4 Semplici metodi per tenere traccia del tuo tempo mentre lavori su un computer

Il monitoraggio del tempo è uno dei modi più efficaci per tenere traccia delle tue attività quotidiane. Monitorando le tue ore, avrai un'idea migliore di come trascorrono le tue giornate lavorative. Inoltre, sapere come gestisci il tuo tempo sul posto di lavoro ti aiuta a vedere un quadro più ampio della tua produttività.

Se hai poca o nessuna esperienza quando si tratta di registrazione del tempo, considera questo articolo il tuo manuale. Ti mostreremo come tenere traccia del tempo di lavoro su un computer e ti guideremo attraverso le fasi principali dei seguenti metodi di rilevamento del tempo:

• Il metodo cartaceo ,
• il metodo del foglio di calcolo e
• due modi di utilizzare il software di monitoraggio del tempo .

Il metodo della carta

Se stai cercando una tecnica semplice per tenere traccia del tempo trascorso su un computer/laptop, ti consigliamo il metodo cartaceo. Ecco cosa ti servirà:

• un documento,
• una penna, e
• un cronometro o il tuo cellulare.

Ora, prima di iniziare a monitorare il tuo tempo, ti consigliamo di fare l'elenco delle attività per quel giorno e di aggiungere una data. Assicurati di pensare alle tue priorità e metti questi compiti in cima alla lista. Ad esempio, la tua priorità è implementare le modifiche richieste dal cliente. Assegna a questa attività il suo nome: "Implementa modifiche client". Fai lo stesso per altre attività.

Quindi, segui questi passaggi per il monitoraggio del tempo:

1. Inizia a lavorare sulla prima attività .

Quindi, aggiungi l'ora di inizio accanto al nome dell'attività . Diciamo che sono le 9 del mattino. Quindi, questa è la tua ora di inizio. Assicurati di annotarlo accanto al nome dell'attività.

Attività 1: "Implementare le modifiche ai client"

Orario di inizio: 9:00

2. Accendi un cronometro e concentrati sul lavoro.

3. Spegnere un cronometro una volta terminata l'attività.

4. Aggiungere l'ora di fine e l'ora totale. Guarda i risultati del tempo sul cronometro e scrivili. Questi risultati mostrano quanto tempo hai dedicato alla prima attività.

Ad esempio, un'ora e 20 minuti. Ciò significa che l'ora di fine sarà alle 10:20.

Annota l'ora di fine e includi il tempo totale necessario per l'attività.

Ecco come sarebbe:

Attività 1: "Implementare le modifiche ai client"

Orario di inizio: 9:00

Ora di fine: 10:20

Tempo totale: un'ora e 20 minuti

5. Aggiungi anche le tue pause . Ricordarsi di annotare l'ora di inizio e di fine di ogni pausa:

Pausa veloce

Orario di inizio: 10:20

Ora di fine: 10:30

Tempo totale: 10 minuti

6. Ripetere questo processo per ogni attività nel corso della giornata.

Sebbene il metodo cartaceo sia comodo da usare, è probabile che perderai alcuni rapporti significativi, poiché sono solo su carta. Il modo migliore per evitare questa situazione è scansionare la data tracciata o fotografarla una volta alla settimana.

Il metodo del foglio di calcolo

Questo metodo consiste nel tracciare il tempo utilizzando file di foglio di Excel o Google, ma anche un cronometro.

Ti consigliamo di registrare le tue ore in un file per ogni mese. Ad esempio, ecco come farlo per settembre:

• Apri un file Excel o fogli Google.
• Se scegli i fogli Google: fai clic su "Foglio di lavoro senza titolo".

Quindi, rinomina questo file usando il tuo nome e il mese. Ad esempio: "Dati di monitoraggio del tempo per settembre 2020 - David Brown".

• Se scegli di accedere al tuo tempo in Excel: vai su File, Salva con nome, Rinomina, quindi annota il tuo nome e il mese.

Un altro consiglio pratico è quello di accedere ogni giorno lavorativo utilizzando un foglio separato. Il metodo è lo stesso per fogli Google ed Excel:

• Aggiungi un nuovo foglio facendo clic su un segno più a sinistra.

• Fare clic con il tasto destro su ciascun foglio per rinominarlo. Infine, i fogli saranno nominati in base alle date.

