„Meetings sind ein Symptom schlechter Organisation. Je weniger Meetings, desto besser.“ – Peter Drucker

Liebe sie oder hasse sie, Meetings machen einen großen Teil dessen aus, was wir Arbeit nennen. So diskutieren wir Ideen, tauschen Updates aus, führen Brainstormings zu Projekten durch und erledigen Dinge. Dennoch betrachten viele Wirtschaftsführer Meetings als notwendiges Übel, und es ist leicht zu verstehen, warum – wir treffen uns zu oft.

Leider kann es sowohl für erfahrene Führungskräfte als auch für neue Manager schwierig sein, den „Lasst uns alle in einem Raum zusammenbringen“-Instinkt zu überwinden. Das Ergebnis? Mitarbeiter haben wenig bis gar keine Flow Time , Projekte scheinen immer aufgeschoben zu werden und die Teamproduktivität leidet.

Die Zahlen lügen nicht!

Ihr durchschnittlicher Mitarbeiter nimmt jeden Monat an 62 Meetings teil und verbringt ein volles Fünftel seiner Arbeitszeit mit Meetings, die bestenfalls unproduktiv sind. Weiter oben auf der Unternehmensleiter wird es noch schlimmer – mittlere Manager und Führungskräfte verbringen 35-50 % ihrer Zeit in Meetings. Anstatt ein Produktivitätsmotor zu sein, wird jedes zweite Geschäftstreffen als Zeitverschwendung angesehen. Im Jahr 2019 kosteten schlecht organisierte Meetings US-Unternehmen 399 Milliarden Dollar.

Um es klar zu sagen, wir können nicht alle Geschäftstreffen loswerden – sie helfen uns oft, zusammenzuarbeiten, gemeinsame Maßnahmen zu ergreifen und Dinge zu erledigen – aber wir können (und sollten) wählerisch sein, was die anberaumt, die wir veranstalten, damit wir laufen können Bessere Meetings und mehr Leistung. Darüber hinaus kann die Implementierung von Maßnahmen wie Tagen ohne Besprechungen, wie sie in so unterschiedlichen Unternehmen wie Facebook, Asana und Okta zu beobachten sind, dazu beitragen, unproduktive Besprechungen zu reduzieren und den Mitarbeitern ihre Zeit zurückzugeben, damit sie sich auf die eigentliche Arbeit konzentrieren können, die erledigt werden muss.

Was ist ein sitzungsfreier Tag?

Ein tagfreier Tag ist ein Tag für konzentriertes Arbeiten. Es ist im Wesentlichen ein Tag pro Woche ohne Besprechungen, sodass Sie (und Ihr Team) sich darauf konzentrieren können, Dinge zu erledigen. Das kann jeder Wochentag sein – einige Unternehmen wählen den Mittwoch, während andere den Donnerstag für sitzungsfreie Tage bevorzugen. Unabhängig davon weiß jeder Mitarbeiter, dass er keine Besprechungen an einem Tag ohne Besprechungen ansetzen sollte, es sei denn, dies ist absolut notwendig – so hat jeder ununterbrochen Zeit, um sein Bestes zu geben.

Die Vorteile von sitzungsfreien Tagen

• Hilft den Mitarbeitern, ohne Unterbrechungen konzentriert zu bleiben
• Das Erreichen eines „Flusszustands“ ist einfacher, sodass die Produktivität steigt
• Ermöglicht jedem, einschließlich Managern, „Macher“ zu sein
• Erhöht das Engagement der Mitarbeiter in Besprechungen

Hilft den Mitarbeitern, ohne Unterbrechungen konzentriert zu bleiben

Unproduktive Meetings sind natürlich Zeitverschwendung, aber jedes Meeting unterbricht auch den Arbeitsfluss Ihrer Mitarbeiter und verschlingt zusätzliche Arbeitsstunden. Selbst wenn es sich um ein wahnsinnig produktives 30-minütiges Meeting handelt, brauchen die Leute (im Durchschnitt) weitere 23 Minuten, um wieder in den Groove zu kommen. Ein paar solcher Meetings jeden Tag und ehe man sich versieht, ist der halbe Arbeitstag vorbei! Ohne Besprechungen genießt Ihr Team einen ununterbrochenen Arbeitsbereich, der sich perfekt für intensive Arbeit und größere Projekte eignet, die immer wieder beiseite geschoben werden.

Das Erreichen eines „Flusszustands“ ist einfacher, sodass die Produktivität steigt

Wenn Menschen das tun, was sie lieben, ohne Ablenkungen, treten sie in einen „Flusszustand“ ein, der zu herausragender Leistung führt. Ohne Meetings, die den Arbeitstag unterbrechen, können Mitarbeiter mehr Aufgaben von ihrer Aufgabenliste abhaken und produktiver sein. Oder sie können an Tagen ohne Meetings komplexere, zeitaufwändigere Aufgaben bearbeiten und den Rest der Woche kleinere, überschaubarere Aufgaben erledigen.

