أفضل 10 أمثلة على رسائل البريد الإلكتروني لخدمة العملاء ونصائح لكتابتها

نشرت: 2024-01-26

هل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بخدمة العملاء تضر أكثر مما تنفع؟

تترك رسائل البريد الإلكتروني مجالًا كبيرًا للتفسير. وهذا هو السبب في أن التواصل الجيد عبر البريد الإلكتروني أصبح الآن إحدى مهارات خدمة العملاء المطلوبة.

يعد البريد الإلكتروني أحد أفضل قنوات الاتصال لمناقشة أسعار المنتجات والإبلاغ عن المشكلات والحصول على مساعدة حول المنتج.

من المنطقي أنه لتنمية ولاء العملاء، تحتاج إلى جعل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك واضحة وأنيقة ومفيدة حقًا. وفي عام 2024، سيكون الاحتفاظ بالعملاء أمرًا بالغ الأهمية.

يقدم هذا الدليل نصائح واستراتيجيات ونماذج بريد إلكتروني قابلة للتنفيذ لتحسين تجربة العملاء الخاصة بك.

ما هي رسائل البريد الإلكتروني لخدمة العملاء؟

رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بخدمة العملاء هي ردود عبر البريد الإلكتروني من شركتك تتناول أسئلة العملاء أو شكاواهم أو تعليقاتهم.

بينما تتم إدارتها بشكل أساسي من قبل فرق دعم العملاء، يمكن التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني هذه بواسطة فرق أخرى، مثل التسويق أو المبيعات أو حتى المنتج والهندسة، بناءً على المعلومات أو الحل المطلوب.

أنواع رسائل البريد الإلكتروني لخدمة العملاء

يمكن للعملاء التواصل مع شركتك بعدة طرق. يتضمن ذلك نماذج الاتصال وأرقام الهواتف وروبوتات الدردشة ومكتب المساعدة وعناوين البريد الإلكتروني المذكورة على موقع الشركة أو رسائل الوسائط الاجتماعية.

لقد جمعنا 10 قوالب بريد إلكتروني لخدمة العملاء حتى لا تضطر إلى كتابة كل رسالة باردة. سيمكنك ذلك من مساعدة المزيد من العملاء على نطاق واسع.

10 أمثلة على البريد الإلكتروني لخدمة العملاء

الآن بعد أن رأينا ما يلزم لإنشاء بريد إلكتروني جيد لدعم العملاء، دعنا نتعمق في بعض قوالب البريد الإلكتروني لخدمة العملاء.

  1. مرحبا بكم وعلى متن الطائرة
  2. المتابعات
  3. تأكيدات الطلب والتحديثات
  4. قرارات الشكاوى
  5. استكشاف الأخطاء وإصلاحها والدعم الفني
  6. ردود الفعل والمسوحات
  7. ردود الفعل السلبية
  8. إقرارات الإلغاء
  9. التوعية التعليمية
  10. مناسبات خاصة

1) الترحيب والتأهيل

غالبًا ما يأتي الاتصال الرسمي الأول بينك وبين عملائك الجدد في شكل رسالة ترحيب عبر البريد الإلكتروني. تعتبر رسائل البريد الإلكتروني هذه مهمة لضمان انضمام العميل بشكل صحيح.

عادةً ما تكون رسائل البريد الإلكتروني التمهيدية هذه تلقائية، لكن هذا لا يعني أنها يجب أن تبدو وكأنها واردة من روبوت. كلما كانت شخصية أكثر، كلما كان ذلك أفضل. إحدى الطرق لتخصيص رسالة ترحيب بالبريد الإلكتروني هي إرسالها من شخص معين، مثل المدير التنفيذي.

فيما يلي نموذج لقالب البريد الإلكتروني:

نموذج

2) المتابعات

خدمة العملاء الرائعة لا تتعلق فقط بالبريد الإلكتروني الأول. ربما تكون المتابعة الاستباقية أكثر أهمية. ما لم يذكر العميل صراحةً أنه لا ينبغي عليك الاتصال به مرة أخرى مطلقًا، تابع حتى يتم حل المشكلة.

يمكن أن تكون رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة مفتاح رضا العملاء. إنهم يسمحون للعملاء بمعرفة أنك لم تضع مشاكلهم في المؤخرة ولكنك تعمل بنشاط على إيجاد حل.

إليك مثال جيد:

نموذج

الموضوع: مساعدة في تحديث بطاقة الائتمان

مرحبًا [الاسم الأول للعميل]،

أريد تسجيل الوصول والتأكد من قدرتك على تحديث معلومات بطاقتك الائتمانية. إذا كنت بحاجة إلى مزيد من التوجيه، واسمحوا لي أن أعرف. أنا سعيد للمساعدة.

