Microsoft Excel คืออะไร? วิธีใช้ Excel, Tips & Tricks

เผยแพร่แล้ว: 2022-09-13

Excel เป็นหนึ่งในโปรแกรมซอฟต์แวร์ยอดนิยมที่ Microsoft มีให้ เป็นส่วนหนึ่งของชุดโปรแกรม Microsoft 365 (เดิมชื่อ Office 365) และ Excel เป็นซอฟต์แวร์สเปรดชีตที่มีความสามารถและฟีเจอร์มากมาย ไม่ใช่แค่ Excel ซึ่งเป็นแอปพลิเคชันสำหรับจัดเก็บและจัดระเบียบข้อมูลลงในชีตและเซลล์ แต่ยังเป็นเครื่อง "เกิดอะไรขึ้น" ที่สามารถคำนวณต่างๆ โดยใช้ข้อมูลนี้

บทความนี้เหมาะสำหรับคุณหากคุณเพิ่งเริ่มใช้ Microsoft Excel บทความนี้จะช่วยคุณใช้ Excel ตั้งแต่การคำนวณพื้นฐานไปจนถึงการสร้างตารางเดือย การระบุพื้นที่พิมพ์เฉพาะ และการเปลี่ยนมุมมองของคุณ

สารบัญ

  • 1 Microsoft Excel คืออะไร?
  • 2 เหตุใดเราจึงใช้ Excel
  • 3 เอกสารที่คุณสามารถสร้างใน Excel
  • 4 วิธีใช้ Excel
    • 4.1 เซลล์
    • 4.2 คอลัมน์
    • 4.3 แถว
    • 4.4 แผ่นงาน/แท็บ
    • 4.5 สูตร
    • 4.6 ข้อกำหนดพื้นฐานใน Excel
    • 4.7 สูตร Excel
    • 4.8 สูตร excel พื้นฐาน
  • 5 ทางลัดที่สำคัญที่สุดคืออะไร?
  • 6 ทางลัด Excel ที่สำคัญที่สุดคือ:
  • 7 วิธีลบรายการที่ซ้ำกันใน excel
    • 7.1 ที่เกี่ยวข้อง

Microsoft Excel คืออะไร?

Excel เป็นแอปพลิเคชันสเปรดชีต Excel ที่พัฒนาโดย Microsoft และเป็นส่วนหนึ่งของสายผลิตภัณฑ์ Office สำหรับแอปพลิเคชันเชิงพาณิชย์ Microsoft Excel ช่วยให้ผู้ใช้สามารถจัดเรียง จัดรูปแบบ และคำนวณข้อมูลในสเปรดชีต

เมื่อจัดระเบียบข้อมูลด้วยซอฟต์แวร์ เช่น Excel นักวิเคราะห์ข้อมูล นักวิเคราะห์ข้อมูล และอื่นๆ จะทำให้การวิเคราะห์ข้อมูลง่ายขึ้นเมื่อมีการเพิ่มหรือแก้ไขข้อมูล ตัวอย่างเช่น excel รวมหลายเซลล์หรือกล่องที่จัดเรียงตามคอลัมน์และแถว ข้อมูลถูกเก็บไว้ในเซลล์เหล่านี้

Excel เป็นส่วนหนึ่งของชุดโปรแกรม Microsoft Office และ Office 365 และสามารถใช้กับแอปพลิเคชันชุดโปรแกรม Office อื่นๆ ได้ นอกจากนี้ ซอฟต์แวร์สเปรดชีตยังสามารถเข้าถึงได้บนแพลตฟอร์ม Windows, MAC OS, Android และ iOS

ทำไมเราถึงใช้ Excel?

กล่าวง่ายๆ ว่า Excel เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการจัดการและจัดระเบียบข้อมูลทางการเงิน ซึ่งเป็นสาเหตุที่ธุรกิจส่วนใหญ่ใช้ Excel บ่อยครั้ง เป็นเครื่องมือที่ยืดหยุ่นที่ช่วยให้มีความยืดหยุ่นโดยรวมในการใช้งาน

อีกเหตุผลหนึ่งในการใช้ Excel คือสามารถเข้าถึงได้ง่าย ด้วยความรู้เพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลย บุคคลสามารถเปิดเวิร์กบุ๊ก Excel และเริ่มป้อนข้อมูลเพื่อเริ่มคำนวณและวิเคราะห์ข้อมูลได้

เหตุผล 5 อันดับแรกที่เราใช้ Excel:

