向客戶開具發票以獲得代理付款的 10 種最佳方式

為客戶開具發票可能是一種拖累。 他們可能會把賬單放錯地方、忘記寄支票，或者出現許多可能的情況。 在您不知不覺中，截止日期已過，您所在機構的收入來源正在減少。 你能做什麼？

首先，重要的是要記住，未付發票可能不僅會讓您感到煩惱，也會讓您的客戶感到煩惱。 也許他們沒有付款是因為沒有向他們充分解釋這個過程或者它笨拙且過時。 您的開票方式可能會影響您的客戶關係，並最終影響您留住客戶的程度。

以下是改進發票流程的十個技巧。 這些策略，例如要求押金或使用定期計費方法，實際上可以確保滿足客戶的需求，同時還可以確保更快地向您的代理機構付款。 這是最終的雙贏。

向客戶開具發票並按您的條件獲得報酬的 10 種方法

1. 在合同中建立明確的期望

也許確保您的代理機構得到及時付款的最好方法是在客戶簽訂合同之前澄清付款條款。 讓這成為一個積極的對話，而不是僅僅在細則中包含期望。 這可以防止客戶對何時支付、如何支付以及滯納金的政策感到困惑。

留出時間討論付款流程還可以讓您了解客戶是否有任何特殊要求。 例如，客戶更喜歡通過郵件還是電子方式接收發票？ 他們更喜歡用信用卡還是支票支付？

在您的客戶入職流程中討論期望，不僅可以減少以後因未付發票而追究他們的可能性，而且表明您願意滿足他們的付款偏好。 簡而言之，這是一種提供額外客戶服務和提高客戶忠誠度的簡單易行的方法。

2.要押金

購買大件商品時支付定金並不罕見。 與營銷或廣告代理機構簽訂合同時也沒有什麼不同。 除了為代理機構提供前期收入外，讓客戶支付定金還可以完成兩件事：

• 它清除了任何“紅旗”客戶。
  如果您注意到新客戶過於關注成本或拒絕支付定金，那麼他們很可能不會按時支付未來的發票。 現在提出支付定金的問題可以讓你以後避免很多挫折。
• 它確保發票流程的機制正常運行。
  無論客戶要求通過郵寄方式接收發票還是希望通過 PayPal 付款，以存款開始建立關係有助於確保流程按預期進行。 這樣，當下一張發票出現時，雙方都可以對如何進行充滿信心。

3. 在發票上包含聯繫信息和項目細節

發票通常被傳遞給組織的財務團隊或有權做出採購決定的人。 將貴機構的聯繫信息標記在發票上可以讓其他潛在利益相關者在有任何疑問時輕鬆取得聯繫。

另一件事是確保將發票開給正確的人。 如果您的主要聯繫人不是最終支付賬單的人，請弄清楚是誰。 通過直接向該人收費，您可以為自己和您的客戶節省大量時間。

看看 QuickBooks 如何使用他們的發票軟件來做到這一點：

除了為聯繫信息保留的空間外，此 FreshBooks 發票模板還包括用於描述不同項目組件的空間：

雖然這看起來像是常識，但添加額外的細節有助於在您和客戶之間建立信任。 具體說明項目的各個組成部分，例如“為 Facebook 重新定位廣告活動創建點擊後登錄頁面”，提醒客戶與使一個活動栩栩如生相關的所有不同任務。

4. 在發票上包含延遲付款條款

很有可能，客戶在結算賬單之前不會查看他們的付款條款合同副本。 通過在每張發票的底部包含延遲付款條款，您可以讓每個人的工作更輕鬆。 這可以鼓勵客戶按時付款並防止他們聲稱他們不知道截止日期和滯納金。

