurati che i prezzi che proponi al cliente corrispondano a quelli che hai elencato sul tuo sito web o utilizzati per i clienti precedenti.
• Se lavori per una tariffa oraria, assicurati che i tuoi calcoli siano corretti. Se monitori il tempo in Clockify , i tuoi guadagni per progetto verranno calcolati automaticamente per ogni minuto monitorato, in base alle tariffe orarie che hai inserito in precedenza.

5. Impostazione e monitoraggio delle attività fatturabili e non fatturabili

Come distinguere tra attività fatturabili e non fatturabili

Ora è il momento di decidere per quali attività fatturare direttamente? E quali compiti lascerai fuori dalla fattura?

Sicuramente vorrai contrassegnare le attività primarie specifiche del progetto come fatturabili e aggiungerle alla fattura. Ad esempio, gli sviluppatori di software fattureranno tutte le attività relative allo sviluppo.

Ma lo sviluppo del software è un processo complesso che richiede anche alcune attività secondarie e ricorrenti. Probabilmente dovrai tenere riunioni del team e del cliente, comunicare con il cliente e i membri del team tramite e-mail o chat, nonché manipolare regolarmente i dati relativi al progetto.

Sebbene queste attività siano cruciali per il progetto di sviluppo, dovresti probabilmente astenerti dal contrassegnarle come fatturabili e aggiungere 20 voci separate "Riunione quotidiana" nella fattura ufficiale.

Invece, puoi fare in modo che il tempo che dedichi alle riunioni, alle e-mail e alla manipolazione dei dati si rifletta nella tariffa oraria che utilizzerai per le attività di sviluppo, ovvero aumenta le tariffe orarie.

Come tenere traccia delle attività fatturabili e non fatturabili

Durante il monitoraggio del tempo in Clockify , puoi specificare se le attività (o anche interi progetti) sono fatturabili o non fatturabili.

Se hai contrassegnato un'attività come fatturabile, il suo importo verrà aggiunto all'importo totale per quel progetto.

In alternativa, contrassegnando un'attività come non fatturabile, la stai escludendo dai tuoi guadagni diretti.

La chiave qui è massimizzare il tempo che dedichi alle attività fatturabili, al fine di aumentare il valore che otterrai personalmente dal progetto. Quindi, considera se stai perdendo tempo in alcune attività e dovresti invece destinare questo tempo a compiti più importanti (e più redditizi) in futuro.

Esempio: sei un team freelance di 5 persone che scoprono di dedicare 1 ora alle riunioni giornaliere, ma potrebbero invece dimezzare questo tempo: in questo modo potresti risparmiare 2,5 ore al giorno, o 12,5 a settimana, in totale .

6. Impostazione e monitoraggio delle stime per attività e progetti

Come definire le stime per attività e progetti

Alcune delle domande più importanti a cui dovrai rispondere per il tuo cliente sono le seguenti:

• Quando sarà realizzato il progetto?
• Quanto costerà?

Se addebiti una tariffa fissa, puoi basare il tuo preventivo sul tuo listino già pronto. Puoi quindi basare le tue stime di tempo sull'esperienza con progetti simili che hai completato in passato.

Tuttavia, se valuti a ore, stime di tempo chiare ti daranno cifre chiare su quanto il tuo cliente può aspettarsi di pagare.

Esempio 1: il team freelance di due designer ($ 35) specializzato nella progettazione di loghi può citare una stima del prezzo di $ 700 per una stima del tempo di 20 ore.

Esempio 2: il team freelance di un designer ($ 40) e tre sviluppatori ($ 65) specializzato nella creazione di pagine di destinazione per siti Web di moda può citare un prezzo stimato di $ 4.450 per una stima di 80 ore (ad esempio $ 40 x 30 + $ 65 x 50)

Esempio 3: il team freelance di tre sviluppatori ($ 65) che crea app personalizzate può citare una stima del prezzo di $ 31.200 per una stima del tempo di 480 ore.

