10 วิธีที่ดีที่สุดในการออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าเพื่อรับเงินจากเอเจนซีของคุณ

ลูกค้าออกใบแจ้งหนี้อาจเป็นเรื่องยุ่งยาก พวกเขาอาจวางบิลผิดที่ ลืมส่งเช็ค หรือสถานการณ์ต่างๆ ที่เป็นไปได้ ก่อนที่คุณจะรู้ตัว วันครบกำหนดได้ผ่านไปแล้ว และแหล่งรายได้ของเอเจนซีของคุณกำลังลดลง คุณทำอะไรได้บ้าง?

อันดับแรก สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระอาจไม่เพียงสร้างความรำคาญให้กับคุณ แต่ยังรวมถึงลูกค้าของคุณด้วย บางทีพวกเขาอาจไม่ได้จ่ายเงินเพราะกระบวนการไม่ได้อธิบายให้พวกเขาฟังอย่างครบถ้วน หรือขั้นตอนนั้นยุ่งยากและล้าสมัย วิธีการออกใบแจ้งหนี้ของคุณอาจส่งผลต่อความสัมพันธ์กับลูกค้าของคุณ และท้ายที่สุดแล้วคุณจะรักษาลูกค้าได้ดีเพียงใด

ด้านล่างนี้คือเคล็ดลับ 10 ประการในการปรับปรุงกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ของคุณ กลวิธีเหล่านี้ เช่น การขอเงินมัดจำหรือการใช้วิธีเรียกเก็บเงินแบบประจำ จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าลูกค้าของคุณจะตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ ในขณะเดียวกันก็ช่วยให้แน่ใจว่าเอเจนซี่ของคุณจะได้รับการชำระเงินเร็วขึ้นด้วย เป็นการชนะที่สุดยอด

10 วิธีในการออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าและรับเงินตามเงื่อนไขของคุณ

1. กำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนในสัญญา

บางทีวิธีที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าเอเจนซีของคุณจะได้รับการชำระเงินทันทีคือการชี้แจงเงื่อนไขการชำระเงินก่อนที่ลูกค้าจะเซ็นสัญญา ทำให้เป็นการสนทนาที่กระตือรือร้นแทนที่จะรวมเอาความคาดหวังไว้ภายในการพิมพ์ที่ดี ซึ่งจะช่วยป้องกันไม่ให้ลูกค้าเกิดความสับสนเกี่ยวกับเวลาที่ต้องชำระเงิน วิธีชำระเงิน และนโยบายสำหรับค่าธรรมเนียมล่าช้าคืออะไร

การแบ่งเวลาเพื่อหารือเกี่ยวกับขั้นตอนการชำระเงินยังช่วยให้คุณเรียนรู้ว่าลูกค้ามีคำขอพิเศษหรือไม่ ตัวอย่างเช่น ลูกค้าต้องการรับใบแจ้งหนี้ทางไปรษณีย์หรือทางอิเล็กทรอนิกส์ พวกเขาชอบจ่ายด้วยบัตรเครดิตหรือเช็คมากกว่ากัน?

การพูดคุยถึงความคาดหวังในระหว่างกระบวนการต้อนรับลูกค้าของคุณไม่เพียงแต่ลดโอกาสที่พวกเขาจะต้องถูกไล่ตามในภายหลังสำหรับใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระ แต่ยังแสดงให้เห็นว่าคุณเต็มใจที่จะรองรับการตั้งค่าการชำระเงินของพวกเขา กล่าวโดยสรุปคือ เป็นวิธีที่ง่ายและสะดวกในการให้บริการลูกค้าเพิ่มเติมและเพิ่มความภักดีของลูกค้า

2. ขอเงินมัดจำ

การจ่ายเงินมัดจำในการซื้อจำนวนมากไม่ใช่เรื่องผิดปกติ การทำสัญญากับตัวแทนการตลาดหรือโฆษณาก็ไม่ต่างกัน นอกเหนือจากการจัดหารายได้ล่วงหน้าให้กับเอเจนซีแล้ว การให้ลูกค้าชำระเงินมัดจำยังบรรลุผลสำเร็จในสองสิ่ง:

