Comment rédiger une proposition : meilleures pratiques fondées sur des données pour 2022

L'objectif de ce guide est de fournir un ensemble de règles claires sur la manière de rédiger, de formater et de mettre en œuvre une proposition de vente réussie et sans stress.

Nous approfondirons les éléments qui doivent être inclus, pourquoi ces éléments sont essentiels au succès et comment structurer efficacement votre proposition afin qu'il soit facile pour vos clients de comprendre leur problème, la solution que vous proposez et de faire désireux de commencer à faire des affaires avec vous.

Qu'est-ce qu'une proposition commerciale ?

Une proposition commerciale est une offre d'un vendeur à un client potentiel. C'est un document qui décrit l'étendue des travaux, les coûts et les livrables d'un projet. Contrairement aux devis et aux factures, les propositions commerciales sont rédigées avant le début des travaux et servent à conquérir de nouveaux clients.
Les propositions commerciales peuvent varier ; cependant, il y a une chose en commun : leur but est de convaincre les clients potentiels d'acheter vos produits ou services.

Ils peuvent être regroupés en deux catégories :

Propositions sollicitées :

Ceci est également connu sous le nom de RFP (demande de proposition). Il est envoyé en réponse à une demande d'un client existant ou lorsque vous contactez une entreprise que vous connaissez déjà. Ce type de proposition est basé sur les spécifications fournies par le client et doit inclure toutes les informations qu'il a demandées.

Propositions spontanées :

Les propositions non sollicitées sont envoyées à des entreprises avec lesquelles vous n'avez pas de relation établie. Ce type de proposition s'apparente davantage à un argumentaire de vente car vous n'avez aucun cahier des charges à suivre. Dans ce cas, vous devez inclure autant d'informations que possible sur vos produits ou services afin que votre client potentiel puisse évaluer si vous êtes la bonne personne pour lui.

Pourquoi consacrer du temps et des efforts à votre proposition commerciale sera payant

Si vous venez de décrocher un nouveau prospect, vous êtes probablement à la fois enthousiasmé par cette opportunité et désireux d'aller de l'avant.

Une proposition commerciale bien conçue est une étape vers la conclusion de la transaction. Un mal conçu, d'autre part, pourrait leur donner une raison de prendre leurs affaires ailleurs.

La partie la plus difficile de la rédaction d'une proposition commerciale est de présenter un argument convaincant pour votre travail.

Vous devez montrer que :

• vous comprenez clairement les besoins du client
• vous avez les bonnes compétences et l'expérience pour entreprendre le projet
• vos idées sont originales et fraîches
• vous avez la volonté et la détermination de tenir vos promesses
• tu as de la personnalité ! (Personne n'est ici pour les affaires ennuyeuses)

Les informations mondiales étant toujours à portée de recherche, les clients veulent savoir pourquoi vous êtes la meilleure solution absolue à leurs problèmes et dans laquelle vous allez valoir la peine d'investir.

Pour vous assurer que vous envoyez toujours des propositions de qualité supérieure qui séduiront les clients, utilisez ces meilleures pratiques fondées sur des données pour rédiger des propositions commerciales en 2022.

Meilleures pratiques : que doit contenir une proposition de projet ?

La structure et le déroulement d'une proposition ressemblent à ceux d'une histoire : elle a un début, un milieu et une fin. Tout comme un bon récit, il est organisé et raconte une histoire convaincante conçue pour captiver les clients.

La plupart des propositions suivent des schémas similaires, mais chaque proposition sera différente selon l'entreprise, le secteur, la taille de la transaction et le produit ou service en question.

Les sections suivantes détaillent les sections que l'on trouve généralement dans les propositions commerciales et expliquent comment les inclure.

1. Page de couverture

Il est difficile de juger un livre par sa couverture, mais vous pouvez deviner à quel point il se vendra. Une page de couverture de proposition de vente propre et informative, comprenant le nom du client, votre nom et vos coordonnées, ainsi que la date de soumission, est essentielle pour attirer et conserver l'attention d'un client. Envisagez d'inclure une table des matières pour permettre au client d'accéder facilement à la zone qu'il doit examiner.

2. Résumé exécutif

Le résumé analytique n'est pas un bref résumé de l'ensemble de la proposition, c'est un point culminant des éléments les plus importants de votre proposition commerciale. L'objectif est de montrer au client que vous comprenez ses informations de base, son plan d'affaires et ses défis uniques, et que vous êtes le seul à pouvoir les résoudre. Suscitez leur intérêt et donnez-leur une raison de continuer à lire.

Pour vous inspirer de la rédaction de votre résumé, jetez un œil à ces trois exemples de résumé que vous pouvez voler.

3. Approche/Solution

Comment résolvez-vous les problèmes de vos prospects mieux que vos concurrents ? Comment votre entreprise peut-elle résoudre la douleur des clients de manière unique et convaincante pour votre lecteur ? La clé d'une rédaction de proposition réussie est de décrire les façons dont vous fournissez des solutions et de faire de vous un choix gagnant.

