Die 5 versteckten Kosten kostenloser Hotelverwaltungssoftware

Es ist schwer, die Bedeutung von Hotelmanagementsoftware zu überschätzen, wenn Sie im Gastgewerbe tätig sind.

Software ist die Maschine, die Ihr Unternehmen am Laufen hält. Ohne sie könnten Gäste in schmutzige Zimmer geschickt werden, weil die Rezeption nicht weiß, dass sich der Reinigungsservice noch nicht um dieses Zimmer gekümmert hat. Oder die Zimmerservice-Bestellung eines Gastes verschwindet im Äther und hinterlässt einen unzufriedenen Kunden und eine schlechte Bewertung.

Deshalb ist es so wichtig, die richtige Software auszuwählen. Als Hotelmanager haben Sie immer das Endergebnis im Blick, daher könnten Sie versucht sein, sich einfach eine der kostenlosen Softwareoptionen zu schnappen – besonders wenn Sie ein kleines Hotel führen.

Aber einige Leute, die sich zunächst für die kostenlose Option entscheiden, finden auf die harte Tour heraus, dass es ein Fehler war. Bevor Sie sich also für eine Software entscheiden, sollten Sie sich vor diesen fünf versteckten Kosten kostenloser Hotelverwaltungssoftware in Acht nehmen.

1. Wartung und Anpassung sind schwierig

Wenn Sie darüber nachdenken, ist Software Hardware sehr ähnlich. Sie müssen es weiterhin pflegen und möglicherweise auch an die Anforderungen Ihres Hotels anpassen. Wenn Sie sich für kostenlose Software entscheiden, sind Sie wahrscheinlich auf sich allein gestellt, was die Wartung betrifft, und sicherlich, wenn es um die Anpassung geht.

Die Realität ist, dass jedes Hotel anders ist, insbesondere kleinere und Boutique-Hotels, sodass eine individuelle Anpassung von entscheidender Bedeutung sein kann. Sie haben zweifellos einige Macken, wie z. B. einen Jet-Ski-Verleih, den Sie Ihren Gästen anbieten und der zusammen mit allen anderen Aspekten Ihres Hotels verwaltet werden muss.

Bezahlte Software wird oft mit technischem Support und einem Team geliefert, das die Software anpassen oder Funktionen basierend auf Ihren Anforderungen hinzufügen kann. Das ist ein Vorteil, den Sie mit kostenloser Software nicht bekommen. Wenn Sie sich eine kostenlose Softwareoption von der Stange schnappen, erhalten Sie die Grundlagen für die Buchung von Zimmern, die Entgegennahme von Zahlungen und die Verwaltung der Haushaltsführung, aber nicht viel darüber hinaus.

Und wenn es um Wartung geht, wenn Ihre Software veraltet ist und keine Zahlung über einen beliebten neuen Dienst wie Venmo akzeptiert, obwohl Ihr bestimmter Kundenstamm beispielsweise gerne mit dieser Methode bezahlt, können Sie nicht viel tun darüber.

2. Mangel an gutem Kundenservice bedeutet mehr Kopfschmerzen

Es ist verrückt, wie viel Unterschied ein guter Kundenservice machen kann, egal um welches Produkt es sich handelt, und Hotelverwaltungssoftware ist nicht anders.

Werfen Sie einen Pfeil und wählen Sie aus dem Softwareverzeichnis von Capterra die gewünschte Softwareoption aus – ich garantiere Ihnen, dass der Kundenservice eines der wichtigsten Dinge ist, die die Rezensenten erwähnen, wenn sie die Software bewerten, unabhängig davon, ob sie den Service für gut hielten oder nicht.

Wenn Sie ein Problem mit Ihrer Software haben, und das ist unvermeidlich, kann es Ihr Leben viel einfacher machen, wenn der Kundendienst Sie durch das Problem führt. Und es geht nicht nur darum, Ihnen Kopfschmerzen zu ersparen: Ihre Mitarbeiter haben möglicherweise auch Probleme mit der Software und benötigen möglicherweise den Kundensupport, um ihre Arbeit zu erledigen.

Kostenlose Software bietet in der Regel keinen Kundenservice, der Sie auf ein Forum oder FAQs verweist. Infolgedessen müssen Sie bei jedem auftretenden Problem das Internet nach Antworten durchsuchen und Stunden verschwenden, in denen Sie Ihr Hotel führen könnten. Wenn Sie für Software und den damit verbundenen Kundensupport bezahlen, werden diese Kopfschmerzen vollständig vermieden.