لا تتردد في التواصل معنا إذا كان هناك أي شيء آخر يمكننا القيام به من أجلك في المستقبل.

أفضل،

[اسمك الأول]

3) تأكيدات الطلب والتحديثات

يقدر معظم العملاء التحديثات المنتظمة حول تقدم طلباتهم، من نقطة الشراء إلى التسليم.

ومع ذلك، فإن تحقيق التوازن الصحيح أمر بالغ الأهمية - فالكثير من رسائل البريد الإلكتروني يمكن أن تكون مزعجة. استنادًا إلى طبيعة شركتك، حدد المعالم الرئيسية في العملية التي تتطلب تحديثًا عبر البريد الإلكتروني. تذكر أن تحافظ على نبرة البريد الإلكتروني متفائلة وأن تكون محتوياته موجزة.

تحقق من هذا القالب للرجوع إليه:

نموذج

الموضوع: الإجراء المطلوب: قم بتحديث بطاقتك الائتمانية لمعالجة الطلب

مرحبًا [الاسم الأول للعميل]،

شكرا للتسوق معنا!

طلبك معلق مؤقتًا حتى تقوم بإدخال معلومات بطاقتك الائتمانية الجديدة. بمجرد تحديث بطاقتك، من المفترض أن تتم معالجة طلبك على الفور.

يمكنك دائمًا التحقق من حالة طلباتك من خلال النقر على "حسابي" واختيار "طلباتي" من القائمة اليسرى.

شكرا مرة أخرى على التواصل معنا. اسمحوا لي أن أعرف إذا كان لديك أي أسئلة أخرى!

أفضل،

[اسمك]

4) قرارات الشكاوى

تتطلب معالجة شكاوى العملاء عبر البريد الإلكتروني البراعة والتعاطف والإبداع. يجب أن يكون وكلاء خدمة العملاء قادرين على التفكير في تقديم التعويضات والحوافز لتهدئة العملاء غير الراضين.

الهدف هو تحويل عدم الرضا إلى فرصة وإظهار اهتمامك للعميل. تعتبر إيماءات حسن النية طريقة رائعة لضمان مغادرة العملاء للمحادثة وهم سعداء وراضون.

هذا القالب يمكن أن يساعد:

نموذج

الموضوع: الاعتذارات: بطاقة استرداد وهدايا للمنتج التالف

عزيزي [الاسم الأول للعميل]،

أنا آسف جدًا لأن طردك وصل تالفًا. وهذا لا يتماشى مع ممارسات الشحن لدينا. نريد أن يحظى الجميع بتجربة إيجابية، ومن الواضح أن ذلك لم يحدث.

يبدو أن رحلتك قد انتهت، ولم تعد بحاجة إلى العناصر. أنا متأكد من أن ذلك كان محبطًا ومخيبًا للآمال.

أود أن أعرض عليك استرداد أموال العناصر التالفة وبطاقة هدايا لاستخدامها في المستقبل. آمل أن تتاح لنا الفرصة لخدمتك مرة أخرى.

بإخلاص،

[اسمك الأول]

5) استكشاف الأخطاء وإصلاحها والدعم الفني

ليس من غير المألوف أن يحتاج مندوبو الدعم إلى مزيد من المعلومات لاستكشاف المشكلات الفنية وإصلاحها. ومع ذلك، من المهم طلب تلك المعلومات بطريقة يفهمها العميل. لا ينبغي أن يبدو أن بريدك الإلكتروني يلوم العميل لعدم تقديم المعلومات الضرورية في المقام الأول.

عندما يسألك أحد العملاء سؤالاً، فهو بالفعل غير متأكد من منتجك أو خدمتك. لا تخلط بينهم أكثر. قدم إجابات واضحة بدون المصطلحات الصناعية ما لم يستخدموها بأنفسهم بالفعل.

استخدم هذا القالب لصياغة بريد إلكتروني سريع وفعال:

نموذج

الموضوع: خطوات سهلة لتحديث معلومات بطاقتك الائتمانية

مرحبًا [الاسم الأول للعميل]،

نشكرك على اتصالك بنا بشأن تغيير بطاقة الائتمان الموجودة في حسابك. أستطيع أن أساعدك على القيام بذلك.

