Co to jest faktura? Definicja i funkcja faktury

Studiując biznes, możesz zauważyć, że termin „faktura” pojawia się z dużą częstotliwością. Przy odbiorze paczki z dostawą zobaczysz również papierową fakturę z listą zamówionych produktów u dostawców. Proces fakturowania może być czasochłonny, ale nie można go pominąć ani zignorować za wszelką cenę.

W tym artykule omówimy koncepcję faktury, aby uzyskać dogłębne zrozumienie znaczenia faktury, funkcjonalności i zastosowania w ogólnych transakcjach .

Co to jest faktura?

Faktura to dokument, który rejestruje produkty i usługi, które firmy dostarczają swoim klientom i określa obowiązki, które klienci muszą zapłacić za te produkty i usługi. Innymi słowy, faktura potwierdza umowę między dostawcami a klientami na zakup towarów i usług i tworzy konto należności dla dostawców.

Rodzaje faktur

Istnieje kilka rodzajów faktur w zależności od skali działalności lub dostarczanych produktów i usług.

• Faktura standardowa — jest to najpopularniejsza forma faktury, która ma zastosowanie w prawie każdej branży i często jest tworzona przez małe firmy w celu obniżenia kosztów przygotowania faktury. Faktura standardowa zawiera podstawowe elementy faktury, takie jak imię i nazwisko oraz adresy kontaktowe, numer faktury oraz należna kwota płatności.
• Faktura debetowa — faktura debetowa jest używana w przypadku wzrostu kwoty, którą klienci są winni przedsiębiorstwom. Innymi słowy, ten rodzaj faktury ułatwia korektę istniejącego rachunku. Na przykład pracujesz jako freelancer. Wysłałeś klientowi fakturę, która oszacowała Twój czas pracy nad danym projektem, ale ostatecznie przepracowałeś dodatkowe godziny. W takim przypadku możesz wysłać klientowi fakturę debetową za naliczone dodatkowe godziny pracy. Faktura debetowa zawsze zawiera dodatnią liczbę całkowitą.
• Faktura kredytowa — faktura kredytowa, znana również jako nota kredytowa, jest wystawiana przez firmy, gdy klienci żądają rabatu lub zwrotu pieniędzy lub gdy proszą o naprawienie błędów w poprzednich fakturach. Faktura kredytowa zawsze zawiera ujemną liczbę całkowitą. Na przykład, gdy Twoi klienci żądają zwrotu 100 USD za określony produkt, wyświetlany numer na fakturze kredytowej będzie wynosił -100 USD.
• Faktura handlowa — w przeciwieństwie do wszelkich faktur lub rachunków, które są zwykle otrzymywane w sklepach stacjonarnych lub restauracjach, faktury handlowe są wystawiane przez firmy specjalnie dla handlu zagranicznego. Podstawowe faktury handlowe zawierają wymagane dane, które weryfikują typową sprzedaż międzynarodową, w tym ilość przesyłki, objętość, format opakowania, opisy produktów, metodę płatności i części maszyn. Jeśli chodzi o niestandardowe, mogą pojawić się dodatkowe elementy, takie jak kraj pochodzenia, numer identyfikacyjny przewoźnika oraz notatki/podpisy weryfikacyjne autentyczności.
• Faktura grafiku — ten typ faktury jest regularnie używany w branży zatrudnienia. Faktura grafiku jest używana, gdy pracownik jest oceniany w okresie czasu (zwykle na godzinę) przez pracodawcę. Ten rodzaj faktury jest bardziej preferowany w zawodach intelektualnych innych niż techniczne i jest dostarczany głównie psychologom, doradcom biznesowym, agencjom kreatywnym lub prawnikom. Faktura ewidencji czasu pracy jest również powszechnie stosowana w przypadku usług wynajmu, takich jak wynajem samochodów, kostiumów lub przyborów kuchennych.
• Zaległa faktura — gdy upłynie termin płatności (podany na fakturze początkowej), a klient nadal nie dostarczył płatności, firmy wystawią zaległą fakturę jako sposób odnowienia płatności. Zaległą fakturę należy wysłać zaraz po przekroczeniu terminu płatności przez klienta. Oprócz zakupionych usług i całkowitych kosztów uwzględniane są również odsetki lub opłaty za opóźnienie / opóźnienie.
• Faktura cykliczna — Faktura cykliczna jest wystawiana przez firmy w celu okresowego obciążania klientów tą samą należną kwotą. Na pierwszy rzut oka może to brzmieć podobnie do faktury okresowej, ale istnieją pewne kluczowe różnice między nimi. Podczas gdy okres przejściowy pozwala rozbić łączne płatności na małe okresy dla dużego projektu z określonym końcem, cykliczna faktura jest wystawiana raczej na czas nieokreślony. Ten rodzaj faktury jest preferowany przez firmy, które świadczą miesięczne usługi pakietowe, takie jak oprogramowanie IT lub rozwiązania marketingowe w mediach społecznościowych.
• Faktura proforma - faktura proforma zostanie wysłana do twoich klientów przed wykonaniem usługi. Nie jest to wezwanie do zapłaty, ale raczej przypomnienie o płatności lub oszacowanie ostatecznych kosztów wykonanej pracy. Szacunek jest jednak dość dokładny i zazwyczaj nie ma prawie żadnych zmian w ostatecznej transakcji.
• Faktura pośrednia — faktura pośrednia jest zwykle używana w przypadku dużych i czasochłonnych projektów z wieloma kamieniami milowymi. Freelancer lub firma wysyła swoje faktury do klientów po zrealizowaniu kluczowego kamienia milowego. Faktury te rozbiją sumę płatności na mniejsze części, co będzie korzystne dla zarządzania dopływem gotówki Twojej firmy.
• Faktura końcowa — jak sama nazwa wskazuje, faktura końcowa jest ostatnią fakturą wysłaną do klientów po zakończeniu określonego projektu w celu zażądania zapłaty. Ta faktura będzie bardziej szczegółowa niż faktura proforma lub faktura okresowa, ponieważ będziesz musiał uwzględnić wszystko, co przekazałeś swoim klientom, a także całkowite saldo należności.

