7 สถานการณ์การรวม Salesforce กับ HubSpot ที่ยุ่งยาก (และโซลูชัน)

เริ่มต้นด้วยบริบทของคู่มือนี้: ในช่วงเก้าเดือนแรกของปี 2020 บริการสมัครสมาชิกของ HubSpot เพิ่มขึ้น 30% หากยังไม่ชัดเจนสำหรับทุกคน HubSpot คือตัวเลือก CRM สำหรับบริษัทที่ "ขยายขนาด" แต่สิ่งนี้มาพร้อมกับความท้าทายใหม่ๆ การย้ายไปยังพื้นที่แพลตฟอร์ม CRM ระดับองค์กรหมายถึงการจัดการกับองค์กรขนาดใหญ่จำนวนมากที่มี CRM ระดับสูงอยู่แล้วที่พวกเขาซื้อเข้ามา

การผสานรวมที่พบบ่อยที่สุดที่คุณจะพบคือ Salesforce ซึ่งเป็นหนึ่งใน CRM ที่ทรงพลังและปรับแต่งได้มากที่สุดในตลาด แม้ว่า HubSpot จะเป็นทั้งการปรับใช้ที่รวดเร็วและปรับขนาด CRM ได้ง่าย แต่เมื่อรวมเข้ากับระบบอื่น ๆ คุณต้องระวังวิธีที่คุณเข้าถึงงานหรือคุณสามารถสร้างเขาวงกตภายในเขาวงกตของการเชื่อมโยงคุณสมบัติที่ซับซ้อน การซิงค์และ ข้อมูลซ้ำกัน

เมื่อรวมแพลตฟอร์มเหล่านี้ คุณมักจะทำงานร่วมกับผู้เชี่ยวชาญ HubSpot และผู้เชี่ยวชาญของ Salesforce (ที่ปรึกษาหรือภายใน) แม้ว่าคนเหล่านี้จะเป็นผู้เชี่ยวชาญใน CRM ที่พวกเขาชอบ พวกเขามีความเสี่ยงที่จะไม่รู้เกี่ยวกับระบบอื่นเกือบเท่าๆ กัน

การเรียนรู้เบื้องต้น: Enterprise HubSpot สู่การรวม Salesforce

หลังจากเรียกใช้การผสานรวม HubSpot ระดับองค์กรกับ Salesforce หลายรายการ (โดยมีส่วนของ Drift ด้วยเช่นกัน) เรานั่งลงกับเอเจนซีพันธมิตรการรวมของเราและถามพวกเขาว่า "ถ้าเราทำสิ่งนี้อีกครั้ง อะไรจะทำให้ทุกฝ่ายง่ายขึ้น ” คำตอบทั่วไปคือการจัดเตรียมเอกสารเบื้องต้นหรือวิธีการสรุปประเด็นสำคัญบางประการที่ลูกค้าร้องขอ แต่ไม่ใช่ความรู้ทั่วไป นั่นคือสิ่งที่เราสร้างขึ้น!

ในคู่มือฉบับย่อนี้ คุณจะได้พบกับโซลูชันเชิงปฏิบัติและผู้อธิบายสำหรับแง่มุมที่ซับซ้อนกว่าบางประการของการผสานรวม CRM เราหวังว่าจะช่วยได้และช่วยประหยัดแล็ปท็อปของคุณจากการถูกโยนข้ามห้องด้วยความหงุดหงิดที่เกิดจาก CRM

สถานการณ์ที่ 1: The Selective Sync

ใช้กรณี

คุณต้องการใช้ HubSpot สำหรับฐานข้อมูล Salesforce ของคุณกลุ่มเล็กๆ เท่านั้น

วิธีการแก้

ในการทำเช่นนี้ คุณต้องตั้งค่าการซิงค์แบบเลือก ซึ่งเป็นกระบวนการที่จำกัดว่า Salesforce จะบันทึกการซิงค์โดยอัตโนมัติจาก Salesforce ไปยัง HubSpot

TL;DR

คุณต้องตั้งค่าผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงเฉพาะระเบียนที่คุณต้องการใน HubSpot แล้วกำหนดให้เป็นผู้ดูแลระบบของการซิงค์ Salesforce