  • เพื่อจัดระเบียบข้อมูลทางการเงิน
  • เพื่อจัดการรายละเอียดการติดต่อ
  • เพื่อติดตามข้อมูลเกี่ยวกับพนักงาน
  • เพื่อจัดการข้อมูลส่วนบุคคล
  • เพื่อเป็นเครื่องคิดเลข

เอกสารที่คุณสามารถสร้างใน Excel

ไม่แน่ใจว่าคุณสามารถใช้ Excel ภายในองค์กรของคุณได้อย่างไร? นี่คือรายการเอกสาร Excel ที่คุณสามารถออกแบบได้:

งบรายได้ คุณสามารถใช้สเปรดชีต Excel เพื่อตรวจสอบกิจกรรมการขายและสถานะทางการเงินของบริษัท

งบดุล งบดุลเป็นหนึ่งในเอกสารยอดนิยมที่สร้างโดยใช้ Excel พวกเขาให้มุมมองโดยรวมเกี่ยวกับสถานะทางการเงินของธุรกิจ

ปฏิทิน คุณสามารถสร้างปฏิทินรายเดือนบนสเปรดชีตได้อย่างรวดเร็วเพื่อติดตามกิจกรรมหรือข้อมูลอื่นๆ ที่มีความสำคัญต่อวันที่

ต่อไปนี้คือเทมเพลตบางส่วนที่คุณสามารถสร้างได้ โดยเฉพาะสำหรับนักการตลาด

งบประมาณการตลาด: Excel เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับการติดตามงบประมาณ คุณสามารถสร้างและติดตามงบประมาณทางการตลาดและติดตามการใช้จ่ายโดยใช้ Excel

รายงานการตลาด หากคุณไม่มีเครื่องมือทางการตลาด เช่น Marketing Hub และคุณไม่แน่ใจ คุณอาจต้องการแดชบอร์ดที่มีรายงานทั้งหมดของคุณ อีกครั้ง Excel เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับการสร้างรายงานทางการตลาด

ปฏิทินบรรณาธิการ คุณสามารถสร้างปฏิทินบรรณาธิการด้วย Excel แท็บทำให้ง่ายต่อการติดตามเนื้อหาที่คุณสร้างเพื่อสร้างช่วงเวลาที่กำหนดเอง

เครื่องคำนวณลูกค้าเป้าหมายและปริมาณการใช้ข้อมูล Excel เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการออกแบบเครื่องคิดเลขทุกประเภท ซึ่งรวมถึงเครื่องคำนวณโอกาสในการขายและการรับส่งข้อมูล

นี่เป็นเพียงตัวอย่างเล็กๆ ของเอกสารทางธุรกิจและการตลาดที่คุณสามารถสร้างโดยใช้ Excel นอกจากนี้ เราได้รวบรวมเทมเพลต Excel มากมายที่คุณสามารถดาวน์โหลดได้แล้ววันนี้สำหรับโครงการทางการตลาด โครงการการออกใบแจ้งหนี้ การจัดทำงบประมาณ การจัดการโครงการ และอื่นๆ อีกมากมาย

วิธีใช้ Excel

อันดับแรก มาทำความคุ้นเคยกับพื้นฐานของ Excel: เซลล์ คอลัมน์ แถว เวิร์กชีต/แท็บ สูตร และแผนภูมิ/กราฟ

เซลล์

excel
สเปรดชีต excel

คำว่า "เซลล์" หมายถึงเซลล์ใน Excel เป็นกล่องที่แตกต่างกันภายในเวิร์กชีตหรือแท็บ และโดยทั่วไปจะใช้เพื่อป้อนและจัดเก็บข้อความหรือข้อมูลตัวเลข ทุกเซลล์จะได้รับชื่อที่มาจากคอลัมน์และแถวที่เซลล์นั้นตั้งอยู่โดยตรง หากคุณเคยเล่น Battleship ใช้ตารางอ้างอิงบนแผนที่ หรือตั๋วที่นั่งสำหรับรถไฟ/เครื่องบิน/สถานที่ คุณจะเข้าใจชื่อเซลล์ได้ง่าย

คอลัมน์ตัวอย่างจะรันจากซ้ายไปขวาที่ด้านบนสุดของเวิร์กชีต/แท็บ มีการติดฉลากตามตัวอักษร แถวต่างๆ จะจัดเรียงอยู่ทางด้านซ้ายมือของแผ่นงาน/แท็บ และมีป้ายกำกับเป็นตัวเลข ตัวอย่างเช่น หากกำลังดูเซลล์ A1 ซึ่งอยู่ในแถวที่ 1 ของคอลัมน์ A หรือแถวที่ 1 คือชื่อเซลล์

