Cómo construir la pila tecnológica perfecta

¿No está seguro de cómo elegir las herramientas adecuadas para su pila de tecnología? Hemos enumerado los pasos clave para ayudarlo a encontrar las herramientas adecuadas para su negocio.

En los tiempos actuales, ninguna empresa puede prosperar sin soluciones de software. No importa si es una pequeña o mediana empresa o una gran empresa, el uso de software ahora es inextricable si sus planes de negocios incluyen algo más que sobrevivir.

Un informe de 2019 muestra que las pequeñas y medianas empresas usaron individualmente 73 aplicaciones en promedio en 2018, mientras que las grandes promediaron alrededor de 129 aplicaciones. Esto no significa que deba aumentar su adquisición de software para igualar a sus pares, pero seguramente podría explorar una combinación limitada de herramientas para mejorar las operaciones y eliminar las ineficiencias. Esta combinación es lo que conformará la pila de tecnología de su empresa, o la pila de tecnología en resumen.

Sin embargo, crear una pila de tecnología efectiva no es tan simple como seleccionar las herramientas de software de su elección e implementarlas. Debería averiguar: ¿Qué tipo de herramientas de software necesita su empresa? ¿Qué procesos se beneficiarán de la automatización? ¿Serán las herramientas adecuadas para usted a largo plazo? Y lo más importante, ¿las herramientas funcionarán bien juntas?

En pocas palabras, no puede comenzar directamente a comprar aplicaciones para su pila; debe planificar y desarrollar una estrategia.

Para ayudarlo, hemos creado este artículo en el que compartimos una estrategia modelo para construir una pila tecnológica. También discutiremos los puntos clave que debe tener en cuenta para elegir las herramientas adecuadas para su negocio. Esto es lo que cubriremos:

¿Qué es una pila tecnológica?

Una pila tecnológica es una combinación de herramientas de software basadas en la nube que funcionan juntas para lograr un objetivo comercial común. Estas herramientas pueden integrarse directamente entre sí o pueden funcionar bien juntas sin ninguna integración (como con Microsoft Excel y SpreadsheetWeb).

Su empresa también podría usar varias pilas de tecnología, como una pila de tecnología de marketing para su proceso de marketing y una pila de tecnología de desarrollo de aplicaciones para su proceso de desarrollo de aplicaciones.

Ahora veamos los pasos involucrados en la construcción de la pila de tecnología adecuada.

Paso 1: Descubra qué procesos debe automatizar

Para identificar los procesos maduros para la automatización, tome sus procesos comerciales principales y divídalos en pasos individuales. Puede ser útil escribir cada paso en línea recta o en notas adhesivas y organizarlos linealmente.

Ahora eche un vistazo a los pasos y observe cómo se relacionan entre sí dentro del proceso y con otros procesos. Luego trate de identificar áreas de ineficiencias. Para esto, intente identificar:

• ¿Hay áreas donde un proceso se ralentiza?
• ¿Hay múltiples firmas, aprobaciones o traspasos en los procesos?
• ¿Es un proceso en particular demasiado largo, con más de 10 pasos? ¿Se puede simplificar?
• ¿Hay pasos redundantes que agregan poco valor a un proceso?
• ¿Existen cuellos de botella en un proceso?

Responder estas preguntas lo ayudará a identificar áreas en las que sus procesos están perdiendo eficiencia. Cada área de ineficiencia que identifique brinda una oportunidad para la automatización.

Paso 2: elija entre herramientas específicas de la industria y del proceso

Mientras construye su stack tecnológico, puede preguntarse si optar por una herramienta específica de la industria o una específica del proceso.

Las herramientas específicas de la industria están diseñadas de acuerdo con las mejores prácticas de la industria, mientras que las específicas del proceso son más fáciles de configurar y comenzar. Si bien las herramientas específicas de la industria tienden a ser costosas, las herramientas específicas del proceso suelen ser soluciones listas para usar y pueden carecer de capacidades de personalización profundas.

Las herramientas específicas de la industria incluyen soluciones como software de comercio electrónico, software bancario o software de construcción, mientras que las herramientas específicas de procesos incluyen soluciones como software de facturación, software de automatización de marketing y software de CRM.

Para elegir la herramienta adecuada, concéntrese en el desafío principal de su negocio y vea si es exclusivo de su industria. Por ejemplo, si está en el negocio bancario y enfrenta grandes desafíos en la originación de préstamos, le gustaría optar por una herramienta de originación de préstamos. Mientras que si enfrenta desafíos en un proceso que no es exclusivo de ninguna industria, como la gestión de facturas o la generación de clientes potenciales, debe elegir una herramienta adaptada a estos procesos.

Paso 3: consulte las reseñas de los usuarios para averiguar lo que piensan sus compañeros

Nuestra encuesta de 2018 encontró que las pequeñas y medianas empresas que se remitieron a revisiones y catálogos de software antes de hacer una selección gastaron cinco meses menos que aquellas que se refirieron a las redes sociales o búsquedas en la web (22 meses frente a 27 meses).

