Cara Membangun Tumpukan Teknologi yang Sempurna

Tidak yakin bagaimana memilih alat yang tepat untuk tumpukan teknologi Anda? Kami telah mencantumkan langkah-langkah utama untuk membantu Anda menemukan alat yang tepat untuk bisnis Anda.

Di masa sekarang, tidak ada bisnis yang dapat berkembang tanpa solusi perangkat lunak. Tidak masalah jika Anda adalah perusahaan kecil atau menengah atau perusahaan besar, menggunakan perangkat lunak sekarang tidak dapat dipisahkan jika rencana bisnis Anda lebih dari sekadar bertahan.

Laporan tahun 2019 menunjukkan bahwa usaha kecil dan menengah secara individual rata-rata menggunakan 73 aplikasi pada tahun 2018, sementara yang besar rata-rata menggunakan sekitar 129 aplikasi. Ini tidak berarti bahwa Anda perlu meningkatkan pengadaan perangkat lunak Anda agar sesuai dengan rekan-rekan Anda, tetapi Anda pasti dapat menjelajahi campuran alat yang terbatas untuk meningkatkan operasi dan menghilangkan inefisiensi. Campuran inilah yang akan membentuk tumpukan teknologi perusahaan Anda, atau singkatnya tumpukan teknologi.

Namun, membuat tumpukan teknologi yang efektif tidak semudah mengambil perangkat lunak pilihan Anda dan menerapkannya. Anda perlu mencari tahu: Jenis alat perangkat lunak apa yang dibutuhkan bisnis Anda? Proses mana yang akan mendapat manfaat dari otomatisasi? Akankah alat-alat itu tepat untuk Anda dalam jangka panjang? Dan yang paling penting, apakah alat-alat tersebut akan bekerja sama dengan baik?

Sederhananya, Anda tidak dapat langsung memulai belanja aplikasi untuk tumpukan Anda – Anda perlu merencanakan dan membangun strategi.

Untuk membantu Anda, kami telah membuat artikel ini di mana kami berbagi strategi cetak biru untuk membangun tumpukan teknologi. Kami juga akan membahas poin-poin penting yang harus Anda ingat untuk memilih alat yang tepat untuk bisnis Anda. Inilah yang akan kami bahas:

Apa itu tumpukan teknologi?

Tumpukan teknologi adalah campuran alat perangkat lunak berbasis cloud yang bekerja bersama untuk mencapai tujuan bisnis bersama. Alat-alat ini dapat langsung terintegrasi satu sama lain atau mereka dapat bekerja sama dengan baik tanpa integrasi apa pun (seperti dengan Microsoft Excel dan SpreadsheetWeb).

Bisnis Anda juga dapat menggunakan beberapa tumpukan teknologi, seperti tumpukan teknologi pemasaran untuk proses pemasaran Anda dan tumpukan teknologi pengembangan aplikasi untuk proses pengembangan aplikasi Anda.

Sekarang mari kita lihat langkah-langkah yang terlibat dalam membangun tumpukan teknologi yang tepat.

Langkah 1: Cari tahu proses mana yang harus Anda otomatiskan

Untuk mengidentifikasi proses yang matang untuk otomatisasi, ambil proses bisnis utama Anda dan uraikan menjadi langkah-langkah individual. Mungkin bermanfaat untuk menuliskan setiap langkah dalam garis lurus atau pada catatan tempel dan mengaturnya secara linier.

Sekarang lihat langkah-langkah dan amati bagaimana mereka berhubungan satu sama lain dalam proses, dan dengan proses lainnya. Kemudian cobalah untuk mengidentifikasi area inefisiensi. Untuk ini, coba identifikasi:

• Apakah ada area di mana proses melambat?
• Apakah ada banyak tanda tangan, persetujuan, atau penyerahan dalam proses?
• Apakah proses tertentu terlalu panjang, dengan 10+ langkah? Bisakah itu disederhanakan?
• Apakah ada langkah-langkah berlebihan yang menambahkan sedikit nilai pada suatu proses?
• Apakah ada hambatan dalam suatu proses?

