Como se preparar para escrever uma proposta comercial

(Este artigo foi publicado originalmente em 17/04/2018 e atualizado em 25/05/2021 e 18/10/2022)

O cenário de vendas está em constante evolução, mas criamos um processo comprovado de redação de propostas que continua fechando. E para sua sorte, nós gostamos de compartilhar. Ao final deste artigo, você terá tudo o que precisa para escrever sua própria proposta comercial vencedora.

1. O que é uma proposta comercial?

2. O que você precisa incluir em uma proposta comercial

3. Facilite seu trabalho com modelos de propostas

4. Dicas para escrever uma proposta de negócio memorável

Como se preparar para escrever uma proposta comercial

Uma proposta comercial é um documento de vendas usado para persuadir um cliente em potencial a comprar bens ou serviços. É sua chance de convencê-los de que sua empresa é a escolha certa para o trabalho, por isso é crucial que você acerte. Existem várias maneiras de entregar uma proposta comercial, mas o objetivo final permanece o mesmo: vender.

Propostas de negócios solicitadas vs não solicitadas

Uma proposta comercial solicitada é exatamente o que parece: uma proposta comercial que é enviada a um cliente em potencial depois que ele envia uma solicitação formal ou informal de propostas de fornecedores.

Por outro lado, uma proposta comercial não solicitada é enviada para clientes em potencial (pense em mala direta ou e-mail frio) que não a solicitaram. Nessa situação, as empresas usam propostas genéricas para lançar uma ampla rede que filtra destinatários desinteressados ​​de clientes em potencial.

Sem detalhes sobre seus negócios ou necessidades de clientes em potencial, as propostas de negócios não solicitadas são praticamente um tiro no escuro. Embora você certamente possa enviar um monte de e-mails frios na esperança de atrair alguns leads, é provável que sua mensagem vá direto para o spam ou acabe no lixo. Recomendamos evitar propostas não solicitadas e, em vez disso, concentrar essa energia no processo de qualificação de leads e enviar a proposta perfeita.

O que você precisa incluir em uma proposta comercial

Iniciar uma proposta pode parecer esmagador. No entanto, se você dividir o processo de redação da proposta em seções, fica muito mais fácil fazer a bola rolar. Depois de organizar seus pensamentos, você pode abordar uma seção de cada vez. No final, você terá um ótimo conteúdo que pode até reutilizar para propostas futuras.

Os principais elementos de uma proposta de negócios:

• Capa da proposta
• Sumário executivo
• Declaração do problema
• Solução proposta
• Entregas do projeto
• Marcos do projeto
• Orçamento/preços
• Sobre nós/equipe
• Prova social

1. Cobertura da proposta

A capa da sua proposta é a primeira coisa que seu prospect verá, então ela precisa ser atraente. Não precisa ser chamativo - simples geralmente é melhor - mas deve ser bem projetado. A capa da proposta deve incluir todas as informações pertinentes, como:

• Nome do projeto
• Números de referência do projeto
• Nome do cliente e contato para quem você está enviando
• Nome da sua empresa e informações de contato
• Data em que a proposta foi enviada
  

Os principais objetivos de uma capa de proposta são atrair a atenção do cliente em potencial e preparar o cenário para sua proposta antes de mergulhar nos detalhes. Uma boa capa de proposta pode deixar uma ótima primeira impressão e deixar o prospect empolgado com o seu pitch.

2. Resumo executivo

Um dos maiores equívocos sobre propostas é que o sumário executivo é um resumo de toda a sua proposta. Não é; é um resumo do motivo pelo qual sua solução é a correta. Ele descreve por que seu cliente em potencial deve escolher sua empresa em detrimento da concorrência.

O objetivo do sumário executivo é vender, por isso deve ser persuasivo e focado nos benefícios da sua empresa/produto/serviço, ao invés de descritivo e focado nas funcionalidades. Um bom resumo executivo deve ter cinco componentes principais:

1. O abridor
2. A necessidade
3. A solução
4. A evidência
5. A chamada à ação

Junte todos eles e você terá a receita para um sumário executivo vencedor que vai detonar o seu cliente em potencial.

Se você ainda está se perguntando como escrever um resumo executivo para sua proposta, nós o ajudamos. Saiba mais sobre o que fazer e não fazer em resumos executivos e muito mais em nossa postagem no blog.

