Microsoft Excel คืออะไร? วิธีใช้ Excel, Tips & Tricks

Excel เป็นหนึ่งในโปรแกรมซอฟต์แวร์ยอดนิยมที่ Microsoft มีให้ เป็นส่วนหนึ่งของชุดโปรแกรม Microsoft 365 (เดิมชื่อ Office 365) และ Excel เป็นซอฟต์แวร์สเปรดชีตที่มีความสามารถและฟีเจอร์มากมาย ไม่ใช่แค่ Excel ซึ่งเป็นแอปพลิเคชันสำหรับจัดเก็บและจัดระเบียบข้อมูลลงในชีตและเซลล์ แต่ยังเป็นเครื่อง "เกิดอะไรขึ้น" ที่สามารถคำนวณต่างๆ โดยใช้ข้อมูลนี้

บทความนี้เหมาะสำหรับคุณหากคุณเพิ่งเริ่มใช้ Microsoft Excel บทความนี้จะช่วยคุณใช้ Excel ตั้งแต่การคำนวณพื้นฐานไปจนถึงการสร้างตารางเดือย การระบุพื้นที่พิมพ์เฉพาะ และการเปลี่ยนมุมมองของคุณ

Microsoft Excel คืออะไร?

Excel เป็นแอปพลิเคชันสเปรดชีต Excel ที่พัฒนาโดย Microsoft และเป็นส่วนหนึ่งของสายผลิตภัณฑ์ Office สำหรับแอปพลิเคชันเชิงพาณิชย์ Microsoft Excel ช่วยให้ผู้ใช้สามารถจัดเรียง จัดรูปแบบ และคำนวณข้อมูลในสเปรดชีต

เมื่อจัดระเบียบข้อมูลด้วยซอฟต์แวร์ เช่น Excel นักวิเคราะห์ข้อมูล นักวิเคราะห์ข้อมูล และอื่นๆ จะทำให้การวิเคราะห์ข้อมูลง่ายขึ้นเมื่อมีการเพิ่มหรือแก้ไขข้อมูล ตัวอย่างเช่น excel รวมหลายเซลล์หรือกล่องที่จัดเรียงตามคอลัมน์และแถว ข้อมูลถูกเก็บไว้ในเซลล์เหล่านี้

Excel เป็นส่วนหนึ่งของชุดโปรแกรม Microsoft Office และ Office 365 และสามารถใช้กับแอปพลิเคชันชุดโปรแกรม Office อื่นๆ ได้ นอกจากนี้ ซอฟต์แวร์สเปรดชีตยังสามารถเข้าถึงได้บนแพลตฟอร์ม Windows, MAC OS, Android และ iOS

ทำไมเราถึงใช้ Excel?

กล่าวง่ายๆ ว่า Excel เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการจัดการและจัดระเบียบข้อมูลทางการเงิน ซึ่งเป็นสาเหตุที่ธุรกิจส่วนใหญ่ใช้ Excel บ่อยครั้ง เป็นเครื่องมือที่ยืดหยุ่นที่ช่วยให้มีความยืดหยุ่นโดยรวมในการใช้งาน

อีกเหตุผลหนึ่งในการใช้ Excel คือสามารถเข้าถึงได้ง่าย ด้วยความรู้เพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลย บุคคลสามารถเปิดเวิร์กบุ๊ก Excel และเริ่มป้อนข้อมูลเพื่อเริ่มคำนวณและวิเคราะห์ข้อมูลได้

เหตุผล 5 อันดับแรกที่เราใช้ Excel:

• เพื่อจัดระเบียบข้อมูลทางการเงิน
• เพื่อจัดการรายละเอียดการติดต่อ
• เพื่อติดตามข้อมูลเกี่ยวกับพนักงาน
• เพื่อจัดการข้อมูลส่วนบุคคล
• เพื่อเป็นเครื่องคิดเลข

เอกสารที่คุณสามารถสร้างใน Excel

ไม่แน่ใจว่าคุณสามารถใช้ Excel ภายในองค์กรของคุณได้อย่างไร? นี่คือรายการเอกสาร Excel ที่คุณสามารถออกแบบได้:

งบรายได้ คุณสามารถใช้สเปรดชีต Excel เพื่อตรวจสอบกิจกรรมการขายและสถานะทางการเงินของบริษัท