Powiązane posty:

• 10 najpopularniejszych typów witryn w Internecie
• Jak napisać białą księgę?

Faktury a rachunki

Różnica między fakturami a rachunkami tkwi w punkcie widzenia dostawców i klientów . Faktura, jak wspomniano w poprzedniej sekcji, jest dokumentem stwierdzającym, że produkty i usługi są produkowane i wysyłane do klientów. Może być dostarczony przed lub po otrzymaniu produktów. Zazwyczaj firmy przewozowe umieszczają fakturę w polu dostawy, aby klienci mogli dokładnie sprawdzić zamawiane produkty.

Rachunek jest jednak bardziej wezwaniem do zapłaty . Zwykle rachunek jest drukowany i dostarczany klientom przed zapłaceniem, aby poprosić o natychmiastową płatność. Ta forma dokumentacji jest najczęściej dołączana bez faktury w restauracjach lub sklepach stacjonarnych.

Faktury a paragony

Faktury służą do żądania zapłaty od kupujących, śledzenia sprzedaży, pomocy w kontroli zapasów i ułatwienia dostawy towarów i usług. W niektórych szczególnych przypadkach firmy wystawiają faktury, aby oszacować swoje przychody, a także proponują opcje płatności dla swoich klientów, takie jak płatności gotówkowe, rabaty za „early birds”, płatności ratalne lub płatności w przedłużonym czasie.

Paragon to dokumentacja dokonania płatności w celu sfinalizowania sprzedaży. Czasami posiadanie paragonu może świadczyć o tym, że jesteś właścicielem określonego produktu. Wymienia towary lub usługi, ceny, kredyty, rabaty, podatki, całkowitą zapłaconą kwotę i sposób płatności. Rachunki są wykorzystywane przez kupujących lub klientów do udowodnienia, że ​​zapłacili za przedmiot, zwłaszcza w sytuacjach, gdy żądają zwrotu pieniędzy za wadliwy lub wadliwy produkt.

Odbiorcami faktur i paragonów są zwykle klienci, ale księgowi, księgowi lub osoby trzecie otrzymają paragony jako dowód płatności klienta dla przyszłych celów finansowych i księgowych.