3. Declaração do problema

Os clientes em potencial querem saber que você os recebe, e esta seção é o lugar perfeito para você mostrar sua diligência. Entenda e descreva os problemas e desafios exatos que seu cliente em potencial está enfrentando, estejam eles cientes deles ou não. Isso ajudará a criar confiança e reforçar a importância de resolver seus problemas, o que abre o caminho para você vender sua solução.

4. Solução proposta

Descreva a abordagem que sua equipe usaria para resolver os desafios do seu cliente potencial, juntamente com o processo envolvido. Pule o discurso genérico e seja o mais específico possível – você não quer dar a impressão de que enviou uma proposta padrão e simplesmente trocou o nome de outro lead pelo dele. Mesmo que o serviço seja o mesmo que você vende para a maioria de seus clientes, faça com que o contexto da proposta pareça personalizado.

5. Entregas do projeto

Especifique o que está incluído na proposta e o que o cliente em potencial pode esperar receber de você. É importante que você tenha descrições detalhadas para cada entrega. Não assuma que seu lead já conhece o escopo de cada serviço, ou mesmo o que isso significa. Clareza e transparência desde o início podem ajudá-lo a evitar mal-entendidos sobre as expectativas mais tarde.

Tenha em mente que a pessoa para quem você entrega a proposta pode não ser o único (ou final) tomador de decisões. Caso sua proposta seja mostrada a outras partes interessadas, uma análise detalhada das entregas pode ajudá-los a entender exatamente o que estão assinando.

6. Marcos do projeto

Dê aos clientes em potencial uma ideia do que esperar e quando eles podem esperar, dividindo o projeto em fases. Isso permitirá que você descreva os eventos e entregas para cada um, incluindo quanto tempo levará, quem é responsável pelo quê e o que será realizado na conclusão de cada marco. Ao manter os clientes em potencial informados desde o início, você estará mais bem preparado se qualquer uma das partes precisar fazer ajustes no tempo ou nos prazos.

7. Orçamento/preços

A seção de preços inclui tudo relacionado a... preços. Abrange tudo, desde taxas e impostos a descontos e muito mais, ajudando clientes em potencial a entender exatamente o que estão pagando. Embora esta seção já tenha sido considerada opcional, agora é praticamente essencial. Na verdade, analisamos mais de 2,6 milhões de propostas e descobrimos que 97,6% das propostas contêm informações sobre preços . Então não pule.

Em vez disso, encontre uma maneira de fazê-lo funcionar para você. Muitos profissionais de vendas usam tabelas interativas de preços para exibir a seção de preços, pois fornecem uma maneira fácil para os clientes experimentarem opções e criarem oportunidades de venda cruzada. Além disso, nossa pesquisa mostra que propostas com precificação interativa têm uma taxa de fechamento 12,6% maior do que aquelas com precificação estática.

Aqui na Proposify, recomendamos chamar esta seção de “seu investimento” porque posiciona o projeto como um investimento no crescimento e sucesso da empresa em potencial, em vez de apenas um custo.

8. Sobre nós/equipe

Explique quem você é como empresa; o que você faz, por que você existe, sua experiência e sua proposta de venda exclusiva. Descreva todos os serviços ou produtos que você oferece, não apenas os relevantes para esta proposta. Pode ser uma chance de fazer vendas cruzadas para seus clientes ou, pelo menos, dar a eles uma ideia do que mais você tem a oferecer.

Não se esqueça de mostrar seu maior recurso - sua equipe! Faça com que seu cliente em potencial se sinta confiante de que está contratando os melhores, destacando a experiência e a força dos membros da equipe que trabalharão em seu projeto.

9. Prova social

Enquanto as propostas descrevem o que você vai fazer para um cliente, a prova social prova que você pode fazê-lo. Não importa quantas vezes você afirme que sua empresa tem “experiência extensa”, sem um estudo de caso ou outra forma de prova social para apoiá-la, essas palavras podem ser sem sentido e arriscadas para um novo cliente em potencial.

As empresas costumam hesitar em incluir estudos de caso em suas propostas porque é mais trabalho do que todo o resto, especialmente quando você está preparando e enviando uma proposta em um prazo apertado. A chave é parar de ver os estudos de caso como opcionais e, em vez disso, vê-los como uma ferramenta de vendas essencial; a ferramenta que pode ser o ponto de inflexão entre você e a concorrência.

Mas os estudos de caso não são a única maneira de provar que você pode andar a pé - a prova social vem em muitas formas e formas. Depoimentos, histórias de clientes e avaliações são apenas algumas das muitas maneiras de aproveitar seu trabalho anterior para criar confiança com seus clientes em potencial. Esteja você procurando outra maneira de demonstrar seu valor ou visando complementar estudos de caso existentes, incorporar outras formas de prova social pode ajudá-lo a levar suas propostas de negócios para o próximo nível.

