So verfolgen Sie die Freizeit Ihres Teams

Den Überblick über den Urlaub Ihres Teams und andere Arten von Urlaub zu behalten, kann ohne die richtigen Tools eine ziemliche Herausforderung darstellen. Wenn Sie immer noch Tabellenkalkulationen und andere veraltete Methoden verwenden, ist es möglicherweise an der Zeit, effektivere Alternativen in Betracht zu ziehen – wie Clockify.

Neben der Erfassung der Arbeitszeiten können Sie in Clockify auch die bezahlte oder unbezahlte Freizeit Ihres Teams verwalten.

Das ist richtig – Clockify ist auch ein großartiger PTO- und Urlaubs-Tracker, der es einfach macht, verschiedene Urlaubsrichtlinien zu erstellen und zu verwalten.

In diesem Artikel stellen wir detaillierte Anweisungen zur Verfügung, wie Sie die Abwesenheit der Mitarbeiter in Clockify nachverfolgen können.

Wir geben Ihnen Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Verwaltung Ihres Teams:

• Urlaub
• Krankenstand
• Feiertage (arbeitsfreie Tage)
• Andere Arten von PTO (unbegrenztes PTO, religiöse Tage, halbe Tage usw.)

Tauchen wir ein.

Die Bedeutung einer klar definierten PTO-Richtlinie

Das Tracking von PTO für Angestellte sollte nicht allzu schwierig sein, wenn Sie gut organisiert sind.

Sie müssen zuerst Ihre PTO-Richtlinie definieren , um die Abwesenheit Ihrer Mitarbeiter verwalten zu können.

Ihre Police kann irgendwo liegen zwischen:

• Traditionell (mit einer festgelegten Anzahl von Tagen oder Stunden) und
• Unbegrenzt (wobei Mitarbeiter so viele freie Tage nehmen können, wie sie möchten).

Wichtig ist, es klar zu definieren, damit:

• Die Mitarbeiter wissen, wie sie ihre Zapfwelle am besten nutzen.
• Sie können die Freizeit Ihres Teams ganz einfach verwalten.

Sobald Sie die Richtlinie definiert haben, können Sie sich auf einen bezahlten Abwesenheits-Tracker verlassen, um sie zu betreiben.

Mit der Time Off-Funktion von Clockify können Sie alle Arten von Urlaub verfolgen

Mit der Time Off-Funktion von Clockify können Sie Urlaub, Feiertage und jede Art von Urlaub, die Sie sich vorstellen können, direkt in der App verwalten.

Um auf die Funktion „Auszeit“ zuzugreifen und sie zu verwenden, müssen Sie Ihren Arbeitsplatz auf einen der folgenden kostenpflichtigen Pläne upgraden:

• STANDARD
• PROFI
• UNTERNEHMEN

Sobald Sie dies getan haben, müssen Sie die Funktion in Ihren Arbeitsbereichseinstellungen aktivieren, indem Sie wie folgt vorgehen:

• Öffnen Sie Ihre Arbeitsplatzeinstellungen.
• Scrollen Sie nach unten zur Seite und suchen Sie nach „Auszeit“.
• Aktivieren Sie die Funktion mit der Umschalttaste.

Sobald Sie die Funktion in Ihren Workspace-Einstellungen aktiviert haben, wird sie in Ihrer Seitenleiste angezeigt.

Hier erstellen, greifen und verwalten Sie alle Ihre Urlaubsrichtlinien.

In den folgenden Abschnitten erklären wir im Detail, wie Sie mit der Funktion „Freizeit“ von Clockify verschiedene Urlaubsrichtlinien erstellen und die Freizeit Ihres Teams mühelos nachverfolgen können.

So verwenden Sie Clockify als Ihren Team-Urlaubs-Tracker

Da der Urlaub in der Regel den größten Teil der PTO der Mitarbeiter einnimmt, zeigen wir Ihnen in 7 Schritten, wie Sie die Urlaubszeit Ihres Teams erfassen können. Sie beinhalten:

1. Erstellen der Richtlinie
2. Verwalten der Richtlinie
3. Ausgleich hinzufügen
4. Freistellung beantragen
5. Anfragen verwalten
6. Anzeigen der Freizeit des Teams
7. Gleichgewicht verwalten

Tauchen wir ein.

