Ghidul suprem pentru managementul cunoștințelor în era AI

Publicat: 2024-04-18

AI revoluționează industria de servicii pentru clienți. Raportul nostru privind tendințele serviciului clienți 2024 a dezvăluit că aproape jumătate dintre echipele de asistență pentru clienți folosesc în prezent AI, iar mai multe se pot alătura lor în acest an.

Beneficiile serviciului pentru clienți AI-first sunt incredibile: disponibilitate 24/7, asistență multilingvă, economii majore de timp și rezoluții rapide și eficiente pentru clienți. Dar în spatele fiecărei experiențe de asistență grozave bazate pe inteligență artificială se află un erou necunoscut: managementul cunoștințelor.

Un sistem cuprinzător și bine structurat de management al cunoștințelor este sursa de energie a mașinii AI. Indiferent dacă utilizați un chatbot sau un agent AI pentru a interacționa cu clienții, sau un copilot AI ca asistent personal pentru echipa dvs. de asistență, aceste instrumente au nevoie de un bazin extins de cunoștințe din care să vă extrageți, astfel încât clienții dvs. să fie exacti și actualizați. informații – iar reprezentanții tăi de asistență nu trebuie să răspundă la aceleași întrebări mereu.

În acest ghid, vă prezentăm tot ce trebuie să știți despre gestionarea eficientă a cunoștințelor privind serviciile pentru clienți optimizată prin inteligență artificială, pentru a vă ajuta echipa să profite de toate beneficiile pe care le oferă IA.

Ce este managementul cunoștințelor și de ce este atât de important?

Definiție: Managementul cunoștințelor este procesul de creare, organizare, partajare și menținere a cunoștințelor în afacerea dvs.

Baza dvs. de cunoștințe orientată către clienți este un exemplu clasic, dar articolele din centrul dvs. de ajutor sunt doar vârful aisbergului de gestionare a cunoștințelor. De fapt, managementul cunoștințelor implică o serie de activități precum:

  • Crearea de resurse precum articole din centrul de ajutor, postări pe blog, ghiduri interne sau materiale de învățare.
  • Identificarea lacunelor în informațiile dvs. documentate.
  • Implementarea sistemelor care facilitează accesul și utilizarea acestor informații pentru membrii echipei (atât oameni, cât și AI) atunci când rezolvă problemele clienților.
  • Dezvoltarea fluxurilor de lucru pentru a vă asigura că materialele dvs. existente sunt actualizate continuu.

De ce este managementul cunoștințelor mai important ca niciodată în era AI?

Baza dvs. de cunoștințe nu mai este doar pentru acei clienți îndrăzneți care doresc să meargă la centrul dvs. de ajutor pentru a se autoservi - în era AI, aceasta alimentează totul.

Acest lucru se datorează faptului că baza dvs. de cunoștințe este o intrare crucială pentru experiența dvs. de asistență bazată pe inteligență artificială - este cheia pentru a răspunde cu acuratețe la întrebările complexe ale clienților, pentru a accelera timpul de rezoluție și manipulare și pentru a vă încânta clienții.

Iată trei motive pentru care managementul cunoștințelor este în mintea oricărui lider de asistență care gândește înainte în acest moment.

1. AI este la fel de puternică ca ceea ce o „hrănești”.

AI este la fel de bun ca cunoștințele și conținutul la care are acces. Lipsa de informații, articolele prost structurate sau documentația învechită împiedică toate acestea să ofere răspunsuri clare și corecte clienților dvs., ceea ce duce la experiențe slabe ale clienților, care degradează încrederea și nu îndeplinesc așteptările lor ridicate.

Niciun model de limbă mare (LLM) nu vă cunoaște afacerea ca tine. ChatGPT nu înțelege nevoile clienților dvs., punctele dureroase și cazurile de utilizare. Aceste cunoștințe sunt unice pentru tine și organizația ta, ceea ce înseamnă că tu trebuie să fii cel care să le trimită pe toate și să le transmită AI.