คอลัมน์

excel
excel microsoft

คอลัมน์ถูกจัดเรียงจากซ้ายไปขวาที่ด้านบนสุดของเวิร์กชีต/แท็บ มีการติดฉลากตามตัวอักษร ทุกคอลัมน์สามารถอธิบายได้ว่าเป็นชุดเซลล์แนวตั้ง

แถว

excel
แหล่งที่มา

แถวจะมีป้ายกำกับทางด้านซ้ายของเวิร์กชีต/แท็บเป็นตัวเลข เรียงจากบนลงล่าง แต่ละแถวเป็นเส้นแนวนอนของเซลล์

แผ่นงาน/แท็บ

เวิร์กชีต/แท็บประกอบด้วยคอลัมน์ เซลล์ แถว และคอลัมน์ และโดยทั่วไปจะเป็นหน้าในเวิร์กบุ๊ก Excel ของคุณ คุณสามารถมีเวิร์กชีต/แท็บหลายรายการในเวิร์กบุ๊ก Excel ของคุณได้ มีประโยชน์ในการแยกข้อมูลและข้อมูลประเภทต่างๆ

ตรงกันข้ามกับคอลัมน์ แถว และเซลล์ คุณสามารถเปลี่ยนชื่อเวิร์กชีตและแท็บได้ ตามค่าเริ่มต้น เวิร์กชีต/แท็บจะถูกระบุเป็น 'Sheet1' หรือ 'Sheet2 และอื่นๆ อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเปลี่ยนชื่อและแม้แต่สีที่ทำเครื่องหมายด้วยสีได้หากต้องการ โดยคลิกที่เวิร์กชีต/แท็บด้วยปุ่มเมาส์ขวา แล้วเลือกตัวเลือก 'เปลี่ยนชื่อ' หรือ "สีแท็บ"

สูตร

สามารถใช้สูตร Excel เพื่อกำหนดจำนวนเงินสำหรับเซลล์หนึ่งเซลล์หรือหลายเซลล์ และใช้ฟังก์ชันเพื่อคำนวณค่าและเรียกข้อมูล

สูตรอย่างง่ายสามารถคำนวณได้โดยการเพิ่ม หาร คูณ และลบค่าจากเซลล์ต่างๆ หากต้องการเพิ่ม ให้ใช้สัญลักษณ์ + ในการแบ่ง คุณจะใช้สัญลักษณ์/สัญลักษณ์ สำหรับการคูณคุณต้องใช้สัญลักษณ์ *; ในการคูณ คุณใช้สัญลักษณ์ และหากต้องการลบคุณสามารถใช้ สัญลักษณ์ - ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการรวมค่าของสามเซลล์เพื่อหาผลรวม คุณสามารถทำได้ดังนี้:

=A2+C2+E2

นี่คือที่ที่คุณเลือกเซลล์แรกและป้อนสัญลักษณ์ + จากนั้นเลือกเซลล์ที่สอง และป้อนสัญลักษณ์ + อีกครั้ง จากนั้นเลือกเซลล์ที่สามเพื่อสร้างสูตรที่เพิ่มเซลล์ทั้งสามและคำนวณผลรวม นี่ไม่ใช่ปัญหาเมื่อคุณทำงานกับเซลล์เพียงไม่กี่เซลล์ อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณทำงานกับหลายเซลล์ คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน SUM เพื่อเน้นเซลล์ทั้งหมดเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่เหมือนกันโดยนำเซลล์ทั้งหมดมารวมกัน เช่น:

=SUM(A2:D2)

การใช้ฟังก์ชัน SUM นี้เพื่อสร้างสูตรจะช่วยประหยัดเวลาได้มากเมื่อทำงานกับข้อมูลจำนวนมาก ตัวอย่างข้างต้นแสดงให้เห็นว่าคุณสามารถเน้นหลายเซลล์ในแถวได้อย่างไร สิ่งนี้ยังมีประโยชน์หากคุณต้องการเน้นหลายเซลล์ในคอลัมน์เดียวกัน

ถ้าคุณต้องรวมข้อมูลจากแหล่งต่างๆ หรือพื้นที่ต่างๆ ภายในสเปรดชีต Excel ของคุณ คุณสามารถใช้ฟังก์ชันต่างๆ เช่น VLOOKUP, SUMIF หรือ COUNTIF เพื่อค้นหาข้อมูลเฉพาะ และ/หรือให้ภาพรวมของข้อมูลที่คุณมี .