Schritt #1: Erstellen der Richtlinie

Um Ihre Richtlinie für die erste arbeitsfreie Zeit zu erstellen, gehen Sie zur Funktion „Freizeit“ in der Seitenleiste.

Klicken Sie auf dem Bildschirm auf die Schaltfläche „Richtlinie erstellen“ und beginnen Sie.

Wie Sie sehen werden, ist das Erstellen einer Richtlinie für arbeitsfreie Zeit einfach und intuitiv – alles, was Sie tun müssen, ist, die auf dem Bildschirm angezeigten Kästchen auszufüllen oder anzukreuzen.

Durch Klicken auf die Schaltfläche oben können Sie Ihre Richtlinie definieren.

Sie können alle wichtigen Elemente Ihrer Urlaubsrichtlinie definieren, einschließlich:

• Name – in unserem Fall „Urlaub“, „Sammelurlaub“ oder ähnlich
• Beauftragte – wer kann die Richtlinie verwenden
• Zeiteinheit – ob Urlaubszeit in Tagen oder Stunden verwendet werden kann
• Genehmigung – ob Freizeit genehmigt werden muss und von wem

Wenn diese Urlaubszeit für alle in Ihrer Organisation gilt, können Sie einfach alle im Dropdown-Menü unter „Beauftragte“ auswählen.

Wenn verschiedene Abteilungen unterschiedliche Urlaubsrichtlinien haben, können Sie alternativ ein bestimmtes Team oder Teams auswählen, für die diese Richtlinie gilt.

Sie können sogar eine Richtlinie erstellen, die für bestimmte Mitglieder des Teams gilt, indem Sie nur diese aus dem Abschnitt „Benutzer“ im Dropdown-Menü auswählen.

Wie bereits erwähnt, können Sie ein Genehmigungssystem für die Inanspruchnahme von Urlaub einrichten, indem Sie das Kontrollkästchen „Genehmigung erforderlich“ aktivieren.

Sobald Sie dieses Kontrollkästchen aktiviert haben, stehen Ihnen mehrere Optionen zur Verfügung, wer die Abwesenheit Ihres Teams genehmigen kann.

Sie können dies entweder in die Verantwortung von Administratoren oder Teamleitern legen – oder beides.

Wenn Sie die Option „Teammanager“ auswählen, können alle Benutzer mit der Teammanagerrolle in Clockify die Anfrage genehmigen.

Wenn Sie jedoch möchten, dass nur der spezifische Teamleiter des Benutzers die Anfrage genehmigen kann, aktivieren Sie die Option „Bestimmte Mitglieder“ und wählen Sie den Teamleiter aus der Liste aus.

Denken Sie daran, dass außer Administratoren nur Benutzer mit der Team-Manager-Rolle an Ihrem Arbeitsplatz Urlaubsanträge genehmigen können.

Wenn Sie alle Details eingegeben haben, klicken Sie auf „Erstellen“ – und Ihre Richtlinie ist fertig.

Schritt Nr. 2: Verwalten der Richtlinie

Nach der Erstellung können Sie auf Ihre Urlaubsrichtlinie zugreifen, indem Sie auf das Einstellungssymbol in der oberen rechten Ecke der Seite „Freizeit“ klicken.

Sie erhalten die Option, Ihre Richtlinien zu verwalten.

Dort können Sie alle Urlaubsrichtlinien sehen, die Sie erstellt haben, einschließlich Ihrer Urlaubsrichtlinie.

Durch Klicken auf die drei Punkte neben Ihrem Richtliniennamen erhalten Sie zwei Optionen:

• Bearbeiten Sie die Richtlinie
• Archivieren Sie die Richtlinie

Wenn Sie die Richtlinie archivieren, wird sie in Ihrem Abschnitt „Richtlinien“ durchgestrichen angezeigt. Sie können diese Option beispielsweise verwenden, um die Urlaubszeit des letzten Jahres zu archivieren.

Sobald eine Richtlinie archiviert ist, können Sie immer noch ihren Verlauf einsehen – wer wie viel Zeit und wann verwendet hat. Ihr Team kann es jedoch nicht mehr auswählen, wenn es Urlaub beantragt.

Wenn Sie eine Richtlinie versehentlich archivieren, machen Sie sich keine Sorgen, da Sie sie einfach wiederherstellen können, indem Sie diese Option aus dem Drei-Punkte-Menü auswählen.