„Managementul cunoștințelor este aproape la fel de important ca tehnologia de bază AI în sine. Trebuie să vezi cunoștințele ca hrănind bestia AI.” – Declan Ivory, VP Customer Support la Intercom

2. Fiecare investiție în cunoaștere are rezultate combinate

Trecerea la AI nu înseamnă doar adoptarea unui nou instrument, ci înseamnă adaptarea la un nou ecosistem. Și cu cât începeți mai devreme să plantați semințele, cu atât mai devreme puteți începe să recoltați recompensele.

În termeni mai puțini horticoli, fiecare investiție inițială pe care o faci în baza ta de cunoștințe are beneficii pe termen lung. Și fie că angajați pe cineva să facă această muncă cu normă întreagă sau dacă oferiți agenților tăi timp departe de cozi în fiecare săptămână, rentabilitatea investiției vorbește de la sine.

Gândiți-vă astfel: spuneți că este nevoie de 30 de minute pentru a scrie un nou document de ajutor pentru o întrebare frecventă. Acea investiție de 30 de minute are ca rezultat:

  • Ore salvate pentru reprezentanții dvs. de asistență , care nu mai trebuie să petreacă timp răspunzând la acea interogare, deoarece acum AI se poate descurca în schimb.
    • Calculați: timpul mediu pentru a compune un răspuns X frecvența interogării = timpul economisit pentru echipa dvs.
  • Sute de clienți mulțumiți care primesc un răspuns instantaneu și precis la întrebarea lor și nu trebuie să aștepte un agent disponibil.
    • Calculați: numărul de clienți care solicită această interogare X timpul mediu până la rezolvare = timpul total economisit pentru clienți.
  • Date despre documentele dvs. de ajutor și experiența de asistență AI din care puteți învăța, astfel încât să le puteți face și mai eficiente.
    • Monitor: rata de implicare a AI, rata de rezoluție.

Acesta este un ROI destul de bun pentru o jumătate de oră de lucru.

„Cu toții avem timp peste tot, mai ales în sprijin. Dar rentabilitatea acelei investiții merită absolut, pentru că vă va oferi acel impact combinat. Pune acest timp acum și se va adăuga la toate aceste cazuri pe care echipa ta nu trebuie să le gestioneze pe viitor.” – Bobby Stapleton, director de asistență umană la Intercom

3. Învățarea continuă duce la îmbunătățirea continuă

Când vine vorba de orice AI, cel mai bun mod de a învăța este prin a face.

Un proces robust de gestionare a cunoștințelor vă asigură că obțineți în mod constant date valoroase pe care să le repetați, astfel încât să puteți vedea ce funcționează și ce nu. Acest lucru vă ajută să identificați oportunitățile și zonele de îmbunătățire care vor avea cel mai mare impact pentru clienții și echipa dvs., astfel încât să puteți antrena AI pentru a fi cel mai bun posibil.

Dar pentru a începe să strângeți această bogăție de informații și să luați aceste decizii bazate pe date, centrate pe client, trebuie să începeți. După cum spune vechiul proverb: „Cea mai bună perioadă pentru a planta un copac este acum 20 de ani. Al doilea cel mai bun timp este acum.” Cu cât începeți să obțineți mai devreme informații despre ceea ce își doresc și au nevoie clienții dvs. de la serviciul dvs. pentru clienți, cu atât mai devreme le puteți livra.

„Importanța antrenării roboților pentru a se îmbunătăți în timp este o parte cheie a utilizării unui LLM. De exemplu, Fin folosește conținutul centrului de ajutor pentru a-și alimenta acuratețea și a se îmbunătăți în timp. Așa că, pe măsură ce echipa noastră adaugă mai multe articole din centrul de ajutor, din cauza conversațiilor pe care le au cu clienții, și Fin se îmbunătățește.” – Anthony Lopez, director de operațiuni de asistență la Intercom

Ce fel de informații ar trebui să acoperiți în baza dvs. de cunoștințe?

Lucrul grozav despre utilizarea unei platforme bazate pe inteligență artificială este că vă oferă informații bazate pe date pentru a vă ajuta să identificați și să prioritizați conținutul de ajutor pe care să îl creați în funcție de ceea ce caută de fapt clienții. De exemplu, cu Fin Intercom, aveți acces la un raport de „întrebări nerezolvate” care vă oferă o perspectivă asupra interogărilor pe care Fin nu le-a putut rezolva și vă permite să identificați zonele în care este nevoie de conținut nou.