ข้อกำหนดพื้นฐานใน Excel

มีสองวิธีในการคำนวณการคำนวณใน Excel: สูตรและฟังก์ชัน

1. สูตร

ในสูตรของ Excel นิพจน์ทำงานโดยใช้ค่าภายในช่วงของเซลล์หรือเซลล์ ตัวอย่างเช่น =C1+C2+A3 ซึ่งจะค้นหาค่าของผลรวมของค่าจากเซลล์ A1 ถึงเซลล์ A3

2. ฟังก์ชั่น

ฟังก์ชันคือสูตรที่กำหนดไว้ล่วงหน้าใน Excel ช่วยขจัดการป้อนสูตรด้วยตนเองในขณะที่ให้ชื่อที่มนุษย์เข้าใจได้ง่าย ตัวอย่าง: =SUM(B1:B3) ฟังก์ชันนี้รวมค่าทั้งหมดจาก B1 ถึง B3

เพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นและขจัดงานที่ต้องทำเองที่ยุ่งยาก ต่อไปนี้คือการคำนวณและสูตรของ Excel บางส่วนที่คุณจะต้องเชี่ยวชาญ

สูตร Excel

ง่ายที่จะถูกครอบงำด้วยสูตร Excel มากมายที่คุณสามารถใช้เพื่อรับข้อมูลเชิงลึกจากข้อมูลของคุณ อย่างไรก็ตาม หากคุณเพิ่งเริ่มใช้ Excel คุณสามารถวางใจว่าสูตรเหล่านี้ทำงานที่ซับซ้อนต่างๆ ได้โดยไม่ต้องเพิ่มความยากลำบากในการเรียนรู้

เครื่องหมายเท่ากับ : ก่อนสร้างสูตรใดๆ จำเป็นต้องเพิ่มสัญลักษณ์เท่ากับ (=) ในเซลล์ที่คุณต้องการให้สูตรปรากฏ

เพิ่มเติม: หากต้องการเพิ่มค่าตั้งแต่สองเซลล์ขึ้นไป คุณสามารถใช้สัญลักษณ์ + ตัวอย่าง: =A5+B3 .

ในการลบ หากต้องการลบค่าออกจากสองเซลล์ขึ้นไป คุณต้องใช้ สัญลักษณ์ – เครื่องหมาย ตัวอย่าง: =A5-C3

การ คูณ ในการคูณค่าจากสองเซลล์ขึ้นไป คุณต้องใช้สัญลักษณ์ * ตัวอย่าง: =A5*C3

การ หาร หากต้องการแบ่งค่าจากสองเซลล์ขึ้นไป คุณสามารถใช้ เครื่องหมาย / เครื่องหมาย ตัวอย่าง: =A5/C3

สูตร excel พื้นฐาน

1. เฉลี่ย

คุณลักษณะ AVERAGE เป็นเครื่องเตือนใจที่ดีเกี่ยวกับค่าเฉลี่ยของข้อมูล เช่น จำนวนผู้ถือหุ้นที่อยู่ในกลุ่มการถือหุ้นของแต่ละคน ตัวอย่าง:

=ค่าเฉลี่ย(B2:B11)

2. COUNT

เป็นโปรแกรม COUNT ใช้เพื่อนับเซลล์ทั้งหมดในช่วงที่ระบุที่ประกอบด้วยตัวเลขเท่านั้น

ตัวอย่าง: COUNT(A : A)

3. MAX & MIN

ฟังก์ชัน MAX และ MIN ช่วยในการกำหนดจำนวนที่มากที่สุดและจำนวนต่ำสุดภายในช่วงของตัวเลข

ตัวอย่าง:

=ขั้นต่ำ(B2:C11)

=สูงสุด(B2:C11)

4. IF

เป็นสูตร IF ที่ใช้กันทั่วไปเมื่อคุณต้องการข้อมูลของคุณเพื่อจัดประเภทตามตรรกะที่กำหนดไว้ ประโยชน์สูงสุดสำหรับสูตร IF นี้คือช่วยให้คุณสามารถรวมสูตรและฟังก์ชันต่างๆ เข้าด้วยกันได้

=IF( logical_test, [value_if_true], [value_if_false] )

ตัวอย่าง: =IF(C2

5. ตัดแต่ง

ฟังก์ชัน TRIM ช่วยให้มั่นใจได้ว่าฟังก์ชันของคุณจะไม่ส่งคืนข้อผิดพลาดเนื่องจากพื้นที่ว่างในข้อมูล ช่วยให้มั่นใจได้ว่าพื้นที่ว่างจะถูกกำจัดออกไป

= TRIM(ข้อความ)

ตัวอย่าง: TRIM(A2) ลบช่องว่างออกจากเซลล์ A2

ทางลัดที่สำคัญที่สุดคืออะไร?