Faktury a zamówienia zakupu

Ludzie zwykle mylą się w odróżnianiu faktur od zamówień (PO), ale różnica jest w rzeczywistości znacząca. Najbardziej rozpoznawalnym jest to, że zamówienia zakupu są składane przed transakcjami, a faktury są wystawiane po transakcjach. Zlecenie zakupu jest składane w celu weryfikacji zamówień od klientów, a następnie wysyłane do dostawców. Firmy również używają zamówień zakupu do zatwierdzania określonej ilości produktów i usług potrzebnych do dostawy.

Z kolei faktura będzie rejestrować odbiór produktów i usług wraz z ich cenami i warunkami płatności. Innymi słowy, faktura jest ostateczną „odpowiedzią” na zamówienie; a gdy zamówienie zakupu zawiera szczegóły umowy sprzedaży, potwierdza to faktura.

Co to jest numer faktury?

Numer faktury, zwany również identyfikatorem faktury, to unikalny kod przypisany do każdej faktury. Numer faktury jest jednym z najważniejszych czynników fakturowania, ponieważ jest udokumentowany w celu wyjaśnienia poszczególnych transakcji między firmami a ich klientami, a także ułatwia śledzenie płatności i prowadzenie zadań księgowych.

Bez numeru faktury faktura nie będzie miała mocy prawnej. Numer faktury może zawierać zarówno cyfry, jak i znaki. Pamiętaj, że nawet jeśli numer faktury niekoniecznie jest generowany sekwencyjnie, upewnij się, że numery nie powtarzają się jeden po drugim.

Co zawiera faktura? - Próbka faktury

Różne rodzaje faktur zawierają różne elementy. Istnieje jednak kilka obowiązkowych elementów do legalnej aktywacji faktury:

Daty

Na fakturze można umieścić trzy rodzaje dat: data dostawy, data wystawienia faktury i termin płatności . O ile data dostawy i data wystawienia faktury pełni jedynie funkcję informującą o wydaniu produktów i usług oraz o utworzeniu faktury, o wiele większe znaczenie ma termin płatności. Bez terminu płatności nie ma gwarancji, że zapłacisz na czas i otrzymasz należności na koncie.

Nazwiska i adresy

Będziesz musiał dodać zarówno nazwę swojej firmy, jak i nazwy i adresy klientów. Jeśli używasz oprogramowania księgowego do generowania faktur, potrzebne są tylko adresy e-mail klientów, ale nadal konieczne jest zbieranie adresu fizycznego na wypadek, gdyby klienci zażądali wysłania do nich dokumentu offline.

Osoby kontaktowe

Pamiętaj, aby podać imiona i nazwiska osób kontaktowych zarówno firm, jak i osób oraz poprawnie je przeliterować. Nieprawidłowa pisownia doprowadziłaby do niepożądanej frustracji i pogorszyłaby wrażenia klientów.

Numer faktury

Numer faktury jest niezwykle istotny przy śledzeniu ewidencji zakupów i ewidencjonowaniu w bazie danych, więc upewnij się, że podałeś numer o unikalnym numerze, aby zoptymalizować proces zarządzania fakturami. Dla większej pewności rozważ użycie kolejnego systemu numeracji.

Szczegóły dotyczące zakupionych przedmiotów

Zakupione przedmioty obejmują zarówno produkty, jak i usługi. Konkretnie szczegółowy opis nazw i ilości produktów pomoże uniknąć niepotrzebnego mylenia dostawców i klientów. Bez tych informacji klienci mogą nie wiedzieć, za co otrzymali fakturę i mogą nie dokonać płatności.

Należna kwota

Może wydawać się to oczywiste, ale ten element odgrywa decydującą rolę w unikaniu opóźnień w płatnościach. Określ ceny, jednostki i łączne koszty zakupionych przedmiotów i nie zapomnij umieścić ich w sumie.

Warunki płatności

Warunki te są zwykle oznaczone na dole faktury, aby poinformować klientów o czasie do zapłaty. Na przykład możesz określić „netto 30 dni”, co oznacza, że ​​płatność musi zostać dokonana w ciągu 30 dni.

Możesz rzucić okiem na tę ustandaryzowaną próbkę faktury, aby uzyskać bardziej konkretny wygląd.

Do czego służy faktura?

Firmy muszą dostarczać faktury, aby żądać płatności. Faktura jest prawnie wiążącym dokumentem, z którym obie strony zgadzają się na ustaloną cenę i warunki płatności. Poza tym korzystanie z faktur może nie tylko pomóc.