Menjawab pertanyaan-pertanyaan ini akan membantu Anda mengidentifikasi area di mana proses Anda kehilangan efisiensi. Setiap area inefisiensi yang Anda identifikasi memberikan peluang untuk otomatisasi.

Langkah 2: Pilih antara alat khusus industri dan proses

Saat membangun tumpukan teknologi Anda, Anda mungkin bertanya-tanya apakah akan menggunakan alat khusus industri atau khusus proses.

Alat khusus industri dirancang sesuai dengan praktik terbaik industri, sedangkan alat khusus proses lebih mudah disiapkan dan dimulai. Sementara alat khusus industri biasanya cenderung mahal, alat khusus proses biasanya merupakan solusi siap pakai dan mungkin tidak memiliki kemampuan penyesuaian yang mendalam.

Alat khusus industri mencakup solusi seperti perangkat lunak eCommerce, perangkat lunak perbankan, atau perangkat lunak konstruksi sedangkan alat khusus proses mencakup solusi seperti perangkat lunak faktur, perangkat lunak otomatisasi pemasaran, dan perangkat lunak CRM.

Untuk memilih alat yang tepat, fokuslah pada tantangan bisnis inti Anda dan lihat apakah itu unik untuk industri Anda. Misalnya, jika Anda berada di bisnis perbankan dan menghadapi tantangan besar dalam originasi pinjaman, Anda ingin menggunakan alat originasi pinjaman. Sedangkan jika Anda menghadapi tantangan dalam proses yang tidak unik untuk industri mana pun, seperti manajemen faktur atau pembuatan prospek, Anda harus memilih alat yang disesuaikan dengan proses ini.

Langkah 3: Periksa ulasan pengguna untuk menemukan pendapat rekan Anda

Survei 2018 kami menemukan bahwa bisnis kecil dan menengah yang merujuk pada ulasan dan katalog perangkat lunak sebelum membuat pilihan menghabiskan waktu lima bulan lebih sedikit daripada mereka yang merujuk ke media sosial atau pencarian web (22 bulan vs. 27 bulan).

Berikut ini cara memanfaatkan ulasan sebaik mungkin untuk penelusuran Anda:

• Temukan ulasan yang spesifik untuk industri/proses Anda karena ini akan membahas perangkat lunak terkait dengan masalah Anda.
• Cari ulasan yang membahas tentang fitur kuat dan lemah perangkat lunak. Mereka mungkin juga berbicara tentang fitur-fitur penting yang harus ditawarkan alat ini tetapi tidak.
• Cari tema umum dalam ulasan, seperti keluhan/pujian berulang seputar fitur tertentu, antarmuka pengguna, atau kemudahan penggunaan. Jika banyak pengguna mengalami masalah tertentu, kemungkinan besar Anda juga akan mengalaminya.

Anda juga dapat merujuk ke empat tips ini tentang cara memanfaatkan ulasan dengan sebaik-baiknya.

Langkah 4: Rencanakan untuk jangka panjang

Saat membangun tumpukan teknologi, Anda perlu memikirkan kebutuhan masa depan sehingga Anda tidak menghadapi tantangan seiring dengan pertumbuhan bisnis Anda.

Untuk memahami ini lebih baik, mari kita ambil contoh Stacy Caprio, pendiri Growth Marketing. Perusahaan Stacy memilih aplikasi perangkat lunak populer untuk mengelola otomatisasi pemasaran email. Namun, ketika pelanggan mereka melampaui 2.000, rencana harga alat mereka menjadi terlalu mahal untuk dipertahankan. Pada akhirnya, mereka harus menghentikan alat tersebut dan mencari yang lain.