اتبع الخطوات التالية:

  1. انقر على أيقونة حسابي في الزاوية اليمنى العليا من شاشتك.
  2. ستظهر صفحة حسابك. حدد خيارات الدفع من القائمة الموجودة على الجانب الأيسر من الشاشة.
  3. انقر فوق الزر "إضافة معلومات البطاقة".
  4. املأ النموذج بمعلومات بطاقتك.
  5. انقر فوق حفظ.

يمكنك قراءة المزيد حول إدارة خيارات الدفع في مركز المساعدة الخاص بنا هنا [أدخل الرابط].

إذا كان لديك أي مشاكل أخرى، فلا تتردد في السؤال!

أفضل،

[اسمك الأول]

واجه تحديات الدعم الخاصة بك مع Nextiva

يتمتع مركز الاتصال المدعوم بالذكاء الاصطناعي لدينا بالعديد من الوظائف لمساعدة فريقك على العمل بشكل أكثر ذكاءً.

تحقق من ذلك

6) ردود الفعل والمسوحات

من وقت لآخر، قد تضطر إلى طلب المساعدة من عملائك. ومن الأمثلة الرئيسية على ذلك عندما تبحث عن تعليقات العملاء أو تبحث عن معلومات لمساعدتك في خدمتهم بشكل أفضل.

يمكن أن تكون رؤى العملاء حاسمة لمستقبل شركتك. لذا، فمن المنطقي أن تبذل قصارى جهدك للحصول على هذه الأفكار. يمكن أن يساعد البريد الإلكتروني المكتوب جيدًا.

وبطبيعة الحال، لن يأخذ الجميع الوقت الكافي لملء استبيان أو تقديم تعليقات. ستكون أكثر نجاحًا إذا تمكنت من تذكير عملائك بالقيمة التي اختبروها ووضح لهم السبب وراء أنه من مصلحتهم الرد عليك. تعرف على كيفية إنشاء حلقة تعليقات عملاء قابلة للتطوير .

وإليك كيفية كتابة البريد الإلكتروني:

نموذج

الموضوع: شاركنا تجربتك في تقديم الضرائب!

مرحبًا [الاسم الأول للعميل]،

آمل أن يكون موسم الضرائب قد سار بشكل جيد بالنسبة لك. أرى أنك قدمت إقرارك الفيدرالي باستخدام برنامجنا. أريد أن أسمع رأيك في الأدوات. يسعدني أن تقوم بملء استبيان سريع لمساعدتنا في تسهيل عوائد العام المقبل بالنسبة لك.

أعلم أنك مشغول، لذا شكرًا لك على إعلامنا بما نقوم به. لا تتردد في التواصل معي إذا كان هناك أي شيء يمكنني القيام به للمساعدة.

أفضل،

[اسمك الأول]

7) ردود الفعل السلبية

يمكن أن تتصاعد المشاعر بسرعة عندما يكون العميل غير سعيد. ومع ذلك، يمثل هذا الموقف فرصة لعرض الجودة الاستثنائية لخدمة العملاء لديك.

ردود الفعل السلبية، على الرغم من أنها تمثل تحديًا، إلا أنها مفيدة لشركتك. إنه بمثابة حافز للتحسين، مما يساعد عملك على التطور والتفوق على المنافسة.

إليك القالب الذي يمكنك تعديله:

نموذج

الموضوع: اعتذارنا: رمز قسيمة خاص وتحسينات قادمة في طريقك

مرحبًا [الاسم الأول للعميل]،

نأسف لسماع أنك مررت بتجربة سيئة مع منتجنا. أعتذر عن هذا وأريد تصحيح الأمر.

لقد قمت بمشاركة تعليقاتك مع مديري المنتجات لدينا حتى نتمكن من تحسين المنتج.

كبادرة اعتذار، يرجى قبول رمز القسيمة [الرمز الحصري] الذي يتنازل عن أي رسوم للأشهر الثلاثة القادمة. يمكنك استردادها في قسم بطاقات الهدايا ضمن حسابي.

يرجى استخدام هذه الفترة لإعادة تقييم ما إذا كانت تحسينات المنتج تلبي توقعاتك.

إذا كان هناك أي شيء آخر يمكنني القيام به، فيرجى إبلاغي بذلك. مرة أخرى، أنا آسف على الإزعاج.

أفضل،

[اسمك الأول]

8) إقرارات الإلغاء

عندما يقرر العميل المغادرة بسبب تجارب سلبية، استخدم رسائل البريد الإلكتروني لخدمة العملاء للتعمق أكثر. أثبت للعميل أن شركتك لا تريد خسارة أعمال العميل وأنها حريصة على تصحيح أي خطأ حدث.