Ora, diamo un'occhiata ai principali passaggi del monitoraggio del tempo mentre si lavora su un laptop, utilizzando un metodo di foglio di calcolo:

• Scegli il foglio giusto , in base alla data odierna.
• Il passaggio successivo consiste nell'aggiungere l'elenco delle attività. Molto simile alla tecnica precedente, pensa alle tue priorità quotidiane. Le attività più importanti devono essere in cima alla lista. Altre attività possono essere eseguite in seguito. Ecco come dovrebbe essere l'elenco:

Puoi provare a fare questo elenco in anticipo. Ad esempio, alla fine della giornata, scrivi tutti i tuoi compiti per domani. In questo modo, non perderai tempo prezioso al mattino. In questo caso, assicurati di aggiungerli nel foglio di domani.

• Inizia a lavorare sul tuo primo compito. Sotto il tuo elenco di attività, puoi creare una nuova tabella di attività mentre le esegui. Annotare il nome o una breve descrizione dell'attività. In questo caso, il primo compito è “Scrivere la proposta di progetto”. Anche l'aggiunta del nome di un progetto e del nome del cliente è estremamente utile.
• Accendi il cronometro e aggiungi l'ora di inizio. Dopo aver annotato l'ora di inizio, concentrati sul tuo lavoro.
• Spegni il cronometro una volta che hai finito con l'attività.
• Aggiungi l'ora di fine e il tempo totale. Quando annoti questi due componenti, saprai per certo quanto tempo hai impiegato per completare l'attività. Questo è un esempio del tuo primo compito:

• Ricorda di includere le tue pause. Diciamo che dovevi fare una pausa e pranzare. La regola è la stessa delle attività: devi aggiungere l'ora di inizio, l'ora di fine e il tempo totale.

• Ripeti questo processo per ogni attività e ogni pausa durante il giorno. Alla fine della giornata lavorativa, otterrai un elenco come questo:

Tenere traccia delle tue ore con il metodo del foglio di calcolo ti dà un'idea più chiara di quanto tempo dedichi a ciascuna attività, a clienti particolari e progetti particolari.

Il software di monitoraggio del tempo

A differenza del metodo cartaceo e del foglio di calcolo, il software di monitoraggio del tempo automatizza l'intero processo di monitoraggio del tempo. Inoltre, utilizzando il software di monitoraggio del tempo, puoi accedere alle tue ore direttamente dal desktop mentre lavori.

Ci sono molti modi per registrare le tue ore con il software di monitoraggio del tempo. Ti mostreremo due tecniche abbastanza semplici:

• monitoraggio del tempo con un timer e
• tracciamento del tempo manualmente .

Spiegheremo ulteriormente entrambi i metodi, ma prima di passare a quella parte, chiariamo alcuni dettagli sull'apertura dell'account Clockify. In base alla tua posizione all'interno dell'azienda, ci sono due opzioni:

• Se sei un manager/supervisore, puoi creare un account Clockify e sarai un amministratore dell'area di lavoro. Quindi, sarai in grado di aggiungere il tuo team inviando loro inviti. Quindi, i tuoi dipendenti possono iniziare a monitorare il tempo nello stesso spazio di lavoro.
• Se sei un dipendente, riceverai un invito dal tuo manager.

Dopo aver aperto un account, puoi iniziare a registrare le tue ore di lavoro nel browser oppure puoi installare un'app desktop. Ad esempio, se stai utilizzando un sistema operativo Mac, scarica un'app di monitoraggio del tempo desktop per Mac.

Esaminiamo i passaggi principali di questi due metodi di monitoraggio del tempo.

Utilizzo di un timer per il monitoraggio del tempo

Per poter sfruttare questa tecnica, devi solo accedere al tuo account nel tuo browser.

Ora, queste sono le fasi del monitoraggio delle tue ore con un timer:

• Seleziona la sezione Time tracker sul lato sinistro dello schermo.

• Aggiungi il nome dell'attività/attività. Vedrai la casella con la domanda "A cosa stai lavorando?" sul tuo schermo.

Quindi, è qui che descriverai la tua attività/attività o aggiungerai un semplice nome di attività.

