Sistema de telefonia hospedado: recursos, benefícios, prós e contras

O que é um sistema de telefonia hospedado?

Um sistema de telefonia hospedado ou sistema de telefonia em nuvem é uma configuração de telefone comercial que funciona por meio de uma conexão com a Internet e é hospedada na nuvem por um fornecedor terceirizado. Em comparação com os sistemas telefônicos tradicionais da velha escola que exigiam que você tivesse seu próprio servidor e equipamento no local, um sistema telefônico hospedado pode economizar dinheiro para sua empresa em custos de manutenção e custo de equipamentos.

Existem dois tipos principais de sistemas de telefonia hospedados, que são:

1) Sistema telefônico hospedado em nuvem: Todos os telefones se conectam a um data center VoIP externo. Os telefones são configurados com um login individual e são programados previamente para se registrarem em um servidor SIP.
Um PBX em nuvem vem com todos os recursos essenciais que sua força de trabalho moderna precisa. Correio de voz para e-mail, atendedores automáticos, videoconferência — você escolhe. Do ponto de vista de gerenciamento, esta é a plataforma PBX mais fácil de gerenciar.
2) PBX SIP Trunking : Mantenha seu PBX existente, mas o backhaul é concluído através de um tronco baseado em VoIP para todas as linhas externas que você precisa. No caso de um problema de PBX, você pode encaminhar chamadas telefônicas para qualquer escritório físico ou virtual.

Um sistema telefônico hospedado ou PBX (Private Branch Exchange) virtual oferece todos os benefícios de um sistema telefônico tradicional de escritório sem seus custos de hardware caros.
Além dos custos iniciais de configuração de aparelhos, modems, roteadores e switches compatíveis, não há necessidade de alocar capital adicional para seu sistema de telefonia hospedado.
Ah, fica melhor. Os sistemas telefônicos hospedados podem incluir sistemas telefônicos PBX e VoIP tradicionais . Se você já possui um PBX IP, o entroncamento SIP faz a transição de sua configuração de PBX existente para uma rede telefônica alimentada pela Internet.
Vamos nos aprofundar e detalhar mais alguns conceitos principais:

• O que um sistema de telefonia hospedado?
• Como funciona um sistema hospedado?
• Benefícios de um sistema de telefonia hospedado
• Desvantagens de um sistema baseado em nuvem
• 7 características importantes para procurar

Como funciona uma solução VoIP hospedada?

Você pode receber chamadas por meio de um sistema telefônico hospedado com um PBX na nuvem . Este servidor online gerencia as chamadas de entrada e saída com um tronco SIP, utilizando uma conexão VoIP.
Veja como funciona:

1. Sua empresa encontra um provedor de telefonia hospedado que oferece um PBX na nuvem. Você está conectado aos data centers externos deles.
2. Você recebe uma chamada que vai para o seu sistema PBX hospedado.
3. O sistema PBX hospedado converte esses dados de chamadas em pacotes digitais, que podem ser transmitidos por meio de uma conexão com a Internet. Esta é a parte VoIP do seu sistema de telefonia hospedado.
4. O PBX encaminha a chamada recebida para o telefone de mesa do seu escritório.
5. Seu telefone de mesa toca e você atende. Os pacotes digitais são convertidos novamente em mensagens de voz e uma conexão é estabelecida. Você pode falar com seu chamador com o PBX hospedado como seu intermediário.

Com um sistema de telefonia em nuvem completo, qualquer dispositivo que tenha conexão com a internet pode fazer e receber ligações telefônicas. Seu celular, laptop, desktop e telefone fixo também funcionam como seu telefone comercial.
Post relacionado: PBX vs VoIP: 26 principais diferenças para saber antes de comprar

6 Vantagens de um sistema de telefonia hospedado

Aqui estão alguns dos principais benefícios de ter um sistema telefônico baseado em nuvem que uma configuração tradicional não pode oferecer:

1. Fácil instalação

O processo de configuração de um sistema telefônico tradicional pode ser longo, complexo e caro. Mas um sistema de telefonia hospedado não tem nenhum desses problemas.
A instalação e configuração de um sistema baseado em nuvem é online, então você não precisa que ninguém vá ao seu escritório para começar. Isso também o torna mais barato – o que é ótimo para pequenas empresas ou com equipes remotas .

2. Economia de custos

Os sistemas de telefonia hospedados são mais baratos do que suas alternativas tradicionais por dois motivos. A primeira: você não precisa comprar um novo equipamento. Com um sistema de telefonia em nuvem, você pode usar o equipamento que já possui. Isso inclui:

• Softphones
• Telefones de mesa
• Dispositivos móveis e telefones celulares (incluindo smartphones iOS ou Android)
• Telefones VoIP

Um sistema telefônico comercial baseado em nuvem também oferece economia de custos quando se trata de manutenção. Você não precisa chamar um engenheiro para ir ao escritório e resolver o problema. Sua equipe de TI pode corrigir os problemas mais comuns de VoIP sem entrar em contato com seu provedor de serviços.