Así es como puede hacer el mejor uso de las reseñas para su búsqueda:

• Encuentre revisiones que sean específicas para su industria/proceso, ya que discutirán el software en relación con sus inquietudes.
• Busque reseñas que hablen sobre las características fuertes y débiles del software. También pueden hablar sobre características importantes que la herramienta debería ofrecer pero no lo hace.
• Busque temas comunes en las reseñas, como quejas/elogios recurrentes sobre una función específica, la interfaz de usuario o la facilidad de uso. Si muchos usuarios experimentan un determinado problema, lo más probable es que tú también lo experimentes.

También puede consultar estos cuatro consejos sobre cómo hacer el mejor uso de las reseñas.

Paso 4: Planifique a largo plazo

Mientras crea una pila de tecnología, debe pensar en las necesidades futuras para no enfrentar desafíos en el debido curso del crecimiento de su negocio.

Para entender esto mejor, tomemos el ejemplo de Stacy Caprio, fundadora de Growth Marketing. La empresa de Stacy seleccionó una popular aplicación de software para gestionar la automatización del marketing por correo electrónico. Sin embargo, cuando sus suscriptores superaron los 2000, el plan de precios de su herramienta se volvió demasiado caro de mantener. Finalmente, tuvieron que descontinuar la herramienta y buscar otra.

Para evitar cambiar de proveedor a la mitad de su viaje de software, aquí hay algunos criterios que debe tener en cuenta:

• Personalización: A La plataforma de software personalizable lo ayudará a realizar cambios en la herramienta según los requisitos de su negocio. Por ejemplo, si agrega otro producto o servicio a su empresa, es posible que necesite funciones adicionales. Una plataforma personalizable lo ayudará a modificar la herramienta para acomodarlos.
• Escalabilidad: con el crecimiento del negocio, en tamaño y en todas las geografías, tendrá más datos para administrar. La aplicación que elija debe tener la escalabilidad para acomodar los datos en crecimiento.
• Integración: las herramientas en su pila tecnológica deberían facilitar la integración de terceros. Esto ayudará con el intercambio de datos sin interrupciones entre la pila y permitirá que funcione de manera coherente.
• Asequibilidad: como vimos en el ejemplo de Stacy, algunas herramientas pueden volverse demasiado costosas para admitirlas a medida que cambian las necesidades comerciales. Asegúrese de discutir no solo las opciones de precios actuales sino también las futuras con el proveedor.

Próximos pasos

Una vez que comprenda lo que necesita de una herramienta y los criterios con los que debe juzgarla, aquí hay algunos pasos que puede seguir para hacer la selección final:

• Cree una lista corta: cree una lista corta inicial de tres a cinco productos. Si tiene dificultades para elegir entre herramientas de la competencia, esta plantilla de comparación de productos será útil para seleccionar las herramientas adecuadas.
• Obtenga experiencia práctica: una vez que esté listo con la lista restringida, verifique si los proveedores ofrecen una prueba gratuita. Una prueba gratuita puede ayudarlo a obtener experiencia práctica con las herramientas. Su equipo puede usar las herramientas y resaltar cualquier inquietud que pueda tener.
• Obtenga una demostración: si no puede obtener una prueba gratuita, intente programar una demostración con el proveedor. Esto ayuda a ver más de cerca las funcionalidades de las herramientas y discutir las consultas. Asegúrese de haber investigado y tener a mano una lista de preguntas esenciales antes de ir a la demostración. Aquí hay un artículo que puede consultar para obtener más información sobre cómo ejecutar demostraciones de software.

Una vez que haya resuelto sus consultas con el proveedor y juzgado el rendimiento de las herramientas, es hora de hacer una selección final. Antes de comprar las herramientas, discuta los términos del contrato con el proveedor, verifique si califica para descuentos, confirme los planes de pago y establezca las responsabilidades posteriores a la compra del proveedor.

Cuando finalmente haya realizado la compra, dése una palmadita en la espalda y tenga la seguridad de que ha creado la pila tecnológica adecuada de la que puede estar orgulloso. Toda la investigación que ponga en el proceso de compra dará como resultado una mayor eficiencia y beneficios de costos.

Información sobre la encuesta "Tendencias de compra de software para pequeñas empresas" de Capterra

Capterra realizó esta encuesta en julio y agosto de 2018 entre 420 pequeñas y medianas empresas (PYMES) con sede en EE. UU., Alemania y Francia. Se evaluó a los encuestados según el tamaño de la empresa y los ingresos para calificar como PYMES. Los encuestados calificados tomaron decisiones o tuvieron una influencia significativa en las decisiones relacionadas con la compra de tecnologías para su organización.

Se les exigió haber comprado al menos una pieza de software valorada en $5,000 o más en los últimos 12 meses. Se requería que los encuestados fueran al menos gerentes de oficina, que influyeran en las decisiones de compra de software en sus organizaciones.

Descargo de responsabilidad: los resultados no representan hallazgos "globales" o el mercado en su conjunto, pero reflejan el sentimiento de los encuestados y las empresas encuestadas.