為什麼需要創造性的工作流程

我們都去過那裡。 我們完成了一個項目的一部分並將其發送到鏈上以供下一個在線審查。 他們和他們的上級一起，發現錯誤的事情多於正確的事情，並且會帶來大量的變更請求。

這個恐怖故事本身就夠棘手了。 無論我們多麼專業和經驗豐富，將我們的工作撕成碎片仍然很困難。 如果這個反饋循環永無止境，那就更難了——當一切都不夠好，沒有人給出最終的簽字，這是一個無休止的修改循環。

也許更可怕的是類似的場景：你、你的老闆和團隊對項目的方向感到興奮，並準備將其推向世界——但在最後時刻，你了解到來自一個完全不同但仍然重要的人部門需要在上面簽字。 當然，他們想改變整個事情。 你傻眼了。

這些情況中的任何一種都發生在你身上嗎？ 我真的希望不會。 但現實情況是，您可能會在創意或營銷職業的某個時刻體驗到它們。 如今，我們的廚房裡有許多眾所周知的廚師。 每個人都有自己的觀點並希望分享，而且他們並不總是有條不紊地決定何時何地提供反饋。

這就是建立創意工作流程可以派上用場的地方。

基本原則

在我進入細節之前，讓我列出一些想法：

首先，這裡沒有放之四海而皆準的補救措施。 每個組織和團隊都是不同的。

其次，儘管你盡了最大努力來製定流程並獲得所有相關人員的認可，但事情（和人）還是會失控。 他們會篡奪這個過程，跳上鍊條，或者在後期權衡反饋。

您不能指望創意工作流程是完美的並且被完美地使用。 但是擁有一個基礎框架至少是一個起點。

什麼是創意工作流程？

最基本的創意工作流程是您的組織或團隊生成、批准和簽署事物的過程。 它涉及確定組織內誰負責什麼以及何時負責。 它是一份顯示層次結構和/或運動流程的文檔，從概念到修訂再到定稿。 “創意工作流程”也可以稱為“創意操作”或“工作流程管理”。 它可以應用於數字或印刷媒體，也可以應用於藝術或文字。

為什麼需要創造性的工作流程？

簡短的回答是節省時間、金錢和麻煩。

我在開頭描述的那些假設場景會帶來挫敗感和大量額外工作。 充其量，您最終會遇到像我所描述的那樣的場景——過多的輸入和編輯需要費力地找出誰的評論覆蓋了其餘的評論。 在最壞的情況下，它會使您和您的項目陷入癱瘓，並阻止您發布。

我來自平面新聞背景。 在那個領域，沒有按時按時完成會產生真正的後果。 我一直在努力在截止日期前將我們的雜誌送到印刷廠。 我們已經就我們的文件的到達日期達成一致——在媒體上預定的時間是專門為我們預留的。 我們的材料必須及時到達。 如果我們錯過了約會，其他人會跳到前面並在我們之前上新聞。 當然，我們可以選擇向打印機支付加急費，我們有時會這樣做——但預算不允許每個月都這樣做。 除了錯過印刷截止日期外，還有其他後果，比如讓讀者抱怨 8 月份收到 6 月份的雜誌，或者因為時間敏感的廣告投放太晚以至於沒有實際意義而讓廣告商失望。

的確，在當今的數字網絡世界中，很容易錯過截止日期但仍然可以。 雲技術使我們幾乎可以隨時隨地更新我們的網站和廣告。 但是仍然會有後果——比如有人不得不加班並進行這些更新。 篩選看似無窮無盡的編輯，試圖調和哪些屬於誰，哪些是最重要的，這真是令人抓狂。 正是這種東西讓創意部門想要拔掉他們的頭髮——或者退出。

我並不是說工作流管理過程將解決所有這些問題，但它肯定可以幫助簡化您的操作並為所有相關人員設定期望。 這是一個重要的開始。

您什麼時候需要創意工作流程？

至少，我建議您為網站重新設計、新產品推出和活動等大型項目建立一個工作流系統。 但是，如果您還可以為較小的輸出（例如給客戶的電子郵件和社交媒體帖子）創建一個迷你流程，那麼您將獲得更大的權力。

就像規劃編輯日曆一樣，擁有清晰的工作流程可以幫助您調整併按時完成。 該藍圖可以幫助您專注於任務，並降低人們在做同一件事時互相絆倒的風險。 如果做得好，它還可以幫助您保持對一段內容的不同版本的控制。 所有這些效率都可以幫助您的團隊節省時間——甚至可能是金錢。

