Comment suivre les projets et les tâches de vos clients

Suivi des progrès avec les applications

Pour commencer à suivre les progrès, vous pouvez essayer un système basé sur Kanban, comme Trello ou Asana .

Les deux applications sont basées sur un principe similaire :

1. Créez un tableau qui représente votre projet
2. Créez plusieurs cartes qui représentent vos tâches
3. Nommez les colonnes de manière à ce qu'elles représentent l'état de toutes les tâches placées en dessous (par exemple "Backlog" ; "Design" ; "To do" ; "Doing" ; "Code Review" ; "Testing" ; "Done")
4. Déplacez les cartes/tâches à travers les colonnes, pour symboliser leur état d'avancement (par exemple, ladite tâche est-elle dans le "Backlog", liée à "Design", prête "To Do", actuellement "in Progress", actuellement en "Code Review" , sous "Test" ou déjà "Terminé" ?)

Trello offre également une option pour ajouter des "observateurs" à vos tableaux/projets - ainsi, vous pouvez ajouter vos clients à leurs tableaux respectifs, qui, contrairement aux membres de votre équipe, ne pourront voir votre progression qu'avec des tâches individuelles, télécharger pièces jointes, ajouter des commentaires et exporter le tableau.

Dans Clockify , votre client pourra suivre l'avancement du projet en termes de temps, via un rapport partagé. Partagez simplement un rapport que vous avez filtré selon les paramètres corrects, copiez son lien et envoyez le lien au client qui peut alors voir les modifications en temps réel.

Faciliter le suivi des progrès

Outre l'utilisation d'une application basée sur Kanban pour suivre la progression du projet et des tâches, vous pouvez également utiliser divers modèles pour accélérer ladite progression :

1. Si la plupart de vos projets suivent la même structure en ce qui concerne les tâches (par exemple, tous les projets impliquent des tâches d'analyse, de conception, de développement, de contenu et d'administration), il serait judicieux de créer un modèle de projet qui vous aide à dupliquer la même ensemble de tâches pour chaque nouveau projet que vous entreprenez.
2. Pour mieux organiser votre temps (et accélérer le travail du projet en conséquence), vous pouvez utiliser un modèle de liste de tâches approprié pour vous rappeler ce que vous devez faire exactement.
3. Pour vous aider à gagner suffisamment de temps pour les tâches prioritaires (et minimiser le temps que vous perdez), vous pouvez utiliser un modèle de planificateur de blocage de temps approprié.

3. Choisir une approche de facturation et suivre son efficacité

Comment décider de l'approche de facturation que vous utiliserez

Maintenant que vous avez créé votre plan de projet et défini vos tâches liées au projet, vous devez décider comment vous facturerez lesdits projet et tâches :

Allez-vous facturer le travail à l'heure ?

Ou allez-vous facturer un forfait ?

Si vous facturez à l'heure , vous baserez votre facture uniquement sur le nombre d'heures consacrées à votre travail.

Si vous facturez un forfait , vous baserez votre facture sur l'étendue des travaux que vous effectuez, quel que soit le nombre d'heures qu'il vous faut pour terminer le projet.

Quelle que soit l'approche de facturation que vous choisissez, vous aurez besoin d'une liste complète indiquant :

1. Les tâches que vous avez effectuées pour le projet.
2. Le temps que vous avez consacré aux tâches individuelles et au projet au total.
3. Une indication indiquant si les tâches sont facturables ou non. De cette façon, si vous facturez à l'heure, vous obtiendrez toujours un montant clair que vos clients vous doivent pour votre travail.

D'un autre côté, si vous facturez des frais fixes, vous fournirez toujours à vos clients une preuve de ce sur quoi vous avez travaillé exactement (et de ce qu'ils paient exactement).

Comment suivre l'efficacité de votre approche de facturation

Lorsqu'il s'agit de suivre l'efficacité de l'approche de facturation que vous avez choisie, si vous avez des doutes, il est préférable de jouer avec les deux principaux choix qui s'offrent à vous.