3. É uma plataforma de comunicação unificada

As plataformas de comunicação unificada permitem que você se comunique interna e externamente com uma única ferramenta.
Com um, várias equipes – como vendas ou suporte ao cliente – podem basear suas estratégias inteiras em torno de sua solução VoIP hospedada. O provedor certo oferece vários recursos além da capacidade de fazer chamadas. Você pode enviar mensagens instantâneas aos membros da equipe, hospedar videoconferências e ligar para seus clientes — tudo através do mesmo sistema telefônico hospedado.
(Mais uma vez, isso tem um impacto na economia de custos: você não precisa gastar dinheiro com uma ferramenta que faz apenas um trabalho.)

4. Flexibilidade para equipes remotas

Você tem uma equipe remota? Esteja você em uma viagem de negócios ao exterior ou trabalhando em casa , você pode aceitar chamadas com seu sistema de telefonia hospedado. Você não precisa estar no escritório para atender seu telefone de mesa com fio.
Isso porque a maioria dos provedores de sistemas telefônicos hospedados oferece software para seus usuários. Sua equipe remota pode baixar o software de telefone comercial para seus dispositivos. O provedor de PBX apenas faz a conexão e desvia as chamadas recebidas ou efetuadas para o seu dispositivo. Seus chamadores não notarão nenhuma diferença, especialmente quando seu provedor oferece identificadores de chamadas mascarados .

5. Melhor escalabilidade

É importante ter um sistema telefônico que cresça à medida que sua empresa cresce. Receber uma chamada do seu sistema telefônico tradicional sempre que você adiciona um novo membro da equipe não é apenas frustrante. É caro também.
É por isso que uma das maiores vantagens de ter um sistema de telefonia hospedado é a escalabilidade. Adicionando um novo membro da equipe? Basta entrar na plataforma de nuvem do seu provedor e obtê-los.

6. É mais seguro

Não é surpresa que as empresas estejam preocupadas com a segurança de seu sistema telefônico; o custo médio de uma violação de dados é de US$ 3,92 milhões .
A engenharia social é um dos tipos mais comuns de violação de dados. Isso acontece quando os hackers imitam sua operadora de telefonia e pedem que eles entreguem informações. Eles podem usar esses dados para assumir o controle do seu sistema.
No entanto, os sistemas de telefonia hospedados têm uma camada extra de proteção contra engenharia social. A maioria dos provedores de VoIP respeitáveis ​​possui ferramentas de gerenciamento de identidade fortes. Você nunca será enganado para entregar informações de um hacker.
E há uma criptografia forte para garantir que os hackers nunca possam espionar as chamadas de negócios.

As desvantagens de um sistema de telefonia hospedado

Sabemos que um sistema de telefonia hospedado tem muitas vantagens. Mas quando se trata de desvantagens, a verdade é: não são muitas.
Uma coisa que você precisa considerar é se você tem uma conexão de internet forte o suficiente para receber chamadas VoIP. Isso é relativamente fácil se você estiver em um escritório.
No entanto, se você tem uma equipe remota, precisa garantir que cada membro da equipe tenha acesso a uma forte conexão com a Internet para fazer e receber chamadas telefônicas.
As chamadas VoIP precisam de pelo menos 100 kbps de largura de banda de upload e download por linha. Além disso, você precisa de pelo menos um megabyte de largura de banda dedicada disponível para dez chamadas VoIP simultâneas de alta qualidade.
As principais operadoras oferecem velocidades de gigabit (1000 Mbps) para assinantes empresariais. Para uma pequena empresa, uma única conexão DSL ou de fibra será suficiente.

A maior desvantagem do VoIP hospedado, porém, é que ele não tem a natureza sempre ativa dos telefones tradicionais. Os sistemas de telefonia hospedados exigem energia tanto para os telefones quanto para a infraestrutura de rede para fornecer acesso à Internet.
É por isso que os sistemas telefônicos PBX tradicionais são geralmente considerados mais confiáveis: porque não dependem de duas fontes externas de energia.

7 recursos do sistema de telefonia hospedado para procurar

Existem muitos provedores de sistemas telefônicos hospedados para escolher. Nem todos eles oferecem os recursos que sua empresa precisa.
Aqui estão vários recursos avançados para procurar ao escolher um provedor de serviços VoIP:

1) Transcrição de correio de voz para e-mail

Não será surpresa saber que o correio de voz é um recurso importante que seu sistema telefônico deve ter. Sem ele, você corre o risco de as pessoas nunca ligarem de volta depois que você perder a ligação – e potencialmente perder um cliente.
No entanto, encontrar tempo para passar por essas mensagens de voz pode ser complicado. Com esse recurso, você pode ter suas mensagens de correio de voz transcritas e enviadas diretamente para sua caixa de entrada. Você não precisa ouvir a mensagem para responder. Basta ouvir a transcrição do correio de voz e ter um registro permanente do assunto da chamada recebida.

