Proposal Pemenang: 5 Cara Berdasarkan Data untuk Membuatnya

Diterbitkan: 2024-05-04

Cara Menulis Proposal Pemenang

Kami melihat secara mendalam contoh proposal pemenang di database Proposify kami dan menemukan benang merah di antara contoh-contoh tersebut. Jadi kami telah mengekstrak lima tips pro dari laporan Status Proposal kami untuk membantu tim Anda meningkatkan tingkat penutupan mereka.

Cara Menulis Proposal Pemenang

1. Memperluas Isi Proposal

Perwakilan Anda mungkin merasa bahwa proposal singkat adalah pilihan terbaik untuk menghindari menyita terlalu banyak waktu calon pelanggan, atau sekadar menyelesaikannya lebih cepat. Namun jika dilakukan terlalu singkat, perwakilan akan berisiko mengabaikan informasi penting, atau menghambat kesepakatan di kemudian hari ketika informasi tersebut masih perlu dibahas.

Ada media bahagia. Sebuah proposal bisa ringkas namun tetap menyertakan semua informasi yang diperlukan. Faktanya, data kami menunjukkan bahwa proposal pemenang rata-rata berisi dua belas halaman yang dibagi menjadi tujuh bagian.

Halaman sampul

Halaman sampul tidak harus mencolok, tetapi desainnya harus sesuai merek, dan menyertakan detail penting seperti nama calon pelanggan (pastikan Anda mengejanya dengan benar!), nama perwakilan dan informasi kontak, serta Tanggal Pengiriman.

Ringkasan bisnis plan

Berlawanan dengan anggapan umum, ringkasan eksekutif bukanlah ringkasan keseluruhan proposal. Ini adalah ringkasan mengapa solusi Anda tepat, menunjukkan mengapa calon pelanggan harus memilih perusahaan Anda dibandingkan pesaing.

Pendekatan / Solusi

Dengan menguraikan pendekatan untuk mengatasi masalah yang dihadapi calon pelanggan dan proses yang terlibat dalam melakukannya, perwakilan Anda dapat menetapkan dan mengelola ekspektasi calon pelanggan. Selain itu, menunjukkan bahwa mereka memahami tantangan prospek dapat membantu membangun kepercayaan terhadap solusi.

Hasil kerja

Ajak semua orang memiliki pemahaman yang sama dengan menjelaskan cakupan apa yang diharapkan calon pelanggan terima dan kapan. Selain itu, jelaskan apa pun yang mungkin dibutuhkan perusahaan Anda dari mereka, seperti persetujuan atau masukan. Hal ini juga membantu menetapkan dan mengelola ekspektasi, di kedua sisi.

Tentang Kami / Tim Kami

Gunakan bagian ini untuk menjelaskan siapa Anda sebagai sebuah perusahaan: apa yang Anda lakukan, mengapa Anda ada, keahlian Anda, dan proposisi nilai unik Anda. Namun ingatlah untuk membuatnya terdengar manusiawi. Calon pelanggan ingin berurusan dengan orang, bukan perusahaan secara keseluruhan.

Penetapan Harga / Investasi

Ini mungkin bagian pertama yang menjadi tujuan sebagian besar prospek: investasi. Di sini, tim Anda akan menyertakan tabel harga, paket yang tersedia, dan deskripsi produk atau layanan.

Syarat dan Ketentuan / Penandatanganan

Bagian ini mencakup semua bahasa untuk memuaskan departemen hukum di kedua sisi, dengan tempat untuk menangkap tanda tangan calon pelanggan.

Jika Anda kesulitan membuat proposal Anda tetap ringkas, pakar kami menyarankan untuk mengedit informasi apa pun yang tidak membantu keputusan pembelian, atau yang tidak akan berpengaruh hingga kesepakatan diselesaikan.

Misalnya, perwakilan Anda selalu dapat mengirimkan jadwal pengiriman yang lebih rinci secara terpisah atau sebagai bagian dari paket selamat datang setelah kesepakatan ditandatangani. Dengan begitu, pengambil keputusan tidak akan terpaku pada detailnya.