إذا لم ينجح ذلك وأصر العميل على المغادرة، فاطلب منه إبداء الرأي واستخدمه لتحسين المنتج أو الخدمة. قد تتمكن من استعادتهم مرة أخرى في المستقبل.

إليك كيفية كتابة هذا البريد الإلكتروني:

نموذج

الموضوع: تمت معالجة إلغاء الحساب - طلب تعليقاتك من أجل التحسين

مرحبًا [الاسم الأول للعميل]،

شكرًا لتواصلك بخصوص عقدك. نأسف لعدم حصولك على تجربة جيدة.

لقد تقدمت وألغيت حسابك وبدأت في استرداد الأموال. من المفترض أن يصل المبلغ إلى حسابك البنكي خلال [عدد الأيام] من الأيام.

إذا كنت لا تمانع، هل يمكنك أن تخبرنا ما الخطأ الذي حدث؟ يمكننا استخدام الأفكار لتحسين منتجاتنا. سيكون أي ردود فعل موضع تقدير كبير.

مرة أخرى، نعتذر عن الإزعاج الذي سببته هذه التجربة السلبية.

بإخلاص،

[اسمك الأول]

9) التوعية التعليمية

مع استمرار تطور شركتك ومنتجك، يصبح من المهم إبقاء عملائك على اطلاع بالخدمات والميزات والتحسينات الجديدة.

يمكنك استخدام رسائل البريد الإلكتروني لخدمة العملاء لإبلاغهم بالتطورات الجديدة مع إطلاق المحادثات وفرص البيع المتبادل والبيع الإضافي.

إذا كانت هناك ميزة أو تحسين معين قد طلبه العميل مسبقًا، فتأكد من الإشارة إلى ذلك في البريد الإلكتروني.

نموذج

الموضوع: جرب [اسم الخدمة/الميزة] مع الإصدار التجريبي المجاني اليوم

مرحبًا [الاسم الأول للعميل]،

يسعدنا جدًا أن نعلن عن إطلاق [اسم الخدمة/اسم الميزة]. أتذكر أنك طلبت ذلك العام الماضي، لذا فكرت في مراسلتك لمعرفة ما إذا كنت مهتمًا بالحصول على نسخة تجريبية مجانية. يمكنك البدء باستخدام [هذا الرابط].

إنني أتطلع إلى تلقي تعليقاتك بشأن [اسم الخدمة/اسم الميزة]. اعلمني ان كنت في حاجة لاية مساعدة!

أفضل،

[اسمك الأول]

10) المناسبات الخاصة

أفضل طريقة لجعل عملائك يشعرون بالتقدير حقًا هي أن تتذكر التفاصيل. يمكنك أتمتة رسائل البريد الإلكتروني لخدمة العملاء للوصول إلى صناديق البريد الوارد الخاصة بهم في أعياد الميلاد وعيد الميلاد والمناسبات الخاصة الأخرى.

تعمل هذه الإيماءات المدروسة على تحسين تجربة الدعم، مما يجعل خدمة العملاء الخاصة بك لا تُنسى. يمكن أن يعمل العجائب في الحفاظ على العملاء، والعروض الترويجية الشفهية، والإحالات.

إليك واحدة لمشاركتها في عيد ميلاد عميلك.

نموذج

الموضوع: يومك الخاص!

مرحبًا [الاسم الأول للعميل]،

[اسم الشركة] تتمنى لك عيد ميلاد سعيد.

نود أن نعاملك في يومك الخاص! إليك قسيمة خصم حصرية تمنحك خصمًا بنسبة [number]% على أي منتج على موقعنا.

لا يمكننا الانتظار لرؤية ما ستهديه لنفسك بهذه القسيمة! لا تنس أن العرض ينتهي في [التاريخ].

عيد ميلاد سعيد مرة أخرى!

أفضل،

[اسمك الأول]

أفضل الممارسات لرسائل البريد الإلكتروني الفعالة لخدمة العملاء

غالبًا ما تكون محادثات خدمة العملاء صعبة عند التعامل مع شكاوى العملاء. ومع ذلك، من السهل جدًا كتابة رسائل بريد إلكتروني ودية ودقيقة وفعالة لخدمة العملاء إذا وضعت بعض الأشياء الأساسية في الاعتبار.

إظهار التعاطف

إن مواجهة المشكلات عند استخدام منتج أو خدمة أمر محبط للعملاء. عندما تعترف بذلك، سيكون من السهل كتابة الرد المثالي لتهدئة العملاء غير الراضين.

