Bu 6 Kırmızı Bayrağı İzleyerek İş Dolandırıcılığını Önlemenin Zirvesinde Kalın

İş dolandırıcılığı şirketinize 350.000$'a mal olabilir. Hiçbir işletme bunu karşılayamaz, bu yüzden bu uyarı işaretlerine dikkat etmeniz gerekir.

NOT: Bu makale, okuyucularımızı Amerika Birleşik Devletleri'ndeki işle ilgili endişeler hakkında bilgilendirmeyi amaçlamaktadır. Hiçbir şekilde yasal tavsiye sağlama veya belirli bir hareket tarzını destekleme amacında değildir. Özel durumunuzla ilgili tavsiye için hukuk danışmanınıza danışın.

“Ocean's Eleven”da neredeyse bir düzine dolandırıcı zekalarını, akrobatik becerilerini ve havalı arabaları bir kumarhaneyi abartılı bir şekilde soymak için birleştirir. Kumarhane sahibi, ancak anti-kahramanlar milyonlarla kaçtıktan kısa bir süre sonra karmaşık düzeni çözer.

Bununla birlikte, çoğu iş lideri için iyi haber, işletmeniz soyulursa, muhasebe yazılımınızı kullanarak ve birkaç uyarı işaretine dikkat ederek kanıtları ortaya çıkarmak çok daha kolay olacaktır.

Ticari sahtekarlığı önleme gerçekten bu kadar önemli mi?

Ticari zimmete para geçirme büyük bir sorundur.

Küresel bir özel sigorta sağlayıcısı olan Hiscox, 2018 Hiscox Zimmetine Geçirme Çalışması için zimmete para geçirmenin meydana geldiği bir şirkette çalışan 200 ABD muhasebe ve finans uzmanıyla anket yaptı. Bu çalışma, ortalama zimmete para geçirme davasının iki yıldan fazla sürdüğünü ve ilgili şirketlere ortalama 350.000 dolardan fazlaya mal olduğunu, ancak şirketlerin %50'sinden fazlasının nihayetinde alınanların üçte birinden daha azını geri aldığını buldu.

Bu bahsettiğimiz birkaç yapışkan not defteri ve kalıcı işaretleyici değil. Sertifikalı Dolandırıcılık Denetçileri Derneği, dolandırıcılık vakalarının %22'sinin 1 milyon doları aşan kayıplara neden olduğunu tespit etti. Zimmete para geçirme, bahşiş toplamadan karmaşık bordro dolandırıcılığına kadar her şeyin şeklini alabilir. Ve bu rakamlar, zimmete para geçirmenin asla keşfedilmediği durumları hesaba katmadan bilinen vakaları yansıtıyor.

Bir Hiscox araştırmasına göre en yaygın zimmete para geçirme teknikleri

İşletme dolandırıcılığı, nakit akışı sorunlarının işletme kapanmasının önde gelen nedeni olduğu küçük işletmeler için özellikle yıkıcı olabilir. Ve iş ne kadar küçükse, dolandırıcılık o kadar yıkıcı olabilir.

100.000 dolarlık bir zimmete para geçirme davası, büyük bir şirket için tatsız bir davaya yol açabilir, ancak bir anne-baba dükkanı için sakatlayıcı olabilir. Küçük işletme liderleri genellikle orta ölçekli ve büyük işletme liderlerinden daha az şirket yönetme deneyimine sahiptir ve küçük işletme çalışanları işletme işlevleri arasında daha az gözetime ve daha fazla özerkliğe sahiptir.

Sertifikalı Sahtekarlık Denetçileri Birliği'ne göre, küçük işletmeler de ortalama zimmete para geçirme durumunda orta ve büyük işletmelere (104.000 $) göre neredeyse iki kat daha fazla (200.000 $) kaybediyor.

