Cara kerja berbagai jenis perangkat lunak pelacak waktu

Tergantung pada kebutuhan profesional dan pribadi Anda, mungkin Anda menggunakan perangkat lunak absen untuk melacak jam kerja Anda dan alat jam waktu sederhana untuk tugas-tugas non-kerja. Atau, Anda menemukan pelacak waktu otomatis yang lebih cocok untuk semua aktivitas. Apa pun itu, dapatkah Anda membedakan antara beragam jenis perangkat lunak pelacak waktu? Dan, apa kegunaan dari masing-masing alat tersebut? Artikel ini akan memberi Anda jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini, yang akan membantu Anda memilih perangkat lunak pelacakan waktu terbaik untuk Anda.

Kami akan memandu Anda melalui semua detail tentang:

• perangkat lunak pengatur waktu
• perangkat lunak absen
• perangkat lunak perekaman waktu
• perangkat lunak jam waktu, dan
• pelacak waktu otomatis.

Perangkat lunak pencatat waktu

Apa itu perangkat lunak pencatat waktu?

Perangkat lunak pencatat waktu membantu Anda mencatat jam kerja Anda. Anda dapat memilih antara dua metode menggunakan perangkat lunak penunjuk waktu:

1. Anda dapat memasukkan jam secara manual ,
2. masukkan jam kerja Anda dengan mengisi absen (software timesheet), atau
3. Anda dapat menggunakan pengatur waktu – metode yang dikenal sebagai perekaman waktu.

Di satu sisi, perangkat lunak penunjuk waktu adalah istilah umum untuk mencatat jam Anda secara manual, dan untuk perangkat lunak pencatat waktu dan pencatat waktu, metode yang akan kami jelaskan nanti.

Siapa yang dapat menggunakan perangkat lunak penunjuk waktu dan dalam kasus apa?

• Bisnis yang berhubungan dengan alokasi proyek. Saat memikirkan alokasi proyek, manajer proyek perlu memastikan bahwa ada cukup sumber daya untuk menyelesaikan proyek selama periode yang ditentukan. Oleh karena itu, pelacakan waktu dapat membantu manajemen dan tim mengetahui apakah alokasi dilakukan dengan benar dan apakah karyawan menghabiskan waktu sebanyak yang diperlukan untuk proyek tertentu.     
• Siapapun yang bekerja untuk beberapa klien pada waktu yang sama . Katakanlah Anda seorang pengacara yang mewakili lima klien. Anda harus bertemu dengan klien Anda atau sering menelepon mereka, menangani penelitian hukum dan kasus untuk setiap klien, dan menangani lebih banyak tugas. Pada akhir minggu, Anda mungkin tidak akan ingat apa yang Anda lakukan pada hari Selasa. Jadi, Anda harus mulai menggunakan perangkat lunak penunjuk waktu untuk memasukkan setiap aktivitas dan durasinya. Detail ini akan sangat berharga untuk penagihan dan pembuatan faktur. Aturan yang sama berlaku untuk akuntan, pekerja lepas jenis apa pun, dan siapa pun yang mengerjakan proyek berbasis jam.
• Tim jarak jauh. Saat melakukan telecommuting, Anda harus memiliki bukti tugas yang telah diselesaikan dan waktu yang Anda butuhkan untuk menyelesaikannya. Di beberapa perusahaan, ini adalah persyaratan wajib. Bahkan jika tidak, melacak jam kerja Anda akan membantu Anda mempelajari lebih lanjut tentang produktivitas Anda, yang membawa kita ke poin berikutnya.
• Siapapun bersedia untuk meningkatkan produktivitas . Anda tidak akan dapat meningkatkan produktivitas Anda kecuali Anda mengetahui apa yang menyebabkan masalah. Jadi, mulailah menandai semua tugas harian Anda dan segera Anda akan melihat apakah Anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk beberapa aktivitas. Jika demikian, Anda harus memikirkan kembali kebiasaan kerja Anda.

Apa yang menurut orang berguna tentang perangkat lunak penunjuk waktu?

“Ini telah menjadi alat yang sangat penting dalam bisnis saya. Saya memiliki beberapa klien untuk siapa saya harus melacak tugas-tugas tertentu, dan saya tidak hanya dapat melacak entri waktu itu dengan mudah, saya dapat melihat ke belakang dan melihat apakah saya menjadi lebih efisien waktu pada tugas-tugas itu.” Elizabeth K.

“Clockify mudah digunakan dan akurat. Sebelum Clockify, saya akan meremehkan berapa banyak waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah proyek dan menagihnya. Dengan Clockify, saya dapat melacak waktu dan tagihan saya secara akurat. Clockify telah menyelamatkan saya dan waktu serta uang bisnis kami!”

