Menguasai efisiensi: Panduan untuk mengelola beberapa situs WordPress untuk klien UKM

Diterbitkan: 2023-06-20

Ini Senin pagi, dan Anda merencanakan minggu Anda. Anda melihat kalender Google Anda dan bertanya-tanya bagaimana itu sudah dikemas (sangat mudah untuk mengatakan "Mari kita bertemu minggu depan" padahal minggu depan belum). Di atas rapat dengan klien dan tim Anda, Anda harus menjadwalkan tepat waktu untuk benar-benar menyelesaikan tugas.

Mulailah menjual layanan situs web hari ini. Unduh “Panduan 6 Langkah untuk Menjual Layanan Situs Web ke Bisnis Lokal” kami sekarang juga.

Salah satu cara untuk membantu mengatasi krisis Senin pagi? Menggabungkan cara yang lebih efisien untuk menyelesaikan pekerjaan Anda. Anda mungkin tidak dapat menemukan lebih banyak jam dalam sehari, tetapi dengan alat dan tip yang tepat, Anda pasti dapat melakukan lebih banyak dengan jam yang Anda miliki. Jika salah satu hal yang perlu Anda lakukan adalah mengelola beberapa situs WordPress untuk klien, ada banyak hal yang dapat Anda lakukan untuk memeriksa tugas ini dari daftar Anda semulus mungkin.

Daftar isi

Siapkan alur kerja yang efisien
- Perangkat lunak dan aplikasi alur kerja
- Buat rencana komunikasi
Pusatkan manajemen dengan satu dasbor untuk beberapa situs WordPress
Menjaga keamanan dan cadangan
- Pentingnya pengarsipan
Pantau kinerja beberapa situs web WordPress Anda
- Kiat dan alat untuk meningkatkan kinerja situs web

Garis bawah
- Pertanyaan yang sering diajukan
  - Apa saja tantangan umum saat mengelola beberapa situs WordPress untuk klien?
  - Bagaimana saya bisa memantau kinerja beberapa situs WordPress?

1. Siapkan alur kerja yang efisien

Mari kita mulai dari awal: alur kerja yang efisien menghasilkan kerja yang efisien. Inilah cara Anda melakukannya:

Audit alur kerja Anda saat ini. Anda mungkin tergoda untuk menyelami dan membuat alur kerja baru dari awal, sistem sempurna yang selalu Anda impikan. Tapi sebelum Anda menemukan kembali roda, lihat alur kerja Anda saat ini untuk mengelola beberapa situs WordPress. Apa yang berhasil, dan yang lebih penting, apa yang tidak. Ini tidak perlu terlalu rumit.
Buat daftar mulai/berhenti/lanjutkan. Ambil langkah-langkah dalam proses Anda saat ini dan putuskan apakah Anda harus berhenti melakukan hal-hal seperti itu atau mempertahankannya. Identifikasi celah dan tambahkan ke kolom awal.
Bangun sistem baru Anda. Buat semua catatan Anda dan petakan alur kerja baru. Jangan lupa untuk mencatat siapa yang bertanggung jawab untuk setiap tugas, siapa yang perlu disetujui, dll. Telusuri daftar periksa secara mental seolah-olah Anda sedang melakukan setiap langkah untuk proyek nyata.
Ambil untuk test drive. Satu-satunya cara untuk mengetahui apakah proses baru Anda berfungsi untuk mengelola beberapa situs web WordPress adalah dengan mengujinya. Saat Anda dan tim Anda mengimplementasikan alur kerja yang diperbarui, minta mereka untuk membuat catatan tentang apa yang berhasil dan di mana ada ruang untuk perbaikan.
Perbarui dan ulangi. Saat Anda memiliki cukup waktu untuk mengumpulkan umpan balik, buat perubahan pada alur kerja agar sesuai dengan kebutuhan Anda. Tidak ada proses yang pernah dilakukan — atau sempurna — jadi terbukalah untuk membuat penyesuaian dan tetap fleksibel saat kebutuhan Anda berubah.

Alur kerja Anda untuk mengelola beberapa situs kemungkinan besar akan memiliki banyak hal yang bergerak: daftar tugas untuk tugas, menugaskan/mendelegasikan tugas ke anggota tim tertentu, menetapkan garis waktu, dan penyerahan untuk klien. Ada banyak alat manajemen proyek yang dapat Anda gunakan (banyak dengan biaya rendah atau tanpa biaya) untuk membantu mengelola banyak situs web di WordPress.