Neben der Wiederherstellung können Sie auch:

• Bearbeiten Sie die archivierte Richtlinie oder
• Lösche es.

Denken Sie daran, dass Sie bei letzterer Option den gesamten Verlauf der Richtlinie löschen – dh alle Anträge, Widerrufe und Genehmigungen.

Schritt Nr. 3: Hinzufügen von Gleichgewicht

Nachdem Sie Ihre Richtlinie eingerichtet haben, müssen Sie eine genaue Anzahl von Tagen oder Stunden hinzufügen, die Ihr Team gemäß der Richtlinie verwenden kann.

Um das Guthaben aller hinzuzufügen, gehen Sie zur Registerkarte „Guthaben“ auf der Seite „Freizeit“ und wählen Sie Ihre Urlaubsrichtlinie aus dem Dropdown-Menü aus.

Sobald Sie dies getan haben, erhalten Sie einen Überblick über alle Mitarbeiter, die Anspruch auf Ihre Urlaubsregelung haben.

Von dort aus können Sie individuelle Guthaben hinzufügen, indem Sie für jedes Mitglied auf „Hinzufügen“ klicken.

Es erscheint ein Fenster, in dem Sie aufgefordert werden, die genaue Anzahl der Tage einzugeben, die dem Guthaben einer Person hinzugefügt werden sollen.

Dort sehen Sie auch ein Feld, in dem Sie Notizen zum Kontostand hinzufügen können.

Wenn alle Teammitglieder zu Beginn die gleiche Anzahl von Tagen erhalten, können Sie alternativ ihre Salden in großen Mengen hinzufügen.

Sie können dies tun, indem Sie das gesamte Team auswählen und die Option „Zum Guthaben hinzufügen“ wählen.

Wie Sie auf dem obigen Screenshot sehen können, gibt es auch eine Option, um das Guthaben in großen Mengen zu entfernen, wenn Sie einen Fehler gemacht haben oder das Guthaben aus irgendeinem Grund ändern müssen.

Sie können dies auch für einzelne Teammitglieder tun, indem Sie diese Option aus dem Drei-Punkte-Menü neben dem Kontostand des Benutzers auswählen.

Mit der Zeit, wenn die Leute anfangen, ihre Urlaubstage zu nutzen, können Sie auf der Registerkarte „Guthaben“ Folgendes sehen:

• Aufgelaufene Zeit
• Genutzte Zeit
• Freizeit haben sie verlassen

Auf der Registerkarte „Guthaben“ können Sie auch das individuelle Guthaben Ihres Teams anzeigen, indem Sie ein bestimmtes Teammitglied aus dem Dropdown-Menü auswählen.

Dort können Sie ihr Guthaben für alle aktiven Urlaubsrichtlinien an Ihrem Arbeitsplatz sehen.

Schritt Nr. 4: Beantragung einer Auszeit

Wenn Sie Ihre Richtlinie eingerichtet und ein Guthaben für jedes Teammitglied hinzugefügt haben, können sie problemlos Urlaubszeit beantragen.

Auf ihrer Clockify-Profilseite haben sie dieselbe Option „Auszeit“ in der Seitenleiste.

Sobald sie darauf klicken und zur Seite „Freizeit“ gelangen, können sie auf die Schaltfläche „Anfordern“ in der oberen rechten Ecke des Bildschirms klicken.

Sie erhalten ein Anfrageformular, das sie mit den folgenden Informationen ausfüllen müssen:

• Die Urlaubsrichtlinie, die sie verwenden möchten
• Der Datumsbereich für ihre Freizeit
• Ein optionaler Hinweis zur Nutzung der Freizeit

Wenn sie die Richtlinie auswählen, können sie die Anzahl der verfügbaren Tage sehen.

Sobald sie den Datumsbereich ausgewählt haben, berechnet das Formular die Gesamtzahl der Tage, die sie anfordern möchten, ohne Wochenenden oder Feiertage im Bereich.

Denken Sie daran, dass Wochenenden automatisch als arbeitsfreie Tage gelten – aber Sie können dies in Ihren Arbeitsplatzeinstellungen ändern.

Sobald sie das Formular ausgefüllt haben, drücken sie auf „Senden“ und Sie erhalten ihre Anfrage.