ضع نفسك مكان العميل. فهم المشكلة وكيف تؤثر عليهم. يساعد ذلك في التحقق من صحة مشاعر عدم الرضا أو الغضب، وإقامة اتصال عاطفي، وبناء الثقة. من المرجح أن يثقوا أنك تحاول بالفعل كل ما في وسعك لحل مشكلاتهم ومساعدتهم.

إن التعاطف مع العملاء المحبطين يُظهر خدمة عملاء جيدة، مما يجعل العملاء يشعرون بالارتياح.

خدمة العملاء المتعاطفة

إضفاء الطابع الشخصي على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك

آخر شيء يحتاجه العميل الغاضب هو رسالة بريد إلكتروني عامة تبدو كما لو لم يأخذ أحد الوقت الكافي لمعالجة مشكلته. فهو يجعل العملاء يشعرون بعدم الأهمية وعدم القيمة - وهو عكس ما يجب أن تفعله رسائل البريد الإلكتروني لخدمة العملاء تمامًا!

لذا، ابتعد عن التحيات العامة مثل "عزيزي العميل". إذا لم تتمكن لأي سبب من الأسباب من الوصول إلى اسم العميل، فقم بتحية ودية مثل "مرحبًا" أو "يوم جيد" أو "مرحبًا من [اسم شركتك]".

أضف لمسة شخصية باستخدام أسمائهم وتكرار مشكلتهم لإظهار أنك تعرف مشكلتهم وتفهمها. رسائل البريد الإلكتروني المخصصة تلقى صدى لدى العملاء وتجعلهم يشعرون بالأهمية والتقدير، مما يؤكد لهم أن شركتك تهتم بمشاكلهم.

استخدم لهجة المحادثة

من السهل إساءة تفسير نبرة رسائل البريد الإلكتروني. ما يبدو احترافيًا ومفيدًا بالنسبة لك قد يبدو مقتضبًا للعميل. علاوة على ذلك، فإن اللغة التقنية أو الكلمات الكبيرة أو الجمل المعقدة قد تربك العميل وتغضبه أكثر.

عند صياغة رسائل البريد الإلكتروني لخدمة العملاء، حافظ على لغتك بسيطة وموجزة. شارك المعلومات المعقدة في خطوات سهلة الفهم. تجنب استخدام المصطلحات الفنية المتخصصة إلا إذا كنت متأكدًا تمامًا من أن العميل يعرف ما تتحدث عنه.

تذكر هذا دائمًا: إذا كانت الجملة لا تبدو طبيعية عند قراءتها بصوت عالٍ، فتجنب استخدامها في البريد الإلكتروني.

استخدم سطور موضوع واضحة

نظرًا للحجم الهائل من رسائل البريد الإلكتروني التي يتم إرسالها كل يوم، يمكن بسهولة تفويت الرسائل التي تحتوي على سطور موضوعات غير ذات صلة أو مضللة في صناديق البريد الوارد.

لضمان عدم فقدان عملائك أبدًا لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بخدمة العملاء، اكتب سطور موضوع واضحة وغنية بالمعلومات. تأكد من أن سطر الموضوع يعكس محتويات البريد الإلكتروني بدقة.

اجعلها قصيرة واستخدم الكلمات الرئيسية لمساعدة العملاء في العثور على البريد الإلكتروني في لمحة سريعة.

الوصول إلى هذه النقطة بسرعة

بمجرد أن يفتح العميل بريدك الإلكتروني، فإنه يتوقع العثور على الحل مباشرة في الأعلى.

على الرغم من إغراء تقديم خلفية أو سياق شامل ومن ثم تقديم الحل، فهو في مرحلة المطاردة. لا تدفن الرصاص. يمكنك أن تذكر بإيجاز الغرض من رسالة البريد الإلكتروني في الفقرة الأولى، ولكن لا تبالغ في ذلك.

في معظم الحالات، تحتوي الفقرات اللاحقة على سياق أكثر من كافٍ فيما يتعلق بمحادثتك، ويمكن للعميل الرجوع إليها إذا لزم الأمر.

اعتذر عند الضرورة

لا شيء يهدئ العميل الغاضب مثل الاعتذار الصادق والصادق.

إذا كان هناك خطأ، اعترف به وقدم اعتذارًا صادقًا. فهو لا يظهر التواضع فحسب، بل يطمئن العملاء أيضًا إلى أنك تقدر تجربتهم وأنك ملتزم بتصحيح الأمور.

تأكد من الاعتذار عما حدث، وليس عن رد فعل العميل عليه. فكر في الفرق بين "أنا آسف لما حدث" و"أنا آسف لأنك تشعر بهذه الطريقة". أظهر لهم أن هذا أكثر من مجرد معاملة تجارية روتينية.