Perangkat lunak dan aplikasi alur kerja

Trello: Alat manajemen proyek ini memudahkan untuk berkolaborasi dengan tim Anda. Seret dan lepas daftar, otomatisasi, dan papan visual berarti Anda akan mengetahui di mana status setiap tugas dalam sekejap.
Asana: Jika Anda menginginkan lebih banyak pelaporan dan penyesuaian, lebih memilih pekerjaan bergaya daftar, atau memiliki tim yang lebih besar, Asana mungkin merupakan alat manajemen proyek untuk Anda.
Microsoft Project: Sudah menggunakan Teams dan alat MS Suite? MS Project dapat digunakan untuk jadwal, perencanaan proyek, pelacakan waktu, dan papan Kanban.
Airtable: Suka spreadsheet yang bagus? Airtable berbentuk database dengan aliran dan otomatisasi alat kolaborasi manajemen proyek. Ini sederhana namun efektif dan tidak memerlukan banyak waktu untuk menyiapkannya.
Monday.com: Jika kemudahan penggunaan adalah prioritas saat mengelola beberapa situs WordPress, alat manajemen proyek ini layak untuk dilihat. Harga didasarkan pada minimal tiga kursi, jadi Anda harus melibatkan seluruh tim Anda.
Notion: Lebih dari alat manajemen proyek, Notion dapat digunakan untuk mencatat, garis waktu, daftar tugas, dan banyak lagi. Mungkin banyak yang harus disiapkan pada awalnya, tetapi jika Anda berencana untuk menggunakannya untuk semuanya, itu mungkin sepadan dengan investasi waktu.
Slack: Ini bukan hanya alat alur kerja, tetapi Slack dapat membuat tim Anda bekerja sama dengan lancar. Anda juga dapat mengintegrasikan banyak aplikasi dan perangkat lunak lain yang Anda gunakan untuk mempermudah dan membuat Anda tetap pada jalurnya.
Zapier: Berbicara tentang otomatisasi, Anda dapat menggunakan Zapier untuk mengatur semua jenis integrasi antar alat. Siapkan Zaps untuk melakukan hal-hal seperti memberi tahu anggota tim, memberi tahu klien tentang kemajuan, membuat tugas dari acara atau email, dan banyak lagi.

Buat rencana komunikasi

Setelah Anda memiliki blok bangunan untuk alur kerja Anda untuk mengelola beberapa situs WordPress dan alat yang Anda butuhkan untuk mendukungnya, Anda perlu mencari tahu bagaimana Anda akan membuat klien Anda mendapat informasi dan bahagia. Terlalu mudah untuk lupa memberi tahu klien Anda tentang kemajuan ketika Anda tahu semuanya terkendali dan berjalan dengan baik secara internal.

Menetapkan ekspektasi yang jelas tentang komunikasi, dan menindaklanjuti rencana tersebut dapat sangat membantu manajemen hubungan. Berikut adalah beberapa hal yang perlu dipertimbangkan untuk rencana komunikasi klien Anda:

Apa metode komunikasi yang disukai klien? Surel? Pertemuan tatap muka mingguan secara langsung atau melalui video? Kendur?
Tetapkan dan setujui hasil dan jadwal
Tentukan informasi apa yang penting untuk diketahui klien, dan apa yang masuk akal untuk disimpan secara internal
Putuskan seberapa sering Anda akan berbagi pembaruan (dan gunakan otomatisasi jika memungkinkan)
Siapa yang akan memimpin komunikasi klien? Yang terbaik adalah memiliki satu titik kontak untuk menghilangkan risiko pesan campuran

2. Pusatkan pengelolaan dengan satu dasbor untuk beberapa situs WordPress

Setelah rencana alur kerja dan komunikasi Anda seefisien mungkin, saatnya menerapkan alat untuk mengelola beberapa situs WordPress dari satu dasbor.