2. Otomatiskan Prosesnya

Tim Anda perlu bergerak cepat untuk menjadi yang terdepan dalam persaingan, dan selalu diingat oleh prospek.

Cara termudah untuk melakukan keduanya adalah melalui otomatisasi.

Mari kita lihat beberapa statistik:

50% proposal dibuat dalam 17 menit atau kurang
55% proposal dibuka dalam waktu kurang dari 2 jam setelah pengiriman
45% proposal dimenangkan kurang dari 24 jam setelah pembukaan

Kecepatan seperti itu dicapai dengan otomatisasi. Berikut tiga cara yang dapat membantu tim Anda mempercepat proses penjualan dari awal hingga akhir.

Alur Kerja Lebih Cepat

Memiliki terlalu banyak titik kontak dalam alur kerja proposal Anda berarti terlalu banyak waktu yang dihabiskan, dan kita semua tahu pengaruh waktu terhadap kesepakatan. Jika Anda masih menggunakan Word, PowerPoint, atau Adobe, Anda sudah ketinggalan.

Perangkat lunak proposal seperti Proposify dapat mengurangi titik kontak manual tersebut dalam proses Anda. Misalnya, ia dapat secara otomatis membuat proposal setelah kesepakatan mencapai tahap tertentu, dan mengambil semua detail dari program manajemen hubungan pelanggan (CRM) terintegrasi Anda.

Proses Persetujuan Internal Bebas Hambatan

Di Proposify, kami sering mendengar dari tim penjualan bahwa proses persetujuan proposal internal mereka merupakan tempat terjadinya hambatan terbesar. Proses persetujuan modern dapat—dan harus—diotomatiskan.

Di Proposify, pengguna yang memerlukan persetujuan sebelum mengirim cukup mengklik tombol untuk memberi tahu pemberi persetujuan bahwa ada proposal yang menunggu untuk ditinjau. Pemberi persetujuan kemudian menerima pemberitahuan dan dapat mengklik kanan untuk melihat dan memberikan umpan balik, menyetujui atau menolaknya.

Pendaftaran Sederhana

Mengotomatiskan tanda tangan adalah cara cepat untuk mendapatkan kemenangan. Ketika Anda memiliki perjanjian di depan prospek yang menarik dan kotak tanda tangan elektronik ada di sana, yang perlu mereka lakukan hanyalah klik dan boom, selesai. Tidak perlu mencetak, tidak perlu mencari pena, tidak perlu mencetak, memindai, dan mengirim email kembali.

Dengan alat proposal lengkap seperti Proposify, Anda dapat menarik dan melepas kotak tanda tangan langsung ke proposal Anda dan bahkan menambahkan tanda tangan yang belum ditetapkan jika Anda tidak yakin siapa yang akan menandatangani di sisi prospek. Artinya, tim Anda dapat mengirimkan proposal lebih cepat karena tidak perlu menunggu konfirmasi.

Pada akhirnya, menambahkan otomatisasi di area ini membuat transaksi terus berjalan—tanpa menghabiskan lebih banyak waktu penjualan yang berharga.

3. Tanda Tangan Sebelum Mengirim

Penandatanganan balik adalah istilah teknis ketika proposal atau kontrak ditandatangani sebelum dikirim ke calon pelanggan untuk ditandatangani. Kami menemukan bahwa proposal yang ditandatangani balik memiliki peluang lima kali lebih besar untuk disetujui.

Dan ketika perwakilan Anda membalas, itu harus dengan tanda tangan elektronik. Kembali ke kebutuhan akan kecepatan, kami menemukan bahwa proposal yang ditandatangani secara elektronik diselesaikan tiga kali lebih cepat dibandingkan proposal yang ditandatangani melalui cara konvensional.

4. Membuat Proposal Lebih Menarik

Apa lagi yang berdampak positif pada penutupan suku bunga? Fitur yang membuat proposal Anda lebih menarik dan mudah digunakan. Berikut adalah beberapa yang paling penting.

Tambahkan Gambar

Selain memecah blok teks, gambar dapat menyampaikan informasi penting kepada calon klien. Mereka dapat menunjukkan semuanya mulai dari contoh produk dan layanan yang dibeli hingga tim yang akan diajak bekerja sama oleh calon pelanggan.