سيؤدي الاعتذار إلى تهيئة العميل لقبول الخطوات أو الحل التالي بشكل أكثر إيجابية.

خطوات إنشاء استراتيجية فعالة لخدمة العملاء

تقديم الحلول

لا يوجد بديل لحل مشكلة العميل بشكل كامل بما يرضيه. وبدون حل عملي، فإن اعتذارك لن يكون له أي أهمية.

كن استباقيًا في بريدك الإلكتروني. أظهر للعميل أنك حددت مشكلته ولديك حل. تأكد من تقديم الحل بطريقة خطوة بخطوة وسهلة الفهم ولا تترك مجالًا للالتباس.

إذا لم يكن الحل مفيدًا في الوقت المناسب، فاقترح خيارات أو موارد بديلة أو أي شيء آخر يمكن أن يساعد في حل مشكلة العميل. إذا كنت بحاجة إلى مزيد من الوقت، فأبلغ العميل بذلك واحتفظ بكلمتك.

تقديم خدمة عملاء أسطورية

امنح فريقك كل ما يحتاجونه لتقديم تجربة العملاء المثالية.

احجز عرضًا تجريبيًا مدته 20 دقيقة

استخدم الأتمتة

لتلبية المزيد من طلبات خدمة العملاء عبر البريد الإلكتروني، يمكنك أتمتة العملية . ومع ذلك، يجب أن تبدو رسائل البريد الإلكتروني الآلية الخاصة بك إنسانية وأن تكون مخصصة قدر الإمكان.

يمكنك توفير وقت كبير وجهد متكرر باستخدام الردود الجاهزة للمشكلات الشائعة. لمنع التأخير أو الإغفال للتنبيهات الحساسة للوقت، حاول إعداد أجهزة الرد التلقائي على البريد الإلكتروني.

يمكنك أيضًا تصنيف رسائل البريد الإلكتروني للاستجابات القائمة على الأولوية واستخدام القوالب والاختصارات لتبسيط عملية تكوين البريد الإلكتروني الخاص بك.

يمكن أن تساعدك هذه الأدوات الآلية على توفير الوقت وتقليل وقت الاستجابة وضمان الاتساق في الاتصال وزيادة الكفاءة عند التعامل مع طلبات خدمة العملاء.

دعوة للعمل

إن عبارة الحث على اتخاذ إجراء (CTA) الواضحة والموجزة هي السمة المميزة للبريد الإلكتروني الممتاز لخدمة العملاء. يخبر العميل بالضبط بما يجب فعله بعد ذلك.

قم بصياغة CTA لتناسب الموقف. على سبيل المثال، يمكنك أن تسأل العميل إذا كان لديه أي أسئلة أخرى أو إذا كان يرغب في مواصلة المحادثة.

إذا كان استكشاف المشكلة وإصلاحها ممكنًا، فيمكن لـ CTA توجيه العميل للنقر على رابط إلى قاعدة المعرفة الخاصة بشركتك أو حثه على الاتصال بفريق خدمة العملاء لديك.

ستدفع عبارة CTA الجيدة العميل إلى اتخاذ الخطوة التالية بأقل قدر ممكن من الاحتكاك، مما يعزز تجربة العميل الشاملة.

تدقيق وتحرير

الأخطاء المطبعية تقوض بشكل كبير مصداقية حلول خدمة العملاء الخاصة بك. إنها تجعلك أنت والشركة التي تمثلها تبدوان غير محترفين.

قبل أن تضغط على إرسال على البريد الإلكتروني الخاص بخدمة العملاء، تأكد من أن كل شيء في محله - الإملاء وعلامات الترقيم والنحو وما إلى ذلك.

يجب أن تكون رسالتك دقيقة وواضحة ومنسقة بشكل صحيح وسهلة القراءة. لتقليل النص المكتنز، استخدم النقاط النقطية.

تحقق ثلاث مرات من كل شيء لأنه لا يوجد مجال للخطأ عندما تريد تحويل تجربة العميل السلبية إلى تجربة إيجابية.

اختتم بالامتنان

إن القول المأثور "العميل هو الملك" لا يزال موجودًا لسبب ما. أقل ما يتوقعه العملاء في المقابل هو الامتنان الصادق لأعمالهم مع شركتك.

أغلق رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بخدمة العملاء بملاحظة مهذبة؛ التعبير عن الامتنان لصبرهم وتفهمهم. هذه نصيحة نفسية ممتازة لخدمة العملاء !