การทำความเข้าใจผู้ใช้การรวม

ผู้ใช้ Salesforce (ซึ่งใช้ข้อมูลประจำตัวเพื่อลงชื่อเข้าใช้ Salesforce จากหน้าจอการตั้งค่า HubSpot) ช่วยอำนวยความสะดวกในการเชื่อมต่อระหว่าง HubSpot และ Salesforce เราจะเรียกผู้ใช้รายนี้เป็นผู้ใช้ที่ ผสานรวม

หลักการพื้นฐานเพื่อให้ได้การซิงค์แบบเลือกจาก Salesforce ไปยัง HubSpot คือการจงใจซ่อนหรือเปิดเผยบันทึกในองค์กร Salesforce ของคุณแก่ผู้ใช้ที่รวมระบบ เพื่อป้องกันหรืออนุญาตให้บันทึกเหล่านั้นซิงค์กับ HubSpot หากผู้ใช้ที่ผสานรวมมีสิทธิ์ในการอ่าน/เขียนระเบียน Salesforce ระเบียนดังกล่าวจะมีสิทธิ์ซิงค์กับ HubSpot

ระบุไว้แตกต่างกัน บันทึก Salesforce ใดๆ ที่ผู้ใช้การรวมระบบไม่สามารถอ่าน/เขียน จะไม่มีสิทธิ์ซิงค์กับ HubSpot

ขั้นตอนที่ 1: สร้างโปรไฟล์ Salesforce ใหม่

เพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีสิทธิ์ที่จำเป็นทั้งหมด เราขอแนะนำให้คุณโคลนโปรไฟล์ผู้ดูแลระบบและแก้ไขโปรไฟล์ที่ลอกแบบมา หลังจากโคลนโปรไฟล์แล้ว ให้แก้ไขการอนุญาตอ็อบเจ็กต์มาตรฐานของโปรไฟล์เพื่อลบสิทธิ์การดูแลข้อมูลออกจากออบเจ็กต์ใดๆ ที่คุณต้องการซิงค์แบบเลือกกับ HubSpot ในตัวอย่างนี้ เราจะจำกัดลูกค้าเป้าหมายและผู้ติดต่อ อย่าลืมบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณเมื่อดำเนินการเสร็จ

แก้ไขโปรไฟล์ผู้ใช้ของการรวม HubSpot เพื่อลบสิทธิ์ "ดู/แก้ไขทั้งหมด" ออกจากผู้ติดต่อและลูกค้าเป้าหมายภายใต้สิทธิ์วัตถุมาตรฐาน"

ขั้นตอนที่ 2: สร้างบทบาทใหม่

ถัดไป สร้างบทบาทใหม่เพื่อใช้โดยผู้ใช้การรวม ในตัวอย่างนี้ เราสร้างบทบาทใหม่ที่ระดับสูงสุดของลำดับชั้นของบทบาท ดังนั้น บทบาทใหม่จะอยู่นอกโครงร่างการอนุญาตแบบลำดับชั้นที่มีอยู่ การสร้างบทบาทที่ภายนอกของลำดับชั้นที่มีอยู่นั้นโดยทั่วไปแล้วจะเป็นการใช้งานที่ง่ายที่สุด แต่ความต้องการเฉพาะขององค์กร Salesforce ของคุณอาจแตกต่างกันไป

*เพิ่มบทบาทใหม่นอกลำดับชั้นปัจจุบันเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ตัดสิทธิ์การเข้าถึงสำหรับบทบาทระดับล่าง*

เมื่อสร้างบทบาท ไม่ต้องกังวลกับการตั้งค่าการเข้าถึงผู้ติดต่อ การตั้งค่านี้จะถูกแทนที่โดยกฎการแบ่งปันที่เราสร้างขึ้นในภายหลังในคู่มือนี้

หากคุณไม่ต้องการสร้างบทบาทใหม่นอกลำดับชั้นที่มีอยู่ โปรดคำนึงถึงปัญหาที่เป็นไปได้สองประการ:

• ถ้าบทบาทของผู้ใช้ที่รวมระบบอยู่ต่ำกว่าบทบาทอื่นๆ ในลำดับชั้นของบทบาท คุณอาจเปิดเผยระเบียนแก่ผู้ใช้ที่มีบทบาทสูงกว่าผู้ใช้การรวมโดยไม่ได้ตั้งใจ
• ถ้าบทบาทของผู้ใช้ที่ผสานรวมอยู่เหนือบทบาทอื่นๆ ในลำดับชั้นของบทบาท ผู้ใช้ที่ผสานรวมอาจมีสิทธิ์เข้าถึงเรกคอร์ดที่ไม่เป็นไปตามกฎการแชร์ ซึ่งอาจทำให้เรกคอร์ดซิงค์กับ HubSpot โดยไม่คาดคิด