Jika Anda menggunakan Website Pro Vendasta untuk membuat, menghosting, dan mengelola beberapa situs WordPress, Dasbor Admin yang andal dapat membuat hidup jauh lebih mudah. Banyak agensi yang membuat beberapa situs WordPress untuk klien SMB beralih ke Website Pro Vendasta Website Pro sebagai pembuat situs pilihan mereka. Itu karena ini adalah pembuat situs web yang kuat dan intuitif, dihosting di platform Google Cloud, dan diberi label putih sehingga mereka dapat menskalakan dan mengembangkan daftar klien mereka.

Dasbor Admin memungkinkan agensi untuk mengelola beberapa situs WordPress seefisien mungkin.

Lihat semuanya sekilas. Awasi berapa banyak situs yang Anda kelola, status versi WordPress mereka, dan yang membutuhkan pembaruan untuk plugin atau tema.
Tetap di atas pemeliharaan. Dapatkan pemberitahuan untuk pembaruan penting dan buat langsung dari dasbor. Tidak perlu lagi mengobrak-abrik kata sandi atau menemukan satu orang di tim Anda yang memiliki akses.
Wawasan di ujung jari Anda. Ingin memperbarui klien Anda atau menjawab pertanyaan? Miliki semua statistik yang Anda butuhkan di satu tempat.
Tutup tab itu. Hindari kelebihan browser dengan jendela atau tab baru setiap kali Anda perlu memeriksa akun tertentu.

3. Menjaga keamanan dan backup

Klien Anda memercayai Anda untuk menjaga situs web mereka tetap aman dan terjamin. Itu sebabnya Anda harus berada di atas cadangan dan keamanan saat mengelola beberapa situs WordPress. Menggunakan hosting yang tepat adalah pertimbangan lain dalam hal keamanan — hosting web Google Cloud adalah garis pertahanan yang kuat. Ada opsi hosting lain yang tersedia, seperti Amazon Web Services (AWS), tetapi dalam hal AWS vs Google Cloud, Google masih memiliki keunggulan sebagai opsi terbaik untuk hosting reseller.

Untuk melindungi data klien Anda (dan semua kerja keras Anda), penting untuk selalu memperbarui tema dan plugin. Pengembang secara teratur melakukan pembaruan untuk mengatasi kerentanan keamanan dan menambahkan fitur keamanan yang ditingkatkan. Perangkat lunak yang kedaluwarsa dapat menjadi target utama serangan, jadi memperbarui adalah langkah pertama untuk mencegah aktor jahat dari luar.

Pentingnya pengarsipan

Versi tema dan plugin yang lebih lama seringkali tidak kompatibel dengan perangkat lunak yang lebih baru, membuat Anda berisiko kehilangan data. Bahkan dengan protokol keamanan yang ditingkatkan, selalu ada risiko kehilangan segalanya, oleh karena itu pencadangan sangat penting. Anda dapat mengatur pencadangan agar terjadi secara otomatis, atau menjalankannya secara manual — tetapi pencadangan tersebut harus tidak dapat dinegosiasikan. Dengan memilih solusi label putih WordPress seperti Vendasta untuk situs web klien Anda, Anda akan dapat menggunakan banyak plugin keamanan dan cadangan yang tersedia. Masing-masing hadir dengan fitur dan manfaat khusus, sehingga Anda dapat menemukan yang paling sesuai dengan kebutuhan masing-masing klien Anda.

Jika Anda menggunakan Vendasta untuk membangun situs web, pembaruan otomatis dan dasbor akan memungkinkan Anda memperbarui tema dan plugin, mencadangkan data klien Anda, dan umumnya tidur lebih nyenyak dalam hal keamanan dan keamanan data.

Jika Anda mendukung UKM e-niaga, Anda juga dapat mempertimbangkan untuk menerapkan belanja aman SSL untuk situs web klien Anda.

4. Pantau kinerja beberapa situs web WordPress Anda

Saat Anda memiliki banyak situs WordPress untuk dikelola bagi klien, penting untuk mengawasi kinerja situs web tersebut. Apakah mereka memuat dengan cepat, berjalan lancar, dan mudah diakses oleh semua pengunjung situs web? Jika Anda tidak melacak kinerja, klien Anda dapat melihat kehilangan pengunjung, penurunan keterlibatan dari orang-orang yang masuk ke situs web, dan pendapatan yang lebih rendah secara keseluruhan.