งบดุล งบดุลเป็นหนึ่งในเอกสารยอดนิยมที่สร้างโดยใช้ Excel พวกเขาให้มุมมองโดยรวมเกี่ยวกับสถานะทางการเงินของธุรกิจ

ปฏิทิน คุณสามารถสร้างปฏิทินรายเดือนบนสเปรดชีตได้อย่างรวดเร็วเพื่อติดตามกิจกรรมหรือข้อมูลอื่นๆ ที่มีความสำคัญต่อวันที่

ต่อไปนี้คือเทมเพลตบางส่วนที่คุณสามารถสร้างได้ โดยเฉพาะสำหรับนักการตลาด

งบประมาณการตลาด: Excel เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับการติดตามงบประมาณ คุณสามารถสร้างและติดตามงบประมาณทางการตลาดและติดตามการใช้จ่ายโดยใช้ Excel

รายงานการตลาด หากคุณไม่มีเครื่องมือทางการตลาด เช่น Marketing Hub และคุณไม่แน่ใจ คุณอาจต้องการแดชบอร์ดที่มีรายงานทั้งหมดของคุณ อีกครั้ง Excel เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับการสร้างรายงานทางการตลาด

ปฏิทินบรรณาธิการ คุณสามารถสร้างปฏิทินบรรณาธิการด้วย Excel แท็บทำให้ง่ายต่อการติดตามเนื้อหาที่คุณสร้างเพื่อสร้างช่วงเวลาที่กำหนดเอง

เครื่องคำนวณลูกค้าเป้าหมายและปริมาณการใช้ข้อมูล Excel เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการออกแบบเครื่องคิดเลขทุกประเภท ซึ่งรวมถึงเครื่องคำนวณโอกาสในการขายและการรับส่งข้อมูล

นี่เป็นเพียงตัวอย่างเล็กๆ ของเอกสารทางธุรกิจและการตลาดที่คุณสามารถสร้างโดยใช้ Excel นอกจากนี้ เราได้รวบรวมเทมเพลต Excel มากมายที่คุณสามารถดาวน์โหลดได้แล้ววันนี้สำหรับโครงการทางการตลาด โครงการการออกใบแจ้งหนี้ การจัดทำงบประมาณ การจัดการโครงการ และอื่นๆ อีกมากมาย

วิธีใช้ Excel

อันดับแรก มาทำความคุ้นเคยกับพื้นฐานของ Excel: เซลล์ คอลัมน์ แถว เวิร์กชีต/แท็บ สูตร และแผนภูมิ/กราฟ

เซลล์

คำว่า "เซลล์" หมายถึงเซลล์ใน Excel เป็นกล่องที่แตกต่างกันภายในเวิร์กชีตหรือแท็บ และโดยทั่วไปจะใช้เพื่อป้อนและจัดเก็บข้อความหรือข้อมูลตัวเลข ทุกเซลล์จะได้รับชื่อที่มาจากคอลัมน์และแถวที่เซลล์นั้นตั้งอยู่โดยตรง หากคุณเคยเล่น Battleship ใช้ตารางอ้างอิงบนแผนที่ หรือตั๋วที่นั่งสำหรับรถไฟ/เครื่องบิน/สถานที่ คุณจะเข้าใจชื่อเซลล์ได้ง่าย

คอลัมน์ตัวอย่างจะรันจากซ้ายไปขวาที่ด้านบนสุดของเวิร์กชีต/แท็บ มีการติดฉลากตามตัวอักษร แถวต่างๆ จะจัดเรียงอยู่ทางด้านซ้ายมือของแผ่นงาน/แท็บ และมีป้ายกำกับเป็นตัวเลข ตัวอย่างเช่น หากกำลังดูเซลล์ A1 ซึ่งอยู่ในแถวที่ 1 ของคอลัมน์ A หรือแถวที่ 1 คือชื่อเซลล์

คอลัมน์

คอลัมน์ถูกจัดเรียงจากซ้ายไปขวาที่ด้านบนสุดของเวิร์กชีต/แท็บ มีการติดฉลากตามตัวอักษร ทุกคอลัมน์สามารถอธิบายได้ว่าเป็นชุดเซลล์แนวตั้ง

