แดชบอร์ดคอลเซ็นเตอร์: วิธีวิเคราะห์และรายงาน

เผยแพร่แล้ว: 2024-03-12

หากคุณไม่เห็นสิ่งที่เกิดขึ้นในศูนย์บริการทางโทรศัพท์ การตัดสินใจทางธุรกิจ เช่น การคาดการณ์พนักงานและการปรับคิวให้เหมาะสมนั้นเป็นไปไม่ได้ มันเป็นกระบวนการแบบนิ้วกลางอากาศที่มีข้อบกพร่องตลอดมา

นั่นคือจุดที่แดชบอร์ดของศูนย์บริการเข้ามามีบทบาท โดยให้ภาพรวมของสิ่งที่เกิดขึ้น เกิดขึ้น และมีแนวโน้มที่จะเกิดขึ้น เมื่อนำมาใช้ แดชบอร์ดจะช่วยให้ศูนย์บริการเพิ่มประสิทธิภาพขั้นตอนการโทร การมอบหมายเจ้าหน้าที่ และความพยายามในการบริการตนเอง

ในคู่มือนี้ เราจะแนะนำสิ่งต่อไปนี้:

  • แดชบอร์ดศูนย์บริการข้อมูลประกอบด้วยอะไรบ้าง?
  • ตัวอย่างแดชบอร์ดของศูนย์บริการข้อมูลทางโทรศัพท์
  • แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเมื่อสร้างแดชบอร์ดศูนย์บริการทางโทรศัพท์ของคุณ
  • แดชบอร์ดทำได้ง่ายด้วย Nextiva

Call Center Dashboard ประกอบด้วยอะไร?

แดชบอร์ดของศูนย์บริการมีองค์ประกอบที่กำหนดค่าได้ มากมาย ในส่วนแรกนี้ เราจะอธิบายส่วนระดับสูงสี่ส่วนและเจาะลึกรายงานและเมตริกเฉพาะ

คุณสามารถแสดงกราฟเหล่านี้เป็นกราฟเส้น แผนภูมิแท่ง แผนภูมิวงกลม และแม้แต่แผนที่ความร้อน ขึ้นอยู่กับ เทคโนโลยีของศูนย์บริการข้อมูล ของคุณ คุณสามารถใช้สิ่งเหล่านี้ทั้งหมดหรือบางส่วนได้ตามความต้องการทางธุรกิจของคุณ

1. ปริมาณการโทรและแนวโน้ม

รายงานพื้นฐานที่สุดที่คุณต้องการบนแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์คือ จำนวนการโทร นอกจากสายที่ได้รับในช่วงเวลาหนึ่งแล้ว คุณสามารถกรองสิ่งต่อไปนี้ได้:

  • รวมการโทร
  • สายที่ไม่ได้รับ
  • รับสายแล้ว
  • สายที่ถูกละทิ้ง (เมื่อผู้โทรวางสายก่อนที่เจ้าหน้าที่จะรับสาย)
  • การผสมผสานช่องทาง (เสียง อีเมล แชท SMS โซเชียลมีเดีย ฯลฯ)

เมื่อคุณรับสายหลายสายต่อวัน คุณจะมีแหล่งข้อมูลจำนวนมาก ภายในข้อมูลนี้ ซอฟต์แวร์วิเคราะห์การโทรของคุณจะเริ่มมองเห็น แนวโน้มปริมาณการโทร :

กราฟิกแดชบอร์ดแสดงปริมาณการโทรและการระบุแหล่งที่มาของการโทร

แดช บอร์ดศูนย์บริการข้อมูลสามารถรายงาน เกี่ยวกับ:

  • แนวโน้มรายชั่วโมง
  • แนวโน้มรายวัน
  • แนวโน้มรายสัปดาห์
  • แนวโน้มรายเดือน
  • แนวโน้มประจำปี
  • เวลาสูงสุด
  • ความผันผวนตามฤดูกาล
กราฟิกแดชบอร์ดแสดงการวัดการโทร

