5 советов по тайм-менеджменту, которые помогут вашей команде избежать ловушки многозадачности

В глубине души все знают, что многозадачность — это ловушка. Это не столько лайфхак для повышения продуктивности, сколько быстрое переключение внимания с одной задачи на другую и обратно. Такое ощущение, что вы делаете много работы, когда на самом деле замедляетесь. Это быстрое переключение контекста между задачами влияет на результат: исследования показывают, что многозадачность сокращает продуктивное время на 40%!

Даже зная, что многозадачность убивает вашу концентрацию, может возникнуть соблазн сделать именно это — возможно, больше, если вы работаете из дома, когда вы отстаете от сроков проекта или готовитесь к запуску продукта. Вскоре после этого вы получите результаты ниже номинала, стресс сотрудников и снижение производительности.

Итак, как вашей команде избежать ловушки многозадачности? Ответ: лучший тайм-менеджмент .

Почему важен тайм-менеджмент?

Просто потому, что время ограничено, а работы нет. В сегодняшнем конкурентном мире непреодолимое давление, чтобы все было сделано СЕЙЧАС, препятствий много, а в сутках всего несколько часов. Независимо от того, являетесь ли вы генеральным директором, менеджером или даже отдельным сотрудником, знание того, как лучше управлять своим временем, является бесценным навыком, который приносит богатые дивиденды.

По правде говоря, мы могли бы говорить весь день о том, почему так важен тайм-менеджмент. Вместо этого, вот пять мрачных статистических данных, чтобы проиллюстрировать, почему это необходимо:

• Совещания: менеджеры проводят до 12 часов на совещаниях каждую неделю; сотрудники тратят около 9 часов в неделю на подготовку и участие в собраниях ( AskCody )
• Электронная почта. Информационные работники тратят в среднем 3–4 часа в день на проверку электронной почты ( Adobe ).
• Отвлечения: в среднем нам требуется около 25 минут, чтобы вернуться к задаче после того, как мы отвлеклись ( Гэллап ).
• Перерывы: 71% сотрудников сообщают о частых перерывах во время работы, только 29% говорят, что могут блокировать все остальное во время работы ( Forbes )
• Продуктивность: мы продуктивно тратим не более 60 % рабочего времени ( Atlassian ).

Стратегии тайм-менеджмента могут помочь вашей команде работать более эффективно каждый день, преодолевая ловушку многозадачности. Это не только повышает производительность, но и снижает стресс и беспокойство, связанные с работой.

Как улучшить тайм-менеджмент в вашей команде

Улучшение тайм-менеджмента в вашей команде включает в себя включение новых привычек в повседневную жизнь сотрудников и одновременное избавление от длинного списка вредных привычек — личных и организационных. Внедрение правильных инструментов для управления временем и проектами — хорошее начало. Таким же образом поощряйте своих сотрудников создавать задачи и расставлять приоритеты, выделять блоки времени для целенаправленной работы, проводить дни без совещаний, ограничивать отвлекающие факторы, следить за собой и т. д. Однако, как и большинство привычек, оттачивание навыков тайм-менеджмента требует, ну и время и усилия. Все каламбуры предназначены.

Вот 5 эффективных советов по тайм-менеджменту, которыми вы можете поделиться со своей командой прямо сейчас:

1. Организовывайте и расставляйте приоритеты каждый день
2. Закройте свой почтовый ящик, не серьезно
3. Заставьте свой календарь работать
4. Назначайте короткие встречи, сосредоточьтесь на них
5. Работайте в автономном режиме, когда можете

Организовывайте и расставляйте приоритеты каждый день

Начните с того, что ваши сотрудники составят список того, что им нужно сделать сегодня. Разбейте этот список на уровень задач и оцените, какую работу нужно решить в первую очередь (а какая может подождать). Сделайте это руководством к тому, как ваша команда тратит время и внимание.

Установите четкие и честные сроки для выполнения каждой задачи. Будьте амбициозны в своих сроках, но не безосновательно — это просто требует умственного напряжения. И последнее, но не менее важное: попросите каждого члена команды физически вычеркнуть выполненные задачи из списка , чтобы оставаться мотивированным в течение всего рабочего дня.

Сделайте организацию работы и расстановку приоритетов частью своей рутины в начале или в конце дня, чтобы вы могли подводить итоги того, что ваша команда делала каждый день, и переносить незавершенную работу в список дел на следующий день. Наконец, не стесняйтесь менять приоритеты задач на основе новой информации и постоянно меняющихся бизнес-требований.

