Gestión del rendimiento: consejos para crear un marco eficaz para su organización

La gestión del desempeño ha cambiado significativamente en los últimos diez años. Y a medida que la cara del lugar de trabajo moderno continúa cambiando incluso hoy en día, la forma en que vemos el desempeño de los empleados cambia junto con él. Muchas empresas han abandonado las revisiones de rendimiento anuales y han optado por la gestión continua del rendimiento. Están más enfocados en la felicidad y el crecimiento del individuo en la empresa y son beneficiosos para los gerentes que quieren hacer todo lo posible para mantener bajas las tasas de rotación.

Si está buscando revitalizar su sistema de gestión del rendimiento, no busque más. A continuación, compilamos una lista de pasos que sientan las bases para un sistema de gestión del desempeño eficaz y centrado en los empleados.

Por qué debería cambiar su proceso de gestión del rendimiento

General Electric ha tenido el mismo método de gestión y revisión del desempeño desde los años 70, hasta bien entrados los 2000. Su directora de recursos humanos, Susan Peters, mencionó en una entrevista que estas prácticas se convirtieron más en un ritual que en una herramienta para que la empresa siguiera adelante. Se alegró de ver su reestructuración del sistema, ya que ella misma dijo que el espacio de trabajo se estaba volviendo más “millennial”.

La gestión del rendimiento de décadas de antigüedad simplemente ya no funcionará.

Tal vez el ejemplo más resonante en el mundo de los negocios, el cambio 180 de Microsoft a un sistema de gestión del rendimiento completamente diferente hizo que bastantes empresas hicieran lo mismo. Los gustos de Adobe, Cisco e IBM, por nombrar algunos, abandonaron el infame método de la "curva de campana" por uno que fuera más flexible y reflejara la fuerza laboral moderna.

Y aunque no han visto cambios innovadores, notaron que los empleados se han vuelto más motivados, hubo menos rotación y los resultados fueron mejores.

Por el contrario, las revisiones anuales, junto con los métodos de gestión del desempeño mal estructurados, tenían la tendencia de enfrentar a los empleados entre sí, causar fricciones, estrés y altas tasas de rotación.

Los componentes básicos de un sistema de gestión eficaz

A través de nuestra investigación, hemos encontrado que cuatro elementos notables se repiten varias veces a lo largo de las entrevistas con los directores ejecutivos, los seminarios web e informes de recursos humanos y las revistas de negocios.

1. Aprender qué hace que su proceso actual sea defectuoso
2. Elaboración de un marco de gestión del desempeño
3. Mantenerse al tanto de la gestión del tiempo, y
4. Dar retroalimentación significativa a través de reseñas

1. Analiza tus prácticas actuales

Cuando se trata de implementar una nueva práctica de gestión del desempeño, primero debe analizar detenidamente la que ha tenido hasta ahora. Carrie Herzog de Terra Information Group realizó un seminario web sobre gestión del desempeño donde habló sobre esto como el primer paso para cualquier empresa.

Como Herzog aconseja en base a su propia experiencia, RR.HH. debe analizar de manera objetiva el proceso de gestión del desempeño que se encuentra actualmente en marcha y por qué no funciona. Debes analizar:

• Cómo ven los empleados sus evaluaciones de desempeño;
• ¿Con qué frecuencia hace esas revisiones?
• Si se archivan y olvidan o se utilizan para documentación y mejoras adicionales;
• Si las revisiones provocan fricciones entre los empleados, formando un caldo de cultivo para la competitividad en lugar de la colaboración;
• Qué tan detallados son los informes;
• Cuán de cerca presta atención al proceso, no solo al resultado final del trabajo de un empleado;
• ¿Su calificación de desempeño se basa en casillas de verificación o en un sistema de calificación del 1 al 5?

2. Crear un marco de gestión del desempeño

El próximo paso en el proceso consiste en formar un plan firme que seguirá durante todo el año. A continuación se muestra una lista de aspectos cruciales a los que se debe prestar atención para una gestión eficaz del rendimiento.

Establecer metas anuales

En primer lugar, deberá adoptar una actitud progresista.

Pregúntese acerca de los objetivos de la empresa para el próximo año. ¿Cómo puede cada departamento, equipo e individuo, en ese orden, contribuir al panorama general? Las metas y objetivos de cada equipo (e individual, posteriormente) deberán alinearse con los de toda la empresa.

Porque el desempeño de un individuo debe tener un efecto dominó que ayude a impulsar a la empresa.

Las empresas que utilizaron revisiones de rendimiento únicas y anuales pueden llegar demasiado tarde para detectar cómo el trabajo de un empleado se ha desviado de los objetivos generales. Y en la mayoría de los casos, sucede por no seguir su progreso y realinear sus objetivos individuales a tiempo. Muy a menudo, los empleados desconocen cuáles son las metas y objetivos de la empresa.

Hacer metas más pequeñas

El plan anual se centra en mayores áreas de mejora, pero para poder mantener la gestión del rendimiento a un ritmo constante, necesitará más períodos de tiempo "fácilmente digeribles".

Dependiendo de los objetivos y la dirección de la empresa, sus períodos de seguimiento no deberían exceder los seis meses. Idealmente, dividiría su año en tres o cuatro períodos cruciales, y al final de cada período habría una revisión del desempeño de los empleados.

Es una excelente manera de realizar un seguimiento del progreso en incrementos más pequeños. Aborda objetivos más grandes paso a paso, dando a los empleados o equipos suficiente tiempo para aprender y adaptarse.

Crear un plan de rendimiento (mejora)

El quid de cada proceso de gestión del desempeño es su plan.

