Her Hizmet İşletmesinin Yeni Ekip Üyelerini İşe Almak İçin Sahip Olması Gereken Belge

Bir hizmet işletmesinde işe alma ve yönetmeyle ilgili bu makale, firması Doğu ABD'deki tüm işletmelere hizmet veren bir İK danışmanı olan Sharon DeLay'e aittir.

Sharon DeLay

Çalışanları işe almak ve yönetmek, bir hizmet işletmesi sahibinin yapabileceği en zorlu şeylerden biridir. Aşağıdakilerin hepsini yapan basit bir belge için ne verirdiniz?

• Pozisyonun rolleri ve sorumlulukları hakkında rehberlik sağlar
• Bir pozisyonun muafiyet durumunu belirlemek için analiz yapmanızı sağlar
• Tazminatın etrafında kurulduğu çerçeveyi sunar
• Pozisyonu doldurmak için görüşme sorularını ayarlar
• Pozisyonu dolduran kişinin kariyer yolunu belirler.
• İşin çalışma ortamı ve raporlama yapısı dahil olmak üzere temel beklentilerini ana hatlarıyla belirtir.
• Temel bir performans inceleme belgesi görevi görür
• Konaklama ve ayrılma kararları için gerekli bilgileri özetler
• Düşük performans gösteren bir çalışanı şirketinizden ayırma zamanının geldiğini gösteren bir barometre görevi görür

İş tanımı

İş tanımına bakın. Bu çok kötü niyetli, genellikle göz ardı edilen belge, ekip üyelerinin işe alınmasında, yönetilmesinde ve ayrılmasında kritik bir rol oynar. İlk işe alımınızı yapmadan çok önce, herhangi bir işveren-çalışan ilişkisinin temel taşı olmalıdır.

Bir iş tanımı geliştirmenin zaman kaybı olduğunu “yüksek ciro” olarak kabul edilen endüstrilerden sık sık duyuyoruz. İş tanımının çoklu kullanımlarını anladığınızda, ekip üyelerini işe almak ve terfi ettirmek için neden kritik bir araç olduğunu anlayacaksınız.

İlk İşe Almadan Önce

İşiniz için yapmanız gereken bir pozisyona ihtiyacınız olan şeyin kapsamlı bir analizini yapmak çok önemlidir. Kendinize bu yeni pozisyona NEDEN ihtiyacınız olduğunu sorarak başlayın. Kendiniz gibi bir lider mi arıyorsunuz? Veya sahada ekibinizin bir parçası olacak biri mi? Unutmayın, bazı işleri daha uygun maliyetli ve verimli bir şekilde (defter tutma, telefonlara cevap verme, İK, vb.) işe almak yerine sözleşme yoluyla yapabilen hizmetler olabilir.

Bir İş Tanımını Tamamlarken Sorulacak Sorular

• Bu işi yapmak için hangi araçlara ve kaynaklara ihtiyaç var? İş öncelikle bir bilgisayarda mı yapılıyor? Kişi, özel eğitim gerektiren diğer araçları kullanacak mı? Pozisyonun bir telefona cevap verebilmesi ve müşterilerle konuşabilmesi gerekecek mi?
• Bu işi yapmak için hangi düzeyde eğitim veya sertifika gerekli ve isteniyor? Çok az pozisyon aslında bir derece gerektirir, bu yüzden neye ihtiyaç duyduğunuz ve arzu ettiğiniz konusunda çok dikkatli olun.
• Bu pozisyonun hangi denetim sorumluluğu var ve kaç pozisyon için? Pozisyon tüm kararlar için sizin onayınızı mı almak zorunda yoksa pozisyonun önemli karar verme yetkisi var mı?
• Fiziksel ve çevresel koşullar nelerdir? Pozisyon bütün gün çok oturmayı gerektiriyor mu? Depodaki pozisyon çok yürümeyi mi gerektiriyor? Çok fazla tekrarlayan hareket var mı? İşin tüm fiziksel ve çevresel hususlarını objektif olarak değerlendirin.
• Pozisyon için tazminat nedir? Olası iş unvanlarının yanı sıra rollere ve sorumluluklara dayalı maaş araştırması, pozisyonun finansal etkisini anlamanıza yardımcı olacaktır.
• Pozisyondaki kişinin işi beklentilerinize göre yapıp yapmadığını nasıl değerlendirecek ve ölçeceksiniz? Bu bilgiyi kaydedin.

Şirketinizdeki sorumlulukları iyi bildiğinizi düşünseniz bile, bu yine de tamamlanması gereken iyi bir analizdir. 2019'da beklenen fazla mesai muafiyeti değişikliklerine yanıt vermenize yardımcı olacak kapsamlı ve güncel bir iş tanımına sahip olmanızı sağlar.