Jennifer T.

“Seperti yang disarankan bos saya, kami menggunakan alat penunjuk waktu selama 1-2 minggu untuk membantu kami memahami bagaimana kami menggunakan waktu kami, saya merasa telah mendapatkan banyak manfaat. Peningkatan fokus, merasa lebih terorganisir saat mengerjakan tugas yang berbeda, dan dapat merencanakan hari saya dengan lebih efektif hanyalah beberapa hal, tetapi saya yakin semakin sering saya menggunakan alat ini, alat ini akan semakin berguna/membantu. Rekan-rekan saya menggunakan spreadsheet Excel yang diatur dengan makro untuk melacak waktu mereka, namun saya pikir UI Clockify jauh lebih estetis dan menyenangkan untuk digunakan.”

Kutipan oleh satu pengguna Clockify

Perangkat lunak absen

Apa itu perangkat lunak absen?

Perangkat lunak absen adalah alternatif untuk lembar waktu kertas, yang memungkinkan Anda melacak waktu yang dihabiskan untuk berbagai tugas dengan mengisi entri waktu (buku waktu). Dibandingkan dengan lembar waktu kertas tradisional, mengelola entri waktu Anda dengan perangkat lunak lebih akurat dan lebih sedikit memakan waktu.

Karyawan bertanggung jawab untuk menyerahkan lembar waktu mereka. Kemudian, terserah manajer untuk menyetujui atau menolak lembar waktu.

Siapa yang dapat menggunakan perangkat lunak absen dan dalam kasus apa?

• Pekerja lepas . Jika Anda seorang pekerja lepas, kemungkinan Anda bekerja untuk beberapa klien dan di berbagai proyek. Dalam hal ini, Anda harus tahu persis berapa jam per minggu/bulan yang telah Anda habiskan untuk setiap tugas dan proyek sehingga Anda dapat menagih klien Anda. Alih-alih menuliskan tugas harian Anda di selembar kertas, pilihlah perangkat lunak absen. Dengan begitu, Anda dapat menandai semua tugas dan jam kerja yang dapat ditagih. Kemudian, Anda cukup memfilter tugas Anda berdasarkan klien tertentu, mengekspor lembar waktu mingguan Anda sebagai PDF, dan mengirimkannya ke klien Anda.

• Kontraktor pemerintah. Jika Anda bekerja di perusahaan yang memberikan layanan kepada pemerintah, pemantauan jam kerja Anda akan menjadi kewajiban. Ini adalah kasus lain ketika lembar waktu berguna.
• Manajer . Jika Anda seorang pemimpin tim atau manajer, mengumpulkan data lembar waktu karyawan akan berharga untuk perkiraan proyek. Dengan meninjau lembar waktu tim, Anda akan memiliki gagasan yang jelas tentang kemajuan proyek dan apakah itu akan selesai tepat waktu.
• staf SDM. Timesheets adalah cara praktis untuk melacak kehadiran karyawan dan menghitung lembur sehingga setiap orang harus dibayar untuk jam kerja mereka.

Apa yang menurut orang berguna tentang perangkat lunak absen?

“Surat kabar kami telah sukses luar biasa menggunakan Clockify untuk mengelola proyek dan jadwal kami. Staf kami dibayar dengan adil untuk pekerjaan mereka di setiap proyek dan kami dapat menyesuaikan gaji mereka, yang membuatnya lebih adil bagi karyawan.”

Shelby S.

“Saya senang semua timesheets sudah didigitalkan sekarang, tidak perlu timesheets kertas lagi. Lebih mudah untuk mengumpulkan timesheets, dan dapat menguncinya.”

Carly B.

“Saya harus melacak waktu saya yang dapat ditagih, yang ketika Anda menagih dengan 1/4 jam, itu berpotensi menjadi banyak entri dalam sehari. Sebelum Clockify, saya menulis tangan semua entri saya di buku catatan yang memakan waktu dan sering terlupakan, membuat saya dengan panik mencoba mengingat apa yang saya lakukan beberapa minggu sebelumnya. Sungguh, Clockify telah menjadi anugrah saya.”

Nicole S.

“Sebagai pengembang, saya benci timesheets. Tapi, kemudahan penggunaan untuk masuk ke waktu Anda luar biasa dan Anda memiliki angka nyata yang dapat Anda sesuaikan untuk menyelesaikan menit yang hilang.”

Parvez S.

Perangkat lunak perekaman waktu

Apa itu software pencatat waktu?