4. À propos de nous/notre équipe

Présentez votre équipe de direction, les fondateurs de l'entreprise et les membres de l'équipe qui travailleront avec vos nouveaux clients sur leur projet. Mieux encore, montrez comment les membres de votre équipe ont réussi à gérer des situations similaires dans le passé.

Le but de cette section est de donner à votre client l'assurance qu'il travaillera avec une équipe compétente et professionnelle et de minimiser les doutes qu'il pourrait avoir sur votre embauche.

Conseil de pro : en marketing, il est bien connu que l'inclusion de vraies photos humaines augmente la confiance avec un client et, par conséquent, des taux de conversion plus élevés. Appliquez cette idée à votre section À propos de nous / Notre équipe pour créer une impression mémorable auprès de votre lecteur.

5. Livrables

La section des livrables d'une proposition commerciale est probablement la section la plus importante car elle décrit exactement ce qui sera livré au client.

Il est important de toujours inclure cette section dans vos propositions commerciales, car elle donne au prospect une image claire de ce que vous allez faire et de la manière dont vous allez le faire.

La section des livrables doit décrire des détails tels que :

• La portée du projet comprend des recommandations fondées sur la recherche et l'analyse.
• Ce que vous fournirez (contenu, design, stratégie, etc.)
• Comment vous le fournirez (en ligne, sur place, etc.)
• Quand le fournirez-vous (calendrier)
• Qui sera responsable de quelles tâches et quand elles seront exécutées.

6. Tarification

Essayez de garder votre section de tarification succincte et simple. Expliquez combien leur investissement total va coûter. Énumérez et décrivez tous les frais, taxes, remises et extras facultatifs du projet. Si votre client est confus ou préoccupé par des frais supplémentaires cachés, il sera plus susceptible de vous faire moins confiance, ce qui augmentera les risques de rejet.

Mettez en évidence tous les coûts supplémentaires pouvant survenir au cours du cycle de vie du projet. Les clients ont tendance à être sensibles aux coûts supplémentaires qui n'ont pas été mentionnés dans la proposition. Plus vous êtes transparent avec eux, plus il est probable qu'ils vous feront confiance et seront prêts à payer ces coûts supplémentaires s'ils surviennent plus tard dans le projet. Assurez-vous que cela est parfaitement clair dans la section des prix de votre proposition commerciale afin qu'il n'y ait pas de confusion sur ce qui est inclus et ce qui n'est pas inclus dans votre tarification.

Conseil de pro : au lieu de faire référence à vos prix en tant que frais ou charges, étiquetez votre section de tarification Votre investissement. Cela rappellera aux gens qu'ils investissent dans leur propre développement et celui de leur équipe et de leur organisation.

7. Termes et Conditions/Sign Off

Si vous êtes arrivé jusqu'ici, vous êtes sur la dernière ligne droite. La clôture d'une proposition commerciale devrait être la partie la plus simple de sa création. Vous avez déjà travaillé dur au début et tout au long, il est donc temps de vous détendre et de pousser les choses jusqu'à la ligne d'arrivée.

Une page propre et bien conçue est un excellent moyen de clore votre proposition en toute confiance. Assurez-vous simplement d'inclure toutes les informations nécessaires : un endroit où votre nouveau client peut signer, des termes et conditions clairs et à jour, et tout autre détail de dernière minute dont il pourrait avoir besoin avant de rendre votre partenariat officiel.

8. Bonus : études de cas

Une étude de cas est un examen approfondi d'un seul exemple de réussite. Il est généralement utilisé pour démontrer comment votre offre a aidé un client à surmonter un défi majeur auquel il a été confronté et comment elle a généré des résultats tangibles en conséquence.

Les études de cas et les témoignages sont particulièrement utiles dans les étapes de clôture du cycle de transaction, lorsque les acheteurs tentent de déterminer si une solution proposée leur convient ou non. La preuve sociale d'un client qui a connu le succès avec votre solution peut grandement aider votre acheteur à franchir la ligne.

À quoi doit ressembler une proposition commerciale ?

Compte tenu des enjeux élevés liés à la conquête de nouvelles affaires, vous ne pouvez pas vous permettre d'avoir une mauvaise proposition. Vous devez le rendre beau et rapide.

Trop de gens se concentrent sur le contenu et oublient le design. La vérité est que les deux sont tout aussi importants pour le succès de votre proposition.

Si vous ne concevez pas, vous êtes perdant.

Une proposition bien conçue avec des images, des graphiques et des vidéos attrayants et de haute qualité se démarque de la concurrence et communique rapidement de la valeur aux décideurs. Des propositions commerciales qui se démarquent concluent des affaires.

Les propositions avec images se clôturent plus rapidement

Dans le rapport annuel sur l'état des propositions de Proposify, nous avons analysé les données de plus d'un million de propositions commerciales envoyées via notre logiciel en 2021.

Côté images, le message est clair. Les propositions qui incluent des images sont nettement plus performantes que celles qui n'en contiennent pas. En fait, les propositions de projet contenant des images avaient 72 % plus de chances de se conclure, et elles l'ont fait à un rythme 20 % plus rapide.