• มันกำจัดลูกค้า "ธงแดง" ใด ๆ
  หากคุณสังเกตเห็นว่าลูกค้าใหม่ให้ความสำคัญกับค่าใช้จ่ายมากเกินไปหรือไม่ยอมจ่ายเงินมัดจำ โอกาสที่พวกเขาจะไม่ชำระใบแจ้งหนี้ในอนาคตตรงเวลา การพูดถึงเรื่องการจ่ายเงินมัดจำในตอนนี้จะช่วยให้คุณไม่ต้องยุ่งยากในภายหลัง
• ช่วยให้มั่นใจว่ากลไกของกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ทำงานได้อย่างถูกต้อง
  ไม่ว่าลูกค้าจะขอรับใบแจ้งหนี้ทางไปรษณีย์หรือต้องการชำระเงินผ่าน PayPal การเริ่มต้นความสัมพันธ์ด้วยการฝากเงินจะช่วยให้แน่ใจว่ากระบวนการทำงานตามที่ควรจะเป็น ด้วยวิธีนี้ เมื่อใบแจ้งหนี้รอบถัดไปมาถึง ทั้งสองฝ่ายจะรู้สึกมั่นใจในการดำเนินการต่อไป

3. รวมข้อมูลการติดต่อและข้อมูลเฉพาะโครงการไว้ในใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้มักถูกส่งต่อไปยังทีมการเงินขององค์กรหรือผู้มีอำนาจในการตัดสินใจซื้อ การระบุข้อมูลติดต่อของหน่วยงานของคุณไว้ในใบแจ้งหนี้ช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรายอื่นๆ ติดต่อได้ง่ายหากมีคำถามใดๆ

อีกสิ่งหนึ่งคือเพื่อให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้ถูกเรียกเก็บเงินไปยังบุคคลที่ถูกต้อง หากผู้ติดต่อหลักของคุณไม่ใช่คนที่ชำระค่าใช้จ่ายในท้ายที่สุด ให้ค้นหาว่าใครคือ คุณสามารถช่วยตัวเองและลูกค้าของคุณประหยัดเวลาได้มากโดยการเรียกเก็บเงินกับบุคคลนั้นโดยตรง

ดูว่า QuickBooks ทำอย่างไรกับซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้:

นอกจากช่องว่างที่สงวนไว้สำหรับข้อมูลติดต่อแล้ว เทมเพลตใบแจ้งหนี้ FreshBooks นี้ยังมีพื้นที่สำหรับคำอธิบายเกี่ยวกับส่วนประกอบต่างๆ ของโครงการ:

แม้ว่าสิ่งนี้อาจดูเหมือนสามัญสำนึก แต่การเพิ่มรายละเอียดเพิ่มเติมสามารถช่วยสร้างความไว้วางใจระหว่างคุณและลูกค้าของคุณได้ การเจาะจงเกี่ยวกับองค์ประกอบแต่ละอย่างของโครงการ เช่น "สร้างหน้า Landing Page หลังการคลิกสำหรับแคมเปญโฆษณาที่กำหนดเป้าหมายซ้ำของ Facebook" ทำให้ลูกค้านึกถึงงานต่างๆ ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการทำให้แคมเปญหนึ่งมีชีวิตชีวา

4. รวมเงื่อนไขการชำระเงินล่าช้าในใบแจ้งหนี้

มีโอกาสที่ลูกค้าจะไม่ตรวจทานสำเนาสัญญาสำหรับเงื่อนไขการชำระเงินก่อนที่จะชำระเงิน คุณสามารถทำให้งานของทุกคนง่ายขึ้นโดยการรวมเงื่อนไขการชำระเงินล่าช้าที่ด้านล่างของใบแจ้งหนี้ทุกใบ สิ่งนี้สามารถกระตุ้นให้ลูกค้าชำระเงินตรงเวลาและป้องกันไม่ให้พวกเขาอ้างว่าไม่ทราบเกี่ยวกับกำหนดเวลาและค่าธรรมเนียมล่าช้า

5. จัดส่งใบแจ้งหนี้ทันที

นักการตลาดดิจิทัลหลายคนถกเถียงกันว่าควรส่งใบแจ้งหนี้เมื่อใด บางคนแนะนำให้รอจนถึงหนึ่งสัปดาห์หลังจากส่งมอบโครงการ หรือรอจนกว่าลูกค้าจะได้มีเวลาเพลิดเพลินกับผลิตภัณฑ์หรือบริการและสามารถเห็นผลลัพธ์ เช่น โอกาสในการขายหรือคอนเวอร์ชั่นที่เพิ่มขึ้น