Essayez d'abord de mettre en place une approche horaire ou une approche forfaitaire. Peut-être finirez-vous par découvrir que l'approche alternative à celle que vous avez initialement choisie convient mieux à votre type de projets ou de flux de travail.

Ou, vous pouvez constater qu'un type de vos projets est mieux adapté à une approche horaire tandis qu'un autre type est mieux adapté à une approche forfaitaire.

4. Mise en place d'une approche de facturation et suivi de son exactitude

Comment aborder la facturation à l'heure ou la facturation d'un forfait

Une fois que vous avez sélectionné le système de facturation idéal pour vous, il est temps de décider exactement comment vous allez aborder le processus de facturation.

Si vous facturez un prix spécifique à l'heure, il existe quatre types de tarifs horaires efficaces que vous pouvez mettre en œuvre :

Un taux horaire sur tous les projets. Génial si :

• Votre équipe travaille généralement sur un type de projet
• Votre équipe est composée d'un type de professionnels
• Vous travaillez seul

Exemple : Une équipe indépendante de deux designers (35 $) spécialisée dans la conception de logos.

Tarifs horaires spécifiques par membre de l'équipe. Génial si :

• Votre équipe travaille généralement sur un type de projet
• Votre équipe est composée de professionnels aux compétences, expériences et expertises différentes

Exemple : une équipe indépendante composée d'un designer (40 $) et de trois développeurs (65 $) spécialisés dans la création de pages de destination pour les sites Web de mode.

Tarifs horaires spécifiques pour des projets spécifiques. Génial si :

• Votre équipe travaille sur différents types de projets
• Votre équipe est composée d'un type de professionnels

Exemple : Une équipe indépendante de trois développeurs (65 $) qui créent des applications personnalisées.

Tarifs horaires spécifiques pour chaque membre de l'équipe travaillant sur des projets spécifiques. Génial si :

• Votre équipe travaille sur différents types de projets
• Votre équipe est composée de professionnels qui possèdent différentes compétences, expériences, expertises

Exemple : Une équipe indépendante de deux artistes (50 $), quatre développeurs (70 $), deux designers (55 $), un spécialiste de l'audio (45 $) et deux producteurs de jeux vidéo (35 $) qui créent des jeux de stratégie et de réflexion.

Alternativement, si vous facturez des frais fixes, vous souhaiterez probablement baser vos prix sur la portée de projets individuels, qui peuvent s'articuler autour de tâches ou d'ensembles de tâches spécifiques.

Exemple : Une équipe indépendante composée d'un designer, de deux développeurs et d'un rédacteur qui crée des sites Web considère chaque élément du projet comme une tâche distincte avec ses propres frais :

• Configuration : 170 $
• Conception et construction 3 500 $
• Création de contenu : 550 $
• Formation client : 700 $
• Maintenance du site Web : 600 $

Comment suivre l'exactitude de votre approche de facturation

Lorsqu'il s'agit de suivre l'exactitude de votre processus de facturation, une facture complète avec une liste claire des tâches terminées est toujours essentielle. Cela aidera le client à mieux comprendre la valeur (et, par la suite, le prix exact) de votre travail.

Bien sûr, vous devrez également vous assurer que vos prix sont exacts en eux-mêmes :

• Si vous facturez des frais fixes, assurez-vous que les prix que vous indiquez au client correspondent à ceux que vous avez indiqués sur votre site Web ou utilisés pour les clients précédents.
• Si vous travaillez pour un taux horaire, assurez-vous que vos calculs sont corrects. Si vous suivez le temps dans Clockify , vos revenus par projet seront automatiquement calculés pour chaque minute que vous suivez, en fonction des taux horaires que vous avez précédemment saisis.