เมื่อมีความกดดันที่จะต้องรับสายทุกสายภายในกรอบเวลาเป้าหมาย การกำหนดเกณฑ์มาตรฐานที่สามารถเข้าถึงได้จึงเป็นสิ่งสำคัญ

การเรียกใช้แดชบอร์ดการปฏิบัติตาม ข้อตกลงระดับการให้บริการ (SLA) ช่วยให้คุณดูเปอร์เซ็นต์ของการโทรที่รับภายในกรอบเวลาเป้าหมายของคุณ

ตัวอย่างเช่น คุณรับสาย 80% ภายใน 20 วินาที ซึ่งถือว่าโอเค แต่คุณอาจสังเกตด้วยว่า ความเร็วเฉลี่ยในการตอบ ของคุณคือ 28 วินาที ดังนั้นคุณจึงรู้ว่าต้องมีความผิดปกติบางประการ:

มาตรฐานศูนย์บริการทางโทรศัพท์ที่สำคัญ เช่น ความเร็วเฉลี่ยในการรับสาย และระยะเวลาการโทรโดยเฉลี่ย

การมีข้อมูลนี้หมายความว่าคุณสามารถเริ่มตรวจสอบได้ว่าเหตุใดการโทรบางสายจึงใช้เวลานานมากในการรับสาย

2. ประสิทธิภาพตัวแทน

นอกเหนือจากการแสดงปริมาณการโทรและแนวโน้มบนแดชบอร์ดศูนย์บริการทางโทรศัพท์แล้ว คุณยังสามารถแสดงตัวชี้วัดตัวแทนเฉพาะได้อีกด้วย

ความพร้อมใช้งานของตัวแทน จะแสดงจำนวนของตัวแทนที่เข้าสู่ระบบ การโทร และไม่ได้ใช้งาน การแสดงตัวชี้วัดเหล่านี้บนวอลล์บอร์ดแบบเรียลไทม์ช่วยให้หัวหน้างานสามารถตัดสินใจว่าเมื่อใดควรปล่อยเจ้าหน้าที่ที่ไม่จำเป็นต้องรับสายในขณะนั้น

สิ่งที่ตรงกันข้ามก็เกิดขึ้นในช่วงเวลาที่มีปริมาณการโทรเข้ามาสูงโดยไม่มีตัวแทนจำนวนที่เหมาะสมเพื่อรองรับสิ่งที่เข้ามา

เมื่อสิ้นสุดวัน/สัปดาห์/เดือน คุณสามารถดูภาพรวมของ เวลาที่มีอยู่และไม่ว่างของตัวแทนแต่ละราย ได้เช่นกัน:

กราฟิกแดชบอร์ดแสดงรายงานกิจกรรมของเจ้าหน้าที่คอลเซ็นเตอร์

เวลาจัดการเฉลี่ย ( AHT ) แสดงเวลาเฉลี่ยที่ใช้ในการโทรแต่ละครั้ง คุณสามารถใช้เกณฑ์ชี้วัดนี้เพื่อสร้างเกณฑ์มาตรฐานสำหรับเจ้าหน้าที่รุ่นเยาว์เพื่อมุ่งมั่นเพื่อให้การฝึกอบรมเสร็จสิ้น

การคำนวณเวลาเฉลี่ยในการจัดการ (AHT)

การแก้ไขปัญหาการติดต่อครั้งแรก ( FCR ) รายงานเปอร์เซ็นต์ของการโทรที่ได้รับการแก้ไขในการโต้ตอบครั้งแรก นี่เป็นตัวชี้วัดสำคัญในการพิจารณาว่าเจ้าหน้าที่กำลังแก้ไขข้อซักถามของลูกค้า ทั้งหมด ของคุณหรือเพียงแค่พยายามวางสายอย่างรวดเร็ว

สิ่งนี้สามารถเกิดขึ้นได้ในศูนย์บริการบางแห่งเมื่อตัวแทนกังวลเกี่ยวกับการเข้าถึงตัววัดตามเวลามากกว่าคุณภาพ