İzlenmesi gereken 6 ticari dolandırıcılık uyarısı

İşletmenizin büyüklüğü ne olursa olsun, ticari sahtekarlığı önlemek için bir planınızın olması gerekir. Hiscox anketine yanıt veren muhasebe ve finans uzmanları, şirketlerinin uğraştığı sahtekarlığın -sadece paranın ötesinde- çalışanlara, müşterilere, iş ortaklarına ve itibara, sonunda her büyüklükteki işletmeyi çökertecek yaralara mal olduğunu buldu.

Ama yeterince kıyamet ve kasvet. İşinizi dize getirmeden önce sahtekarlığı tespit etmek için kullanabileceğiniz bazı stratejilere bakalım.

1. Şirket fonları, iş yapmadığınız ülkelere/ülkelerden transfer ediliyor

Neden endişe kaynağı: Zimmetine para geçirenler, şirket parasını aklamak için denizaşırı ülkelere aktarabilir ve ardından bu parayı bir kişisel banka hesabına iade edebilir.

Örnek: Kanada'dan gelen herhangi bir müşteriniz veya müşteriniz olmamasına rağmen, hesabınızda Kanada'dan bir kredi fark ettiniz.

Bununla ilgili yapmanız gerekenler: Kitaplarınızı en az ayda bir kez gözden geçirin. Para, aşina olmadığınız bir kaynağa/hedeften gidiyorsa, bir çalışan size bunun meşru olduğunu söylese bile araştırın.

2. Çalışanlar, satıcılara veya diğer çalışanlara nakit ödeme yapıyor

Neden endişe kaynağı: Nakit ödemeler kağıt üzerinde bir iz bırakmaz ve zimmete para geçirenlerin dolandırıcılık faaliyetlerini örtbas etmesine olanak tanır.

Örnek: Denetçilerinizden biri, bir tedarik satıcısına (ki bu sadece onun eski lise arkadaşlarından biridir) nakit olarak ödeme yapmakta ısrar ediyor, çünkü satıcı bu şekilde ödeme yapmayı tercih ediyor.

Bununla ilgili yapmanız gerekenler: Tüm şirket işlerinin çekler veya şirket banka/kredi kartları kullanılarak yürütülmesinde ısrar edin (pizza teslimat görevlisine bahşiş vermek gibi en küçük olası masraflardan kurtulun). Bir çalışanın iş amacıyla nakit işlem yaptığını duyarsanız, araştırın.

3. Net bir amacı olmayan belirsiz iş anlaşmalarını fark ediyorsunuz

Neden endişe kaynağı: Zimmetine para geçiren çalışanlar, sahtekarlığı meşru şirket işi gibi göstermek için dışarıdaki suç ortaklarıyla sahte anlaşmalar yapabilir.

Örnek: Yöneticilerinizden biri, kayınbiraderi için ayda 1.000 dolar maaş ödeyen belirsiz bir "danışmanlık" işi ayarlıyor.

Bununla ilgili yapmanız gerekenler: Tüm çalışanlardan tüm iş anlaşmaları için net ve değerli bir iş gerekçesi sunmalarını isteyin ve bu anlaşmaların hala iş değeri sağladığından emin olmak için düzenli olarak kontrol edin.

4. Çalışanlar, uygun kanallardan onaylanmamış satıcılarla anlaşmalar yapıyor

Neden endişe kaynağı: Zimmetine para geçiren çalışanlar, yönetim başkanlarını aşarak sahte satıcılarla hileli anlaşmalar yapmak için normal kontrol noktalarını atlayabilir.

Örnek: Pazartesi sabahı, çalışanlarınızdan birinden, daha önce hiç duymadığınız bir parça tedarikçisiyle yeni bir satın alma sözleşmesi yaptıklarını duymak için geldiniz. Anlaşma gerçek olamayacak kadar iyi görünüyor.

Bununla ilgili yapmanız gerekenler: Birden fazla yöneticinin onayını gerektiren tüm iş anlaşmaları için bir politika oluşturun.

5. Kitaplarınız dengeli değil

Neden endişe kaynağı: Dengeli kitaplar, herhangi bir işletmenin sağlıklı nabzını tutar. Hesabını veremeyeceğin bir para geliyor veya gidiyorsa, şirketteki birisinin bir şeyler çevirdiği veya muhasebenin özensiz olduğu anlamına gelir. Hiçbir durum iyi değil.