ขั้นตอนที่ 3: สร้างผู้ใช้ Salesforce ใหม่ด้วยโปรไฟล์และบทบาทใหม่

ตอนนี้เราได้สร้างโปรไฟล์และบทบาทสำหรับผู้ใช้ที่ผสานรวมแล้ว เราสามารถสร้างผู้ใช้ใหม่ด้วยโปรไฟล์และบทบาทได้

ขั้นตอนที่ 4: กำหนดสิทธิ์การรวม HubSpot ให้กับผู้ใช้การรวม

ขั้นสุดท้าย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ใช้การรวมได้รับการกำหนดชุดสิทธิ์การรวม HubSpot ไปที่ สิทธิ์ในการผสานรวม HubSpot ใน ชุดสิทธิ์ ของหน่วยงาน Salesforce

หมายเหตุ: ชุดสิทธิ์นี้จะใช้งานได้หลังจากติดตั้ง HubSpot Managed Package ใน Salesforce Org ของคุณเท่านั้น

สถานการณ์ที่ 2: กำหนดการตั้งค่าการแบ่งปัน Salesforce ของคุณ

ตอนนี้เราได้สร้างผู้ใช้ที่รวมเข้ากับบทบาทและโปรไฟล์แล้ว เราสามารถกำหนดค่าการตั้งค่าการแชร์ขององค์กร Salesforce ของคุณเพื่อซ่อนหรือเปิดเผยบันทึกที่ต้องการไปยัง HubSpot ขั้นตอนต่อไปนี้แสดงให้เห็นถึงกระบวนการบนวัตถุลูกค้าเป้าหมาย แต่กระบวนการนี้สามารถทำซ้ำได้บนวัตถุที่ติดต่อหรือวัตถุอื่นใดเพื่อให้ได้ผลเช่นเดียวกัน

ขั้นตอนที่ 1: ตั้งค่าการตั้งค่าการแชร์เริ่มต้นทั่วทั้งองค์กรเป็นส่วนตัว

อันดับแรก เราต้องตั้งค่าการตั้งค่าการแชร์เริ่มต้นทั่วทั้งองค์กรสำหรับออบเจกต์ให้เป็นส่วนตัว ในตัวอย่างนี้ เรากำลังแก้ไขการตั้งค่าของวัตถุลูกค้าเป้าหมาย หากการตั้งค่าเริ่มต้นทั่วทั้งองค์กรของคุณเป็น 'สาธารณะ' คุณอาจต้องแก้ไขโปรไฟล์แต่ละรายการเพื่อให้สิทธิ์ดูหรือแก้ไขทั้งหมดเข้าถึงวัตถุนี้ โปรไฟล์ใดๆ ที่มีสิทธิ์ดู/แก้ไขทั้งหมดสำหรับออบเจ็กต์จะแทนที่ค่าเริ่มต้นทั่วทั้งองค์กร

ขั้นตอนที่ 2: กำหนดกฎการแบ่งปันตามเกณฑ์

สร้างกฎการแชร์ใหม่เพื่อเลือกระเบียนที่จะซิงค์กับ HubSpot ในตัวอย่างนี้ เรากำลังซิงค์ลูกค้าเป้าหมายหากพวกเขามีทั้งค่า 'จริง' ในฟิลด์แบบกำหนดเองที่ชื่อ ซิงค์กับ HubSpot และสัญลักษณ์ '@' ในฟิลด์อีเมลเพื่อตรวจสอบว่าลูกค้าเป้าหมายมีที่อยู่อีเมล

บันทึกที่ไม่มีที่อยู่อีเมลที่ถูกต้องจะไม่ซิงค์กับ HubSpot ดังนั้นจึงเพิ่มการป้องกันข้อผิดพลาดในการซิงค์เพิ่มเติม นี่เป็นเพียงตัวอย่างเท่านั้น สามารถใช้เกณฑ์ใดก็ได้ในกฎการแชร์ ดังนั้นเกณฑ์กฎอาจแตกต่างกันไปเพื่อตอบสนองความต้องการทางธุรกิจของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากฎการแชร์ถูกตั้งค่าเป็นการเข้าถึง 'อ่าน/เขียน' เพื่อให้การรวม HubSpot สามารถอัปเดตระเบียนต่อไปได้