Perangkat lunak pencatat waktu memungkinkan Anda melacak jam yang Anda habiskan untuk berbagai aktivitas dengan menggunakan pengatur waktu. Aturannya sederhana, Anda perlu memulai penghitung waktu ketika Anda mulai mengerjakan tugas dan menghentikannya ketika Anda selesai.

Siapa yang dapat menggunakan perangkat lunak perekaman waktu dan dalam kasus apa?

• Tim mencari cara untuk melacak proyek mereka . Merekam Anda dan jam kerja tim Anda memastikan bahwa setiap orang melakukan bagian proyek mereka. Selain itu, ini memberi Anda pemahaman yang lebih baik tentang jam kerja Anda secara keseluruhan dan apakah seseorang kewalahan dengan pekerjaan.
• Tim dan individu yang biasanya dalam perjalanan . Melihat perangkat lunak pencatat waktu di layar akan membantu Anda mengingat untuk memulai penghitung waktu di awal dan menghentikannya di penghujung hari, tidak peduli seberapa sibuknya Anda.
• Siapa pun yang ingin merekam aktivitas non-kerja mereka. Selain tugas kerja Anda, Anda dapat menyimpan catatan aktivitas pribadi Anda sehari-hari, seperti berlari, belajar, dan aktivitas santai lainnya. Misalnya, jika Anda sedang mempersiapkan ujian, Anda dapat mencatat jam belajar Anda. Plus, Anda dapat menambahkan nama universitas Anda sebagai nama klien dan menambahkan nama kursus sebagai nama proyek Anda. Rutinitas ini akan memotivasi Anda untuk lebih mempersiapkan diri menghadapi ujian.

Apa yang menurut orang berguna tentang perangkat lunak perekaman waktu?

“Ini adalah perangkat lunak yang bagus untuk menjaga tindakan Anda tetap terkendali. Berapa banyak waktu yang Anda telah bekerja Anda dapat melacak. Dan sering kali saya tinggal lebih lama di kantor hanya karena saya tidak ingat sudah berapa lama saya di sana. Tetapi sekarang saya meninggalkan kantor pada waktu yang tepat sehingga saya memiliki beberapa “Me time”. Secara keseluruhan sangat bagus sampai sekarang. Saya telah menyarankan beberapa poin yang tentu saja saya gunakan. Menggunakan Clockify telah meningkatkan kualitas waktu saya.”

Vishal S.

“Aplikasi desktop yang ada di bilah tugas saya membuatnya sangat mudah untuk mencatat waktu dan kemudian melampirkan laporan PDF ke faktur. Ini telah menyelamatkan saya banyak waktu. Saya hanya bisa fokus menyelesaikan pekerjaan sekarang dan mengirimkan faktur daripada harus merinci dan mencatat waktu saya secara manual.”

David J.

“Clockify melakukan persis seperti yang Anda harapkan dari perangkat lunak untuk dengan mudah merekam catatan waktu pada aktivitas. Ini juga memiliki tingkat penggabungan fungsi baru yang tinggi. Kami menggunakan Clockify untuk merekam waktu tim pendukung yang besar dan meskipun, untuk saat ini, memerlukan proses manual untuk menggabungkan tugas, sangat berguna untuk mengetahui evolusi aktivitas.”

Gonzalo M.

Perangkat lunak jam waktu

Apa itu perangkat lunak jam waktu?

Lewatlah sudah hari-hari kartu waktu pukulan. Saat ini, karyawan menggunakan perangkat lunak jam waktu untuk masuk dan keluar. Dengan demikian, alat jam waktu membantu Anda mencatat jam kerja dan kehadiran Anda juga.

Secara umum, alat jam waktu yang beragam menawarkan jenis pukulan masuk dan keluar yang berbeda:

1. Karyawan dapat menggunakan sistem jam masuk jam keluar . Dalam hal ini, manajer/majikan harus membuat proyek untuk setiap karyawan, menempatkan tablet/ponsel di pintu masuk/keluar, sehingga pekerja dapat dengan mudah mencatat kehadiran dan jam kerja mereka.
2. Meninju sidik jari biometrik . Ini adalah metode yang mengharuskan Anda menginstal pembaca sidik jari di laptop kantor, komputer desktop, atau tablet. Kemudian, karyawan hanya perlu meninju dan mengeluarkan menggunakan sidik jari mereka.
3. Sebuah sistem pelacakan waktu GPS . Setelah semua karyawan masuk ke akun jam waktu mereka, mereka perlu mengaktifkan pelacakan lokasi GPS, untuk mulai memantau waktu mereka.