Kiat dan alat untuk meningkatkan kinerja situs web

Optimalkan konflik plugin. WordPress memiliki banyak plugin, yang bisa sangat bagus. Tapi terkadang mereka tidak bermain bagus bersama. Sebelum menghabiskan waktu mencoba menemukan alasan yang tidak jelas untuk kinerja yang lebih rendah, periksa beberapa plugin situs web WordPress Anda untuk memastikan tidak ada masalah. Terutama setelah update, review dan test untuk memastikan website bekerja seperti yang diharapkan.
Singkirkan masalah server. Jika Anda melihat waktu muat yang lebih lambat atau penurunan performa secara keseluruhan, periksa server. Jika itu adalah masalah server, mungkin sudah waktunya untuk mempertimbangkan hosting situs web Anda dan apakah itu bekerja untuk Anda (dan klien Anda).
Periksa tembolok Anda. Ada banyak plugin untuk membantu mengelola penyimpanan data sementara agar semuanya berjalan dengan cepat. Hummingbird, WP Rocket, W3 Total Cache, atau WP Super Cache adalah opsi untuk dijelajahi.
Optimalkan gambar. Gambar setara dengan kursus untuk sebagian besar situs web — gambar membuat hal-hal menjadi lebih menarik, menarik, dan memikat. Tetapi jika tidak dioptimalkan dengan benar, mereka dapat menyebabkan kinerja yang buruk dan memiliki kebalikan dari efek yang diinginkan. Dalam hal gambar yang dioptimalkan, pengurangan ukuran file, dimensi, atau keduanya, dapat mempercepat waktu pemuatan. Dan ya — ada plugin untuk itu. Smush, Imagify, dan ShortPixel dapat membantu.
Minimalkan permintaan HTTP. Setiap elemen di situs web membutuhkan permintaan HTTP untuk dimuat. Jika Anda meminimalkan jumlah permintaan untuk hal-hal seperti file dan gambar CSS dan Javascript, Anda berpotensi meningkatkan kinerja situs web. Anda dapat melakukannya dengan menggabungkan CSS dan Javascript, mengecilkan kode, mengaktifkan pemuatan lambat, mengurangi ukuran gambar, dan menonaktifkan plugin yang tidak Anda perlukan.
Gunakan jaringan pengiriman konten. Jaringan pengiriman konten mengirimkan situs web Anda ke pengguna akhir dari server yang lebih dekat dengan mereka secara geografis — mengurangi latensi dan waktu muat. Cloudflare adalah contoh CDN yang mungkin sudah Anda kenal.
Pantau skrip pihak ketiga: Hal-hal seperti analitik, kode pelacakan, dan widget media sosial semuanya adalah skrip pihak ketiga, dan dapat memengaruhi kinerja beberapa situs WordPress Anda. Lakukan tinjauan rutin dan simpan skrip yang bermanfaat bagi Anda dan klien Anda (dan pengunjung situs web mereka).

Garis bawah

Dengan beberapa penyesuaian pada alur kerja Anda, alat dan otomatisasi yang tepat, serta pemantauan kinerja rutin, mengelola beberapa situs WordPress untuk klien dapat menjadi mudah — atau setidaknya tidak sulit.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa saja tantangan umum saat mengelola beberapa situs WordPress untuk klien?

Mengelola beberapa situs WordPress untuk klien bisa jadi menantang. Untuk memastikan kesuksesan, tetapkan tujuan yang realistis, pertahankan komunikasi yang baik, dan gunakan alat seperti dasbor terpusat untuk memantau semua situs web klien. Manajemen waktu adalah kuncinya, dan keamanan serta keamanan data, kinerja, serta pembaruan dan pemeliharaan harus selalu diperhatikan.

Bagaimana saya bisa memantau kinerja beberapa situs WordPress?

Untuk memantau kinerja beberapa situs WordPress secara efektif, Anda dapat menggunakan alat seperti Dasbor Admin Pro Situs Web Vendasta, Wawasan PageSpeed, GTmetrix, dan Pingdom untuk melacak waktu muat dan daya tanggap. Selain itu, instal plugin untuk pemantauan uptime untuk mengingatkan Anda tentang downtime. Terakhir, gunakan plugin pemantauan kinerja untuk mengidentifikasi potensi masalah yang mungkin menyebabkan pelambatan, seperti plugin yang kedaluwarsa, gambar besar atau tidak dioptimalkan, dan hosting berkualitas rendah.