شكر العميل هو الحد الأدنى من المتطلبات. ولكن يمكنك أيضًا إنشاء اتصال شخصي وتقديم المساعدة وحتى توفير بعض الموارد الأساسية لمساعدة العميل على النجاح.

يُظهر الختام بالامتنان تقديرًا لوقت العميل، مما يضمن تجربة خدمة عملاء إيجابية. إنها أيضًا فرصة جيدة لتعزيز العلاقات مع العملاء.

الوجبات السريعة لتحسين التواصل عبر البريد الإلكتروني في خدمة العملاء

عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني لخدمة العملاء، تذكر دائمًا ما يلي:

فكر في إنشاء منصة موحدة لاتصالات العملاء

إن امتلاك قوالب البريد الإلكتروني لخدمة العملاء شيء، واستخدامها بفعالية هو شيء آخر. إحدى أفضل الطرق لدعم ممثلي خدمة العملاء لديك هي تزويدهم بالأدوات المناسبة.

لتجنب الأخطاء، حاول جعل اتصالات عملك مركزية من خلال مكتب مساعدة العملاء المتكامل والقابل للتخصيص بدرجة كبيرة في Nextiva. إنه يحتوي على كل ما يحتاجه فريقك لتقديم خدمة عملاء مذهلة عبر القنوات.

بغض النظر عن أدوات وتكتيكات تجربة العملاء الموجودة في ترسانتك، فإن أفضل رسائل البريد الإلكتروني لخدمة العملاء تأتي في الوقت المناسب وتكون إنسانية - تلك التي تجعل عملائك يشعرون بأنهم مسموعون ومقدرون ومفهومون حقًا.

يمكنك الارتقاء باستخدام النظام الأساسي الموحد لخدمة العملاء

بفضل القوالب المعدة مسبقًا، واختصارات لوحة المفاتيح، والتحليلات، والقواعد التلقائية، فإن Nextiva تمتلك كل ذلك.

جدولة العرض التوضيحي

الأسئلة الشائعة حول رسائل البريد الإلكتروني لخدمة العملاء

كيف تكتب بريدًا إلكترونيًا لخدمة العملاء؟

تتضمن كتابة بريد إلكتروني لخدمة العملاء عدة خطوات أساسية:

ابدأ بتحية مهذبة: خاطب العميل بالاسم إن أمكن.
الاعتراف بالمشكلة أو الاستعلام: أظهر أنك تفهم مخاوفهم أو سؤالهم حول منتجك/خدمتك.
قدم إجابة واضحة: أجب عن سؤالهم أو اشرح الحل لمشكلتهم. أن تكون موجزة وإلى هذه النقطة.
تقديم المزيد من المساعدة: دعهم يعرفون أنك أو مدير الحساب موجود للمساعدة في أي أسئلة أو مخاوف إضافية.
إغلاق الرسالة بأدب: اختتمها بتوقيع مهذب، مثل "مع خالص التقدير" أو "أطيب التحيات"، متبوعة باسمك ومنصبك.

ما هو البريد الإلكتروني لخدمة العملاء؟

البريد الإلكتروني لخدمة العملاء هو عنوان بريد إلكتروني مخصص تستخدمه الشركة لتلقي استفسارات العملاء المتعلقة بمنتجك/خدمتك والرد عليها. عادةً ما يكون شيئًا مثل [البريد الإلكتروني محمي] أو [البريد الإلكتروني محمي] أو [البريد الإلكتروني محمي]. يختلف عنوان البريد الإلكتروني المحدد باختلاف الشركة.

يمكن لرسائل البريد الإلكتروني المرسلة إلى هذه العناوين إنشاء تذاكر دعم جديدة أو طلبات لفريقك باستخدام الأتمتة . من هنا، يمكنك تحديد أولويات الطلبات بين العملاء الجدد والعملاء الأوفياء حتى تتمكن من تجاوز توقعات العملاء.

ما هو مثال على استجابة البريد الإلكتروني لخدمة العملاء؟

إليك مثال افتراضي ( تأكد من التمرير لأعلى وقراءة منشور المدونة بالكامل للحصول على مزيد من الأمثلة! ):

الموضوع: الرد على استفسارك بخصوص الأمر رقم 12345
عزيزي [اسم العميل]،

نشكرك على تواصلك معنا بشأن طلبك الأخير رقم 12345. أتفهم أنك لم تستلم طردك بعد وتشعر بالقلق بشأن حالة التسليم.