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบัญชีและผู้ติดต่อที่คุณดึงข้อมูลมีฟิลด์ที่ใช้ร่วมกันใน Salesforce การดำเนินการนี้ค่อนข้างยุ่งยาก แต่ขั้นตอนที่จำเป็นเนื่องจากสูตรข้ามออบเจ็กต์ไม่สามารถนำมาใช้ภายในกฎการแชร์ของ Salesforce ดังนั้น เพื่อให้แน่ใจว่าการทำงานนี้ทำงานอย่างถูกต้อง เราจำเป็นต้องใช้เวิร์กโฟลว์ภายใน Salesforce ควบคู่ไปกับฟิลด์ที่กำหนดเอง

ในการดำเนินการนี้ด้วย Selective Sync ก่อนอื่นคุณต้องหาว่าฟิลด์ใดใน Salesforce ที่กำหนดบัญชีที่ถูกต้อง ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าเฉพาะของคุณ นี่อาจเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่ภูมิศาสตร์ ไปจนถึงประเภทบัญชี หรือฟิลด์ต่างๆ มากมาย

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าเราต้องการดึงเฉพาะบัญชีที่อุตสาหกรรมคือการท่องเที่ยวและเกษตรกรรม เราจะใช้อุตสาหกรรม = การท่องเที่ยว หรือ อุตสาหกรรม = เกษตรกรรม เป็นเกณฑ์ของเราในการแบ่งปัน แต่ฟิลด์ อุตสาหกรรม อยู่ในออบเจกต์บัญชีเท่านั้น เพื่อที่จะดึงค่าออกมาอย่างเหมาะสม เราจะต้องสร้างฟิลด์ข้อความอุตสาหกรรมบนออบเจกต์ผู้ติดต่อเพื่อเก็บข้อมูลที่ใช้ร่วมกัน เมื่อสร้างฟิลด์นั้นแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการสร้างกฎเวิร์กโฟลว์ภายใน Salesforce เพื่อคัดลอกค่าฟิลด์จากฟิลด์ Account Industry ไปยังฟิลด์ Contact Industry ที่เราเพิ่งสร้างขึ้น ที่นี่ คุณจะต้องสร้างการดำเนินการเวิร์กโฟลว์โดยใช้สูตรข้ามวัตถุ ในตัวอย่างของเรา สูตรอาจดูเหมือน “Account.Industry.DeveloperName”

สุดท้าย เมื่อดำเนินการเวิร์กโฟลว์แล้ว คุณจะสร้างกฎเวิร์กโฟลว์ที่ทริกเกอร์การดำเนินการที่เราเพิ่งสร้างขึ้น ในกรณีนี้ คุณจะต้องตั้งค่ากฎเวิร์กโฟลว์ใหม่สำหรับออบเจ็กต์ผู้ติดต่อที่จะทริกเกอร์ทุกครั้งที่ อุตสาหกรรมบัญชี = การท่องเที่ยวหรือเกษตรกรรม เมื่อตรงตามเกณฑ์ที่นี่ การดำเนินการเวิร์กโฟลว์จะคัดลอกค่าจากบัญชีไปยังผู้ติดต่อเพื่อให้ซิงค์กัน และด้วยชุดนั้น เราสามารถมั่นใจได้ว่าเกณฑ์ภายในกฎการแบ่งปันของเราทำงานเหมือนกันในทุกอ็อบเจ็กต์ที่เกี่ยวข้อง

สถานการณ์ที่ 3: สนามจุดกำเนิด

ใช้กรณี

คุณมีทีมขายที่ทำงานจาก Salesforce และพวกเขากำลังติดต่อลูกค้าเป้าหมายและเปลี่ยนเส้นทางไปยังหน้าเว็บที่โฮสต์บน HubSpot หรือใช้แบบฟอร์ม HubSpot เมื่อลูกค้าเป้าหมายส่งกลับไปยัง Salesforce ผ่านการซิงค์ ฟิลด์แหล่งลูกค้าเป้าหมาย/ผู้ติดต่อจะถูกเปลี่ยนโดยการซิงค์ซึ่งทำให้การรายงานของคุณยุ่งเหยิง