Dar dacă abia sunteți la început sau sunteți în căutarea unei liste de verificare rapidă, iată câteva exemple pentru a vă ajuta să începeți – precum și mai multe moduri în care puteți utiliza acest conținut pentru a obține cel mai bun profit.

1. Depanare și întrebări frecvente

  • Ce este: documentele de depanare și întrebări frecvente răspund la întrebările frecvente sau la problemele pe care le au clienții dvs., cum ar fi „Cum îmi actualizez informațiile de facturare?” sau „De ce nu a fost încă expediată comanda mea?”
  • Cum să obțineți informații: căutați întrebări care apar din nou și din nou în căsuța dvs. de e-mail, precum și subiecte pe care clienții dvs. le caută frecvent (cum ar fi „Ajutor pentru facturare” sau „Actualizări pentru comandă”).
  • Unde să folosiți acest conținut: bază de cunoștințe, agent AI/chatbot, copilot AI, asistență proactivă, cum ar fi sfaturi.

2. Ghiduri de pornire rapidă pentru produse sau caracteristici

  • Ce este: Ghidurile de pornire rapidă îi învață pe utilizatori cum să configureze eficient produsele sau funcțiile urmând o serie de pași secvențiali, cum ar fi „Creează-ți spațiul de lucru”, „Invită-ți echipa” sau „Rulează primul raport”.
  • Cum să obțineți informații: discutați cu echipa de succes a clienților sau cu specialiștii în integrare pentru a afla recomandările lor pentru a începe sau cereți echipei de produs să documenteze acest proces atunci când construiesc noi funcții.
  • Unde să utilizați acest conținut: bază de cunoștințe, agent AI/chatbot, copilot AI, tururi de produse.

3. Depanare și ghiduri avansate

  • Ce este: depanarea și ghidurile avansate îi ajută pe utilizatori să obțină și mai mult de la produsul sau funcția dvs. odată ce au însușit elementele de bază, ceea ce duce la adoptarea la nivelul următor.
  • Cum să obțineți informații: obțineți informații de la experți interni, cum ar fi managerii de produs, R&D și managerii de succes a clienților.
  • Unde să utilizați acest conținut: bază de cunoștințe, agent AI/chatbot, copilot AI, mesagerie direcționată destinată utilizatorilor avansați (trimis în aplicație sau prin e-mail).

4. Sfaturi de bune practici pentru cazuri specifice de utilizare

  • Ce este: Acestea sunt sfaturi destinate unor cohorte specifice de utilizatori care au sarcini similare de făcut, cum ar fi echipele de inginerie sau startup-urile.
  • Cum să obțineți informații: utilizați o combinație de exemple ipotetice bazate pe publicul țintă (echipa dvs. de marketing vă poate ajuta aici) și conversații cu clienți reali despre obiectivele și fluxurile lor de lucru.
  • Unde să utilizați acest conținut: bază de cunoștințe, agent AI/chatbot, copilot AI, seminarii web personalizate, cursuri de învățare.

Creați un proces de management al cunoștințelor care vă alimentează AI cu acești 5 pași

5 pași pentru a crea un proces de management al cunoștințelor care vă alimentează AI: 1. Găsiți lacunele din baza de cunoștințe existente; 2. Faceți un plan pentru a aborda restanța; 3. Monitorizați KPI-urile pentru a măsura succesul; 4. Audit, audit, audit; 5. Construiți managementul cunoștințelor în planurile viitoare de lansare

1. Găsiți lacunele din baza de cunoștințe existente

Faceți un audit al conținutului dvs. existent

Primul lucru de făcut este să revizuiți ce materiale aveți în prezent. Acest lucru se întâmplă din două motive: în primul rând, trebuie să vă asigurați că AI nu învață din informații învechite și, în al doilea rând, identifică unde sunt lacunele actuale.

La Intercom, am avut peste 700 de articole live de auditat înainte de a le transmite agentului nostru AI, Fin. Pentru a face acest lucru, am împărțit articolele în zone de produse și am oferit echipelor relevante o săptămână pentru a verifica, actualiza sau retrage fiecare articol. Împărtășirea proprietății în acest fel a făcut ca acesta să fie un adevărat efort de echipă și a împărțit o muncă uriașă în sarcini realizabile.