5. Mise en place et suivi des tâches facturables et non facturables

Comment faire la distinction entre les tâches facturables et non facturables

Il est maintenant temps de décider pour quelles tâches vous facturerez directement ? Et quelles tâches laisserez-vous de côté sur la facture ?

Vous voudrez certainement marquer les tâches principales spécifiques au projet comme facturables et les ajouter à votre facture. Par exemple, les développeurs de logiciels factureront toutes les tâches liées au développement.

Mais le développement de logiciels est un processus complexe qui nécessite également certaines tâches secondaires récurrentes. Vous devrez probablement organiser des réunions d'équipe et de client, communiquer avec le client et les membres de l'équipe par e-mail ou chat, ainsi que manipuler régulièrement les données liées au projet.

Bien que ces tâches soient cruciales pour le projet de développement, vous devriez probablement vous abstenir de les marquer comme facturables et d'ajouter 20 éléments "Réunion quotidienne" distincts dans votre facture officielle.

Au lieu de cela, vous pouvez faire en sorte que le temps que vous consacrez aux réunions, aux e-mails et à la manipulation des données soit reflété dans le tarif horaire que vous utiliserez pour les tâches de développement, c'est-à-dire augmentez vos tarifs horaires.

Comment suivre les tâches facturables et non facturables

Lors du suivi du temps dans Clockify , vous pouvez spécifier si les activités (ou même des projets entiers) sont facturables ou non facturables.

Si vous avez marqué une tâche comme facturable, son montant sera ajouté au montant total de ce projet.

Alternativement, en marquant une tâche comme non facturable, vous l'excluez de vos revenus directs.

La clé ici est de maximiser le temps que vous consacrez aux tâches facturables, afin d'augmenter la valeur que vous retirerez personnellement du projet. Alors, demandez-vous si vous perdez du temps sur certaines tâches et devriez plutôt allouer ce temps à des tâches plus importantes (et plus rentables) à l'avenir.

Exemple : Vous êtes une équipe indépendante de 5 personnes qui constatent qu'elles consacrent 1 heure à des réunions quotidiennes, mais qui pourraient plutôt réduire ce temps de moitié. Ainsi, vous pourriez économiser 2,5 heures par jour, ou 12,5 heures par semaine, au total. .

6. Mise en place et suivi des estimations pour les tâches et les projets

Comment définir des estimations pour les tâches et les projets

Certaines des questions les plus importantes auxquelles vous devrez répondre pour votre client sont les suivantes :

• Quand le projet sera-t-il réalisé ?
• Combien ça coûtera?

Si vous facturez un forfait, vous pouvez baser votre estimation de prix sur votre liste de prix toute faite. Vous pouvez ensuite baser vos estimations de temps sur l'expérience de projets similaires que vous avez réalisés dans le passé.

Cependant, si vous fixez un prix à l'heure, des estimations de temps claires vous donneront des chiffres clairs sur le montant que votre client peut s'attendre à payer.

Exemple 1 : L'équipe indépendante de deux designers (35 $) spécialisée dans la conception de logo peut proposer une estimation de prix de 700 $ pour une estimation de temps de 20 heures.

Exemple 2 : L'équipe indépendante d'un designer (40 $) et de trois développeurs (65 $) spécialisés dans la création de pages de destination pour les sites Web de mode peut proposer une estimation de prix de 4 450 $ pour une estimation de temps de 80 heures (par exemple, 40 $ x 30 + 65 x 50 $)

Exemple 3 : L'équipe indépendante de trois développeurs (65 $) qui crée des applications personnalisées peut proposer une estimation de prix de 31 200 $ pour une estimation de temps de 480 heures.