Economize tempo com modelos de proposta

Os modelos de proposta são uma maneira extremamente eficaz de escrever propostas comerciais vencedoras. Em vez de improvisar cada vez que você iniciar uma nova proposta, dê uma vantagem usando um modelo projetado profissionalmente que pode ser personalizado de acordo com suas necessidades. Diga adeus aos documentos chatos do Word, tabelas de preços sem graça e imagens incompatíveis, os modelos de proposta facilitam a apresentação de sua marca e aceleram seus negócios. Aqui estão apenas algumas das muitas vantagens:

Envie propostas mais rapidamente

Os modelos de proposta de negócios ajudam você a lançar sua proposta mais rapidamente, fornecendo um ponto de partida estabelecido. Em vez de começar do zero cada vez que abordar um novo cliente em potencial, você começará com um modelo e preencherá as seções de acordo com as necessidades de cada cliente em potencial.

Tenha paz de espírito

Se você ainda está montando manualmente seus documentos de vendas e enviando-os para clientes em potencial, provavelmente já teve problemas no passado. PDFs grandes geralmente ficam presos em filtros de spam, os arquivos se recusam a abrir e os problemas de compatibilidade são excessivos. Usando um modelo de proposta comercial, basta enviar um link para seu cliente potencial e ele poderá visualizar sua proposta on-line, a qualquer hora, em qualquer lugar. Além disso, você poderá acompanhar quem o visualizou e quando.

Seja mais consistente

Se você tem várias pessoas ou equipes trabalhando em suas propostas, sabe como pode ser difícil manter a consistência em seus documentos de vendas. Da formatação ao design e tudo mais, é difícil garantir que todos estejam na mesma página (e versão). Ao criar seus próprios modelos de proposta, seus documentos de vendas sempre serão consistentes à medida que sua equipe colabora para entregá-los a clientes em potencial.

Evite erros e omissões

Criar propostas do zero e enviá-las por e-mail entre diferentes partes interessadas deixa muito espaço para erros. Convenhamos: sem um processo de revisão de documentos simplificado, erros de digitação e informações incorretas podem passar despercebidos de vez em quando. Evite a dor de cabeça usando um modelo de proposta que coloca a criação, aprovação e envio de propostas no mesmo lugar.

Biblioteca de conteúdo

Qualquer bom software de proposta tem uma biblioteca de conteúdo que permite criar e salvar seções, imagens e outras informações que você usa com frequência. Portanto, em vez de desenterrar conteúdo ou reescrever a cópia toda vez que enviar uma nova proposta, você pode extrair informações pré-salvas e atualizadas diretamente de sua biblioteca para o modelo de proposta.

Navegue em nossa biblioteca de modelos de propostas e, em seguida, explore alguns exemplos de propostas comerciais vencedoras para fazer sua criatividade fluir.

Exemplos de propostas comerciais

Se você está procurando exemplos de propostas de negócios para começar, você veio ao lugar certo. Da contabilidade ao design do site e tudo mais, temos uma biblioteca abrangente de amostras de propostas que ajudarão você a fechar negócios mais rapidamente.

Dicas para escrever uma proposta de negócio memorável

Criar uma proposta de negócios memorável requer mais do que apenas escrever. Para se destacar da concorrência, você precisa se conectar com seus clientes em potencial e adaptar cada proposta enviada. Afinal, nenhum cliente em potencial quer receber uma proposta de negócios chata que foi claramente reaproveitada no último minuto. Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a ir além e criar propostas de negócios memoráveis ​​que seus clientes em potencial não podem resistir:

Seja dono da redação da sua proposta

A parte real da redação de uma proposta é sem dúvida a parte mais desafiadora do processo. Pode ser fácil ficar atolado não apenas no que dizer, mas em como dizê-lo.

A forma como você se expressa em sua proposta reflete em sua empresa, sua expertise e seu estilo de trabalho. Você precisa transmitir informações de forma clara, persuasiva e eficiente. Na Proposify, conseguimos isso aderindo aos (novos) três P's do marketing:

1. Conciso

Menos é mais. Os períodos de atenção são curtos, então você tem pouco tempo para fazer as pessoas se interessarem. É importante ser conciso e expressivo em sua escrita, mas você também deve olhar além das palavras. Use espaços em branco, títulos, títulos, tabelas, marcadores e outros elementos para tornar seu conteúdo mais fácil de digerir.