Schritt Nr. 5: Verwalten von Urlaubsanträgen

Wenn ein Teammitglied eine Auszeit beantragt, erhalten die für die Antragsgenehmigung Verantwortlichen (Workplace-Administratoren, alle Teammanager am Arbeitsplatz oder bestimmte Teammanager) eine E-Mail-Benachrichtigung.

Sie können auf die Anfrage entweder über die Anfrage-E-Mail oder über die Registerkarte „Anfrage“ auf Ihrer Seite „Freizeit“ zugreifen.

Dort können Sie alle Anfragen im Detail sowie deren Status einsehen:

• Genehmigt
• Ausstehend
• Abgelehnt

Sie können Ihre Anfragen auch nach Status filtern – zum Beispiel, wenn Sie nur die ausstehenden Anfragen sehen möchten.

Sie können auch sehen, wann und von wem eine Anfrage genehmigt wurde, indem Sie den Mauszeiger über den Status „Genehmigt“ bewegen.

Um eine Anfrage zu genehmigen, klicken Sie einfach neben der Anfrage auf „Genehmigen“.

Wenn Sie eine Anfrage ablehnen oder zurückziehen möchten, können Sie dies tun, indem Sie auf die drei Punkte an der Seite klicken und die entsprechende Option auswählen.

Wenn eine Anfrage genehmigt wurde, wird das Teammitglied, das die Anfrage gestellt hat, per E-Mail benachrichtigt. Der Teamleiter erhält außerdem eine E-Mail-Benachrichtigung über die Abwesenheit seines Teammitglieds.

Wenn die Anfrage abgelehnt oder zurückgezogen wird, wird das Teammitglied ebenfalls per E-Mail benachrichtigt.

Schritt #6: Anzeigen der Freizeit des Teams

Um einen besseren Überblick über die Freizeit Ihres Teams zu erhalten und zu sehen, ob es Überschneidungen gibt, können Sie auf Ihrer Seite „Freizeit“ zur Registerkarte „Zeitachse“ gehen.

Dort können Sie sehen, wer in der folgenden Woche Urlaub hat, oder Ihre Suche filtern, indem Sie einen bestimmten Datumsbereich anwenden.

In jedem Fall werden Ihnen nur Personen angezeigt, die im ausgewählten Zeitraum frei haben.

Die arbeitsfreie Zeit wird als Linien im Kalender in verschiedenen Farben angezeigt:

• Grün – wenn der Urlaub genehmigt ist
• Gelb – wenn der Urlaub genehmigt werden muss

Es gibt auch Grau für Feiertage (dazu später mehr).

Standardmäßig können Arbeitsplatzadministratoren die Abwesenheitszeit aller sehen, während Teamleiter nur ihre Abwesenheit und die ihrer Teammitglieder sehen können.

Normale Benutzer (diejenigen ohne Administrator- oder Teammanagerrollen und -berechtigungen) können auch ihre eigene Freizeit sowie die ihrer Teammitglieder (dh der Benutzer ihres Teammanagers) sehen.

Sie können jedoch allen Benutzern ermöglichen, die Abwesenheitszeit aller in den Arbeitsplatzeinstellungen zu sehen.

Schritt Nr. 7: Anzeigen des Abwesenheitsverlaufs

Wenn Sie den Abwesenheitsverlauf eines Teammitglieds als Administrator sehen möchten, können Sie dies folgendermaßen tun:

• Gehen Sie zur Registerkarte Guthaben
• Klicken Sie auf die drei Punkte neben einem Teammitglied
• Auswahl von Verlauf aus dem Menü

Dort können Sie Folgendes sehen:

• Alle ihre vergangenen und aktuellen Urlaubsanträge, zusammen mit ihrem Status und zusätzlichen Notizen
• Alle Änderungen in ihrem Guthaben, wer sie vorgenommen hat, wann und sogar warum (Sie sehen „warum“ im Abschnitt „Notizen“ – z. B. „Tag aufgrund von Überstunden hinzugefügt“)

Abgesehen von den Administratoren kann niemand sonst den Verlauf der Ansammlungen aller Personen sehen.

Einzelne Teammitglieder, die regelmäßige Benutzer sind, können nur ihren eigenen Kontostand und Kontoverlauf sehen. Teamleiter (Personen mit der Teammanager-Rolle in der App) können den Kontostand und den Kontostandsverlauf ihrer Teammitglieder sehen – aber sie können ihn nicht bearbeiten.