Si vous cherchez un moyen de faire briller vos propositions, l'ajout d'images peut vraiment changer la donne. Ils peuvent aider à attirer l'attention de votre prospect, tout en permettant à votre entreprise de montrer son expertise et de communiquer ses idées plus efficacement.

Mais quelles images devriez-vous inclure? Voici quelques suggestions:

Portraits des membres de votre équipe :

Si vous offrez des services, il est utile de faire savoir au prospect avec qui il travaillera. Cela aide également à établir la confiance - s'ils savent qui vous êtes et peuvent mettre des visages sur des noms, ils auront l'impression d'avoir une relation établie avec vous au moment où ils ouvriront la proposition.

Photos de produits pour montrer ce que vous vendez :

Si vous proposez un produit ou un service spécifique, inclure des photos donne au prospect une meilleure idée de ce que cela implique. Les photos de produits sont particulièrement utiles si vous vendez via un marché en ligne comme Amazon ou Etsy, car les clients seront déjà habitués à les voir là-bas.

Des images qui illustrent vos services en action :

Par exemple, si vous proposiez un travail de nettoyage de vitres, montrer des images de projets antérieurs servirait d'études de cas qui aideraient à montrer vos compétences et à convaincre le prospect que vous pourriez créer quelque chose de similaire pour lui.

L'ajout d'une vidéo aux propositions augmente les taux de conclusion

Plutôt que de simplement parler de la façon dont une proposition a été construite, les vidéos de proposition peuvent montrer le raisonnement derrière leur tarification. Cela rend la clôture beaucoup plus efficace et aide grandement à conclure des affaires.

(Besoin d'aide avec la vidéo ? Découvrez Vidyard.)

Lorsque votre client partage votre proposition en interne, la vidéo facilite les conversations où votre voix est toujours présente. Votre client vous aimera parce que vous expliquez vous-même l'affaire. Les décideurs et les comités d'achat vous aimeront parce que vous pouvez démontrer comment vous allez résoudre leur problème en 5 minutes, de manière asynchrone, au lieu de 30 minutes lors d'un appel programmé.

Extrait du rapport annuel sur l'état des propositions de Proposify :

"La vidéo devient rapidement un élément essentiel du processus de clôture. En 2021, il y a eu une augmentation de 40,5 % d'une année sur l'autre de l'utilisation de la vidéo de proposition. Cela représente une augmentation par rapport à une augmentation de 31 % en 2020. Malgré cette augmentation, cependant, seulement 21 % de toutes les propositions contiennent de la vidéo."

Alors que les entreprises recherchent des moyens créatifs d'engager des acheteurs potentiels, vous pouvez capitaliser sur cette stratégie dès maintenant pour aider vos offres à se démarquer.

Pour vous inspirer, consultez ces exemples de conception de proposition gagnante.

Suivi des propositions commerciales

La meilleure façon de suivre les prospects est d'utiliser des données et non des conjectures.

La persévérance professionnelle est un élément important d'un bon sens de la vente - et lorsqu'elle est bien faite, elle peut aller très loin. Une approche prudente et une stratégie intelligente, sans parler de la fiabilité personnelle, seront payantes.

La façon dont vous effectuez le suivi après l'envoi d'une proposition est tout aussi importante que la proposition elle-même, et le moment de votre suivi peut être le facteur décisif dans la conclusion d'un accord, il est donc important de savoir quand il est préférable de tendre la main.

Vous avez plus de chances de réussir lorsque vous fournissez des informations importantes basées sur le comportement de votre prospect. Par exemple, si vous savez que les prospects ouvrent une proposition cinq fois en moyenne avant de prendre une décision, intégrez des tâches de grande importance dans votre processus pour que les commerciaux assurent le suivi de la proposition dès qu'elle a été ouverte pour la cinquième fois.

Pour utiliser efficacement votre processus de suivi, vous devez connaître les métriques de base de votre équipe. Une fois que vous connaissez ces chiffres, vous pouvez identifier les modèles qui indiquent qu'une transaction peut être en difficulté et agir avant de rater votre opportunité.

Vous êtes prêt à vous lancer mais vous avez besoin d'inspiration ?

Les modèles de proposition gratuits de Proposify incluent tout ce dont vous avez besoin pour dominer les présentations de votre marque et gagner plus de clients. Inclus sont des dizaines de modèles de proposition commerciale pour les entreprises allant des cabinets comptables, des agences de création et des cabinets d'architecture jusqu'aux modèles de proposition de travail de construction individuels. S'il y a une entreprise qui le fait, il y a probablement un modèle qui vous attend à l'intérieur.

Une proposition commerciale gagnante a plus de chances de succès et peut faire la différence entre obtenir ce client, réaliser cette vente ou rater cette opportunité. Pour que votre proposition soit remarquée dans une mer de concurrents, vous devez travailler à la création d'un document facile et agréable à lire.

Notre meilleur conseil ? Soyez bref et concis, mais n'hésitez pas à inclure des détails dans les sections les plus pertinentes.

Longue histoire, courte : créez la proposition que vous seriez ravi d'obtenir.