2. Precioso

Para se destacar para seus clientes em potencial, sua solução precisa ser vista como valiosa. A prova social é a melhor maneira de demonstrar seu valor, e o boca a boca é seu bilhete de ouro. Incorpore depoimentos, referências e avaliações em sua proposta para persuadir os clientes em potencial a se juntarem à sua longa lista de clientes satisfeitos.

3. Prudente

Mesmo que seu produto esteja muito à frente de sua concorrência, você precisa demonstrar que maior valor não significa maior risco. Os clientes gostam de optar pela opção de menor risco, por isso é importante encontrar maneiras de tranquilizá-los de que você está fornecendo uma solução de baixo risco e repleta de valor. Faça isso destacando vantagens como programas de treinamento, suporte ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana, garantias de devolução do dinheiro ou quaisquer outros extras de "redução de risco" que você oferece.

Saiba como precificar uma proposta comercial

Entre construir confiança com seu novo cliente, fazer com que ele se abra sobre seu orçamento real, convencê-lo de seu valor e tentar tornar tudo lucrativo, o preço pode parecer uma batalha difícil. Você pode usar descontos de preços de propostas para guiar seus clientes em potencial até a linha de chegada, mas faça o que fizer, não se venda a descoberto.

Encontre o método de precificação que funciona melhor para você e concentre-se em sua própria lucratividade. Você não quer ser conhecido como o negócio de menor preço em seu setor, mas definitivamente não quer assustar os clientes em potencial com preços que eles nunca poderiam pagar. As tabelas interativas de preços são uma maneira amigável de apresentar várias opções de preços e podem até criar oportunidades de venda cruzada. Sem contar que a taxa de fechamento das propostas com precificação interativa é 12,6% maior do que as propostas com precificação estática.

O preço é um assunto complicado, por isso escrevemos um guia sobre como precificar uma proposta comercial para ajudá-lo a encontrar o equilíbrio certo.

Curioso para saber como outros profissionais de vendas lidam com preços? Baixe o State of Proposals 2021 para obter informações baseadas em dados sobre preços, descontos e muito mais.

Usar assinaturas eletrônicas

Longe vão os dias de enviar cópias físicas de suas propostas e contratos. Mesmo antes do COVID, entregar e assinar documentos em papel era um grande gargalo, por isso estamos felizes em dizer boa viagem. Hoje em dia, mais de 97% dos documentos de fechamento são entregues virtualmente, então não há motivo para voltar atrás. Mas se você ainda estiver hesitante por algum motivo, talvez queira saber que as assinaturas eletrônicas ajudam a aumentar as taxas de fechamento de negócios em até 465% e as ajudam a fechar até 66% mais rápido. Além dos números, aqui estão muitas outras razões pelas quais você deve usar assinaturas eletrônicas em todos os seus documentos de vendas.

Se você realmente deseja impressionar seu cliente em potencial, considere assinar sua proposta antes de enviar para evitar o vaivém. Analisamos mais de 2 milhões de propostas e descobrimos que as propostas assinadas tiveram uma taxa de fechamento 12% maior em comparação com as propostas que não foram.

Criar uma estratégia de conversão de proposta

Escrever a proposta perfeita é apenas parte da história. Para selar o acordo, você precisará descobrir como usará sua proposta para converter seu cliente em potencial. Veja como:

1. Estabeleça seu objetivo.

Na maioria das vezes, esse objetivo é fazer com que seu cliente em potencial aprove sua proposta e os mantenha em movimento pelo pipeline de vendas.

2. Crie um esboço.

Se você ainda não começou a escrever sua proposta, agora é um bom momento para criar um esboço. Examine cada seção e estabeleça como cada uma move o prospect em direção ao seu objetivo. Ao garantir que cada seção tenha um propósito específico, seu esboço funciona como um guia para sua escrita.

3. Audite sua proposta.

Depois de concluir sua proposta, olhe para cada seção e pergunte a si mesmo se isso empurra seu cliente em direção ao seu objetivo. Se isso não acontecer, ajuste-o para se alinhar ao seu objetivo ou elimine-o.

4. Pregue sua entrega.

Agora que você criou a proposta perfeita, reserve um tempo para aperfeiçoar sua entrega. Certifique-se de tocar nos pontos problemáticos do seu cliente em potencial e adicionar um toque pessoal para continuar construindo relacionamento. Não se esqueça de acompanhar e oferecer para responder a perguntas ou orientá-los através da proposta.