ความพึงพอใจของตัวแทน คือตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก ( KPI ) ที่มีการใช้งานน้อยแต่มีความสำคัญอย่างยิ่ง ซึ่งให้ความสำคัญกับประสบการณ์ของพนักงานของคุณมาเป็นอันดับแรก ท้ายที่สุดแล้ว พนักงานที่มีความสุขหมายถึงการรักษาลูกค้าไว้สูงและลูกค้ามีความสุข

คะแนนจะถูกจัดเรียงจากแบบสำรวจภายในและสถานะความพร้อมเพื่อให้ภาพรวมว่า เจ้าหน้าที่ของคุณมีความสุขแค่ไหน ในการทำงาน:

กราฟิกแดชบอร์ดแสดงการมีส่วนร่วมและความพึงพอใจของพนักงาน

3. ความพึงพอใจของลูกค้า

ความพึงพอใจของลูกค้าคือความพึงพอใจของลูกค้ากับบริการที่คุณมอบให้ คุณสามารถใช้เกณฑ์ชี้วัดหลายรายการพร้อมข้อมูลที่รวบรวมจากลูกค้าของคุณเพื่อแสดงบนแดชบอร์ดศูนย์บริการของคุณ

คะแนนความพึงพอใจของลูกค้า ( CSAT ) คือคะแนนเฉลี่ยจากการสำรวจลูกค้าหรือแบบฟอร์มคำติชม ที่นี่ คุณกำลังถามคำถามลูกค้าโดยตรงเกี่ยวกับประสบการณ์ของพวกเขากับบริษัทของคุณในช่วงไตรมาส/ปีที่แล้ว

หมายเหตุ: เมตริกนี้แตกต่างจากความพึงพอใจที่มีต่อ ผลิตภัณฑ์ ของคุณ คำถามที่คุณระบุในแบบสำรวจของคุณควรถูกถามตามนั้น

คะแนนโปรโมเตอร์สุทธิ ( NPS ) คือแนวโน้มที่ลูกค้าจะแนะนำบริการของคุณแก่ผู้อื่น ซึ่งรวบรวมโดยการถามคำถามตามตัวอักษร:

“จากการโต้ตอบครั้งล่าสุดของคุณ คุณมีแนวโน้มที่จะแนะนำบริการของเรามากน้อยเพียงใด”

คะแนนโปรโมเตอร์สุทธิ

CSAT และ NPS เป็นหน่วยวัดที่ดีเยี่ยมในการรวบรวมเมื่อเวลาผ่านไปและรวมไว้ในแดชบอร์ด KPI สำหรับมุมมองข้อมูลสดว่าลูกค้าของคุณรู้สึกอย่างไร การวิเคราะห์ความรู้สึก จะให้อารมณ์โดยรวมของการโต้ตอบกับลูกค้า (เชิงบวก ลบ หรือเป็นกลาง)

คุณจะได้รับคะแนนเต็ม 5 คะแนนสำหรับน้ำเสียง การทักทาย และคะแนนการโทร เมื่อสายเรียกเข้าต่ำกว่าเกณฑ์มาตรฐานหรือคำเฉพาะ การโทรจะถูกแจ้งไปยังหัวหน้างานโดยอัตโนมัติ

4. ประสิทธิภาพการดำเนินงาน

ตัวชี้วัดปริมาณการโทรและประสิทธิภาพตัวแทนของคุณสามารถแบ่งย่อยทั้งหมดเพื่อให้ข้อมูลเชิงลึกที่นำไปปฏิบัติได้

ตัวชี้วัดของศูนย์บริการ เช่น อัตราการละทิ้งสาย แสดงเปอร์เซ็นต์ของสายที่ละทิ้งก่อนที่จะรับสาย:

กราฟิกประเภทมาตรวัดความเร็วแสดงอัตราการหยุดสายสนทนา

หากคุณมีอัตราการละทิ้งสูง แสดงว่าคุณมีลูกค้าจำนวนมากที่ยอมแพ้ก่อนที่คุณจะรับสาย สิ่งนี้สามารถนำไปสู่ลูกค้าที่ไม่พึงพอใจในขณะนี้และเลิกใช้งานในระยะยาว