So verfolgen Sie den Krankenstand Ihres Teams in Clockify

Wie Sie die Krankheitstage Ihres Teams nachverfolgen, hängt von Ihrer Krankenstandsrichtlinie ab.

Wenn Ihre Richtlinie eine vorgegebene Anzahl von Krankheitstagen pro Zahlungszeitraum zulässt (sagen wir 10 Tage pro Jahr), erstellen Sie in Clockify eine Krankenstandsrichtlinie auf die gleiche Weise wie eine Urlaubsrichtlinie.

Wenn Ihr Team jedoch je nach Bedarf eine unbegrenzte Anzahl von Krankheitstagen in Anspruch nehmen kann, können Sie in Ihrer Police einen negativen Saldo aktivieren.

Wenn der negative Kontostand deaktiviert ist, kann Ihr Team nur eine vorher festgelegte Anzahl von Tagen pro Richtlinie verwenden.

Wenn also Ihre Krankenstandsrichtlinie jedem 10 Tage pro Jahr erlaubt, würden Sie 10 Tage zum Guthaben aller hinzufügen und die Option für das negative Guthaben deaktivieren.

Wenn jemand mehr als das verwenden wollte, wäre dies einfach nicht möglich. Die App würde es nicht zulassen.

Im Beispiel einer unbegrenzten Police können Sie jedoch einen negativen Saldo aktivieren, damit die Leute so viele Tage beantragen können, wie sie benötigen.

Die restlichen Schritte sind die gleichen wie im Urlaubsrichtlinienbeispiel.

Urlaubsverfolgung in Clockify

Feiertage sind arbeitsfreie Tage, die oft auf ein besonderes Datum im Kalender fallen, wie z. B. Neujahr oder Unabhängigkeitstag.

Bevor Sie mit der Urlaubsverwaltung Ihres Teams beginnen, ist es wichtig, Standardarbeitstage in Ihren Arbeitsplatzeinstellungen zu definieren.

Schritt #1: Arbeitstage definieren

Standardmäßig sind Ihre Arbeitstage auf Montag bis Freitag eingestellt, wobei Samstage und Sonntage arbeitsfrei sind.

Wenn Ihr Team jedoch einem anderen Zeitplan folgt, können Sie die Standardarbeitstage in den Einstellungen ändern.

Schritt #2: Feiertage hinzufügen

Das Hinzufügen von Feiertagen ähnelt dem Hinzufügen von Urlaubszeit.

Gehen Sie auf die Seite „Freizeit“, klicken Sie auf die Einstellungen und wählen Sie „Feiertage verwalten“.

Von dort aus können Sie beliebig viele Feiertage definieren, indem Sie auf „Neu erstellen“ klicken und die entsprechenden Informationen eingeben.

Zu den Informationen, die Sie bezüglich eines Feiertags definieren müssen, gehören:

• Feiertagsname (z. B. Boxing Day)
• Beauftragte (wählen Sie alle, verschiedene Abteilungen oder verschiedene Personen aus)
• Zeitraum (sei es ein Tag oder ein längerer Zeitraum)
• Wenn der Feiertag jährlich auftritt

Dank der letzten Option müssen Sie wiederkehrende Ferien nur einmal einrichten, und sie sind in den folgenden Jahren verfügbar.

Sie können Feiertage bearbeiten oder löschen, indem Sie auf die drei Punkte neben ihrem Datum klicken und die entsprechende Option auswählen.

Schritt #3: Anzeigen von Feiertagen

In der Timeline-Ansicht werden Feiertage als dunkelgraue Bereiche in allen Kalendern angezeigt. So können Sie sie von anderen Arten von Freizeit unterscheiden (die grün ist, wenn sie genehmigt wurde, oder gelb, wenn sie aussteht).

Wochenenden hingegen sind durch einen helleren Grauton gekennzeichnet.

Wenn Sie mit der Maus über den dunkelgrauen Bereich fahren, können Sie sehen, um welchen Feiertag es sich handelt.

Es ist wichtig zu beachten, dass Feiertage und Wochenenden (oder andere arbeitsfreie Tage) nicht zählen, wenn Personen eine Auszeit beantragen.