แถว

แถวจะมีป้ายกำกับทางด้านซ้ายของเวิร์กชีต/แท็บเป็นตัวเลข เรียงจากบนลงล่าง แต่ละแถวเป็นเส้นแนวนอนของเซลล์

แผ่นงาน/แท็บ

เวิร์กชีต/แท็บประกอบด้วยคอลัมน์ เซลล์ แถว และคอลัมน์ และโดยทั่วไปจะเป็นหน้าในเวิร์กบุ๊ก Excel ของคุณ คุณสามารถมีเวิร์กชีต/แท็บหลายรายการในเวิร์กบุ๊ก Excel ของคุณได้ มีประโยชน์ในการแยกข้อมูลและข้อมูลประเภทต่างๆ

ตรงกันข้ามกับคอลัมน์ แถว และเซลล์ คุณสามารถเปลี่ยนชื่อเวิร์กชีตและแท็บได้ ตามค่าเริ่มต้น เวิร์กชีต/แท็บจะถูกระบุเป็น 'Sheet1' หรือ 'Sheet2 และอื่นๆ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเปลี่ยนชื่อและแม้แต่สีที่ทำเครื่องหมายด้วยสีได้หากต้องการ โดยคลิกที่เวิร์กชีต/แท็บด้วยปุ่มเมาส์ขวา แล้วเลือกตัวเลือก 'เปลี่ยนชื่อ' หรือ "สีแท็บ"

สูตร

สามารถใช้สูตร Excel เพื่อกำหนดจำนวนเงินสำหรับเซลล์หนึ่งเซลล์หรือหลายเซลล์ และใช้ฟังก์ชันเพื่อคำนวณค่าและเรียกข้อมูล

สูตรอย่างง่ายสามารถคำนวณได้โดยการเพิ่ม หาร คูณ และลบค่าจากเซลล์ต่างๆ หากต้องการเพิ่ม ให้ใช้สัญลักษณ์ + ในการแบ่ง คุณจะใช้สัญลักษณ์/สัญลักษณ์ สำหรับการคูณคุณต้องใช้สัญลักษณ์ *; ในการคูณ คุณใช้สัญลักษณ์ และหากต้องการลบคุณสามารถใช้ สัญลักษณ์ - ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการรวมค่าของสามเซลล์เพื่อหาผลรวม คุณสามารถทำได้ดังนี้:

=A2+C2+E2

นี่คือที่ที่คุณเลือกเซลล์แรกและป้อนสัญลักษณ์ + จากนั้นเลือกเซลล์ที่สอง และป้อนสัญลักษณ์ + อีกครั้ง จากนั้นเลือกเซลล์ที่สามเพื่อสร้างสูตรที่เพิ่มเซลล์ทั้งสามและคำนวณผลรวม นี่ไม่ใช่ปัญหาเมื่อคุณทำงานกับเซลล์เพียงไม่กี่เซลล์ อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณทำงานกับหลายเซลล์ คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน SUM เพื่อเน้นเซลล์ทั้งหมดเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่เหมือนกันโดยนำเซลล์ทั้งหมดมารวมกัน เช่น:

=SUM(A2:D2)

การใช้ฟังก์ชัน SUM นี้เพื่อสร้างสูตรจะช่วยประหยัดเวลาได้มากเมื่อทำงานกับข้อมูลจำนวนมาก ตัวอย่างข้างต้นแสดงให้เห็นว่าคุณสามารถเน้นหลายเซลล์ในแถวได้อย่างไร สิ่งนี้ยังมีประโยชน์หากคุณต้องการเน้นหลายเซลล์ในคอลัมน์เดียวกัน

ถ้าคุณต้องรวมข้อมูลจากแหล่งต่างๆ หรือพื้นที่ต่างๆ ภายในสเปรดชีต Excel ของคุณ คุณสามารถใช้ฟังก์ชันต่างๆ เช่น VLOOKUP, SUMIF หรือ COUNTIF เพื่อค้นหาข้อมูลเฉพาะ และ/หรือให้ภาพรวมของข้อมูลที่คุณมี .