การติดตามเกณฑ์ชี้วัดนี้แบบเรียลไทม์ช่วยให้คุณควบคุมได้ว่าคุณมีเจ้าหน้าที่เพียงพอในการรับสายเรียกเข้าหรือไม่

เวลารอสายโดยเฉลี่ย เป็นอีก KPI ที่ส่งผลต่อความสุขของลูกค้า และช่วยให้คุณตัดสินได้ว่าคุณมีปริมาณหรือคุณภาพที่เพียงพอสำหรับเจ้าหน้าที่รับสายหรือไม่

ตัวชี้วัดนี้แสดง เวลาเฉลี่ยที่ลูกค้าใช้ในการรอ (สามารถเปรียบเทียบกับวันที่ดีที่สุดและแย่ที่สุดของคุณได้):

เมตริกเวลารอสาย

อัตราการแก้ปัญหา ระบุเปอร์เซ็นต์ของการโทรที่ได้รับการแก้ไขภายในกรอบเวลาที่กำหนด:

กราฟิกแดชบอร์ดแสดงอัตราความละเอียด

สมมติว่าเวลาตอบกลับเป้าหมายของคุณคือ 10 นาที แต่เจ้าหน้าที่มักจะใช้เวลา 13 นาทีในการโทรให้เสร็จสิ้น อัตราการแก้ปัญหาของคุณเกิน 30% ซึ่งแสดงถึง ประสิทธิภาพการทำงานของศูนย์บริการทางโทรศัพท์ ที่ลดลงหรือเวลาเป้าหมายที่สูงเกินจริง

การใช้ทรัพยากร รวมถึงการติดตามประสิทธิภาพของการมอบหมายเจ้าหน้าที่ เปรียบเทียบระยะเวลาที่เจ้าหน้าที่แต่ละคนใช้ในการเข้าสู่ระบบหรือสนทนากับเวลาที่ใช้ในการพัก สรุปผล หรือการฝึกอบรม:

กราฟิกแท่งแสดงการใช้ทรัพยากร

คุณสามารถติดตามตัวชี้วัดทั้งหมดเหล่านี้แบบเรียลไทม์และในอดีตได้บนแดชบอร์ดการวิเคราะห์ของคุณ

คุณยังสามารถแสดงสิ่งเหล่านี้บนกระดานสดในสำนักงานของคุณและ/หรือในการประชุมกับหัวหน้างานและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ ในธุรกิจของคุณ

ตัวอย่างแดชบอร์ดของคอลเซ็นเตอร์

1. แผ่นผนังสด

วัตถุประสงค์ของ กระดานถ่ายทอดสด คือการนำเสนอข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์แก่ตัวแทนและหัวหน้างาน:

กราฟิกแดชบอร์ดที่แสดงแผ่นผนังแบบสด

ตัวแทนสามารถดูว่าพวกเขา (หรือทีมของพวกเขา) ทำงานอย่างไรเมื่อเปรียบเทียบกับตัวแทนอื่นๆ และประสิทธิภาพของศูนย์บริการทางโทรศัพท์ในอดีต การใช้แผ่นผนังในลักษณะนี้เป็นแรงบันดาลใจให้ เกิดการเล่นเกม และการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

แผ่นผนังแบบเรียลไทม์ช่วยให้หัวหน้างานมีมุมมองแบบองค์รวมเกี่ยวกับประสิทธิภาพการปฏิบัติงานในแต่ละวัน โดยแจ้งเตือนพวกเขาถึงรูปแบบการโทรที่ผิดปกติหรือพฤติกรรมของลูกค้า

ตัวชี้วัดทั่วไปบนกระดานสดประกอบด้วย:

  • จำนวนการโทรทั้งหมดในวันนี้
  • เวลารอโดยเฉลี่ย
  • เปอร์เซ็นต์ของการโทรที่ได้รับการแก้ไข
  • อัตราการละทิ้งในวันนี้
  • ตัวแทนที่มีประสิทธิภาพดีที่สุด
  • สถานะตัวแทนปัจจุบัน