TL;DR

ตั้งค่าพร็อพเพอร์ตี้ใน Salesforce ที่ชื่อว่า "Point of Origin" จากนั้นทำให้พร็อพเพอร์ตี้นี้ไม่เปลี่ยนรูปแบบเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง วิธีนี้แม้ว่าแหล่งที่มาจะเปลี่ยน แต่จุดกำเนิดจะยังคงเหมือนเดิม และคุณจะสามารถรายงานเรื่องนี้ได้ จากนั้นจึงพิจารณาแหล่งที่มาเป็นทรัพย์สินที่มีอิทธิพล

วิธีการแก้

เราเห็นสิ่งนี้บ่อยมากที่ผู้คนมีจุดติดต่อหลายจุดที่มีผู้นำ และพวกเขาไม่เคยรู้จริงๆ ว่าจุดติดต่อใดเป็นแหล่งที่มา ซึ่งหมายความว่าเมื่อพูดถึงการให้เครดิตกับช่อง คุณจะไม่ได้ภาพรวมทั้งหมดและไม่รู้ว่าจะเน้นที่ความพยายามของคุณไปที่ใด

วิธีแก้ไขคือการตั้งค่าคุณสมบัติใน Salesforce ที่เรียกว่า "Point of Origin" จากนั้นทำให้คุณสมบัตินี้ไม่สามารถแก้ไขได้ (เว้นแต่โดยผู้ดูแลระบบ) เมื่อมีการเปลี่ยนแปลง วิธีนี้แม้ว่าแหล่งที่มาจะเปลี่ยน แต่จุดกำเนิดจะยังคงเหมือนเดิม และคุณจะสามารถรายงานเรื่องนี้ได้ จากนั้นจึงพิจารณาแหล่งที่มาเป็นทรัพย์สินที่มีอิทธิพล

เมื่อคุณตั้งค่าคุณสมบัตินี้แล้ว คุณสามารถเพิ่มไปยังการซิงค์ HubSpot และตั้งค่ากฎการซิงค์เป็น “ต้องการ Salesforce เว้นแต่จะว่างเปล่า” การทำเช่นนี้ HubSpot จะไม่เขียนทับสิ่งที่มีอยู่ใน Salesforce เว้นแต่จะไม่มีการดำเนินการใดๆ ก่อนหน้านี้ (เช่น โอกาสในการขายใหม่)

ด้วยวิธีนี้ ตัวอย่างเช่น หากลูกค้าเป้าหมายได้รับการวิจัยและจัดการโดยผู้ใช้ Salesforce เขตข้อมูลต้นทางจะถูกตั้งค่าเป็น "การขาย" จากนั้นลูกค้าเป้าหมายดังกล่าวจะสามารถไปค้นคว้าบนเว็บไซต์และแปลงผ่านแบบฟอร์ม HubSpot การซิงค์จะเปลี่ยนแหล่งที่มาเป็น "การค้นหาทั่วไป" เป็นต้น แต่เนื่องจากคุณได้เปลี่ยนกฎการซิงค์เป็นต้องการ เว้นแต่จะว่างเปล่า ฟิลด์ต้นทางจะยังคงเป็น "การขาย เว้นแต่ผู้ดูแลระบบจะเปลี่ยนด้วยตนเอง"

สถานการณ์ที่ 4: การแก้ไขหลายสกุลเงิน

ใช้กรณี

คุณทำงานในภูมิภาคต่างๆ มากมาย และคุณมีการตั้งค่าหลายสกุลเงินใน Salesforce แต่เมื่อคุณซิงค์ข้อมูลนี้กับ HubSpot ตัวเลขของคุณมีข้อผิดพลาดในออบเจ็กต์ดีล

TL;DR

ตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ใน Salesforce เพื่อปรับจำนวนเงินให้เป็นสกุลเงินที่คุณเลือกให้เป็นมาตรฐาน จากนั้นซิงค์กับคุณสมบัติจำนวนใน HubSpot

วิธีการแก้

HubSpot มีหลายสกุลเงินเช่นเดียวกับ Salesforce แต่ 2 ตัวนั้นเล่นได้ไม่ดีเมื่อทำการซิงค์ ฟิลด์ทั่วไปสำหรับทั้งสองระบบคือฟิลด์จำนวนเงิน และฟิลด์นี้จะถูกซิงค์โดยอัตโนมัติ