لقد قمت بفحص نظامنا ويمكنني أن أؤكد أنه تم شحن طلبك في [التاريخ]. بسبب التأخير غير المتوقع في عملية الشحن، يبدو أن التسليم سوف يتأخر قليلاً. أعتذر عن أي إزعاج قد يسببه هذا الأمر.

وفقًا لآخر تحديث، من المفترض أن تتلقى الطرد الخاص بك بحلول [تاريخ التسليم المقدر الجديد]. إذا لم تستلمها خلال أيام العمل الأربعة القادمة، أو إذا كان هناك أي شيء آخر يمكنني مساعدتك به، فلا تتردد في الاتصال بي.

شكرا لصبرك و تفهمك. نحن نقدر عملك ونحن هنا للمساعدة.

أطيب التحيات،

[اسمك]
ممثل خدمة العملاء
[اسم الشركة]

كيف يمكنني كتابة بريد إلكتروني لخدمة العملاء يترك انطباعًا إيجابيًا؟

للتأكد من أن البريد الإلكتروني الخاص بخدمة العملاء يترك انطباعًا جيدًا، ضع النقاط التالية في الاعتبار:

التعاطف: إظهار التفهم والتعاطف مع مشكلة العميل.
كن إيجابيا: استخدم لغة ونبرة إيجابية.
التخصيص: خاطب العميل بالاسم وقم بتخصيص الرد وفقًا لمشكلته المحددة.
توفير حلول واضحة: تقديم حلول أو خطوات واضحة وموجزة لحل المشكلة.
كن محترفًا ومهذبًا: حافظ على نبرة احترافية طوال الوقت.
تقديم مساعدة إضافية: دع العميل يعرف أنك متاح لمزيد من المساعدة.
الاستجابة في الوقت المناسب: قم بالرد بسرعة لإظهار أنك تقدر وقتهم وعملهم.

ما هي العناصر الأساسية للبريد الإلكتروني الجيد لخدمة العملاء؟

بشكل عام، سيتضمن البريد الإلكتروني الجيد لدعم العملاء هذه العناصر:

سطر الموضوع: واضح وذو صلة باستفسار العميل أو مشكلته.
تحية شخصية: مخاطبة العميل بالاسم.
الإقرار: التعرف على مشكلة العميل أو سؤاله.
القرار أو المعلومات: تقديم الحل أو المعلومات المطلوبة.
الوضوح والإيجاز: كن واضحًا وموجزًا.
النغمة الاحترافية: حافظ على نبرة ودية ومهنية.
البيان الختامي: اختتم بعرض لمزيد من المساعدة وتوقيع مهذب.
معلومات الاتصال: قم بتضمين تفاصيل الاتصال الخاصة بك أو تفاصيل فريق الدعم الخاص بك.

كيف يمكنني التعامل مع استفسارات العملاء الصعبة عبر البريد الإلكتروني بفعالية؟

يمكن أن يكون الرد على استفسارات العملاء الصعبة عبر البريد الإلكتروني أسهل عندما تضع النقاط التالية في الاعتبار:

كن هادئًا ومحترفًا: حافظ على مستوى تفكيرك ونبرة احترافية.
التعاطف: الاعتراف بإحباطهم أو عدم رضاهم.
فهم المشكلة: تأكد من أنك تفهم المشكلة تمامًا قبل الرد.
تقديم الحلول: تقديم حلول واضحة وعملية.
تحمل المسؤولية: إذا كان الخطأ من جانب الشركة، فاعترف به واعتذر.
المتابعة: إذا كانت المشكلة معقدة، فأخبر العميل أنك تعمل عليها وسوف تقوم بتحديثه بانتظام.

كيف يمكنني تحسين معدلات الاستجابة في اتصالات البريد الإلكتروني لخدمة العملاء؟

للحصول على معدلات استجابة أفضل لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بخدمة العملاء، ضع هذه النقاط في الاعتبار:

الردود السريعة: الرد بسرعة على رسائل البريد الإلكتروني للعملاء.
التخصيص: تخصيص رسائل البريد الإلكتروني لتلبية احتياجات العميل المحددة.
مسح سطور الموضوع: استخدم سطور الموضوع الغنية بالمعلومات والجذابة.
عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء: قم بتضمين عبارة واضحة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء إذا كانت هناك حاجة إلى استجابة.
المتابعة: إذا لم تتلق ردًا، فقد تكون رسالة المتابعة عبر البريد الإلكتروني المهذبة فعالة.
اجعل الرد سهلاً: اجعل البريد الإلكتروني بسيطًا وسهل الرد عليه من قبل العملاء.