Dalam hal pelacakan waktu biometrik, beberapa karyawan percaya bahwa ini memengaruhi privasi mereka. Bahkan, negara bagian seperti Illinois, Texas, dan Washington telah memutuskan untuk mengatur masalah ini. Jadi, mereka memiliki Undang-Undang Privasi Informasi Biometrik (BIPA) untuk mengontrol bagaimana jam waktu biometrik dapat digunakan. Berbicara tentang privasi dan keamanan, inilah alasan beberapa perusahaan memilih hanya perangkat lunak pelacak waktu yang di-hosting-sendiri, karena jenis perangkat lunak ini dapat di-host di server mereka sendiri, yang memastikan tingkat keamanan baru.

Terlepas dari opsi yang disebutkan di atas, beberapa aplikasi jam waktu menyertakan aturan Waktu sebagai salah satu fiturnya, opsi yang tidak memungkinkan meninju sebelum waktu yang ditentukan. Plus, beberapa alat jam waktu mencakup penjadwalan shift dan meminta waktu istirahat.

Siapa yang dapat menggunakan perangkat lunak jam waktu dan dalam kasus apa?

• Pelacakan waktu konstruksi . Ketika bekerja di industri konstruksi, pelacakan waktu memastikan bahwa karyawan akan dibayar secara akurat. Inilah alasannya: dalam industri ini, setiap pekerja melakukan bagian tertentu dari pekerjaan, tetapi jam kerja semua karyawan dihitung bersama. Ini disebut jam kerja atau jam kerja. Sangat penting untuk mendapatkan jumlah jam kerja yang tepat karena jam-jam ini menunjukkan berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk sebuah proyek. Jadi, untuk menghindari kesalahan perhitungan, para pekerja harus melakukan pukulan masuk dan keluar. Kemudian, kontraktor konstruksi akan memiliki pemahaman yang lebih baik tentang proyek tersebut dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek tersebut. Dengan cara ini, tidak akan ada risiko membayar lebih rendah atau lebih tinggi kepada pekerja, sehingga karyawan akan menerima jumlah uang yang tepat untuk pekerjaan yang telah diselesaikan.
• Karyawan bekerja dalam shift . Banyak alat jam waktu memungkinkan Anda mengelola shift karyawan dengan mudah. Jadi, jika seorang karyawan tidak dapat bekerja besok pagi karena dia membawa putranya ke dokter, dia dapat mengambil shift sore. Ini juga berguna untuk mencegah pekerja lembur dengan memberikan shift kepada orang lain.
• Staf dan manajer SDM . Karena ada berbagai aplikasi jam waktu yang menawarkan permintaan cuti berbayar (PTO), fitur ini berguna baik untuk pekerja yang meminta hari libur maupun staf/manajer SDM yang bertanggung jawab untuk menyetujui permintaan waktu istirahat.

Apa yang menurut orang berguna tentang perangkat lunak jam waktu?

“Bisnis kami berubah dari melacak jam di notepad menjadi program luar biasa ini. Betapa besar perbedaan yang telah dibuatnya! Ini gratis DAN memungkinkan kita untuk masuk dan keluar untuk jam/hari tertentu alih-alih penghitung waktu tradisional . ”

Gabrielle W.

“Antarmukanya sangat ramah dan saya suka memiliki fitur seperti jam masuk jam keluar. Memberi nama cap waktu sangat membantu juga memungkinkan saya untuk berhenti dan memulai penghitung waktu baru untuk menunjukkan kapan setiap bagian selesai.

Lukas K

“Ini sangat sederhana. Jam masuk, jam keluar – itu saja! Tidak ada fitur asing yang tidak diperlukan untuk alur kerja saya, dan sangat ramah pengguna.”

Kutipan oleh satu pengguna Clockify

“Awak saya masuk dan keluar di setiap pekerjaan dan saya dapat dengan mudah melacak jam antara setiap orang, jam demi minggu, berdasarkan pelanggan, berdasarkan tahun. Akan sangat membantu selama musim pajak.”

Samantha W.

Pelacak waktu otomatis

Apa itu pelacak waktu otomatis?

Keuntungan utama dari pelacak waktu otomatis dibandingkan opsi pelacakan waktu lainnya adalah Anda tidak perlu mengatur pengatur waktu atau memasukkan waktu secara manual. Sebaliknya, jam kerja Anda dicatat secara otomatis.