İş Tanımını Yazma

Bu soruları tamamladığınızda ve objektif olarak yanıtladığınızda, bir iş tanımı çerçevesine sahip olursunuz. Ayrıca aşağıdakileri belirlemenize yardımcı olacak bir analiz yaptınız:

• Pozisyonun muafiyet durumu veya herhangi bir çalışma haftasında 40'ın üzerinde çalışılan saatler için fazla mesai ödemeniz gerekip gerekmediği.
• Herhangi bir iş döngüsünde pozisyonun temel sorumlulukları (günlük, haftalık vb.)
• Potansiyel adayların ihtiyaç duyduğu yetkinlik düzeyini satın almak ve sağlamak için hangi ek araçlara ihtiyacınız olacak.
• Pozisyonun gerektirdiği fiziksel ve dayanıklılık yetenekleri. Örneğin, pozisyon günün önemli bir bölümünde kapalı alanlarda çalışıyorsa ve bir aday klostrofobik olduğunu açıklıyorsa, onları yerleştiremeyebilirsiniz.
• İhtiyacınız olan kaliteli yeteneği kendinize çekmenizi sağlayacak, pozisyon için rekabetçi bir maaş.
• İşi alan kişinin performansını nasıl değerlendireceksiniz.

İşe Alma ve Görüşme

İyi tanımlanmış bir iş tanımı, özetlendiğinde çekici bir iş ilanı ve görüşme sürecinizi ve sorularınızı geliştirmenin temeli haline gelir.

Örneğin, pozisyon bir adayın biraz telefonda olmasını gerektiriyorsa, artık adayın telefondaki varlığını değerlendirmek için ilk görüşmenin telefonla yapılması gerektiğini biliyorsunuz. Pozisyon kimyasalları işin normal bir parçası olarak ele alıyorsa, mülakat sürecinde kullanmak üzere adayları belirli işler için kullanılacak uygun temizlik ürünleri ve bunları nasıl güvenli bir şekilde ele alacakları konusunda “sınavladığınız” bir değerlendirme geliştirebilirsiniz. Ayrıca, işte yaşadığınız gerçek durumlardan yola çıkarak durumsal mülakat soruları geliştirebilirsiniz.

Mülakat sırasında gözden geçirilecek tamamlanmış ve ayrıntılı bir iş tanımına sahip olmak, sizin ve adayın işi tartışmanıza ve sunulduğu gibi yapma yeteneklerini kanıtlamanıza da olanak tanır.

Yeni Bir Ekip Üyesi İşe Aldıktan Sonra

Kapsamlı bir iş tanımı, mükemmel bir eğitim kılavuzu ve performans değerlendirme aracı haline gelir.

Günlük, haftalık, aylık, üç aylık ve yıllık perspektiften işin sorumluluklarının ana hatları, kişinin görevleri öğrenmesi gereken sırayı belirlediğiniz anlamına gelir. Şimdi bu eğitim görevlerini ve tamamlama sırasını güçlendirmek için bir eğitim kontrol listesi geliştirin. Bu, bir çalışanın işletmeniz için performans göstermesi ve gelir elde etmesi için gereken süreyi sık sık azaltabilir.

Performans görüşleri

Ayrıca, önceden belirlediğiniz değerlendirme noktalarında, yeni çalışanın görevleri yerine getirip getirmediğini her sorumluluğun yanında bir onay veya eksi işareti ile kolayca not edebilirsiniz. Hâlâ öğrenilmesi veya iyileştirilmesi gereken görevler için, bir hedef sayfası geliştirin ve ekleyin ve bunu sonraki performans tartışmaları için temel olarak kullanın. Tek bir kolay adımda bir performans incelemesi ve dokümantasyonu tamamladınız!

Bir iş tanımının tüm sorumluluklarına hakim olmak, terfi veya genişletilmiş görevler zamanı geldiğinde bir ipucu sağlar. Bu, çalışanlarınızın kariyer gelişimini besler. Kariyer geliştirme fırsatları katılımı artırır ve ciroyu azaltır.

İşler yolunda gitmediğinde

Yeni çalışanınızın kilit sorumluluklarından birkaçını yerine getirmediğini keşfedebilirsiniz. Belirlediğiniz hedefler veya sağladığınız ek eğitimler ne olursa olsun (yukarıdaki inceleme belgelerinizde belirtildiği gibi), çalışandan ayrılma zamanı gelebilir.

İş tanımının ve herhangi bir performans incelemesinin ve hedef belirleme belgelerinin gözden geçirilmesi, yolların ayrılma zamanının gelip gelmediğini belirlemenize yardımcı olacaktır.

Kapsamlı bir iş analizi yapmak, yazılı bir belge hazırlamak, yeni stajyerle birlikte gözden geçirmek ve ardından iş tanımını bir performans değerlendirme aracı olarak kullanmak gibi ön uçtaki yatırımınız, size yardımcı olmak için uzun bir yol kat etmesi gereken bir kağıt izi oluşturur. Size karşı bir dava açılırsa, haksız bir fesih iddiasıyla mücadele edin.

Bir Promosyon Sırada Olduğunda

Yeni birini işe almanın ve birini yeni bir pozisyona terfi ettirmenin ardındaki aynı düşüncenin çoğu aynı şekilde geçerlidir. Önceden bir iş tanımı geliştirmeye ekstra zaman ayırmak, eğitim, geliştirme, dokümantasyon ve ödüller söz konusu olduğunda, pozisyonun görev süresi boyunca size zaman ve emek tasarrufu sağlar.

Bir ekip üyesi, orijinal iş tanımında belirtilen kriterleri karşılıyor ve aşıyorsa, onları şirketinizde terfi ettirmenin zamanı gelmiş olabilir.