ใน Salesforce ภาษาพื้นฐานที่เลือกจะเป็นตัวกำหนดสกุลเงินที่ปรากฏขึ้น ตัวอย่างเช่น หากสถานที่หลักคือฝรั่งเศส - ฝรั่งเศส สกุลเงินจะเป็น EUR สกุลเงินหลักที่กำหนดไว้ในโมดูลการดูแลระบบ สะท้อนถึงสกุลเงินของระบบ หากไม่ได้กำหนดค่าสถานที่พื้นฐาน ภาษาอังกฤษจะกลายเป็นสถานที่พื้นฐานโดยมีดอลลาร์สหรัฐเป็นสกุลเงิน

*รหัสประเทศเป็นไปตามมาตรฐาน ISO 4217 เช่น USD สำหรับดอลลาร์สหรัฐ และ EUR สำหรับยูโรยุโรป*

ในการแก้ปัญหานี้ สิ่งที่คุณต้องทำคือตรวจสอบให้แน่ใจว่า จำนวนเงินในสกุลเงินหลักเป็นฟิลด์ที่มีการซิงค์ ไม่ใช่สกุลเงินอื่น เมื่อคุณจัดแนวฟิลด์นี้ให้ตรงกันแล้ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบที่คุณต้องการให้มีความเป็นอันดับหนึ่ง (โดยปกติคือระบบที่คุณใช้สำหรับการรายงานทางการเงินของคุณ) ถูกตั้งค่าให้เป็นฟิลด์ที่ต้องการ (เช่น ชอบ Salesforce มากกว่า)

สถานการณ์ที่ 5: สถานการณ์สมมติรายการรวม

ใช้กรณี

คุณต้องการใช้ HubSpot เฉพาะกลุ่มเล็กๆ ของฐานข้อมูล Salesforce ของคุณ และคุณต้องแน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดจาก HubSpot จะไม่ถูกผลักข้ามไปยัง Salesforce

TL;DR

ในการดำเนินการนี้ คุณต้องตั้งค่ารายการรวมที่จะใช้ตรรกะของรายการใน HubSpot เพื่อกรองลูกค้าเป้าหมายที่เข้ามา

วิธีการแก้

ในการรวม HubSpot-Salesforce คุณสามารถสร้างและใช้รายการรวมเพื่อจำกัดผู้ติดต่อที่ซิงค์จาก HubSpot ไปยัง Salesforce ผู้ติดต่อที่ไม่อยู่ในรายการรวมของคุณจะไม่ซิงค์ระหว่าง HubSpot และ Salesforce

ขั้นแรก ตัดสินใจเกี่ยวกับเกณฑ์ที่คุณต้องการใช้เพื่อส่งลูกค้าเป้าหมายไปยัง Salesforce เราขอแนะนำให้สร้างคุณสมบัติแบบกำหนดเองที่เรียกว่า “ซิงค์กับ Salesforce” หรือสิ่งที่คล้ายกันซึ่งง่ายต่อการระบุ ถัดไป สร้างรายการที่ใช้งานอยู่ซึ่งใช้คุณสมบัติเป็นปัจจัยกำหนด

ไปที่การตั้งค่าการซิงค์ > การตั้งค่า HubSpot ถัดไปของ Salesforce

ในส่วน "การจำกัดสิ่งที่ซิงค์" ให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงและเลือกรายการที่ใช้งานอยู่ที่มีอยู่ หากต้องการสร้างรายการที่ใช้งานอยู่ใหม่ ให้คลิก + สร้างรายการรวม

หากคุณเลือกรายการที่ใช้งานอยู่ การตั้งค่าจะอัปเดตโดยอัตโนมัติ

หากคุณคลิก + สร้างรายการที่รวม คุณจะถูกเปลี่ยนเส้นทางเพื่อสร้างรายการใหม่ในเครื่องมือรายการ

ที่ด้านซ้ายบน ให้คลิกไอคอนดินสอ แก้ไข แล้วป้อนชื่อสำหรับรายการ จากนั้นเลือกเกณฑ์รายการของคุณ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการกำหนดเกณฑ์รายการของคุณ