Prowadzenie ewidencji

Faktura odgrywa decydującą rolę w prowadzeniu ewidencji sprzedaży. Dzięki temu można dowiedzieć się o sprzedawanych towarach i kto bierze udział w transakcjach.

Kontrola płatności

Faktura pełni również niezbędną rolę do celów księgowych. Pomaga zarówno sprzedającemu, jak i kupującemu śledzić swoje płatności i należne kwoty.

Legalna ochrona

Prawidłowa faktura jest dowodem porozumienia o udziale cenowym pomiędzy sprzedającym a kupującym. W związku z tym ma moc prawną, aby chronić kupców przed popełnianiem oszukańczych procesów sądowych.

Rozliczenie podatkowe

Ewidencjonowanie i utrzymywanie wszystkich faktur sprzedaży pomaga firmie w raportowaniu przychodów i zapewnia, że ​​zapłaciła odpowiednią kwotę podatków.

Analityka biznesowa

Analiza faktur może pomóc firmom w zbieraniu danych o zachowaniach zakupowych klientów i identyfikowaniu trendów konsumpcyjnych, popularnych produktów, terminów zakupów i wielu innych. Pomoże to Twojej firmie w późniejszym opracowaniu ostatecznych strategii marketingowych.

Jak wystawiać faktury swoim klientom?

Firmy mogą korzystać zarówno z generatorów faktur online, jak i z gotowej faktury do późniejszego wykorzystania. Fakturę stworzysz dopiero po dostarczeniu produktów lub usług do klientów lub po zakończeniu projektu. Właśnie wtedy pamiętasz o szczegółach pracy i możesz uzyskać większą szansę na otrzymanie zapłaty na czas. Aby bezproblemowo fakturować swoich klientów, możesz postępować zgodnie z tą wskazówką:

Krok 1: Wyjaśnij w umowie oczekiwania klientów

Aby mieć pewność, że szybko otrzymasz zapłatę, wyjaśnij warunki płatności, zanim klient podpisze umowę. Proces „wyjaśniania” powinien być prowadzony jako dogłębna rozmowa, a nie tylko dyskusja przed drukiem. Poznając ich oczekiwania, możesz również dowiedzieć się, czy mają jakieś specjalne życzenia, a to pomoże zmniejszyć liczbę niezapłaconych faktur i udowodnić chęć dostosowania się do preferencji płatniczych klientów.

Krok 2: Zidentyfikuj przedmioty do dostarczenia

Musiałbyś podać nazwy produktów i usług wraz z ich ilością lub stawką. Jeśli korzystasz z oprogramowania online, obliczana jest suma za każdą pozycję. Każda pozycja otrzymuje swój własny wiersz, a suma wszystkich wierszy jest dodawana.

Krok 3: Poproś o depozyt

W przypadku dużych zakupów konieczne jest wpłacenie kaucji, aby zapewnić, że Twoi klienci zapłacą fakturę na czas. Zwykle nowy klient waha się co do ceny, co wiąże się z dużym prawdopodobieństwem opóźnienia terminu płatności. Poproszenie o wpłatę w tym momencie jest najbardziej odpowiednie, aby uniknąć frustracji w przyszłości.

Gdy Twoi klienci zapłacą za wpłatę, dołącz te informacje do faktury. Zapraszam również do dodania wszelkich informacji o zniżkach.

Krok 4: Wyjaśnij warunki płatności i zaoferuj różne metody płatności

Jeśli chcesz mieć pewność, że otrzymasz płatność na czas, powinieneś ściśle doprecyzować warunki płatności na dole faktur. Klienci mają tendencję do zaniedbywania lub ignorowania części umowy dotyczącej warunków płatności przed zażądaniem rachunku, dlatego należy dołączyć terminy płatności opóźnionych, aby zapewnić, że klienci zapłacą na czas i uniknąć niechcianych sytuacji, w których klienci twierdzą, że nie znali terminu płatności lub dodatkowe opłaty za spóźnienie.

Gdy klient płaci, numer faktury powinien być odnotowany na paragonie sprzedaży i dopasowany do paragonu sprzedaży w oprogramowaniu księgowym, aby było jasne, że faktura została zapłacona. Płatność pobiera zaległą kwotę z konta należności.