Stellen Sie sich beispielsweise das folgende Szenario vor:

• Jemand beantragt einen Urlaub vom 30. Dezember bis zum 4. Januar.
• 31. Dezember und 1. Januar fallen auf das Wochenende.
• Der 3. Januar ist ein Feiertag.
• Obwohl die Person technisch gesehen 6 aufeinanderfolgende Tage nicht arbeiten wird, sind 3 davon arbeitsfreie Tage, sodass sie nur 3 Urlaubstage anfordert.

So verfolgen Sie andere Arten von Urlaub

Wie Sie sehen können, ist ein Zeiterfassungstool wie Clockify der beste Weg, um die Freizeit Ihrer Mitarbeiter zu verfolgen, unabhängig von Ihrer Urlaubsregelung.

Abgesehen von Urlaub, Feiertagen und Krankheitstagen können Sie jedoch viele andere spezifische Arten von Urlaub verwalten, wie zum Beispiel:

• Mutterschaftsurlaub,
• Trauerurlaub,
• Unbezahlter Urlaub bzw
• Hochzeitsurlaub.

Sie würden diese Urlaubsrichtlinien genauso erstellen wie eine oben beschriebene Urlaubsrichtlinie.

Schauen wir uns nun einige spezifischere Arten von Freizeit an und wie Sie sie in Clockify konfigurieren würden.

Wir werden Folgendes durchgehen:

• Religiöse Tage
• Halbtägige Auszeit
• Unbegrenzte Zapfwelle
• Freizeitausgleich (TOIL)

So verfolgen Sie die religiösen Tage Ihres Teams

Da Menschen dazu neigen, familienspezifische Feiertage über verschiedene Religionen hinweg zu feiern, entscheiden sich Unternehmen manchmal dafür, ihren Mitarbeitern einen religiösen Tag frei zu geben – abgesehen von denjenigen, die bereits vom Unternehmen als Feiertage definiert wurden.

Auf diese Weise können Mitarbeiter einen bestimmten Tag auswählen, den sie im Rahmen der Richtlinie „religiöser freier Tag“ nutzen möchten.

Um diese Richtlinie zu implementieren, haben Sie zwei Möglichkeiten.

Die erste Option besteht darin, eine Richtlinie für religiöse Tage auf die gleiche Weise zu erstellen, wie Sie eine Urlaubsrichtlinie erstellen würden.

Sobald Sie dies getan haben, weisen Sie allen Teammitgliedern einen Tag (oder mehr) innerhalb der Richtlinie zu und erlauben Sie ihnen, diesen Tag freizunehmen, wann immer sie wollen.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, alle Teammitglieder zu bitten, ein bestimmtes Datum auszuwählen, das Sie als ihren religiösen Tag zählen sollen.

Dann würden Sie dem Kalender benutzerspezifische Feiertage hinzufügen, die für diese Mitarbeiter automatisch als arbeitsfreie Tage gelten würden.

So erfassen Sie die halbtägige Freizeit Ihres Teams

Unternehmen gewähren Mitarbeitern häufig halbtägige Auszeiten, um die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben zu fördern. Dies kann nützlich sein, wenn jemand Besorgungen machen oder sich um eine persönliche Angelegenheit kümmern muss.

Clockify gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihren Mitarbeitern zu ermöglichen, ihren Urlaub oder andere Arten von Urlaub auch in halben Tagen zu nutzen.

Um eine halbtägige Freizeit zu ermöglichen, müssen Sie diese Option einfach aktivieren, während Sie die entsprechende Freizeitrichtlinie erstellen.

So verfolgen Sie die unbegrenzte PTO Ihres Teams

Unbegrenzte bezahlte Freizeit ist eine Urlaubsrichtlinie, die jedem Mitarbeiter keine bestimmte Anzahl von Tagen zuweist. Stattdessen können sie so viele Urlaubstage nehmen, wie sie wollen, solange ihre Arbeit nicht darunter leidet.

Diese eher liberale Politik bringt viel Vertrauen in jeden einzelnen Mitarbeiter.

In der Praxis können Mitarbeiter jedoch meist nicht einfach so ohne Vorankündigung abheben. Sie können eine Auszeit beantragen, wie sie es für richtig halten. Aber jemand (normalerweise der Teamleiter) muss beurteilen, ob sich die Freizeit der Mitarbeiter auf die Leistung des Teams auswirkt.