5.及時交付發票

許多數字營銷人員就何時發送發票爭論不休。 有些人建議等到交付項目一周後，或者等到客戶有時間享受產品或服務並可以看到結果，例如潛在客戶或轉化率的增加。

要快速獲得付款，請盡快提交發票。 這使您的代理機構始終處於客戶的腦海中。 它還表明您可靠且注重細節，這再次證明您的代理機構是開始這份工作的最佳選擇。

6. 將客戶轉移到定期計費的固定合同

不要等到一個長期項目結束才發送發票——或者在此基礎上再等幾週或幾個月才能收到付款——請你的客戶切換到固定合同。

從那裡，設置一個定期計費選項，每月自動從客戶的銀行賬戶或信用卡中提款。 這不僅可以為你們節省大量時間和麻煩，還可以為您的機構創造更可預測和更穩定的現金流。

對於比平時需要更多時間才能完成的項目，單獨的固定/定期付款計劃可能並不總是有意義。 例如，客戶可能對 A/B 測試的結果不滿意，並要求構建更多實驗性的點擊後登錄頁面。 在這種情況下，請考慮使用按小時計費的預付費用方法，您可以按月或按季度發送超出預付費用預期的時間發票。

7.在線開發票客戶

如果您在入職流程中了解到可以在線為客戶開具發票，那麼恭喜您。 這樣做有幾個好處，例如節省郵寄紙質發票的時間和金錢，以及為您的客戶提供即時付款選項。

使用 PayPal 為客戶開具發票是一種流行的在線支付方式。 該平台可以很容易地包含一個“立即付款”按鈕，以便客戶可以立即結賬：

這一一步流程可以防止延遲付款並使您的收入保持可預測和一致。

8.使用發票軟件

使用基於雲的軟件可以使開票流程自動化，並減少您發送和跟進賬單所花費的時間。

最受歡迎的基於雲的工具之一是 FreshBooks：

該軟件的許多功能可自動執行此處討論的最佳實踐，包括：

• 押金開具發票
• 清算顯示聯繫信息、項目詳細信息和滯納金信息
• 允許客戶即時在線支付
• 轉換為不同的貨幣

此外，FreshBooks 自己的研究表明，他們的軟件每年為普通小企業主節省 192 小時。 他們的中間層計劃定價為每月 25 美元，這是向客戶開具發票的一個非常合理的選擇。

如果您想避免為雲會計軟件付費，請考慮通過 PayPal 發送發票：

流行的在線支付門戶提供免費發票模板和大量定制選項，包括為國際客戶提供的輕鬆貨幣轉換。 缺點？ PayPal 仍然從最終付款中收取他們通常的小額費用（$0.30 + 總額的 2.9%）。

9. 向國際客戶開具發票時考慮費用和匯率

在為國際客戶開具發票時，匯率、稅收和其他費用可能都會發揮作用。 通過在客戶入職過程中澄清付款期望的同時討論該主題，避免出現任何意外。

它有助於研究特定國家/地區的協議，或者您可以使用軟件編寫發票。 許多雲會計工具使貨幣轉換變得輕而易舉。 例如，Zoho 為您提供了使用另一種語言創建發票模板的能力：

10.與客戶建立牢固的關係

感覺自己的價值超出了他們為貴公司提供的收入的客戶可能會更傾向於按時付款。 有幾種方法可以做到這一點，例如為他們提供折扣、幫助他們解決問題，甚至送他們意想不到的禮物。

但是，如果您遵循了此處分享的提示，那麼您就已經在與客戶建立良好關係的道路上成功了一半。 一致的發票流程為清晰的溝通、建立信任和通過卓越的客戶服務簡化客戶的生活提供了多種機會。

開始快速輕鬆地獲得報酬

為客戶開具發票可能很困難。 創建和發送賬單需要時間，跟進並確保在截止日期前支付發票需要更多時間。 擁有一致且清晰的發票流程可以避免雙方的很多挫敗感。

通過設定明確的期望，何時以及如何向代理機構付款，然後提供簡單、即時的付款方式，讓客戶的生活更輕鬆，可以讓您更快地獲得付款並加強您的關係。 追討未付發票的客戶可能成為過去。

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