ข้อกำหนดพื้นฐานใน Excel

มีสองวิธีในการคำนวณการคำนวณใน Excel: สูตรและฟังก์ชัน

1. สูตร

ในสูตรของ Excel นิพจน์ทำงานโดยใช้ค่าภายในช่วงของเซลล์หรือเซลล์ ตัวอย่างเช่น =C1+C2+A3 ซึ่งจะค้นหาค่าของผลรวมของค่าจากเซลล์ A1 ถึงเซลล์ A3

2. ฟังก์ชั่น

ฟังก์ชันคือสูตรที่กำหนดไว้ล่วงหน้าใน Excel ช่วยขจัดการป้อนสูตรด้วยตนเองในขณะที่ให้ชื่อที่มนุษย์เข้าใจได้ง่าย ตัวอย่าง: =SUM(B1:B3) ฟังก์ชันนี้รวมค่าทั้งหมดจาก B1 ถึง B3

เพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นและขจัดงานที่ต้องทำเองที่ยุ่งยาก ต่อไปนี้คือการคำนวณและสูตรของ Excel บางส่วนที่คุณจะต้องเชี่ยวชาญ

สูตร Excel

ง่ายที่จะถูกครอบงำด้วยสูตร Excel มากมายที่คุณสามารถใช้เพื่อรับข้อมูลเชิงลึกจากข้อมูลของคุณ อย่างไรก็ตาม หากคุณเพิ่งเริ่มใช้ Excel คุณสามารถวางใจว่าสูตรเหล่านี้ทำงานที่ซับซ้อนต่างๆ ได้โดยไม่ต้องเพิ่มความยากลำบากในการเรียนรู้

เครื่องหมายเท่ากับ : ก่อนสร้างสูตรใดๆ จำเป็นต้องเพิ่มสัญลักษณ์เท่ากับ (=) ในเซลล์ที่คุณต้องการให้สูตรปรากฏ

เพิ่มเติม: หากต้องการเพิ่มค่าตั้งแต่สองเซลล์ขึ้นไป คุณสามารถใช้สัญลักษณ์ + ตัวอย่าง: =A5+B3 .

ในการลบ หากต้องการลบค่าออกจากสองเซลล์ขึ้นไป คุณต้องใช้ สัญลักษณ์ – เครื่องหมาย ตัวอย่าง: =A5-C3

การ คูณ ในการคูณค่าจากสองเซลล์ขึ้นไป คุณต้องใช้สัญลักษณ์ * ตัวอย่าง: =A5*C3

การ หาร หากต้องการแบ่งค่าจากสองเซลล์ขึ้นไป คุณสามารถใช้ เครื่องหมาย / เครื่องหมาย ตัวอย่าง: =A5/C3

สูตร excel พื้นฐาน

1. เฉลี่ย

คุณลักษณะ AVERAGE เป็นเครื่องเตือนใจที่ดีเกี่ยวกับค่าเฉลี่ยของข้อมูล เช่น จำนวนผู้ถือหุ้นที่อยู่ในกลุ่มการถือหุ้นของแต่ละคน ตัวอย่าง:

=ค่าเฉลี่ย(B2:B11)

2. COUNT

เป็นโปรแกรม COUNT ใช้เพื่อนับเซลล์ทั้งหมดในช่วงที่ระบุที่ประกอบด้วยตัวเลขเท่านั้น

ตัวอย่าง: COUNT(A : A)

3. MAX & MIN

ฟังก์ชัน MAX และ MIN ช่วยในการกำหนดจำนวนที่มากที่สุดและจำนวนต่ำสุดภายในช่วงของตัวเลข

ตัวอย่าง:

=ขั้นต่ำ(B2:C11)

=สูงสุด(B2:C11)

4. IF

เป็นสูตร IF ที่ใช้กันทั่วไปเมื่อคุณต้องการข้อมูลของคุณเพื่อจัดประเภทตามตรรกะที่กำหนดไว้ ประโยชน์สูงสุดสำหรับสูตร IF นี้คือช่วยให้คุณสามารถรวมสูตรและฟังก์ชันต่างๆ เข้าด้วยกันได้

=IF( logical_test, [value_if_true], [value_if_false] )

ตัวอย่าง: =IF(C2

5. ตัดแต่ง

ฟังก์ชัน TRIM ช่วยให้มั่นใจได้ว่าฟังก์ชันของคุณจะไม่ส่งคืนข้อผิดพลาดเนื่องจากพื้นที่ว่างในข้อมูล ช่วยให้มั่นใจได้ว่าพื้นที่ว่างจะถูกกำจัดออกไป

= TRIM(ข้อความ)

ตัวอย่าง: TRIM(A2) ลบช่องว่างออกจากเซลล์ A2

ทางลัดที่สำคัญที่สุดคืออะไร?