3. Die Software darf nur am Anfang kostenlos sein

Sie wissen, was sie sagen: Es gibt kein kostenloses Mittagessen. Oder im Fall von kostenloser Software erhalten Sie ein kostenloses Mittagessen, aber Sie müssen Ihr Steak mit einem einzigen Essstäbchen essen (es sei denn, Sie möchten für 19,95 $ auf Gabel und Messer upgraden).

Viele „kostenlose“ Softwareoptionen werden Sie mit einem sehr einfachen Verwaltungssystem einrichten, mit dem Sie die Dinge zunächst erledigen können, aber sobald Sie feststellen, dass Sie Konten für mehr Ihrer Mitarbeiter benötigen, als Sie dachten, oder Sie feststellen, dass Sie eines benötigen Bestimmte Funktionen, die nicht im kostenlosen Paket enthalten sind, zahlen Sie trotzdem. Und das endet oft eher in einer Notanschaffung als in einer gut durchdachten und überlegten Anschaffung.

Und selbst wenn Sie Freeware herunterladen, auf die Sie nichts aktualisieren können, stellen Sie möglicherweise fest, dass sie für Ihr Unternehmen nicht funktioniert, und Sie müssen Zeit und Energie aufwenden, um sie anzupassen, oder Sie müssen möglicherweise einen Softwareentwickler beauftragen, um die Software zu ändern Code, damit es für Sie funktioniert.

4. Die Produktivität könnte beeinträchtigt werden

Es ist ein größeres Risiko, kostenlose Software zu bekommen, als einfach herauszufinden, dass sie versteckte Gebühren hat oder dass sie Ihnen unnötige Kopfschmerzen bereitet. Wenn Sie feststellen, dass Sie die falsche Software ausgewählt haben, wird Ihre Produktivität möglicherweise beeinträchtigt.

Kostenlose Software wird normalerweise nicht mit Schulungen oder Support geliefert, sodass Sie möglicherweise feststellen, dass Sie nicht nur sich selbst, sondern auch Ihre Mitarbeiter über die Verwendung des Produkts informieren müssen. Das kann unglaublich zeitaufwändig sein.

Und wenn Sie nach der Hälfte der Arbeit feststellen, dass die Software für Sie einfach nicht funktioniert, müssen Sie zum Reißbrett zurückkehren, ohne etwas für Ihre verschwendete Zeit und Mühe vorzuweisen. Manchmal ist es besser, eine Softwareoption mit allen erforderlichen Funktionen sowie allen Schulungen, die Sie und Ihre Mitarbeiter benötigen, um schnell einsatzbereit zu sein, sorgfältig auszuwählen und dann einfach Ihre Brieftasche zu öffnen und fertig zu sein.

5. Ihnen entgehen notwendige Funktionen

Unser Hotelverwaltungssoftware-Verzeichnis bietet derzeit erstaunliche 350 Optionen. Es gibt so viele Softwareoptionen da draußen und sie alle haben einige unglaubliche Funktionen, die Sie vielleicht nicht kennen, die Ihnen aber das Leben erleichtern können.

Wussten Sie zum Beispiel, dass RMS Hotel über eine dynamische Preisfunktion verfügt, die die Preise basierend auf den von Ihnen festgelegten Regeln automatisch anpasst, damit Sie Ihre Belegung und Ihren Gewinn maximieren können? Oder dass Hotelogix professionell aussehende Finanzberichte erstellt, die Ihre Einnahmen prognostizieren, sodass Sie zuversichtlich Finanzpläne für Ihr Hotel erstellen können?

Stöbern Sie in unserem Hotelverwaltungssoftware-Verzeichnis und sehen Sie sich an, welche Funktionen die verschiedenen Softwareoptionen bieten. Sie können nach einer bestimmten Funktion einkaufen und mehrere Softwareoptionen basierend auf ihrem Angebot vergleichen.

Sind Sie von kostenloser auf kostenpflichtige Software umgestiegen?

Haben Sie eine kostenlose Hotelverwaltungssoftware erhalten und sich dann für einen Wechsel zu einer kostenpflichtigen Software entschieden? Was hat die Entscheidung veranlasst? Was sind einige der Vorteile von kostenpflichtiger Software, die Sie erlebt haben? Bitte teilen Sie uns dies in den Kommentaren unten mit.