ที่ด้านขวาบน ให้คลิกบันทึก รายการของคุณอาจใช้เวลาในการดำเนินการ

กลับไปที่การตั้งค่าการรวม Salesforce ของคุณ ในการตั้งค่ารายการรวม ให้คลิกเมนูดรอปดาวน์และเลือกรายการที่ใช้งานอยู่ที่สร้างขึ้นใหม่ การตั้งค่าจะอัปเดตโดยอัตโนมัติ

สถานการณ์ที่ 6: การทำความเข้าใจแคมเปญโดยแพลตฟอร์ม CRM

ใช้กรณี

คุณต้องการติดตามแคมเปญจาก HubSpot ไปยัง Salesforce และ ในทางกลับกัน เพื่อให้สามารถเห็น ROI ที่ดีขึ้น

TL;DR

แคมเปญใน HubSpot และ Salesforce ต่างกันโดยสิ้นเชิง คุณต้องสร้างรายงานเพื่อแสดงสถิติและไม่ต้องพึ่งพาเครื่องมือที่พร้อมใช้งานทันที

วิธีการแก้

แคมเปญใน Salesforce และ HubSpot มีความคล้ายคลึงกับ Rugby league และ Rugby Union...ชื่อที่ฟังดูคล้ายคลึงกัน แต่กีฬาต่างกันโดยสิ้นเชิง แคมเปญใน Salesforce คือรายชื่อผู้ติดต่อ ใน HubSpot คือการจัดกลุ่มของสินทรัพย์

คุณสามารถแท็กลีดที่เข้ามาใน HubSpot ด้วยแคมเปญ Salesforce จากแบบฟอร์มโดยอัปเดตการตั้งค่าหรือคุณสามารถใช้เวิร์กโฟลว์ HubSpot ที่จะช่วยให้คุณตั้งค่าการเป็นสมาชิกแคมเปญ Salesforce ด้วยสถานะสมาชิกแคมเปญได้ นี่เป็นที่เดียวในแอปที่คุณสามารถตั้งค่าทั้งสองค่านี้ได้

ข้อควรจำคือแคมเปญจะปรากฏเฉพาะใน HubSpot หากมีการทำเครื่องหมายว่าใช้งานอยู่ใน Salesforce ดังนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแคมเปญที่เป็นปัญหาได้เลือกช่องทำเครื่องหมายนั้นไว้ จากนั้นรีเฟรชใน HubSpot

เพื่อวัตถุประสงค์ในการรายงาน คุณจำเป็นต้องตั้งค่าการรายงานแคมเปญของคุณในทั้งสองระบบ แต่ถ้าคุณคิดว่าคุณจะสามารถรับข้อมูลพร็อพเพอร์ตี้การรายงานที่เป็นหนึ่งเดียวได้ น่าเสียดายที่คุณจะต้องลำบากในการทำเช่นนี้

วิธีที่ดีที่สุดคือการใช้การรายงานของ HubSpot สำหรับแง่มุม "อย่างไร" ของแคมเปญของคุณ ถามตัวเอง:

1. การแปลงหน้า Landing Page มีประสิทธิภาพอย่างไร?

2. การสร้างโอกาสในการขายทางสังคมมีประสิทธิภาพอย่างไร?

3. มีลูกค้าเป้าหมายกี่รายในเวิร์กโฟลว์นี้

สุดท้าย ใช้แคมเปญ Salesforce เพื่อจัดระเบียบทีมขายของคุณและผลลัพธ์ทางการเงิน

หากเรกคอร์ดซิงค์ระหว่าง HubSpot และ Salesforce อยู่แล้ว การลงทะเบียนแคมเปญใหม่บนฝั่ง Salesforce จะซิงค์กลับไปที่ HubSpot

สถานการณ์ที่ 7: การระบุคุณสมบัติที่กำหนดเองในการซิงค์

ใช้กรณี

คุณต้องการให้ค้นหาคุณสมบัติที่กำหนดเองใน Salesforce ได้อย่างรวดเร็วแต่ไม่แน่ใจว่าจะทำอย่างไร

TL;DR

คุณสมบัติที่กำหนดเองของ Salesforce ทั้งหมดลงท้ายด้วย “_c” ดังนั้น ให้มองหาสิ่งนี้

วิธีการแก้

คุณสมบัติที่กำหนดเองของ Salesforce ทั้งหมดลงท้ายด้วย “_c” ดังนั้นเมื่อคุณทำการแมปคุณสมบัติจาก HubSpot ไปยัง Salesforce และไม่แน่ใจว่าองค์ประกอบใดกำหนดเองหรือไม่เพียงแค่มองหา “_c”