Esempio 4: il team freelance di due artisti ($ 50), quattro sviluppatori ($ 70), due designer ($ 55), uno specialista audio ($ 45) e due produttori di videogiochi ($ 35) che creano giochi di strategia e puzzle può citare un $ 54.100 preventivo per una stima del tempo di 1.000 ore. (es. $ 50 x 200 + $ 70 x 300 + $ 55 x 200 + $ 45 x 160 + $ 35 x 140)

Come tenere traccia delle stime per attività e progetti

Se stai monitorando il tempo in Clockify , sarai in grado di impostare stime del tempo per progetti e attività, quindi tenerne traccia rispetto ai risultati in tempo reale.

Man mano che avanzi nel progetto, vedrai riempirsi le barre di stima per il progetto e le attività. Quindi, sarai in grado di dire quando sei pericolosamente vicino a rompere le tue stime di tempo e, indirettamente, il tuo budget.

7. Impostazione e monitoraggio delle scadenze del progetto e delle attività

Come definire le scadenze di progetti e attività

In relazione ad altri progetti su cui stai lavorando, alle risorse che utilizzerai per questo progetto, nonché al numero di attività che avrai, devi impostare alcune scadenze di progetto e attività chiare.

Le scadenze delle attività riguarderanno direttamente la scadenza del progetto e tutte riguarderanno le stime del progetto che hai appena impostato.

Ad esempio, se hai definito una stima di 480 ore per il completamento del progetto per tre sviluppatori, significa che avrai bisogno di circa un mese per il completamento (se tutti e tre lavorerete al progetto per 40 ore a settimana).

Tuttavia, il tuo team potrebbe lavorare su due progetti che richiedono 480 ore contemporaneamente, il che significa che uno sviluppatore sarà probabilmente in grado di lavorare solo 20 ore a settimana sul primo progetto. In tal caso, una scadenza di due mesi potrebbe essere la prima data realistica che puoi citare al cliente.

In questo esempio, tutti e tre i membri del team di sviluppatori freelance hanno iniziato a lavorare al progetto contemporaneamente.

Ma, in realtà, raramente è così semplice, a causa di qualcosa chiamato dipendenze delle attività .

Le dipendenze delle attività determinano in quale ordine puoi lavorare sulle attività. Inoltre, un'attività può dipendere dall'altra in modo tale che sia necessario:

1. Termina l'attività A prima di poter avviare l'attività B
2. Avvia l'attività B contemporaneamente all'attività C
3. Termina l'attività C prima di poter completare l'attività D
4. Inizia l'attività D prima di poter completare l'attività B

Ora, le attività elencate possono ammontare a 480 ore di lavoro insieme. Ma il loro tipo di dipendenza dalle attività (così come chi è assegnato a loro) influenzerà anche la data di completamento realistica che puoi citare al tuo cliente.

Come tenere traccia del progetto finale e delle scadenze delle attività

Se stai monitorando l'avanzamento del tuo progetto e attività in Trello , puoi definire scadenze separate per ogni scheda/attività che hai pianificato.

Queste singole scadenze delle attività ti aiuteranno a determinare se la scadenza del progetto è realistica. Ora, se continui a mancare le scadenze delle attività, è una scommessa sicura che alla fine dovresti anche negoziare un'estensione della scadenza per il progetto.

Avvolgendo

Progetti e attività sono nozioni apparentemente complesse con vari elementi importanti che devi considerare e monitorare.

Con gli schemi del progetto, è fondamentale tenere traccia degli obiettivi del progetto, delle pietre miliari, degli indicatori chiave di prestazione, degli obiettivi e dei risultati chiave.

Con i progetti in generale, è fondamentale suddividerli in attività di cui puoi facilmente tenere traccia del tempo e dei progressi. Inoltre, dovresti definire stime di prezzo e tempo, nonché scadenze chiare.

Quando si tratta del tuo approccio alla fatturazione, dovresti monitorarne l'accuratezza, l'efficienza e distinguere tra attività fatturabili e non fatturabili.

Alla fine, tenere traccia dei vari aspetti di progetti e attività può sembrare un processo complesso, ma è piuttosto semplice, una volta definito e organizzato tutto ciò di cui hai bisogno.