ถ้าคุณทำงานกับ Excel บ่อยๆ สิ่งสำคัญคือต้องสามารถทำงานให้เสร็จด้วยความเร็วที่เร็วที่สุดเท่าที่คุณจะทำได้ การใช้ทางลัดของ Excel เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดในการเพิ่มความสามารถของคุณ การไม่ใช้เมาส์จะทำให้คุณมีเวลาเหลือเฟือในการนำทางในทุกขั้นตอนของกระบวนการ แป้นพิมพ์ลัดนั้นเร็วกว่ามากและอนุญาตให้ผู้ใช้ย้ายไปรอบๆ สเปรดชีตได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ทางลัด Excel ที่สำคัญที่สุดคือ:

• F2 แก้ไขเซลล์ที่ใช้งานอยู่
• F4 สลับการอ้างอิง
• CTRL + 1 เพื่อจัดรูปแบบเซลล์
• CTRL + C เพื่อ คัดลอก
• CTRL + V เพื่อ วาง
• CTRL + R เพื่อเติมด้านขวา
• CTRL + D เพื่อกรอกข้อมูล
• ALT + = เพื่อรวมอัตโนมัติ
• ALT, I, R เพื่อแทรกแถว
• ALT, I, C เพื่อแทรกคอลัมน์

วิธีลบรายการที่ซ้ำกันใน excel

Excel มาพร้อมกับเครื่องมือในตัวที่สามารถช่วยลบรายการที่ซ้ำกันออกจากข้อมูลของคุณ มาทบทวนขั้นตอนที่ต้องปฏิบัติตามเพื่อขจัดรายการที่ซ้ำกันออกจาก Excel

ขั้นตอนที่ 1 คลิกที่เซลล์ใดๆ หรือช่วงเฉพาะภายในชุดข้อมูลที่คุณต้องการกำจัดรายการที่ซ้ำกัน ถ้าคุณเลือกเซลล์เดียว Excel จะกำหนดช่วงให้คุณใช้ในขั้นตอนต่อๆ ไปโดยอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 2: จากนั้นค้นหา “Remove Duplicates Option และเลือกตัวเลือก

แท็บ DATA ส่วนเครื่องมือข้อมูล – ลบรายการที่ซ้ำกัน

ขั้นตอนที่ 3 กล่องโต้ตอบเปิดขึ้นดังนี้ คุณสามารถเลือกคอลัมน์ที่ต้องการเปรียบเทียบและตรวจสอบว่ามีคอลัมน์ที่ซ้ำกันหรือไม่

หากข้อมูลของคุณประกอบด้วยส่วนหัวในคอลัมน์ ให้คลิกตัวเลือก 'ข้อมูลของฉันประกอบด้วยส่วนหัว' หลังจากนั้นคลิกตกลง

หากคุณเลือกตัวเลือกส่วนหัว แถวแรกจะไม่ถูกพิจารณาให้ลบค่าที่ซ้ำกัน

ขั้นตอนที่ 4 Excel จะลบแถวที่ซ้ำกันออกแล้วแสดงกล่องโต้ตอบ กล่องโต้ตอบจะแสดงจำนวนค่าที่ซ้ำกันซึ่งระบุและลบออกพร้อมกับจำนวนค่าที่ไม่ซ้ำ

ขั้นตอนที่ 5. ในขณะที่คุณสังเกต บันทึกที่ซ้ำกันจะถูกลบออก

รับบริการออกแบบกราฟิกและวิดีโอไม่จำกัดบน RemotePik จองรุ่นทดลองใช้ฟรี

เพื่อให้คุณไม่พลาดข่าวสารล่าสุดเกี่ยวกับอีคอมเมิร์ซและ Amazon โปรดสมัครรับจดหมายข่าวของเราที่ www.cruxfinder.com