• Aggiungi il nome del progetto. Se questa attività appartiene al progetto particolare, assicurati di aggiungere anche qui il nome del progetto.

• Aggiungi tag e stato di fatturazione. Accanto al pulsante Progetto, ci sono Tag e Fatturazione.

I tag sono categorie che ti aiutano a organizzare le tue attività monitorate. Quindi, se il nome dell'attività è "Incontro con il cliente", aggiungi un tag "riunioni". Parlando di stato di fatturazione, puoi scegliere tra attività fatturabili e non fatturabili. La principale differenza tra queste due categorie è che le attività fatturabili sono quelle attività che contribuiscono al particolare progetto e al suo avanzamento. Inoltre, addebiterai al tuo cliente queste attività.

• Avvia il timer facendo clic sul pulsante Avvia quando inizi a lavorare sull'attività.

Nel momento in cui fai clic su Avvia, vedrai che il timer è attivato e accanto ad esso ci sarà un pulsante Stop, come questo:

• Arresta il timer facendo clic sul pulsante Interrompi quando hai finito con l'attività.

Ecco un esempio di monitoraggio di un paio di attività durante il giorno.

Come puoi vedere, ogni attività ha il suo nome e un tag, nonché l'intervallo di tempo (l'ora di inizio, l'ora di fine e l'ora totale). Solo la seconda attività è stata contrassegnata come fatturabile qui. Nell'angolo in alto a destra, puoi vedere il numero totale di ore monitorate quel giorno. In questo caso, sono 5 ore e 30 minuti.

• Ogni volta che fai una pausa, ricorda di seguirla allo stesso modo.

Tracciamento manuale del tempo

Se scegli di monitorare il tuo tempo manualmente, aggiungerai l'orario di lavoro alla fine della giornata. Quindi, assicurati di ricordare o annotare l'ora esatta in cui è iniziata la tua giornata lavorativa.

Quando si tratta di tracciare manualmente il tempo, dovrai seguire questa serie di azioni:

• Accedi al tuo account e seleziona la sezione Time tracker.
• Aggiungi il nome dell'attività/attività. Come puoi vedere qui, la domanda è "Su cosa hai lavorato?".

Quindi, una volta completata la prima attività della giornata, assicurati di aggiungerla. Annotare il nome dell'attività o la sua breve descrizione facendo clic sulla casella con questa domanda.

• Quindi, aggiungi il nome del progetto. Abbiamo menzionato questa parte prima. È possibile assegnare l'attività a un particolare progetto.
• Aggiungi tag e stato di fatturazione. La regola è la stessa di quando si tiene traccia del tempo con un timer.
• Aggiungi l'ora di inizio, l'ora di fine e la data . Invece di utilizzare un timer, dovrai aggiungere manualmente l'ora di inizio e di fine. Inoltre, scegli la data corrente.

• Fai clic sul pulsante Aggiungi per tenere traccia del tuo tempo.

• La routine sarà la stessa per le altre attività. Alla fine della giornata, vedrai l'elenco di tutte le attività monitorate, oltre ad altri dettagli: i nomi dei progetti, lo stato di fatturazione, i tag e il tempo totale monitorato.

Se hai avuto a che fare con un solo tipo di attività quel giorno, inserirai solo quello.

• Quando si tratta delle tue pause durante il giorno , puoi aggiungerle allo stesso modo.

Indipendentemente dal metodo scelto, puoi monitorare il tuo tempo direttamente dal tuo desktop. A parte il summenzionato Mac OS, puoi utilizzare Clockify come tracker del tempo di Windows o come strumento di monitoraggio del tempo di Linux.

Avvolgendo

Se non hai familiarità con il concetto di monitoraggio dell'orario di lavoro, ma sei desideroso di imparare, va benissimo. Ci auguriamo che, dopo aver letto questo post sul blog, avrai una migliore comprensione dei metodi di monitoraggio del tempo. Inoltre, siamo certi che, una volta iniziato con il monitoraggio del tempo, ti renderai conto di quanto questa abitudine sia vantaggiosa per te. Per prima cosa, vedrai quanto tempo dedichi a ciascun compito. Quindi, avrai una panoramica molto migliore dell'intera giornata lavorativa. Infine, imparerai molto sulla tua produttività complessiva.