如何為您的組織設置創意工作流程

我是實踐學習的粉絲，所以現在讓我們逐步完成一個練習。 拿起便箋簿和筆，讓我們開始為您的組織勾勒出創意工作流程的各個部分。

• 第一步：概述您的團隊層次結構
  您團隊中的哪些人需要審核？ 誰有最終的最終簽核？ 是否有其他團隊或團隊成員需要插話？ 這些都是需要識別的重要細節。 寫下應該權衡的關鍵人物和團隊的名字。在最終審閱者旁邊放一顆星。 請注意，這確實需要一個人。 不允許委員會批准。 只會讓你更頭疼。
• 第二步：準確評估貴組織的個性
  這有點主觀。 但是，您的團隊如何運作？ 真的嗎？

事實上，每個人和團隊的運作方式都不同。 要建立一個真正有效的工作流程，您需要仔細研究您的團隊的自然運作方式，然後遵循該模型。 您想要為圓釘構建一個圓孔，而不是引入其他根本不起作用的幾何形狀。 您希望確保這個新的操作層能夠很好地流動和適應——因此被使用。

所以，想想你的團隊。 你是由一群個人貢獻者和內向者組成的嗎？ 或者您的團隊是否協作並且熱衷於面對面互動？ 做那些筆記。

• 第三步：確定審核地點——以及方式和時間
  退後一步，看看您發現了什麼。 您認為您的團隊會通過面對面會議或個人任務分配做得更好嗎？ 老實說——重要的不是你想要什麼，而是什麼對團隊最好。 例如，如果你們都是內向的人，您可能不想親自計劃一次全員團隊審查，以便人們可以分享他們的意見 – 以免您最終會遇到一屋子麵無表情、沉默寡言的人稍後將他們的想法通過電子郵件發送給您。 ......同樣，如果你的團隊更加親力親為和協作 - 除非他們在一個房間裡，有人立即要求他們提供反饋，否則他們不會完成任何事情 - 那麼最好不要發送電子郵件詢問他們在自己的時間進行審查。 因為，讓我們面對現實：它不會發生。寫下收集反饋的最佳方式，例如通過電子郵件或全體會議。

此外，確定您將使用的工具。 例如，您是否更喜歡以數字方式記錄筆記，例如通過在 Dropbox 或 SharePoint 等服務上共享的文件？ 或者您的審稿人會通過電子郵件發送他們的反饋嗎？ 他們是否應該將其打印出來並“紅線”您的工作，然後將文件放在您的辦公桌上？ 如果您親自開會，誰負責將所有反饋記錄到白板或記事本上？

此外，確認審核的截止時間和日期。 闡明“營業結束”或“一天結束”的意思； 例如，是下午 6 點還是午夜？

另一個關鍵決定：每個人可以提供的評論數量是否有限制？

我無法為您回答所有這些問題。 但是，我想提出它們，以便您可以評估需要定義的內容。 詳細和具體地表達您的期望很重要。

整合在一起：創建您的工作流程

一旦您掌握了所有這些部分，就可以整合您的工作流程了。

從鉛筆或白板開始，因為事情很可能會改變。 開始確定各個部分：誰創建了內容，誰負責初步審查以及在什麼日期進行修改，誰在何時進行修改，誰在二次審查團隊中，誰進行最終更改，以及誰是您的最終審查人員-最終簽核人。

創建喜歡的草稿後，將其放入流程圖中。 您可以使用 Visio 或 PowerPoint 等可視化工具來說明流程和層次結構，甚至可以在 Word 中製作基本列表。

獲得團隊買斷

恭喜！ 你一切順利。 但是在您推出並開始使用它之前還有一個步驟：您需要與您的團隊共享工作流程，以確保他們理解並同意條款和流程。 徵求他們的反饋（具有諷刺意味，對吧？）並根據需要進行調整。 你可以跳過這一步，但是，如果你這樣做，你的辛勤工作很可能會被閒置和忽略。 正如我們所指出的，人們喜歡權衡。

獎金提示

• 限制評估的次數，這樣您就不會無休止地審查和修改。 沒有人喜歡感覺自己像一隻輪子上的倉鼠！ 嘗試將其限制在兩輪修訂 - 最多三輪。
• 為修訂後的文件建立命名約定，以避免混淆和工作重寫。 例如，附加帶有簡單名稱（如“v1”或日期）以及審閱者姓名首字母的文件。
• 如果你真的想變得花哨，你可以把你的工作流程變成日曆項目和提醒。

我不能保證創造性的工作流程會解決最後一刻的編輯並減輕您所有的修改壓力，但它至少應該圍繞流程設置一些順序和界限。

我很想听聽您的意見：您如何處理多輪修訂？