ถ้าคุณทำงานกับ Excel บ่อยๆ สิ่งสำคัญคือต้องสามารถทำงานให้เสร็จด้วยความเร็วที่เร็วที่สุดเท่าที่คุณจะทำได้ การใช้ทางลัดของ Excel เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดในการเพิ่มความสามารถของคุณ การไม่ใช้เมาส์จะทำให้คุณมีเวลาเหลือเฟือในการนำทางในทุกขั้นตอนของกระบวนการ แป้นพิมพ์ลัดนั้นเร็วกว่ามากและอนุญาตให้ผู้ใช้ย้ายไปรอบๆ สเปรดชีตได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ทางลัด Excel ที่สำคัญที่สุดคือ:

  • F2 แก้ไขเซลล์ที่ใช้งานอยู่
  • F4 สลับการอ้างอิง
  • CTRL + 1 เพื่อจัดรูปแบบเซลล์
  • CTRL + C เพื่อ คัดลอก
  • CTRL + V เพื่อ วาง
  • CTRL + R เพื่อเติมด้านขวา
  • CTRL + D เพื่อกรอกข้อมูล
  • ALT + = เพื่อรวมอัตโนมัติ
  • ALT, I, R เพื่อแทรกแถว
  • ALT, I, C เพื่อแทรกคอลัมน์

วิธีลบรายการที่ซ้ำกันใน excel

Excel มาพร้อมกับเครื่องมือในตัวที่สามารถช่วยลบรายการที่ซ้ำกันออกจากข้อมูลของคุณ มาทบทวนขั้นตอนที่ต้องปฏิบัติตามเพื่อขจัดรายการที่ซ้ำกันออกจาก Excel

ขั้นตอนที่ 1 คลิกที่เซลล์ใดๆ หรือช่วงเฉพาะภายในชุดข้อมูลที่คุณต้องการกำจัดรายการที่ซ้ำกัน ถ้าคุณเลือกเซลล์เดียว Excel จะกำหนดช่วงให้คุณใช้ในขั้นตอนต่อๆ ไปโดยอัตโนมัติ

excel
ที่มา: simplilearn

ขั้นตอนที่ 2: จากนั้นค้นหา “Remove Duplicates Option และเลือกตัวเลือก

แท็บ DATA ส่วนเครื่องมือข้อมูล – ลบรายการที่ซ้ำกัน

excel
ที่มา: simplilearn

ขั้นตอนที่ 3 กล่องโต้ตอบเปิดขึ้นดังนี้ คุณสามารถเลือกคอลัมน์ที่ต้องการเปรียบเทียบและตรวจสอบว่ามีคอลัมน์ที่ซ้ำกันหรือไม่

หากข้อมูลของคุณประกอบด้วยส่วนหัวในคอลัมน์ ให้คลิกตัวเลือก 'ข้อมูลของฉันประกอบด้วยส่วนหัว' หลังจากนั้นคลิกตกลง

excel
ที่มา: simplilearn

หากคุณเลือกตัวเลือกส่วนหัว แถวแรกจะไม่ถูกพิจารณาให้ลบค่าที่ซ้ำกัน

ขั้นตอนที่ 4 Excel จะลบแถวที่ซ้ำกันออกแล้วแสดงกล่องโต้ตอบ กล่องโต้ตอบจะแสดงจำนวนค่าที่ซ้ำกันซึ่งระบุและลบออกพร้อมกับจำนวนค่าที่ไม่ซ้ำ

excel
ที่มา: simplilearn

ขั้นตอนที่ 5. ในขณะที่คุณสังเกต บันทึกที่ซ้ำกันจะถูกลบออก

excel
ที่มา: simplilearn

รับบริการออกแบบกราฟิกและวิดีโอไม่จำกัดบน RemotePik จองรุ่นทดลองใช้ฟรี

เพื่อให้คุณไม่พลาดข่าวสารล่าสุดเกี่ยวกับอีคอมเมิร์ซและ Amazon โปรดสมัครรับจดหมายข่าวของเราที่ www.cruxfinder.com