หากต้องการรับเงินอย่างรวดเร็ว ให้ส่งใบแจ้งหนี้โดยเร็วที่สุด สิ่งนี้ทำให้เอเจนซี่ของคุณเป็นที่หนึ่งในใจของลูกค้า นอกจากนี้ยังแสดงให้เห็นว่าคุณไว้ใจได้และใส่ใจในรายละเอียด ซึ่งช่วยยืนยันว่าหน่วยงานของคุณเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับการเริ่มต้นงาน

6. ย้ายลูกค้าไปยังสัญญายึดที่มีการเรียกเก็บเงินตามรอบ

แทนที่จะรอจนกว่าจะสิ้นสุดโครงการอันยาวนานเพื่อส่งใบแจ้งหนี้ หรือรออีกหลายสัปดาห์หรือหลายเดือนจึงจะได้รับเงิน ขอให้ลูกค้าของคุณเปลี่ยนไปใช้สัญญายึด

จากนั้น ตั้งค่าตัวเลือกการเรียกเก็บเงินตามรอบที่จะทำการถอนเงินโดยอัตโนมัติทุกเดือนจากบัญชีธนาคารหรือบัตรเครดิตของลูกค้า สิ่งนี้ไม่เพียงช่วยประหยัดเวลาและอาการปวดหัวของคุณทั้งคู่ แต่ยังสร้างกระแสเงินสดที่คาดการณ์ได้และมั่นคงยิ่งขึ้นสำหรับเอเจนซีของคุณอีกด้วย

สำหรับโครงการที่ต้องใช้เวลามากกว่าปกติในการดำเนินการให้เสร็จสิ้น แผนการชำระเงินแบบชำระคืน/แบบจ่ายซ้ำเพียงอย่างเดียวอาจไม่สมเหตุสมผลเสมอไป ตัวอย่างเช่น ลูกค้าอาจไม่พอใจกับผลลัพธ์ของการทดสอบ A/B และขอให้สร้างหน้า Landing Page หลังคลิกทดลองเพิ่มเติม ในกรณีนี้ ให้พิจารณาใช้วิธียึดเทียบกับชั่วโมง ซึ่งคุณสามารถส่งการเรียกเก็บเงินใบแจ้งหนี้รายเดือนหรือรายไตรมาสสำหรับเวลาที่เกินความคาดหมายของระยะเวลาที่ยึดได้

7. ออกใบแจ้งหนี้ลูกค้าออนไลน์

หากคุณได้เรียนรู้ในระหว่างกระบวนการเริ่มต้นใช้งานว่าคุณสามารถออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าของคุณทางออนไลน์ได้ ก็ขอแสดงความยินดีด้วย มีประโยชน์หลายประการ เช่น ประหยัดเวลาและเงินในการส่งใบแจ้งหนี้ที่เป็นกระดาษทางไปรษณีย์ เช่นเดียวกับตัวเลือกการชำระเงินทันทีสำหรับลูกค้าของคุณ

การใช้ PayPal เพื่อออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าเป็นวิธีการชำระเงินออนไลน์ที่ได้รับความนิยม แพลตฟอร์มนี้ทำให้การรวมปุ่ม "ชำระเงินทันที" เป็นเรื่องง่าย เพื่อให้ลูกค้าสามารถชำระบิลได้ทันที:

กระบวนการขั้นตอนเดียวนี้สามารถป้องกันการชำระเงินล่าช้า และทำให้รายได้ของคุณคาดการณ์ได้และสม่ำเสมอ

8. ใช้ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้

การใช้ซอฟต์แวร์บนคลาวด์สามารถทำให้กระบวนการออกใบแจ้งหนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ และลดระยะเวลาที่คุณใช้ในการส่งและติดตามใบเรียกเก็บเงิน

หนึ่งในเครื่องมือบนคลาวด์ที่ได้รับความนิยมมากที่สุดคือ FreshBooks:

คุณลักษณะหลายอย่างของซอฟต์แวร์ทำให้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่กล่าวถึงนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ รวมถึง:

• ออกใบแจ้งหนี้สำหรับเงินฝาก
• ล้างแสดงข้อมูลติดต่อ รายละเอียดโครงการ และข้อมูลค่าล่วงเวลา
• ให้ลูกค้าชำระเงินออนไลน์ได้ทันที
• แปลงเป็นสกุลเงินอื่น

นอกจากนี้ การวิจัยของ FreshBooks ยังอ้างว่าซอฟต์แวร์ของพวกเขาช่วยเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กโดยเฉลี่ย 192 ชั่วโมงในแต่ละปี ด้วยแผนระดับกลางที่ราคา $25 ต่อเดือน จึงเป็นตัวเลือกที่สมเหตุสมผลในการออกใบแจ้งหนี้แก่ลูกค้า