Pune-te în pielea clienților tăi

Parcurgeți aceiași pași pe care îi vor face clienții dvs. atunci când caută ajutor, inclusiv prima lor întâlnire cu experiența dvs. de asistență bazată pe inteligență artificială.

„Ca parte a primei implementări, testați-l singur și asigurați-vă că experimentați cu adevărat experiența pe care o va avea clientul dvs.”, ne sfătuiește Declan Ivory, vicepreședintele nostru de asistență pentru clienți. Acest lucru vă va ajuta să testați calitatea răspunsurilor și să identificați orice subiecte sau cuvinte cheie lipsă din conținutul dvs.

Cereți părerea echipelor dvs

Atunci când audităm și identificăm lacunele în conținutul nostru, nu ne-am bazat doar pe echipa noastră de asistență pentru clienți: am adoptat o abordare „toate mâinile pe punte”. Prin includerea echipelor de produs și de inginerie în acest proces, puteți obține sfaturi de specialitate de la oameni care știu mai multe despre produsul dvs. decât oricine altcineva (pentru că ei l-au construit!). Echipele dvs. de vânzări, marketing și succesul clienților vor avea, de asemenea, perspective unice despre ceea ce contează pentru clienții dvs. și despre ceea ce încearcă ei să obțină.

Utilizați datele inițiale de la agentul dvs. AI sau chatbot

După 30 de zile de utilizare a unui agent AI sau a unui chatbot, veți avea suficiente date pentru a vedea unde este capabil să rezolve cu succes întrebările față de unde se blochează – și de ce. Explorați acele date pentru a găsi zone de consolidat (adică subiecte care nu au suficient conținut pentru ca AI să le poată gestiona și să fie predate reprezentanților de asistență) sau articole care necesită îmbunătățiri (adică conversații care au rate de rezoluție slabe sau scoruri scăzute de satisfacție a clienților) ).

Sfat profesionist: dacă abia ați început, luați în considerare testarea agentului AI/chatbot-ul mai întâi cu un segment de clienți pentru a obține aceste date inițiale. Apoi, odată ce ați rezolvat eventualele lacune imediate, treceți la o lansare mai largă.

2. Faceți un plan pentru a rezolva restanța

Stabiliți cu prioritate conținutul de actualizat sau creat mai întâi

Până acum, probabil că ați explodat cu idei uimitoare de conținut de ajutor din fiecare colț al companiei. Următorul pas: decideți de unde să începeți.

Când prioritizați conținutul, ceea ce încercați cu adevărat să faceți este să aflați ce generează volumul pentru echipa dvs. de asistență pentru clienți și să identificați cele mai simple câștiguri care vor reduce volumul respectiv. Pentru a vă ajuta să vă gestionați resursele și să lucrați la lucruri cu cel mai mare impact, încercați aceste sfaturi:

  • Priviți datele și valorile din conversațiile dvs. pentru a vedea cele mai adresate întrebări, care interogări au cel mai lung timp de tratare și ce subiecte de conversație au scoruri mai mici de satisfacție a clienților (CSAT), apoi creați sau îmbunătățiți conținutul în jurul acestor subiecte.
  • Prioritizează subiectele în funcție de valoarea pe care o vor aduce afacerii. De exemplu, creați documentație pentru funcțiile din planurile de nivel superior înaintea celor gratuite.
  • Utilizați raportarea pentru a găsi căutări fără rezultate sau filtrați după „Ultima actualizare” pentru a găsi articole de ajutor care nu au fost actualizate de ceva timp și care ar putea avea nevoie de o reîmprospătare.

Decideți ce informații vei alimenta AI

Când vă aprovizionați cu cunoștințe pe care să le utilizați AI, faceți o rețea largă – pentru că probabil aveți conținut mai relevant decât vă imaginați. Am aflat rapid că aproape toate informațiile sunt utile odată ce sunt încadrate în mod corect, așa că profitați de ceea ce aveți deja.