Örnek: Ay sonunda kitaplarınızı kontrol ettiğinizde hiçbir açıklama yapmadan 1500$'ın altında olduğunuzu gördünüz.

Bununla ilgili yapmanız gerekenler: Her şeyin hesaba katıldığından emin olmak için muhasebe yazılımınızı her gün kontrol edin. Bir şey eklenmediğinde yazılım sizi uyaracaktır.

6. İş ve kişisel harcamalar ayrılmıyor

Neden endişe kaynağı: Kişisel harcamaları ödemek için şirket kartı kullanmak, çalışan şirkete geri ödeme yapsa bile büyük bir hayır-hayırdır. Suları bulandırıyor ve gerçekleştiğinde zimmete para geçirmeyi daha da zorlaştırıyor.

Örnek: Size nakit olarak geri ödeme yapmasına rağmen, şirketin kredi kartına “yanlışlıkla” kendi aracına benzin koymaya devam eden bir çalışanınız var.

Bununla ilgili yapmanız gerekenler: Şirket kredi kartlarınızda yalnızca yasal işletme harcamalarına izin veren katı bir politika uygulayın. Bu aynı zamanda sizi vergi zamanında giderleri gözden geçirmek zorunda kalmaktan da kurtaracaktır. Bazı gider raporlama yazılımları, makbuz taramasına bile izin verir.

Bir zimmete para geçirenin portresi

Aşağıdaki işaretlerin birçok farklı, masum açıklaması olabilirken, Hiscox ve ACFE anketleri, zimmete para geçirenlerin yaygın olarak bulunduğunu tespit etti:

• İmkanlarının ötesinde cömert bir yaşam tarzı sürün (örneğin, aniden yeni bir lüks arabada çalışmaya başlamak).
• Pervasız davranışlar sergileyin (örneğin, aşırı kumar oynama, aşırı hız cezaları alma, PTO'yu aşırı kullanma).
• Haksızlığa uğradıklarını düşünürlerse işyerinde hoşnutsuz hale gelirler.
• Kontrol sorunlarını gösterin (örneğin, görevlerini asistanlarla paylaşma isteksizliği veya geçici doldurmalar).
• Finansal zorluklardan muzdarip.

Bu davranışların hiçbiri bir çalışanı zimmete para geçirmekle suçlamak için gerekçe değildir, ancak yukarıda özetlenen kırmızı bayraklarla birleştiğinde daha büyük bir resmin parçası olarak göz kulak olmaya değerdir.

Henüz kendilerini kanıtlamamış yeni çalışanlara karşı daha şüpheci olmak mantıklı görünse de, zimmete para geçirenler ortalama olarak sekiz yıldır şirketlerinde çalışıyorlar.

Bunun nedeni, bu tür çalışanların genellikle bir işletmenin işleyişine aşina olmak için zamanları olması, gerçek veya algılanan hafifliklere maruz kalmaları, onları tazminat toplamaya çalışmak için motive ediyor, hatta sahtekarlık yapmalarına yardımcı olmak için suç ortakları işe alıyor (ilgili ortalama insan sayısı). belirli bir şemada üç).

İş sahtekarlığını tespit ettiğinizde ne yapmalısınız?

İşletmenizde önemli ölçüde dolandırıcılığı veya zimmete para geçirmeyi önlemek, doğru kişileri işe almak, onlara adil davranmak ve dikkat edilmesi gereken işaretleri bilmekle başlar.

Ancak bariz dolandırıcılık belirtileri fark ettiyseniz ve harekete geçmeniz gerekiyorsa ne yaparsınız? Hiscox şunları önerir:

Ticari sahtekarlığı önleme, küçük işletme muhasebe bulmacasının yalnızca bir parçasıdır. Muhasebe yazılımınızı yükseltme zamanı geldiğinden vergilerinizi nasıl dosyalayacağınıza kadar çok çeşitli işletme muhasebesi konularını takip etmek için muhasebe ve finans blogumuzu takip edin.