Krok 5: Natychmiast wyślij fakturę

Faktury mogą być wysyłane pocztą, e-mailem lub faksem do klienta. Aby szybko otrzymać zapłatę, dostarcz fakturę jak najszybciej. Dzięki temu Twoja firma będzie w centrum uwagi klienta. Pokazuje również, że zwracasz uwagę na szczegóły, co po raz kolejny gwarantuje, że Twoja firma jest najlepszym wyborem dla wybranych usług.

Fakturowanie online zamiast fakturowania w formie papierowej

Metoda tworzenia faktur za pomocą papierów i długopisów została stopniowo wyparta przez fakturowanie online za pomocą technologii. Szacuje się, że faktura w formie papierowej kosztuje firmy do 30 dolarów od przygotowania, drukowania i przetwarzania po dostawę i obsługę klienta po sprzedaży.

Jednak to, czego doświadczają firmy i ich klienci, nie jest równoznaczne z wysokimi kosztami - opóźnione dostarczenie faktury, trudności w zarządzaniu fakturami i niepożądane błędy. Z powodu tej niedogodności wiele firm zdecydowanie stosuje metody fakturowania oparte na chmurze, aby obniżyć koszty i przyspieszyć proces fakturowania. Obecnie większość faktur jest tworzona i wysyłana na platformie cyfrowej.

Jak wystawić fakturę?

Krok 1: Wybierz metodę tworzenia faktury

Jak wspomniano w poprzedniej sekcji, zarówno tradycyjne, jak i technologiczne metody tworzenia faktur są nadal używane równolegle. Ale oczywiście cyfrowe podejście do fakturowania ma znacznie większą przewagę nad papierowym systemem śledzącym faktury. Użyj programu bazodanowego lub oprogramowania do generowania faktur, jeśli planujesz używać komputera do wystawiania faktur.

Dowiedz się więcej o fakturach AVADA PDF

Dowiedz się więcej o fakturze PDF Mageplaza dla Magento 2

Krok 2: Utwórz szablon dla swoich faktur.

W pierwszej części faktur należy pozostawić puste miejsca na adresy kontaktowe klientów i nazwy ich firm. Standardowa faktura powinna zawierać podstawowe informacje, takie jak data zakupu klienta, lista zakupionych towarów wraz z ich ilością i cenami całkowitymi, a także opcjonalny opis towarów.

Krok 3: Dodaj nazwę i adres swojej firmy

Podczas korzystania z oprogramowania do automatycznego generowania faktur pozostaw miejsce u góry arkusza faktury na logo firmy. Podobnie jest w przypadku faktur papierowych - wklej wizytówkę na górze kopii faktury. Nagłówek faktury pomaga klientom zidentyfikować Twoją firmę i korzystnie wpływa na proces składania wniosków.

Krok 4: Utwórz miejsce na podpis na dole faktury

Podpisy są dowodami weryfikacji, które pomogą Twojej firmie uniknąć problemów prawnych w przyszłości. Na przykład, jeśli Twoi klienci będą reklamować ceny po wykonaniu usług, możesz pokazać im swój podpis na fakturze za pierwotną umowę.

Krok 5: Wstaw numer faktury u góry

Każda faktura wymaga unikalnego numeru faktury w celu lepszego śledzenia i archiwizacji. Jeśli masz problem z klientem, możesz wyszukać jego kopię faktury w plikach bazy danych, skanując numer faktury u góry kopii faktur.

Ostatnie słowa

Po zapoznaniu się z definicją i funkcją faktury proces ten okaże się wystarczająco łatwy, aby pomóc Ci wyglądać bardziej profesjonalnie w imieniu Twojej firmy, szybciej otrzymywać płatności, rozsądniej radzić sobie z błędami lub problemami oraz efektywniej zarządzać swoimi produktami i usługami.

Oprócz zrozumienia podstawowej koncepcji fakturowania, równie ważne jest wprowadzenie tego procesu w życie. Najlepszym sposobem jest skorzystanie z nowoczesnej technologii za pomocą generatorów faktur online lub e-fakturowania, aby zminimalizować niepotrzebne wysiłki i uzyskać zoptymalizowane wyniki końcowe.

Czytaj więcej:

• Co to są płatności cykliczne? 6 najlepszych dostawców płatności cyklicznych do rozważenia
• Najlepsze bramki płatności dla Shopify (dla Dropshipping, USA, Wielkiej Brytanii, Indii, Australii)