De exemplu, cu Fin, puteți folosi:

  • Centrul dvs. de ajutor
  • Cazuri și conversații anterioare
  • Sugestii de mesaje primite
  • Macrocomenzi salvate
  • Fragmente
  • Documente interne (cum ar fi bazele de cunoștințe Notion sau Guru)
  • Fișiere PDF
  • Pagini de site
  • Blogul dvs

„Un exercițiu pe care am încercat să-l facem este să ne gândim cu adevărat în afara cutiei și să parcurgem lista cu alte locuri în care putem extrage informații pentru a alimenta baza de cunoștințe AI.” – Bobby Stapleton, director de asistență umană la Intercom

Alocați timp și resurse

Fiți intenționați să vă rezervați timp pentru a lucra la conținutul dvs. de ajutor. „Modul în care o facem la Intercom este că avem ceva numit „Special-T”,” spune Anthony. „Aceasta este o echipă dedicată de reprezentanți din prima linie, o combinație de specialiști și ingineri noștri de asistență care petrec de fapt timp din căsuța de e-mail în fiecare săptămână. De obicei, alocam 5-10 ore pentru fiecare contributor individual”, spune el.

Împreună, acest grup colaborează cu managerul de cunoștințe (acesta sunt eu!) pentru a ne consolida stocul de conținut.

Sfat profesionist: Aceste proiecte sunt o modalitate excelentă de a vă ajuta reprezentanții de asistență să își îmbunătățească abilitățile și să devină noile roluri interesante pe care AI le creează în serviciul pentru clienți.

3. Monitorizați KPI-urile pentru a măsura succesul

Examinați indicatorii cheie de performanță

Odată ce ați început să utilizați AI, urmăriți KPI-urile și valorile de afaceri pentru a măsura impactul pe care îl are. Câteva KPI-uri relevanți de care trebuie să fiți atenți includ:

  • Scorul de satisfacție a clienților (CSAT), atât pentru roboți, cât și pentru oameni
  • Rata de rezoluție
  • Tarif autoservire
  • Rata de implicare Chatbot
  • Primul timp de răspuns
  • Numărul de predari către reprezentanți de asistență umană

Toate aceste valori vă ajută să identificați conținutul care are cele mai bune performanțe și unde vă puteți îmbunătăți procesul de gestionare a cunoștințelor.

Aflați mai multe despre valorile CS în era AI →

Pune-ți învățările în acțiune

În mod ideal, veți vedea rezultate uimitoare imediat (woohoo!), dar este foarte puțin probabil să obțineți totul corect imediat. Vor exista unele probleme pe care AI nu le poate rezolva încă, unele fluxuri de lucru care trebuie adaptate și unii utilizatori care nu au primit răspunsul pe care și l-au dorit, dar nu l-au urmărit niciodată pentru a vă anunța (rezultând o rezoluție „fals pozitivă”).

Toate acestea sunt bune , deoarece vă oferă date reale despre ceea ce au nevoie și valoarea clienților dvs. pentru a obține rezoluții „adevărate”. Cele mai utile perspective și impact vor veni din aceste rezoluții. Faceți treaba, repetați și continuați să monitorizați și să raportați.

„Cu AI, există o mulțime de învățare în acest moment. Nu-ți fie frică de asta. Recunoașteți că nu puteți obține totul perfect în prima zi. Vei găsi oportunități de a regla și de a îmbunătăți lucrurile pentru clienții tăi și pentru colegii tăi pe măsură ce le implementezi.” – Declan Ivory, VP Customer Support la Intercom

4. Audit, audit, audit

Includeți întreținerea continuă în fluxul dvs. de lucru

Managementul cunoștințelor este un proces. Nu se termină odată ce ați publicat un anumit număr de articole de ajutor.

Pe măsură ce produsul, clienții și obiectivele dvs. de afaceri evoluează, la fel ar trebui și conținutul dvs. de ajutor. Acest lucru înseamnă că trebuie să creați continuu menținerea, actualizarea și crearea de conținut nou în fluxul de lucru al echipei dvs. – nu doar în goana nebună de dinaintea lansării unei noi funcții.

Elaborați un plan pentru actualizarea conținutului dvs. care prezintă:

  • Cine este responsabil pentru reîmprospătarea sau crearea de conținut nou.
  • Cât de des ar trebui revizuit conținutul existent, astfel încât să nu devină învechit.
  • Când ar trebui să facă acest lucru (adică timp de o oră pe zi, în fiecare vineri, lunar sau orice cadență are sens pentru echipa ta).

