Comment le suivi du temps de travail permet-il d'économiser de l'argent ?

Nous avons tous entendu l'expression « Le temps c'est de l'argent », mais de combien d'argent parlons-nous exactement ?
Dans cet article de blog, nous parlerons de la quantité d'argent que le suivi du temps peut vous faire économiser selon les recherches, ainsi que de la manière exacte dont il vous fait économiser de l'argent. Nous vous fournirons également des conseils pour suivre le temps aussi efficacement que possible.

Combien d'argent le suivi du temps peut-il vous faire économiser ?

Selon une étude réalisée par AffinityLive, publiée dans Harvard Business Review, travailler de manière inefficace coûte à l'économie américaine plus de 50 millions d'heures perdues, ce qui signifie perdre environ 7,4 milliards de dollars par jour .
Il indique également que « passer des mises à jour hebdomadaires (ou pire) des feuilles de temps à des mises à jour quotidiennes (ou mieux) permettrait de récupérer 52 000 $ par professionnel, par an en temps facturable ».

Pour mettre les choses en perspective, voici ce que vous pourriez acheter avec les 52 000 $ supplémentaires (s'ils n'étaient pas partis avec le vent) :

• 50 iPhone 12 Plus
• Un séjour de 2 nuits dans une Suite Royale à l'hôtel Burj Al Arab à Dubaï
• Un diamant de 3 carats
• Une maison ou un appartement (la taille dépend de l'emplacement)
• Frais de scolarité d'un an à l'Université de Harvard

Et après avoir acheté quelque chose de cette liste, il vous en resterait encore quelques milliers.
Je pense que nous pouvons tous convenir que c'est beaucoup d'argent – ​​qui ne devrait pas être gaspillé comme ça.

Comment le suivi du temps vous fait économiser de l'argent

Un logiciel de suivi du temps permet d'économiser votre argent de différentes manières, en particulier si vous choisissez une application de haute qualité et entièrement gratuite, comme Clockify. Voici comment:

• Vous avez des données réelles devant vous, au lieu d'estimations. Ce n'est pas une idée stellaire de se fier à des conjectures quand il s'agit d'affaires.
  Lorsque vous suivez le temps, vous avez un aperçu de tout ce qui se passe, y compris toutes les tâches et le temps passé pour accomplir ces tâches. Même si vous devez faire une estimation (pour un grand projet futur, par exemple), vous aurez beaucoup de données sur lesquelles vous appuyer et faire une estimation aussi précise que possible.
  Vous pourrez également savoir s'il y a un projet particulier qui gaspille les ressources de l'entreprise - lorsque vous suivez le temps, vous pouvez voir exactement où va votre argent. Cela nous amène au point suivant…
• Il facilite la facturation précise et le traitement des données pour la paie et les factures puisqu'il existe un enregistrement de toutes les heures facturables et non facturables.
• Évitez les problèmes juridiques. En parlant de données sur les salaires - en 2013, l'IRS a émis 4,5 milliards de dollars de pénalités liées aux charges sociales. Le suivi du temps réduira le risque de faire partie d'une statistique similaire.
• Il augmente la productivité. Cela aide à se concentrer et à garder les priorités droites, ainsi qu'à minimiser le travail inactif.
  Il évite également le surmenage. Et quand quelqu'un est bien reposé, il est beaucoup plus susceptible de bien performer et d'être plus efficace.
• Il fait gagner du temps , par rapport aux systèmes de présence obsolètes. En comparaison entre les deux, il y a aussi moins de place pour l'erreur humaine.
• Le suivi numérique du temps signifie ne pas gaspiller de ressources environnementales comme le papier ni d'argent supplémentaire pour les réapprovisionner une fois qu'elles sont toutes utilisées. Saviez-vous que, selon l'Université du sud de l'Indiana, environ 1 milliard d'arbres de papier sont jetés chaque année aux États-Unis ? Utiliser un logiciel de suivi du temps signifie économiser non seulement votre argent, mais aussi les arbres.

Conseils pour un suivi efficace du temps

Voici quelques conseils pour suivre efficacement le temps et, par conséquent, économiser de l'argent :

Suivre le temps chaque jour

L'étude d'AffinityLive indique que « selon la courbe d'oubli d'Ebbinghaus, les humains ne retiennent que 23 % de ce qu'ils apprennent après six jours. Cela signifie qu'il est impossible d'être complètement précis avec votre feuille de temps si vous ne la remplissez qu'une fois par semaine. »

C'est pourquoi il est préférable de suivre l'heure tous les jours, car une fréquence plus élevée se traduit par une meilleure précision.

Être cohérent

Il est aussi important de suivre le temps de manière cohérente pendant une période plus longue que de le suivre régulièrement. Il faut s'y tenir pour qu'il soit efficace !

Assurez-vous également qu'il y a cohérence en termes de temps de suivi de chacun sur la même plate-forme, afin que vous puissiez avoir toutes les données au même endroit.

Rendez le suivi du temps rapide et facile

"Nous avons constaté, sans surprise, que la principale raison pour laquelle les professionnels ont de mauvaises habitudes de suivi du temps est que c'est lourd à faire", indique l'étude d'AffinityLive.
En règle générale, plus c'est compliqué, moins les gens sont susceptibles de le faire.

C'est pourquoi vous devriez opter pour un logiciel de suivi du temps qui ne prend pas beaucoup de temps dans la journée et ne nécessite pas beaucoup d'efforts.

Le suivi automatisé est une excellente option - la seule chose que vous avez à faire est de cliquer sur un bouton pour commencer l'enregistrement. Vous pouvez même définir un rappel pour vous assurer que vous n'oublierez pas de commencer le suivi.

Vous pouvez également utiliser des feuilles de temps où vous ajoutez manuellement des tâches (généralement à la fin de la journée de travail) si cela convient mieux aux besoins de votre entreprise. Ils ont une interface conviviale et intuitive et ils sont également faciles à utiliser.

Donnez des instructions claires

Pour faire suite à ce que nous venons de dire, il est vraiment important de fournir des instructions claires et simples lors de l'introduction d'un nouveau logiciel. Sinon, cela peut être stressant, en particulier pour les personnes moins férues de technologie.
Les attentes doivent également être discutées, par exemple, la charge de travail quotidienne attendue ou s'il existe une certaine manière d'organiser les tâches.

Autour du temps

Bien qu'il soit important de suivre votre temps avec précision, il n'est souvent pas nécessaire d'avoir un niveau de précision extrêmement élevé ; se soucier de suivre chaque minute jusqu'au bout peut causer un stress inutile et faire plus de mal que de bien. Le temps est généralement arrondi aux 5, 10 ou 15 minutes les plus proches.
Vous n'avez pas non plus besoin de suivre des choses comme les pauses toilettes ou aller à la cuisine pour prendre une collation.

Si vous vous demandez si l'arrondi dans le temps est légal, oui, tant qu'il est fait correctement.

Conclusion

Nous ne pouvons pas vous dire les chiffres exacts que votre entreprise peut économiser car cela dépend de nombreux facteurs, tels que sa taille et le nombre d'employés. Cependant, avec tout ce que nous avons mentionné à l'esprit, il peut être plus facile de calculer comment vous pouvez réduire les coûts et/ou faire des ajustements à votre budget et rendre votre entreprise plus rentable.
Pour que le suivi du temps soit efficace, il est préférable de le faire quotidiennement et de manière cohérente et de choisir le bon logiciel qui répondra parfaitement aux besoins de votre entreprise.