หากคุณต้องการหลีกเลี่ยงการจ่ายเงินสำหรับซอฟต์แวร์บัญชีระบบคลาวด์ ลองพิจารณาส่งใบแจ้งหนี้ผ่าน PayPal:

พอร์ทัลการชำระเงินออนไลน์ยอดนิยมนำเสนอเทมเพลตใบแจ้งหนี้ฟรีพร้อมตัวเลือกการปรับแต่งมากมาย รวมถึงการแปลงสกุลเงินที่ง่ายดายสำหรับลูกค้าต่างประเทศ ข้อเสียเปรียบ? PayPal ยังคงเก็บค่าธรรมเนียมเล็กน้อยตามปกติจากการชำระเงินครั้งสุดท้าย (0.30 ดอลลาร์ + 2.9% ของยอดทั้งหมด)

9. บัญชีสำหรับค่าธรรมเนียมและอัตราแลกเปลี่ยนเมื่อออกใบแจ้งหนี้ลูกค้าต่างประเทศ

อัตราแลกเปลี่ยน ภาษี และค่าธรรมเนียมอื่นๆ มีแนวโน้มที่จะมีบทบาทในการออกใบแจ้งหนี้แก่ลูกค้าต่างประเทศ หลีกเลี่ยงความประหลาดใจใด ๆ โดยการพูดคุยในหัวข้อนี้พร้อม ๆ กับที่คุณชี้แจงความคาดหวังในการชำระเงินในระหว่างขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งานลูกค้า

ช่วยในการค้นคว้าเกี่ยวกับโปรโตคอลสำหรับประเทศใดประเทศหนึ่ง หรือคุณสามารถเขียนใบแจ้งหนี้ด้วยซอฟต์แวร์ได้ เครื่องมือบัญชีบนคลาวด์จำนวนมากทำให้การแปลงสกุลเงินเป็นเรื่องง่าย ตัวอย่างเช่น Zoho ให้คุณสร้างเทมเพลตใบแจ้งหนี้ในภาษาอื่นได้:

10. สร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า

ลูกค้าที่รู้สึกมีค่ามากกว่ารายได้ที่พวกเขามอบให้กับบริษัทของคุณมีแนวโน้มที่จะจ่ายเงินตรงเวลามากกว่า มีหลายวิธีในการทำเช่นนี้ เช่น เสนอส่วนลด ช่วยแก้ปัญหา หรือแม้กระทั่งส่งของขวัญที่ไม่คาดคิดให้พวกเขา

อย่างไรก็ตาม หากคุณปฏิบัติตามเคล็ดลับที่แบ่งปันที่นี่ แสดงว่าคุณมาถึงครึ่งทางของการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้าของคุณแล้ว กระบวนการออกใบแจ้งหนี้ที่สม่ำเสมอจะมอบโอกาสมากมายสำหรับการสื่อสารที่ชัดเจน สร้างความไว้วางใจ และทำให้ชีวิตลูกค้าของคุณง่ายขึ้นด้วยการบริการลูกค้าที่ยอดเยี่ยม

เริ่มรับเงินอย่างรวดเร็วและง่ายดาย

การออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าอาจเป็นเรื่องยาก ต้องใช้เวลาในการสร้างและส่งใบเรียกเก็บเงิน และต้องใช้เวลามากขึ้นในการติดตามและตรวจสอบให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้ได้รับการชำระภายในกำหนดเวลา การมีกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ที่สม่ำเสมอและชัดเจนสามารถป้องกันความยุ่งยากจากทั้งสองฝ่ายได้

ด้วยการกำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนว่าจะชำระเอเจนซี่เมื่อใดและอย่างไร จากนั้นจึงเสนอวิธีการชำระเงินแบบทันทีที่เรียบง่ายซึ่งช่วยให้ชีวิตของลูกค้าง่ายขึ้น ช่วยให้คุณได้รับเงินเร็วขึ้นและกระชับความสัมพันธ์ของคุณให้แน่นแฟ้นยิ่งขึ้น การไล่ตามลูกค้าสำหรับใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระอาจกลายเป็นอดีตไปแล้ว

สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการขยายหน่วยงานของคุณ ลงทะเบียนสำหรับการสาธิต Instapage Enterprise วันนี้