„Trebuie să auditezi conținutul în mod regulat. Nu dezvoltați conținut o dată și uitați de el. Asigurați-vă că este actualizat în mod constant, că de fapt este încă folosit de AI. Asigurați-vă că adaugă de fapt valoare din perspectiva AI.” – Declan Ivory, VP Customer Support la Intercom

Dezvoltați un sistem de înregistrare a cererilor de conținut nou

Încurajați trecerea culturală către o mentalitate de „managementul cunoștințelor”, facilitând accesul tuturor ideilor pentru conținut de ajutor nou sau îmbunătățit. Creați un sistem simplu pentru ca membrii echipei să înregistreze solicitările de conținut, astfel încât să puteți captura informații de la toate echipele care se confruntă cu clienții și de la produse - și să vă adresați nevoilor clienților din orice unghi.

„Echipa noastră de asistență vede lacune în conținut în fiecare zi, deoarece vorbesc cu clienții noștri. Le facem mai ușor să trimită acel feedback prin intermediul unui bilet în Intercom.” – Anthony Lopez, director de operațiuni de asistență la Intercom

5. Construiți managementul cunoștințelor în planurile viitoare de lansare

Faceți din managementul cunoștințelor o parte esențială a dezvoltării produsului

În funcție de industria dvs., este posibil să construiți noi funcții sau să livrați produse noi și este esențial ca să creați conținut de ajutor de înaltă calitate pentru acestea să fie o parte integrantă a listei de verificare a lansării. Lucrați cu echipa de produs, managerii de produs și managerii de marketing de produs pentru a vă construi conținutul de lansare, apoi examinați conversațiile cu clienții după lansarea live pentru a identifica oportunități pentru resurse suplimentare.

Cele mai bune practici pentru gestionarea cunoștințelor prietenoase cu inteligența artificială în 2024

Utilizați termenii pe care îi folosesc clienții dvs

Este important și dificil să introduceți limba corectă în documentele de ajutor. Limbajul este divers și variază în funcție de locație („coriandru” versus „coriandru”), dialect („hoagie” versus „sub”) și chiar diferite tipuri de utilizatori (un agent de marketing ar putea numi pe cineva „lead”, în timp ce un agent de vânzări ar putea suna ei o „perspectivă”). Analizează-ți datele de căutare pentru a descoperi ce cuvinte folosesc clienții tăi și vorbesc limba lor.

Sfat de profesionist: introduceți AI diferitelor grupuri de utilizatori, cum ar fi utilizatorii cu putere și clienții într-o perioadă de încercare gratuită. Acest lucru dezvăluie variații în formulare atunci când puneți aceleași întrebări, pe care le puteți încorpora pe măsură ce creați materiale pentru diferite audiențe.

Simplificați-vă limbajul și eliminați ambiguitatea

Din fericire, limbajul prietenos cu mașinile înseamnă și un limbaj prietenos cu oamenii. Amintiți-vă că nu scrieți doar pentru AI, ci pentru oameni reali cu toate abilitățile tehnice și medii diferite. Păstrați limbajul cât mai simplu posibil: evitați jargonul, scrieți orice acronime și explicați termenii cheie.

Aflați mai multe despre evitarea ambiguității în conținutul dvs. de asistență →

Creați o experiență consecventă, de încredere și conform mărcii

Consecvența mărcii este crucială pentru construirea încrederii clienților. Se asigură că oamenii simt că vorbesc cu o singură companie, indiferent de canalul de servicii pentru clienți pe care îl folosesc. Pentru a realiza acest lucru, asigurați-vă că terminologia produsului și a caracteristicilor este consecventă în fiecare punct de contact, corectați pentru ortografie și gramatică și utilizați aceleași formate atunci când creați documente de ajutor noi pentru a le menține coezive (șabloanele sunt foarte utile aici).

Şablon de articol din baza de cunoştinţe

Adăugați context răspunsurilor dvs

„Dacă ai astăzi un document cu întrebări frecvente pe care un om îl poate interpreta și ai răspunsuri simple da sau nu acolo, mașina nu va interpreta acele răspunsuri în același mod în care o face un om”, explică Declan. „Trebuie să extindeți la ceea ce vreți să spuneți când spuneți „da”, la ce vă referiți când spuneți „nu”.” Pentru a face acest lucru, vă recomandăm să repetați întrebarea în răspuns; acest lucru oferă AI un context suplimentar și o claritate care o ajută să învețe.