การแบ่งพาร์ติชั่นใน HubSpot

ใช้กรณี

คุณต้องการให้สามารถแบ่งพาร์ติชันผู้ติดต่อตามทีมบนระบบ HubSpot โดยใช้ลำดับชั้นตามทีมที่เข้มงวดและผู้ใช้ภายนอก

TL;DR

สร้างผู้ใช้ที่มีสิทธิ์จำกัดแล้ววางลงในทีม

วิธีการแก้

หากต้องการให้ทีมภายนอกเข้าถึงผู้ติดต่อบางส่วนภายใน HubSpot แต่ไม่ใช่ทั้งหมด คุณต้องสร้างทีม หากคุณเป็นสมาชิกของทีม คุณจะสามารถเข้าถึงสมาชิกคนอื่นๆ ของผู้ติดต่อในทีมนั้นได้

ในการแบ่งพาร์ติชันบุคคลที่สาม เราต้องตั้งค่า "ผู้ใช้จำลอง" ที่มีสิทธิ์เข้าถึงเฉพาะส่วนของข้อมูลที่ได้รับโดยใช้คุณสมบัติ "เจ้าของรอง" หากคุณตั้งค่าฟิลด์ที่เรียกว่า " Secondary Owner” หรืออะไรก็ตามที่ทำให้สิ่งนี้เป็นคุณสมบัติผู้ใช้ HubSpot

ถัดไป เริ่มแท็กบริษัทที่ติดต่อและจัดการกับคุณสมบัติ "เจ้าของรอง" ทำให้ผู้ใช้หุ่นจำลองนี้เป็นส่วนหนึ่งของทีมจำลอง จากนั้นเพิ่มผู้ติดต่อภายนอกที่ตามมาทั้งหมดลงในทีมนี้ สิ่งนี้จะทำให้พวกเขาเข้าถึงวัตถุ แต่ป้องกันไม่ให้เข้าถึงวัตถุของผู้ใช้ภายใน

สรุปแล้ว…

...สิทธิ์น่ะเพื่อน!

Salesforce ถูกสร้างขึ้นเหมือนแท็งก์ขนาดใหญ่ ทนทาน และทรงพลังเป็นพิเศษด้วยชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวได้มากมาย เช่นเดียวกับรถถัง คุณไม่ต้องการให้ใครก็ตามกระโดดเข้ามาและสร้างความหายนะให้กับบริเวณโดยรอบ นี่คือเหตุผลที่ Salesforce ทุ่มเทอย่างเต็มที่ในการแบ่งเซ็กเมนต์และการอนุญาต เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลของคุณแต่ระบบได้รับการปกป้องด้วย

HubSpot มีความสามารถนี้เช่นกัน แต่ในระดับที่น้อยกว่า (ปัจจุบัน) อย่างไรก็ตาม ข้อแตกต่างที่สำคัญคือ HubSpot เป็นระบบที่ใช้งานง่ายกว่าพร้อม UI ที่ดีกว่า...หมายความว่าหากมีบางอย่างใช้งานไม่ได้ โดยปกติแล้ว คุณจะได้รับข้อความแจ้งว่าเหตุใดระบบจึงไม่เคลื่อนไหวและสิ่งที่คุณต้องทำ แก้ไขปัญหา

ด้วย Salesforce (สำหรับผู้ที่ไม่รู้จักระบบจนถึงระดับผู้เชี่ยวชาญ) อาจต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการพยายามค้นหาวิธีที่คุณสามารถบรรลุความสมมาตรของข้อมูลทั่วทั้ง HubSpot และ Salesforce โดยไม่ต้องจ้างที่ปรึกษาราคาแพงสำหรับทั้งสองระบบ . จากประสบการณ์ของเรา การอนุญาตเป็นหนึ่งในสาเหตุหลักที่ทำให้การซิงค์ของคุณไม่ทำงานตามที่ตั้งใจไว้ นี่อาจเป็นระดับการอนุญาตของผู้ตรวจสอบหรือผู้ดูแลระบบการซิงค์ แต่อย่างใดเราขอแนะนำว่าเป็นสถานที่แรกที่คุณมองหาเมื่อมีบางสิ่งไม่ทำงาน

TL; DR - มักเป็นปัญหาการอนุญาต