Как построить культуру сотрудничества в виртуальных командах

Ваш бизнес занимается удаленной работой уже несколько месяцев, и это начинает казаться более постоянным решением. Как вы используете культуру совместной работы, которая когда-то была в вашем офисе, и переносите ее в цифровую сферу?

Здесь, в Flock, нашим приоритетом является улучшение работы с помощью цифровых инструментов. Вот почему мы подчеркиваем важность создания команды для совместной работы и поэтому у нас есть советы экспертов, которые помогут вашей виртуальной команде лучше сотрудничать.

Общайтесь, чтобы сотрудничать

Способ номер один улучшить совместную работу вашей команды — это ускорить их общение. Мы рекомендуем настраивать каналы для каждого отдельного проекта , чтобы ваши разговоры оставались целенаправленными и продуктивными.

Тем не менее, ваши удаленные работники могут чувствовать себя изолированными, особенно если ваши команды находятся в разных часовых поясах. Эти разрозненности могут вызвать затишье в производительности или даже устойчивое снижение вовлеченности сотрудников. Вот несколько советов, как предотвратить это и сохранить мотивацию вашей команды к сотрудничеству.

Будьте стратегическими с вашими коммуникационными инструментами

Вы используете средства связи для общения, встреч, обмена файлами и многого другого. Усовершенствуйте свою коммуникационную стратегию, используя все возможности качественного инструмента.

Во-первых, поощряйте регулярные чаты. В офисе ваши товарищи по команде нередко останавливаются у столов друг друга или бронируют конференц-зал для совместной работы над задачей. Ваша команда может воспроизвести это, используя инструмент для обмена деловыми сообщениями, чтобы взаимодействовать друг с другом в чате или быстрый видеозвонок, чтобы выступать в качестве доски или отвечать на вопросы напрямую.

Как руководитель команды вы хотите, чтобы ваши сотрудники находили способы регулярно работать вместе . Сеансы мозгового штурма в рамках видеоконференций в сочетании с возможностями демонстрации экрана и обмена файлами могут вдохновить ваших товарищей по команде на работу над идеями и предложениями друг друга. Эти сессии будут держать вашу команду в курсе событий и способствовать сотрудничеству. Вы также можете проводить виртуальные рабочие сессии (я называю их учебными залами!), где товарищи по команде работают независимо, но могут периодически взаимодействовать друг с другом для получения помощи по пути.

На самом деле, такие секционные сессии должны стать регулярной практикой. Заблаговременно организовав коллективную работу в рабочей среде с высоким уровнем вовлеченности, вы можете превратить командную работу в рутину, которую ваши сотрудники будут использовать в качестве основы для совместной работы.

Совет для профессионалов: поощряйте своих сотрудников к чрезмерному общению .

Веселитесь с вашей командой

Командный стендап или мозговой штурм во время видеозвонка не слишком отличаются от скучного совещания в зале заседаний. Как менеджер, вы можете изменить это и вдохновить других быть немного более общительными.

Начните с того, что сделайте ваши виртуальные встречи более увлекательными. Есть много забавных ледоколов для видеовстреч , которые могут вдохновить сотрудников на общение друг с другом и чувствовать себя более комфортно, обмениваясь идеями друг с другом. Выдвижение личностей на вашем рабочем месте дает прекрасную возможность другим определить, к кому они могут обратиться по различным вопросам.

Например, благодаря нашим последовательным беседам в Flock, я знаю, что могу обратиться к Эдди за интересным и презентабельным копирайтингом или к Рохиту за полноценным анализом. Знание того, как они общаются , помогает мне понять, как будет выглядеть наше рабочее партнерство и на кого я могу рассчитывать.

Создайте совместную структуру

Создание совместной команды — это не только развлечения и игры, хотя веселье, безусловно, помогает. Ваша команда не будет хорошо работать вместе, если у них нет прочного фундамента.

Виртуальная регистрация

Как менеджер, начните с акцента на культуре сотрудничества с вашими новыми удаленными сотрудниками в первый же день. Приглашайте их на встречи и виртуальные часы общения с самого начала, чтобы они могли познакомиться со своими коллегами и увидеть, как они работают вместе.

Помимо общения, важно иметь процесс удаленной адаптации, который устанавливает процессы и системы, которые ваша команда использует для совместной работы. Флок отлично подходит для этого! Мы используем Flock, чтобы воспроизвести нашу естественную структуру рабочего места, чтобы бороться с одиночеством и замешательством, с которыми может столкнуться новый сотрудник. Поощряйте их начинать строить рабочие отношения со своими новыми коллегами.

Процессы удаленной работы

Теперь к мелочам. После того, как ваша удаленная команда подключена и общается друг с другом, вам необходимо настроить оптимизированные процессы, чтобы все было продуктивно и не отклонялось от графика.

Начните с определенных повесток дня встреч. Предоставьте «предварительное чтение» или краткую сводную записку перед вашими встречами, в которой укажите, кто будет на встрече, что будет обсуждаться и какие результаты ожидаются. Это дает вашей команде возможность подготовиться к встрече с обновлениями о своей работе и новыми идеями.

Установите регулярный ритм совещаний, включая командные встречи, встречи один на один и мозговые штурмы по проектам. Поддержание вашей команды в комфорте при виртуальных встречах и чрезмерном общении будет стимулировать их к более частому сотрудничеству и установлению собственных процессов.

Последнее, но не менее важное — это постановка целей . В конце концов, ваша команда должна знать, над чем они работают! Постановка четких целей ( здесь, в Flock, мы используем OKR ) объединяет вашу команду в общих усилиях и побуждает их к совместной работе. Методы спринта позволяют членам команды обсуждать инициативы, устанавливать сроки, встречаться для проверки и отслеживать свой прогресс по ходу дела. Это не становится более совместным, чем это.

Итак, как вы управляете этими целями?

Инструменты повышения производительности для удаленных команд

Сегодня на рынке существует бесчисленное множество инструментов для повышения производительности , которые в любое время могут удовлетворить любые потребности вашего бизнеса. Вот несколько инструментов, которые могут сделать ваш бизнес более совместным.

Инструменты обмена сообщениями

Ваша команда не может работать, если они не могут говорить. Используйте инструменты для обмена сообщениями, такие как Flock или Slack, чтобы поддерживать общение в течение всего дня. Мессенджер, который позволяет обмениваться файлами, выполнять задачи, напоминания и многое другое , поможет стимулировать разговоры, участие и новые идеи.

Менеджеры задач

Руководители проектов, ликуйте! Оптимизируйте постановку целей и позвольте членам вашей команды работать асинхронно над такими инструментами управления проектами, как Asana или Trello. Интегрируйте их в свои инструменты чата, чтобы получать самые свежие обновления прямо в общих беседах.

Менеджеры рабочего процесса

Обмен файлами

Прошли те времена, когда можно было зайти к чьему-нибудь столу с памяткой или отчетом для проверки. Вы, вероятно, уже знакомы с некоторыми из лучших инструментов для обмена файлами, такими как Dropbox или Google Drive. Они меняют жизнь, когда дело доходит до совместной работы. Выберите тот, который соответствует потребностям вашего бизнеса — бонусные баллы, если он интегрируется в ваши инструменты коммуникации!