Alat pelacak waktu otomatis dapat berupa:

1. Sepenuhnya otomatis . Pelacak waktu ini biasanya menggunakan kecerdasan buatan (AI) untuk mengenali tugas dan mengubahnya menjadi entri waktu. Kemudian, pekerja hanya perlu menyetujui entri waktu ini. Selain itu, pelacak waktu otomatis yang mengandalkan AI mempelajari bagaimana pengguna menghabiskan waktu mereka dan apa tugas umum mereka sehari-hari. Dengan demikian, pelacak waktu otomatis menjadi lebih pintar dari waktu ke waktu dan memberi pengguna entri waktu yang lebih akurat.
2. Sebagian otomatis . Misalnya, pelacak waktu ini menawarkan ketepatan waktu otomatis hanya ketika Anda menggunakan sistem operasi tertentu, seperti Mac OS. Dalam hal ini, karyawan harus terlebih dahulu mengaktifkan pelacak otomatis. Kemudian, pelacak waktu akan merekam aplikasi atau tab browser yang aktif sebagai entri waktu.

Siapa yang dapat menggunakan pelacak waktu otomatis dan dalam kasus apa?

• Tim dan individu yang sering beralih antara klien dan proyek. Misalnya, konsultan biasanya berurusan dengan beberapa klien selama satu hari. Beberapa aktivitas mereka hanya berlangsung 15 menit (panggilan cepat dengan klien), tetapi sama pentingnya dengan tugas satu jam itu. Oleh karena itu, penting bagi karyawan untuk mencatat setiap tugas, terutama pada hari-hari ketika mereka terus-menerus berpindah persneling. Memanfaatkan pelacak waktu otomatis berarti para pekerja ini dapat fokus pada apa yang penting – pekerjaan mereka. Pada saat yang sama, semua tugas akan ditambahkan sebagai entri waktu.
• Siapa pun yang ingin memiliki tinjauan mendalam tentang hari itu. Beberapa pelacak waktu otomatis, seperti Clockify, menunjukkan kepada Anda garis waktu produktivitas – ikhtisar hari Anda dan berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk setiap aplikasi. Jadi, garis waktu ini adalah pelacak produktivitas Anda sendiri dan cara yang hebat untuk mengetahui lebih banyak tentang gangguan Anda. Jika Anda melihat bahwa Anda telah menjelajahi jejaring sosial selama 20 menit, ini akan menjadi panggilan bangun Anda. Menyadari gangguan seperti itu akan mencegah Anda mengulangi perilaku ini besok.

• Siapa pun yang baru mengenal pelacakan waktu. Beberapa pelacak waktu otomatis menawarkan ekstensi peramban, yang cukup berguna untuk melacak waktu pemula. Inilah alasannya: timer dimulai setelah Anda membuka jendela browser, dan berhenti saat Anda menutup browser. Jadi, Anda tidak perlu khawatir tentang mencatat jam Anda, pelacak waktu akan melakukannya untuk Anda.

Apa yang menurut orang berguna tentang pelacak waktu otomatis?

“Sangat mudah bagi tim kami untuk menggunakannya, dan itu bagus karena tersedia di browser web dan sebagai ekstensi chrome sehingga Anda dapat mulai menggunakannya secara otomatis.”

Kutipan oleh satu pengguna Clockify

“Sebagai administrator, saya hanya membutuhkan sedikit waktu untuk menjalankannya dan melatih anggota tim baru, yang luar biasa. Yang terpenting – mudah bagi anggota tim untuk melacak waktu mereka, dan ekstensi chrome berarti mereka bahkan tidak perlu membuka tab baru untuk memulai/mengakhiri sesi pelacakan.”

Andrew K.

“Layanan ini memiliki pelacak Mac, di mana pada dasarnya Anda dapat melakukan segalanya, mulai dari mengatur proyek baru, menambahkan klien baru, membuat tag untuk taksonomi yang lebih baik. Di situs web, saya dapat melihat laporan waktu per klien, proyek, dll. Aplikasi Mac juga mendeteksi jika saya tidak bekerja dan menanyakan apakah harus menyimpan atau menghapus waktu itu. Ini sempurna bagi saya untuk pekerja lepas, bahkan di tingkat gratis.”

Rodrigo E.

Kesimpulan

Dengan begitu banyak aplikasi pelacak waktu di pasaran, kemungkinan Anda tidak yakin bagaimana setiap perangkat lunak bekerja. Tapi, satu hal yang pasti, setiap alat pelacak waktu memiliki tujuan uniknya sendiri. Misalnya, jika Anda seorang majikan yang mencari cara untuk melacak kehadiran karyawan, pertimbangkan untuk menggunakan perangkat lunak jam waktu. Atau, jika Anda seorang pengacara yang mewakili beberapa klien, maka pilihlah perangkat lunak absen untuk mencatat semua jam yang dapat ditagih. Pada akhirnya, melacak waktu dengan perangkat lunak itu mudah dan memberi Anda data yang akurat, apa pun jenis yang Anda pilih.