2) Recursos de videoconferência

Os locais de trabalho estão adotando o trabalho remoto agora mais do que nunca. Isso significa que as empresas procuram provedores de sistemas telefônicos hospedados que ofereçam videoconferência como parte de seu pacote.
Seu PBX virtual pode funcionar como uma ferramenta de conferência para sua equipe. Chega de complementos para videoconferência como Google Meet, Skype ou Zoom! Apenas certifique-se de verificar se esse recurso está incluído no pacote escolhido.

3) Segurança e confiabilidade

A confiabilidade dos sistemas telefônicos hospedados é motivo de preocupação para muitas empresas novas na tecnologia de nuvem. Mas não tenha medo: as conexões VoIP são tão (se não, mais) seguras do que as configurações tradicionais com fio.
A chave é escolher um provedor de VoIP seguro, como o Nextiva. Nossa rede tem 99,999% de uptime e as conexões são feitas por meio de data centers de nível de operadora. Em outras palavras: é quase impossível alguém hackear a conexão e escutar suas ligações.
Post relacionado: VoIP é seguro? Uma visão detalhada da segurança e criptografia VoIP

4) Gravação de chamadas

Seja para análises de progresso individuais ou treinamento, a gravação de chamadas pode ajudá-lo a monitorar as interações com os clientes. Você pode ver que um representante de vendas tem uma taxa de fechamento mais baixa do que outros, por exemplo.
Use suas gravações de chamadas para identificar por que isso pode estar acontecendo. Você pode descobrir que eles não estão explicando um de seus USPs, o que contribui para a baixa taxa de fechamento.

5) Análise de chamadas em tempo real

Pergunte à maioria das empresas quão eficazes são suas equipes e eles terão dificuldade para descobrir. Os sistemas telefônicos tradicionais apenas recebem as chamadas e as combinam com um telefone de mesa — é isso. Não há estatísticas extras disponíveis.
No entanto, alguns sistemas telefônicos hospedados oferecem análises de chamadas em tempo real. Isso significa que você pode relatar a eficácia de suas equipes com dados reais, como:

• Chamadas de entrada
• Total de chamadas
• Chamadas atendidas
• Chamadas perdidas
• Chamadas gratuitas
• Chamadas internas/externas
• Hora de conversar
• Chamadas internacionais
• Chamadas de correio de voz
• Chamadas na fila

6) Atendentes automáticos

Você não precisa de uma recepcionista para rastrear e desviar as chamadas recebidas se a operadora de telefonia hospedada oferecer atendedores automáticos . Essa mensagem automática pergunta em que um chamador precisa de ajuda e as passa para a pessoa mais relevante.
Também conhecido como Interactive Voice Response (IVR), esse sistema de roteamento de chamadas economiza tempo para todos. Você pode configurar regras para o sistema online. Portanto, se alguém ligar para o número de telefone da sua empresa e pressionar #2 para um agente de suporte ao cliente, você já tem regras para qual linha do agente tocará.
(Se você tiver uma central de atendimento , você pode até optar por um grupo de linhas de agentes para tocar. O sistema de telefonia hospedado as envia para o próximo agente disponível.)

7) Excelente qualidade de chamada

Uma preocupação comum para as empresas que mudam para um sistema telefônico baseado em VoIP é a qualidade da chamada . Eles assumem que, como as conexões não são cabeadas (e as conexões de internet podem ser instáveis), a qualidade será prejudicada.
Isso não é verdade. Na verdade, as chamadas VoIP hospedadas são muito mais claras do que as linhas telefônicas tradicionais. Você precisará de uma conexão decente com a Internet de pelo menos 100 Kbps, mas a maioria dos ISPs fornece pelo menos cem vezes isso (10 Mb). Isso significa que você provavelmente já está configurado para fazer e receber chamadas de alta qualidade por meio de um sistema telefônico virtual, mesmo que esteja fazendo chamadas de longa distância.

Pronto para mudar para um sistema de telefonia hospedado?

Não há dúvida de que um sistema de telefonia hospedado é o caminho a seguir. Longe vão os dias de fios de cobre criando labirintos em torno de seu escritório e tecnologia cansada que precisa ser substituída a cada poucos meses.
Mas lembre-se de verificar se o seu novo provedor de serviços telefônicos oferece os recursos avançados de que você precisa. Dessa forma, toda a sua empresa não precisará lidar com sistemas telefônicos desatualizados e caros que ocupam todo o escritório.
O preço do nosso sistema de telefonia na nuvem (que inclui todos esses recursos) começa em apenas US$ 20,95 por usuário, por mês. Você seria louco de perder. Reserve uma demonstração hoje.