Untuk menghindari berpindah vendor di tengah perjalanan perangkat lunak Anda, berikut adalah beberapa kriteria yang harus Anda perhatikan:

• Kustomisasi: A platform perangkat lunak yang dapat disesuaikan akan membantu Anda membuat perubahan pada alat sesuai kebutuhan bisnis Anda. Misalnya, jika Anda menambahkan produk atau layanan lain ke bisnis Anda, Anda mungkin memerlukan fitur tambahan. Platform yang dapat disesuaikan akan membantu Anda memodifikasi alat untuk mengakomodasi ini.
• Skalabilitas: Dengan pertumbuhan bisnis, dalam ukuran dan lintas geografi, Anda akan memiliki lebih banyak data untuk dikelola. Aplikasi yang Anda pilih harus memiliki skalabilitas untuk mengakomodasi data yang terus bertambah.
• Integrasi: Alat di tumpukan teknologi Anda harus memfasilitasi integrasi pihak ketiga. Ini akan membantu pertukaran data yang mulus antara tumpukan dan memungkinkannya bekerja secara kohesif.
• Keterjangkauan: Seperti yang kita lihat dalam contoh Stacy, beberapa alat bisa menjadi terlalu mahal untuk didukung karena kebutuhan bisnis berubah. Pastikan Anda mendiskusikan tidak hanya saat ini tetapi juga opsi harga di masa mendatang dengan vendor.

Langkah selanjutnya

Setelah Anda memahami apa yang Anda butuhkan dari sebuah alat dan kriteria yang harus Anda pertimbangkan, berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk membuat pilihan akhir:

• Buat daftar pendek: Buat daftar pendek awal yang terdiri dari tiga hingga lima produk. Jika Anda kesulitan memilih di antara alat yang bersaing, templat perbandingan produk ini akan berguna untuk memilih alat yang tepat.
• Dapatkan pengalaman langsung: Setelah Anda siap dengan daftar pendek, periksa apakah vendor menawarkan uji coba gratis. Uji coba gratis dapat membantu Anda mendapatkan pengalaman langsung dari alat tersebut. Tim Anda dapat menggunakan alat dan menyoroti masalah apa pun yang mungkin mereka miliki.
• Dapatkan demo: Jika Anda tidak bisa mendapatkan uji coba gratis, coba jadwalkan demo dengan vendor. Ini membantu melihat lebih dekat fungsi alat dan mendiskusikan kueri. Pastikan Anda telah melakukan riset dan memiliki daftar pertanyaan penting yang berguna sebelum pergi ke demo. Berikut adalah artikel yang dapat Anda rujuk untuk mempelajari lebih lanjut tentang demo perangkat lunak ace.

Setelah Anda menyelesaikan pertanyaan Anda dengan vendor dan menilai kinerja alat, saatnya untuk membuat pilihan akhir. Sebelum membeli alat, diskusikan persyaratan kontrak dengan vendor, periksa apakah Anda memenuhi syarat untuk mendapatkan diskon, konfirmasikan rencana pembayaran, dan jelaskan tanggung jawab pasca pembelian vendor.

Ketika Anda akhirnya melakukan pembelian, tepuk punggung Anda dan yakinlah bahwa Anda telah membangun tumpukan teknologi yang tepat yang dapat Anda banggakan. Semua penelitian yang Anda lakukan dalam proses pembelian akan menghasilkan efisiensi dan manfaat biaya yang lebih tinggi.

Informasi tentang survei “Tren Pembelian Perangkat Lunak Bisnis Kecil” Capterra

Capterra melakukan survei ini pada Juli dan Agustus 2018 di antara 420 usaha kecil dan menengah (UKM) yang berbasis di AS, Jerman, dan Prancis. Responden disaring untuk ukuran perusahaan dan pendapatan untuk memenuhi syarat sebagai UKM. Responden yang memenuhi syarat adalah pembuat keputusan atau memiliki pengaruh signifikan terhadap keputusan yang terkait dengan pembelian teknologi untuk organisasi mereka.

Mereka diharuskan membeli setidaknya satu perangkat lunak senilai $5.000 atau lebih dalam 12 bulan terakhir. Responden diminta setidaknya menjadi manajer kantor, yang memengaruhi keputusan pembelian perangkat lunak di organisasi mereka.

Penafian: Hasil tidak mewakili temuan "global" atau pasar secara keseluruhan, tetapi mencerminkan sentimen responden dan perusahaan yang disurvei.