Aflați mai multe despre optimizarea răspunsurilor din centrul dvs. de ajutor pentru AI →

Adăugați text la imagini și videoclipuri

Afișarea, precum și povestirea este grozavă – dar AI nu poate analiza videoclipuri sau imagini, așa că includeți întotdeauna text explicativ alături de ele. Acest lucru nu numai că este mai accesibil pentru AI, dar este și mai accesibil pentru publicul dvs., asigurându-vă că utilizatorii cu deficiențe vizuale sau auditive nu sunt lăsați în afara.

Creați o structură scanabilă cu formatare

Utilizați anteturi, liste cu marcatori și tabele pentru a vă organiza informațiile și pentru a facilita AI (și cititorilor umani) să găsească rapid informațiile de care au nevoie. H1-urile, H2-urile și H3-urile sunt toate utile atunci când sunt utilizate corect - dar nu au cantități mari de informații sub H4, deoarece este dificil pentru AI să găsească informații acolo.

Aflați mai multe despre utilizarea formatării bogate în conținutul dvs. de ajutor →

Includeți datele de contact pentru clienții care au nevoie de ele

Includerea informațiilor de contact asigură clienții că, dacă AI nu poate răspunde la problema lor, vor primi în continuare asistența de care au nevoie. Asigurați-vă că includeți context pentru informațiile pe care le furnizați, astfel încât să fie clar când și cum să le utilizați.

Cele mai bune practici pentru detaliile de contact

Includeți context pentru orice detalii de contact, astfel încât utilizatorii să cunoască cel mai bun canal pentru nevoile lor

Colectați informații despre dimensiunile mici din articolele cu întrebări frecvente

Dacă aveți mici informații care nu au nevoie de un articol complet, compilați-le într-o listă de întrebări frecvente. Acestea pot fi unele dintre întrebările cu cel mai mare volum și cele mai repetitive, așa că, în acest fel, AI va putea în continuare să găsească răspunsul.

Identificați clar cui i se adresează conținutul

Dacă aveți conținut de ajutor diferit pentru diferite tipuri de utilizatori – de exemplu, clienți cu planuri de preț diferite care ar putea să nu aibă acces la toate funcțiile menționate – asigurați-vă că fiecare conținut de ajutor face referire clar cui este destinat. De asemenea, puteți utiliza regulile și fluxurile de lucru de direcționare a publicului din culise pentru a ajuta la evidențierea conținutului potrivit pentru utilizatorii potriviți și pentru a oferi o experiență mai personalizată.

Folosiți o soluție de serviciu pentru clienți care primește AI pentru a obține (și acționa) mai multe date

Când utilizați o platformă consolidată de servicii pentru clienți, bazată pe inteligența artificială, totul devine parte a unui ciclu puternic. Toate datele dvs. de asistență pentru clienți sunt într-un singur loc, ceea ce facilitează analiza, monitorizarea și repetarea experienței de asistență și a bazei dvs. de cunoștințe în ansamblu - simplu, rapid și sigur.

„În această lume nouă, o singură platformă începe să conteze mult mai mult decât a contat vreodată. Analizați datele care sunt gestionate de, să spunem, Intercom. Citiți conversațiile din Intercom. Acolo vă ajutați toți clienții. Acolo sunt de fapt gestionate cunoștințele tale în centrul tău de ajutor.” – Anthony Lopez, director de operațiuni de asistență la Intercom

Potriviți-vă AI cu un proces de gestionare a cunoștințelor pregătit pentru viitor

Inteligența artificială este vitală pentru a crea o experiență de lider în industrie – și pentru a funcționa eficient, trebuie să fie susținută de un proces de gestionare a cunoștințelor cuprinzător, prietenos cu inteligența artificială.

Ești gata să pui în practică aceste sfaturi? Începeți o versiune de încercare gratuită a platformei de servicii pentru clienți a Intercom AI-first și începeți să vă transformați baza de cunoștințe în rezoluții.

Fin AI Copilot CTA (orizontal)