Incorpore elementos visuais

Goste ou não, seus clientes em potencial vão julgar sua proposta pela capa, por isso é essencial que seus documentos pareçam tão bons quanto parecem. Os clientes em potencial veem o design de sua proposta como um reflexo de sua empresa e de suas habilidades, então é hora de pular o documento chato do Word de uma página e optar por algo mais na marca. No final do dia, se suas propostas não corresponderem à imagem da sua marca, seus negócios podem estar condenados. Aqui está o porquê:

1. Os compradores apoiam as marcas.

Se sua proposta transmitir efetivamente sua marca e evocar uma conexão de seu cliente em potencial, você terá uma chance muito maior de fechar.

2. Os compradores gostam de coisas familiares.

A consistência é importante. Se o seu site, e-mails e demonstração são coesos, mas suas propostas se destacam como um polegar dolorido, você começou mal.

3. Os compradores gostam de propostas agradáveis ​​aos olhos.

Ninguém quer ler uma parede de texto, então você deve usar elementos visuais a seu favor. De fato, incluir imagens em sua proposta pode melhorar sua taxa de fechamento em 23%.

Seja você um designer gráfico que virou representante de vendas ou novo no mundo do design, o Proposify facilita a criação de propostas de negócios que impressionarão seus clientes em potencial. Explore algumas das dicas de design e layout de propostas vencedoras (e exemplos) que podem fazer a capa - e o restante de sua proposta - parecer um milhão de dólares.

Saiba quando enviar uma proposta comercial

Suas propostas e, mais importante, seu tempo, são preciosos; você não quer desperdiçar o esforço em um lead que não tem a intenção de realmente fazer negócios com você, mesmo que pareça bem-intencionado.

Portanto, antes de começar a correr e gastar muito sangue, suor e lágrimas não tão virtuais tentando montar sua próxima proposta de negócios, pare e pergunte a si mesmo:

Será que essa venda leva mesmo MERECE uma proposta?

Porque às vezes a resposta é um duro NÃO. E se você quer ser mais lucrativo, precisa saber escolher suas batalhas. Aqui estão cinco perguntas para ajudá-lo a aprender como qualificar um lead e determinar se ele é digno de uma proposta.

Use o software de proposta online

Uma das maiores reclamações que ouvimos sobre a criação de propostas de negócios é o quanto o processo pode ser demorado. Se você quer facilitar o envio de propostas mais rápido, a única solução é automatizar seu processo. E a melhor maneira de fazer isso é com o software de proposta online.

Outro grande ponto problemático no processo de proposta é a falta de transparência. É uma loucura como as empresas medem cada parte de seus esforços de vendas e marketing e, em seguida, enviam suas propostas para o vazio sem nenhuma maneira de rastreá-las. Claro, você pode ativar os recibos de leitura para ver se seu cliente em potencial abriu o e-mail, mas ainda não saberá detalhes importantes como:

• Eles abriram a proposta?
• Eles leram ou simplesmente pularam para os preços?
• Quanto tempo gastaram nisso?
• Em quais seções eles se concentraram?
• Eles abriram por 10 segundos, ficaram presos e fecharam?
• Eles encaminharam para outro tomador de decisão?

Sem o software de proposta, há uma caixa preta em seu processo de vendas e isso pode custar seus negócios. Usando o Proposify, você pode retomar o controle e ganhar visibilidade sobre seu processo de proposta. Você poderá acompanhar suas propostas assim que elas saírem de sua caixa de entrada, permitindo que você veja quem abre seus documentos, como eles gastam tempo com eles, onde estão ficando presos, para quem estão encaminhando e muito mais .

O software de proposta on-line foi projetado para agilizar todo o seu processo de proposta. Da escrita ao design, ao envio e rastreamento, ele une todas as suas ferramentas e etapas separadas sob um teto eficiente.

Conclusão

Sua proposta de negócios é uma chance de mostrar aos clientes em potencial por que você está em uma posição única para ajudá-los a resolver seus problemas. Mas entre encontrar o melhor formato de proposta, escrever a proposta real e adaptá-la a cada cliente e projeto, o processo pode realmente diminuir a velocidade do seu negócio.

O Proposify pode ajudá-lo a voltar a funcionar com o software de propostas que simplifica o fluxo de trabalho da sua proposta. Assuma o controle do seu processo de vendas com as ferramentas necessárias para dominar seus negócios.