Exemple 4 : L'équipe indépendante de deux artistes (50 $), quatre développeurs (70 $), deux designers (55 $), un spécialiste de l'audio (45 $) et deux producteurs de jeux vidéo (35 $) qui créent des jeux de stratégie et de réflexion peuvent proposer un devis de 54 100 $. estimation de prix pour une estimation de temps de 1 000 heures. (par exemple 50 $ x 200 + 70 $ x 300 + 55 $ x 200 + 45 $ x 160 + 35 $ x 140)

Comment suivre les estimations des tâches et des projets

Si vous suivez le temps dans Clockify , vous pourrez configurer des estimations de temps pour les projets et les tâches, puis les suivre par rapport à vos résultats en temps réel.

Au fur et à mesure que vous progressez dans le projet, vous verrez les barres d'estimation du projet et des tâches se remplir. Ainsi, vous serez en mesure de dire quand vous êtes dangereusement proche de dépasser vos estimations de temps et, indirectement, votre budget.

7. Mise en place et suivi des échéances des projets et des tâches

Comment définir les échéances des projets et des tâches

En ce qui concerne les autres projets sur lesquels vous travaillez, les ressources que vous utiliserez pour ce projet, ainsi que le nombre de tâches que vous aurez, vous devez définir des échéances claires pour les projets et les tâches.

Les échéances des tâches seront directement liées à la date limite du projet et toutes seront liées aux estimations du projet que vous venez de définir.

Par exemple, si vous avez défini une estimation de 480 heures pour l'achèvement du projet par trois développeurs, cela signifie que vous aurez besoin d'environ un mois pour l'achèvement (si vous travaillez tous les trois sur le projet 40 heures par semaine).

Cependant, votre équipe peut travailler sur deux projets dont la durée est estimée à 480 heures, en même temps, ce qui signifie qu'un développeur ne pourra probablement travailler que 20 heures par semaine sur le premier projet. Dans un tel cas, un délai de deux mois peut être la première date réaliste que vous pouvez proposer au client.

Dans cet exemple, les trois membres de l'équipe de développeurs indépendants ont commencé à travailler sur le projet en même temps.

Mais, en réalité, c'est rarement aussi simple — à cause de ce qu'on appelle les dépendances de tâches .

Les dépendances de tâches dictent dans quel ordre vous pouvez travailler sur les tâches. Et, une tâche peut dépendre de l'autre de telle manière que vous devez :

1. Terminez la tâche A avant de pouvoir commencer la tâche B
2. Démarrer la tâche B en même temps que la tâche C
3. Terminez la tâche C avant de pouvoir terminer la tâche D
4. Commencez la tâche D avant de pouvoir terminer la tâche B

Désormais, les tâches listées peuvent représenter 480 heures de travail ensemble. Mais, leur type de dépendance des tâches (ainsi que la personne qui leur est assignée) influencera également la date d'achèvement réaliste que vous pouvez citer à votre client.

Comment suivre le projet final et les échéances des tâches

Si vous suivez l'avancement de votre projet et de vos tâches dans Trello , vous pouvez définir des délais distincts pour chaque carte/tâche que vous avez planifiée.

Ces échéances de tâches individuelles vous aideront à déterminer si l'échéance du projet est réaliste. Maintenant, si vous continuez à manquer les échéances des tâches, il y a fort à parier que vous devriez également éventuellement négocier une prolongation du délai pour le projet.

Emballer

Les projets et les tâches sont des notions apparemment complexes avec divers éléments importants que vous devez prendre en compte et suivre.

Avec les grandes lignes du projet, il est essentiel que vous suiviez les objectifs du projet, les jalons, les indicateurs de performance clés, les objectifs et les résultats clés.

Avec les projets en général, il est essentiel que vous les décomposiez en tâches dont vous pouvez facilement suivre le temps et les progrès. De plus, vous devez définir des estimations de prix et de temps, ainsi que des délais clairs.

En ce qui concerne votre approche de facturation, vous devez suivre son exactitude, son efficacité, ainsi que faire la distinction entre les tâches facturables et non facturables.

Au final, suivre les différents aspects des projets et des tâches peut sembler un processus complexe, mais, c'est plutôt simple, une fois que vous avez défini et organisé tout ce dont vous avez besoin.