Dan gambar adalah bagian besar dalam memenangkan proposal. Kami menemukan bahwa:

82% proposal pemenang memiliki gambar
66% proposal pemenang memiliki setidaknya 3 gambar
proposal pemenang berisi rata-rata 13 gambar

Gabungkan gambar jika memungkinkan. Dan jika foto tidak tersedia, grafik dan ilustrasi juga dapat membantu.

Gunakan Formulir yang Dapat Disesuaikan

Mencatat rincian administratif (nomor pesanan pembelian, alamat penagihan, dll.) selama proses proposal dapat membantu kesepakatan bergerak lebih cepat setelah semuanya ditandatangani. Perwakilan Anda dapat membantu prospek memberikan informasi tersebut dengan lebih mudah melalui penggunaan formulir yang dapat disesuaikan.

Kami menemukan bahwa formulir klien yang dapat disesuaikan:

tingkatkan tingkat penutupan sebesar 45%
menyelesaikan transaksi lebih cepat sebesar 26%

Kumpulkan informasi tersebut pada tahap proposal, dan perwakilan Anda tidak perlu mengejarnya nanti.

5. Undang Masukan dan Revisi

Meskipun perwakilan kadang-kadang terjebak dalam perasaan seolah-olah proposal tersebut adalah produk akhir, penting untuk diingat bahwa ini adalah pintu gerbang menuju potensi hubungan jangka panjang. Semakin banyak prospek dilibatkan dalam pembuatan versi final proposal, semakin besar kemungkinan mereka untuk menandatanganinya.

Ini bukan sekadar anggapan. Dalam penelitian kami, kami menemukan proposal yang direvisi:

sekali memiliki tingkat penutupan 31% lebih tinggi
dua kali memiliki tingkat penutupan 44% lebih tinggi
tiga kali memiliki tingkat penutupan 55% lebih tinggi

Ingatkan tim Anda untuk tidak menerima masukan dan permintaan revisi secara pribadi. Sebaliknya, mereka harus melihat prospek mereka sebagai mitra dalam mencapai kesepakatan hingga mencapai garis akhir.

Dua Tip Bonus

Ketika mengingat begitu banyak cara untuk menulis proposal bisnis yang unggul, terkadang mudah untuk mengabaikan tindakan yang paling sederhana.

Berikut adalah dua hal yang kecil dan mudah, namun sebenarnya bisa membuat atau menghancurkan kesepakatan.

Kirim Proposal Tepat Waktu

Hal ini tidak perlu dikatakan lagi, tapi hei, banyak hal terjadi, perwakilan Anda sibuk, dan tenggat waktu proposal datang dan pergi. Hal terakhir yang perlu didengar calon pelanggan Anda adalah suara jangkrik saat mereka menunggu lamaran.

Dapatkan proposal tepat waktu—atau lebih baik lagi, lebih awal.

Ungkapkan Rasa Terima Kasih

Tindakan sederhana seperti mengucapkan terima kasih mempunyai manfaat besar dalam setiap aspek kehidupan, termasuk saat mengajukan proposal pemenang.

Ketika perwakilan Anda memberi tahu prospek bahwa mereka dihargai dan dihargai, hal ini dapat membuat seluruh proses berjalan lebih lancar dibandingkan jika calon pelanggan hanya merasa seperti sumber pendapatan.

Ditambah lagi, itu sopan.

Buat Proposal Pemenang dengan Proposify

Siap bergabung dengan lingkaran pemenang? Pertimbangkan Mengusulkan. Ia memiliki semua fitur yang dibutuhkan tim Anda untuk menulis proposal yang unggul, seperti otomatisasi dan formulir yang dapat disesuaikan. Dan hal ini memberi mereka alat yang mereka perlukan untuk menyelesaikan transaksi dengan lebih cepat dan efisien, seperti alur kerja terintegrasi dan kemampuan tanda tangan elektronik.

Pelajari lebih lanjut tentang perangkat lunak proposal Proposify, dan bagaimana perangkat lunak ini memberi Anda kendali penuh dan visibilitas dalam proses proposal Anda, dari awal hingga akhir.