Совет для профессионалов: инструмент Flock Shared To-Dos помогает вашей команде управлять всеми своими делами в одном списке, устанавливая роли и сроки, которые каждый может увидеть и изменить в любое время.

Закройте свой почтовый ящик — нет, серьезно

Немногие вещи в жизни могут отвлечь наше внимание так, как надоедливое оповещение «вам пришла почта», вызывающее у людей почти павловский рефлекс на проверку электронной почты. Помните эти пять мрачных статистических данных? Каждый день мы тратим больше времени на проверку электронной почты, чем на работу, и каждое отвлечение съедает почти полчаса нашего внимания. Дело в том, что электронная почта может подождать, особенно когда вы сосредоточены на задаче. Он разработан, чтобы быть асинхронным, и вам лучше использовать командный чат, телефон или видеозвонки для разговоров в реальном времени.

Выделите определенные периоды времени в день, чтобы проверить электронную почту и ответить на нее. Примените правило двух минут Дэвида Аллена: если на электронное письмо можно ответить менее чем за две минуты, отвечайте немедленно, а не откладывайте его в сторону. Поддерживайте порядок в папке «Входящие», чтобы лучше отслеживать задачи и ожидающие выполнения, а также тратить меньше времени на электронную почту. Когда закончите, закройте почтовый клиент и не поддавайтесь искушению немедленно отвечать на новые уведомления по электронной почте. Если это слишком сложно, рассмотрите возможность отключения push-уведомлений и отключения звука телефона во время работы.

Заставьте свой календарь работать

Используйте календарь для бронирования времени, а не только встреч. Запланируйте 30-60-минутные блоки времени в своем календаре, чтобы разделить свой рабочий день и убедиться, что у вас есть время для работы над приоритетными задачами. Это позволяет товарищам по команде знать, когда вы заняты, что значительно сокращает перерывы во время целенаправленной работы. Постарайтесь не переусердствовать, иначе они будут чувствовать, что вы все время недоступны.

Современные службы календаря, такие как Календарь Google, работают на разных устройствах, поэтому вы можете планировать время, даже находясь в пути, и оно автоматически синхронизируется с вашей рабочей станцией. Интегрируйте Календарь Google в Flock, чтобы видеть все свои мероприятия в одном месте и планировать новые прямо из общего чата или канала. Еще одна недооцененная, но мощная функция — возможность создавать перекрывающиеся календари для личных и рабочих встреч, чтобы вы не записывались дважды. Когда это возможно, назначайте встречи подряд, чтобы у вас был остаток дня, чтобы работать без перерывов.

Назначайте короткие встречи, сосредоточьтесь на них

Отдавайте приоритет времени коллег. Долгая встреча, которая выходит за рамки темы, является тратой времени для всех участников, и каждый отстает от своих соответствующих задач. Помните, что косвенные разговоры и другие побочные комментарии можно делать асинхронно через электронную почту или инструменты чата, такие как Flock. При планировании встреч бронируйте их на меньшее время, чем вы думаете. Дополнительное время встречи побуждает участников растягивать дела. И наоборот, создание ощущения срочности может помочь всем оставаться на месте. Эта часовая встреча? Побрейтесь 15 минут и посмотрите, что получится. Хороший? Сожмите это в 30 минут! Меньше времени на встречи — больше времени на выполнение ваших задач.

Работайте в автономном режиме, когда можете

Телефонные звонки, оповещения по электронной почте, сообщения в чате, упоминания в социальных сетях и уведомления приложений — мы работаем в мире бесконечных, постоянных отвлекающих факторов. Даже самые незначительные перерывы, повторяющиеся достаточно часто, могут стоить вам значительного количества продуктивного времени. Вот почему работа в автономном режиме — отличный способ ограничить отвлекающие факторы и сосредоточить внимание на приоритетных задачах.

Поощряйте вашу команду сообщать друг другу время, «доступное в электронном виде», прося их позвонить или отправить текстовое сообщение, если возникнет чрезвычайная ситуация в нерабочее время. Также поощряйте регулярное использование функции Flock «Не беспокоить», которая помечает, когда пользователь недоступен, и указывает временные рамки, когда он вернется. Это позволяет всем в команде знать, когда они могут ожидать быстрых ответов в режиме реального времени от коллег, а когда не должны.