Aus diesem Grund sind zwei Dinge entscheidend, wenn Sie eine unbegrenzte PTO-Richtlinie in Clockify erstellen:

• Negativsaldo zulassen
• Aktivieren der Genehmigung von Urlaubsanträgen

Für diese Art von Police müssen Sie dem Guthaben Ihrer Mitarbeiter keine bestimmte Anzahl von Tagen hinzufügen – lassen Sie einfach ein negatives Guthaben zu.

Auf diese Weise können Mitarbeiter so viele Tage beantragen, wie sie möchten, und die zuständige Person kann die Anfrage dann genehmigen oder ablehnen.

So verfolgen Sie die Freizeit Ihres Teams (TOIL)

Freizeitausgleich (TOIL) ist eine Freizeitregelung, die auf Überstunden basiert.

Mit anderen Worten, es handelt sich um eine Regelung, die es Arbeitnehmern, die Überstunden geleistet haben, ermöglicht, zusätzliche Freizeit zu nehmen, anstatt für ihre Überstunden bezahlt zu werden.

Normalerweise entspricht die Freizeit, die ein Mitarbeiter nehmen kann, genau der Zeit, die er über seine regulären Arbeitszeiten hinaus gearbeitet hat.

Nehmen wir zum Beispiel an, ein Mitarbeiter hat einen 7-Stunden-Arbeitstag und an einem Tag hat er 9 Stunden gearbeitet.

Das bedeutet, dass der Mitarbeiter an diesem Tag 2 Überstunden geleistet hat. Folglich erhalten sie 2 Stunden TOIL, die sie verwenden können, wenn es ihnen passt.

Wenn Ihre Teammitglieder verpflichtet sind, ihre Arbeitszeit in Clockify zu verfolgen, ist es einfach, eine TOIL-Richtlinie zu erstellen:

• Erstellen Sie eine regelmäßige Richtlinie auf Ihrer Seite „Freizeit“ und benennen Sie sie „Freizeit“ (TOIL)
• Stellen Sie die Zeiteinheit auf „Stunden“
• Legen Sie die Verantwortlichen für die Genehmigung von TOIL-Anfragen fest
• Negativsaldo zulassen

Wie bei einer unbegrenzten PTO-Richtlinie müssen Sie keine vorher festgelegte Anzahl von Stunden pro Benutzer hinzufügen.

Lassen Sie einfach die Negativsaldo-Option zu und lassen Sie die Mitarbeiter eine angemessene Anzahl von Stunden basierend auf ihren Überstunden beantragen.

Sobald Mitarbeiter TOIL anfordern, können Sie einfach zu ihrem Stundenzettel gehen und prüfen, ob ihre erfassten Stunden mit ihrer TOIL-Anfrage übereinstimmen.

Wenn die Arbeitszeittabelle ihre Anfrage bestätigt, können Sie sie genehmigen.

Alternativ können Sie Mitarbeiter bitten, Sie über Überstunden zu informieren – die Sie dann manuell zu ihrer TOIL-Richtlinie hinzufügen können, nachdem Sie ihre Arbeitszeittabelle überprüft haben. Bei dieser Option müssen Sie keinen negativen Saldo zulassen.

Zusammenfassung: Mit Clockify ist es einfach, die Freizeit Ihres Teams zu verfolgen

Egal wie spezifisch Ihre PTO-Richtlinien sind, Sie können die Freizeit Ihres Teams in Clockify einfach nachverfolgen. Denn die App bietet Ihnen eine Vielzahl von Optionen und Funktionen, mit denen Sie Ihre Police an Ihre speziellen Bedürfnisse anpassen können.

Egal, ob Sie die Abwesenheit Ihrer Mitarbeiter in Stunden oder Tagen – oder sogar halben Tagen – verfolgen möchten, Sie können es tun.

Sie können beliebig viele Richtlinien erstellen und diese sogar für bestimmte Abteilungen und einzelne Benutzer anpassen.

Hoffentlich hat Ihnen dieser Artikel gezeigt, wie Sie Clockify am besten als Freizeit-Tracker für Ihr Team verwenden können.

️ Verfolgen Sie die Freizeit Ihres Teams? Haben Sie Clockify ausprobiert, um den Urlaub Ihrer Mitarbeiter zu verfolgen? Wir würden gerne Ihre Meinung hören. Schreiben Sie uns an [email protected], und wir können Ihre Kommentare in diesen oder einen anderen Blogbeitrag aufnehmen.