2. KPI และตัวชี้วัดของศูนย์บริการข้อมูลในอดีต

แดชบอร์ดประสิทธิภาพพร้อมรายงานประวัติ มักใช้โดยหัวหน้างานและผู้จัดการในการตัดสินใจทางธุรกิจ เช่น การสรรหาตัวแทนและการกำหนดค่าคิวการโทร

คุณยังสามารถเจาะลึกปัจจัยต่างๆ เช่น CSAT ที่ลดลงและการแก้ปัญหาการโทรเพื่อดูว่าเจ้าหน้าที่ต้องการการฝึกอบรมเพิ่มเติมหรือไม่

ตัวชี้วัดทางประวัติศาสตร์ทั่วไปได้แก่:

  • อัตราการแก้ปัญหาการโทรครั้งแรก
  • เปรียบเทียบการโทรรายวันต่อเดือน
  • แนวโน้มใน CSAT
  • ความละเอียดการโทรเพิ่มขึ้นและลดลง
  • เวลาในการจัดการโดยเฉลี่ย
  • เวลาพักสายโดยเฉลี่ย

3. ผสมช่อง

หากคุณเป็น ศูนย์ติดต่อแบบ Omnichannel ไม่ใช่ศูนย์ บริการทางโทรศัพท์ การติดตามวิธีใช้ช่องทางของคุณมีความสำคัญอย่างยิ่งในการพิสูจน์ผลตอบแทนจากการลงทุนของคุณ

ตัวอย่างเช่น หากคุณใช้จ่ายเพิ่มเพื่อเปิดใช้งานอีเมลและ SMS แต่ไม่มีลูกค้ารายใดใช้ เป็นการยากที่จะประเมินค่าใช้จ่าย

ในทำนองเดียวกัน หากลูกค้าของคุณทั้งหมดใช้อีเมลและโซเชียลมีเดีย ก็ถึงเวลาฝึกอบรมตัวแทนเพิ่มเติม เพื่อให้คุณสามารถพบปะลูกค้าของคุณในช่องทางที่พวกเขาเลือก

คุณสามารถดูได้ว่าช่องใดที่ใช้งานอยู่ในขณะนี้ หากการโต้ตอบกับลูกค้าส่วนใหญ่ของคุณเกิดขึ้นทางโทรศัพท์ ให้เพิ่มพื้นที่ให้ตัวแทนโซเชียลมีเดียเพื่อจัดการกับสายเรียกเข้า

กราฟิกแดชบอร์ดแสดงการสนทนาทั้งหมดของศูนย์ติดต่อ

ไม่ว่าจะเป็นแบบสดหรือในอดีต การติดตามและการจัดการคอล เซ็นเตอร์จะได้รับความช่วยเหลือผ่านการแนะนำแดชบอร์ดศูนย์ติดต่อ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเมื่อสร้างแดชบอร์ดศูนย์บริการทางโทรศัพท์ของคุณ

การเปิดแดชบอร์ดของคุณเป็นเรื่องหนึ่ง การเริ่มใช้งานและขับเคลื่อนมูลค่าทางธุรกิจอย่างจริงจังเป็นอีกเรื่องหนึ่ง ปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้เพื่อใช้ประโยชน์สูงสุดจากการลงทุนของคุณ

การปรับแต่ง

แม้ว่า ซอฟต์แวร์ศูนย์บริการทางโทรศัพท์ ส่วนใหญ่จะมาพร้อมกับเทมเพลตที่กำหนดค่าไว้ล่วงหน้า แต่การปรับสิ่งที่คุณเห็นให้สอดคล้องกับข้อกำหนดทางธุรกิจเฉพาะของคุณถือเป็นสิ่งสำคัญ

การอัปเดตตามเวลาจริง

เมื่อมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้น คุณจำเป็นต้องรู้เรื่องนี้ทันที การไม่ดำเนินการอย่างรวดเร็วบางครั้งอาจหมายถึงการสูญเสียลูกค้า

กำหนดค่าต่อไปนี้เพื่อให้นำหน้าเส้นโค้ง:

การกรองและการเจาะลึก

ด้วย ฟีเจอร์ของศูนย์บริการทางโทรศัพท์ เช่น การต่อสายตรงอัตโนมัติ ระบบตอบรับด้วยเสียงแบบโต้ตอบ ( IVR ) และการผสานรวม CRM ที่เป็นมาตรฐาน การมีเครื่องมือการรายงานหรือมุมมองจึงมีความสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าได้รับการตั้งค่าอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

ตัวอย่างเช่น หากทุกคนกดตัวเลือก 8 บน การต่อสายตรงอัตโนมัติ ถือเป็นสัญญาณที่ชัดเจนให้ย้ายการต่อสายตรงไปด้านหน้าคิว

ใช้ตัวกรองต่อไปนี้เพื่อดูส่วนประกอบที่คุณใช้บ่อยที่สุด:

การแจ้งเตือนและการแจ้งเตือน

หากศูนย์บริการทางโทรศัพท์ของคุณต่ำกว่าเกณฑ์ที่กำหนดสำหรับเกณฑ์ชี้วัดหลัก การได้รับเสียงบี๊บ อีเมล หรือการแจ้งเตือนในอินเทอร์เฟซหัวหน้างานของคุณหมายความว่าคุณอยู่ในตำแหน่งที่ดีที่สุดในการตอบสนองต่อสิ่งที่เกิดขึ้น

ใช้คุณลักษณะแดชบอร์ดแบบโต้ตอบต่อไปนี้เพื่อให้อยู่ในวงเสมอ:

แดชบอร์ดทำได้ง่ายด้วย Nextiva

ความแตกต่างระหว่างการใช้และการละเว้นแดชบอร์ดศูนย์บริการข้อมูลนั้นชัดเจน:

  • ผู้ที่ใช้สิ่งเหล่านี้ สามารถปรับปรุงกระบวนการของตน ทำให้ลูกค้ามีความสุข และจ้างตัวแทนที่มีประสิทธิผลได้
  • ผู้ที่ไม่ อาจตื่นตระหนกเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเพียงเล็กน้อยเกิดขึ้น ไม่สามารถตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าแบบไดนามิก และพบกับอัตราการเปลี่ยนใจที่สูง

การเข้าถึงตัวชี้วัดที่สร้างความแตกต่างในมุมมองที่เข้าใจง่าย ช่วยให้มั่นใจในประสิทธิภาพการทำงานของหัวหน้างานและความพึงพอใจของลูกค้า

ตัวอย่างเช่น Phat Scooters ต้องการการมองเห็นว่าการโทรของพวกเขาทำงานเป็นอย่างไร พวกเขาต้องการระบบในการบันทึกการโทรและช่วยทีมสนับสนุนลูกค้ารักษาคุณภาพการสนทนาเมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น

หลังจากเลือก Nextiva เพื่อสนับสนุน ประสบการณ์ของลูกค้า ตอนนี้ Phat Scooters ยังคงรักษาคุณภาพผ่านการบันทึกการโทรและการวิเคราะห์ขั้นสูง

ความสามารถในการเล่นซ้ำการโทรที่ผ่านมาช่วยให้พวกเขารักษาการบริการลูกค้าที่เป็นตำนานไว้ได้

หากคุณพร้อมที่จะเริ่มใช้ตัวชี้วัดที่เหมาะสมเพื่อเพิ่มมูลค่าให้กับลูกค้า ดูว่า Nextiva ทำอะไรให้คุณได้บ้าง

ด้วยแดชบอร์ดที่กำหนดค่าไว้ล่วงหน้าที่หลากหลายและทีมที่ปรึกษาศูนย์บริการทางโทรศัพท์ที่มีประสบการณ์ เราจึงสามารถสร้างแดชบอร์ดที่เหมาะสมที่ตรงกับธุรกิจของคุณได้

โซลูชันคอลเซ็นเตอร์ระบบคลาวด์ที่สมบูรณ์แบบ

Nextiva ช่วยให้ตัวแทนของคุณเข้าถึงได้เสมือนเชื่อถือได้ และบริการที่ไม่มีใครเทียบได้แก่ลูกค้าของคุณ

ตรวจสอบคุณสมบัติทั้งหมด!