Ermöglicht jedem, einschließlich Managern, „Macher“ zu sein

Die meisten Manager sind es gewohnt, termingesteuerte Tage zu verbringen und etwa 35 % ihrer Arbeitszeit knietief in Besprechungen zu verbringen. Die Einführung eines Besprechungsfreien Tages im gesamten Unternehmen gibt allen, einschließlich Managern, mehr Möglichkeiten für konzentriertes Arbeiten, damit sie „Macher“ sein können.

Erhöht das Engagement der Mitarbeiter in Besprechungen

Zu viele Meetings zerstören nicht nur die Produktivität, sondern auch das Engagement. Fast 73 % der Mitarbeiter geben zu , in einem Meeting andere Arbeiten zu erledigen , und 39 % geben an, während eines Meetings eingeschlafen zu sein. Das Entfernen von Meetings für einen Tag aus der Gleichung macht es tatsächlich einfacher, Meetings für den Rest der Woche zu planen, da alle Ihre Mitarbeiterpläne synchronisiert sind. Außerdem erhöht es das Engagement der Mitarbeiter , da Ihre Mitarbeiter weniger gestresst und besser auf diese Meetings vorbereitet sind. Wie Jonathan Rosenberg, Partner bei Jackrabbit Mobile – einer Agentur für mobiles Design und Entwicklung in Austin, Texas, die nicht nur einen, sondern zwei Tage ohne Besprechungen pro Woche eingeführt hat – sagt: „Alle konzentrieren sich ziemlich darauf, an Besprechungstagen zusammenzuarbeiten.“

So implementieren Sie sitzungsfreie Tage

• Holen Sie sich Unterstützung von Ihrem Team
• Vereinbaren Sie einen Wochentag
• Räumen Sie Ihren Kalender auf
• Kommunizieren und ermutigen
  

Sobald Sie davon überzeugt sind, dass weniger mehr ist, zumindest wenn es um Meetings geht, können Sie mit Tagen ohne Meetings beginnen und sie in Ihre Teamkultur einbinden.

Holen Sie sich Unterstützung von Ihrem Team

Präsentieren Sie Ihren Vorschlag für einen sitzungsfreien Tag und bitten Sie um Feedback. Einzelne Mitwirkende werden sich leicht verkaufen lassen, sie werden es lieben, mehr Zeit für konzentrierte Arbeit zu haben. Für Manager: Erklären Sie, wie ihnen ein tagfreier Tag Zeit gibt, ihre endlosen To -Do-Listen abzuarbeiten und mehr Arbeit zu erledigen.

Vereinbaren Sie einen Wochentag

Es kann schwierig sein, alle dazu zu bringen, sich auf einen Tag ohne Meetings zu einigen. Führen Sie eine unternehmensweite Umfrage durch ( möglicherweise eine Umfrage in einem Flock-Kanal?), um herauszufinden, was für alle (oder die meisten Menschen) funktioniert. Verteilte oder Remote-Teams finden es möglicherweise einfacher, einen Anruf basierend auf Zeitzonenüberschneidungen zu tätigen.

Räumen Sie Ihren Kalender auf

Sagen Sie Besprechungen ab, die keinen Mehrwert bringen. Befreien Sie sich von Statusmeetings; Verwenden Sie stattdessen ein Projektmanagementsystem, um den Fortschritt im Auge zu behalten. Planen Sie Townhalls, Team-Check-ins und 1:1s auf andere Wochentage. Arbeiten Sie mit Managern zusammen, um sicherzustellen, dass diese Aktion im gesamten Unternehmen für den Kalender jedes Mitarbeiters wiederholt wird.

Kommunizieren und ermutigen

Es ist entscheidend, dass jeder Mitarbeiter weiß, was er von Tagen ohne Meetings zu erwarten hat und welche Vorteile Sie sich erhoffen. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Erwartungen setzen, nicht nur in Bezug auf Besprechungen, sondern auch darauf, wie Mitarbeiter das Beste aus Tagen ohne Besprechungen machen können.

Denken Sie daran, dass es manchmal notwendig sein kann, ein Meeting an einem Tag zu planen, an dem kein Meeting stattfindet, also formulieren Sie diese Erwartung im Voraus klar. Wenn Sie sehen, dass Meetings an einem bestimmten Tag ohne Meetings angesetzt sind, ermutigen Sie Ihr Team, sie zu verschieben, und wiederholen Sie, wie Tage ohne Meetings dem Unternehmen als Ganzes zugute kommen.

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Bleiben Sie vor allem flexibel und offen für neue Wege, um Tage ohne Meetings in Ihren Teamplan zu integrieren. Denken Sie daran, dass Besprechungsfreie Tage für alle in Ihrem Team gelten – nicht nur für die einzelnen Mitarbeiter oder Manager. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und ermutigen Sie alle – Manager und Führungskräfte eingeschlossen –, Tage ohne Meetings zu nutzen. Fragen Sie Ihr Team ab und zu nach Feedback , wie Sie Ihre Meetings effizienter und effektiver gestalten können.

Was halten Sie davon, einen Tag ohne Besprechungen in Ihrem Unternehmen einzuführen? Haben Sie Fragen zur Implementierung in Ihrem Unternehmen? Rede mit uns. :)