Junto con su departamento de recursos humanos, puede elaborar un plan trimestral o mensual más detallado para:

• Áreas a seguir (productividad, eficiencia, comunicación, puntualidad, ingenio, etc);
• Qué aprendizaje adicional puede proporcionarles;
• Fechas para las revisiones de la gestión del desempeño;
• Planes de contingencia en caso de que no se hayan cumplido las metas para ese período de tiempo.

Hemos abordado estos puntos y más en dos artículos detallados sobre guías de planificación del desempeño individual y de equipo. Puedes echarles un vistazo aquí:

• Todo sobre los planes de desempeño
• Desarrolle un plan de desempeño del equipo en cuatro pasos

Después de formar un plan de desempeño, se vuelve mucho más fácil supervisar el progreso que hacen los empleados.

Sigue el progreso

Si bien puede realizar un seguimiento del desempeño de los empleados mediante sus informes de seguimiento de tiempo o juzgar su eficiencia en función de los plazos que cumplen, existen otras vías que conforman el desempeño de un empleado.

Thomas Kolopoulos de Delphi Group escribió sobre una práctica que su compañía ha estado usando: la evaluación 360 en tiempo real . Se basa en evaluar el progreso del desempeño de un empleado también de acuerdo con su confiabilidad, comunicación con sus compañeros, interacciones, consistencia, etc.

De esta manera, uno obtiene una visión completa de cómo le está yendo a un empleado en una escala mucho mayor que las estadísticas. A través de formularios anónimos, de vez en cuando se les pide a los empleados que describan su relación laboral con un compañero de trabajo específico (su comunicación, dinámica, resolución de problemas, etc.). Luego, los datos recopilados son revisados ​​y evaluados por Recursos Humanos o el gerente, y se utilizan en el informe de gestión del desempeño.

Respete los horarios de check-in designados

Si bien pensaría que tener una reunión con un empleado cada tres meses es agotador, considere la alternativa.

Una revisión anual requeriría pasar horas recopilando datos de los últimos 11 meses y hacer un comentario generalizado sobre la ética de trabajo de una persona. Agregue a eso el hecho de que probablemente tendrá que hacer varias revisiones de desempeño en un solo día: pasará más tiempo en las reuniones haciendo lo mismo una y otra vez.

Con la gestión continua del rendimiento, dedica mucho menos tiempo a la preparación y las reuniones duran menos. Puede terminar todas las revisiones de desempeño mucho más rápido y con menos tiempo de preparación (ya que ha rastreado sus datos con regularidad).

Hacer una revisión anual

En el caso de la gestión continua del desempeño, una revisión anual tiene mucho más sentido. En el ejemplo que proporcionamos aquí, para fin de año habrá tenido tres controles más importantes con el empleado (o el equipo). Esto le dará una descripción más detallada del progreso general que han logrado.

Además, el empleado tiene una idea mucho más clara de en qué se ha centrado usted como gerente a medida que ha seguido su progreso. Por lo tanto, han tenido suficientes oportunidades para abordar oportunamente cualquier problema o brecha en el camino.

3. Mantén una agenda apretada

La gestión del tiempo es una parte importante de todo buen sistema de gestión del rendimiento. Aquí hay un ejemplo de los factores en los que necesita trabajar para establecer una gestión del tiempo de calidad a nivel departamental.

Individuos:

• Seguimiento del tiempo en sus propias tareas;
• Tome nota de qué tareas les tomó menos y más tiempo de lo esperado;

(Estos se utilizan para revisiones y análisis de rendimiento posteriores, ya que es una información valiosa)

• Comunicarse con sus compañeros de trabajo de forma clara y sin barreras;

(como timidez, introversión, discusiones continuas, etc.)

• Aborde las distracciones y trabaje en ellas solo o con la ayuda del gerente;
• Esté atento a los plazos que se aproximan.

Se trata a un empleado como una sola unidad que tiene su propia carga de trabajo que cumplir en un día, una semana o un mes. Las técnicas de gestión del tiempo individual y la mejora se dejan a sus preferencias, con la ayuda y orientación del gerente.

Equipos:

• Además de los plazos y tareas individuales, los equipos tienen plazos generales (hitos) y criterios que cumplir. Estos deben ser la suma de todas las tareas individuales.

(por ejemplo: el equipo de marketing necesita alcanzar 10 nuevas publicaciones de blog en un mes, que se divide entre el personal de redacción según sus cuotas individuales)

• Acordar un código de comunicación;

(cuando se comunican a través del chat, cuando por correo electrónico, cuando deben enviar un mensaje de texto o llamar, o cuando se acercan al escritorio de alguien para discutir cosas en persona)

• Las reuniones tienen su propio conjunto de reglas que aseguran la mayor eficiencia;

(un límite de tiempo sobre cuánto puede durar una reunión, cuántas por semana, a qué hora del día, así como quién debe asistir y mantener un horario).

• Revise sus resultados colectivos para identificar problemas y éxitos relacionados con su gestión del tiempo y encuentre formas de mejorar o repetir las buenas prácticas.

Los equipos están compuestos por varios empleados, pero con ellos, la gestión del tiempo debe abordarse a mayor escala. Ciertas prácticas de gestión del tiempo serán generalizadas y utilizadas por todo el equipo, independientemente de las preferencias individuales. De manera similar, el equipo en conjunto elige el terreno común con respecto a la comunicación, la etiqueta de horas extra y la transparencia de la carga de trabajo. No mirará el desempeño de cada persona, sino los resultados colectivos, que dependerán de qué tan bien colaboren los miembros del equipo.

4. Haz que tus reseñas sean significativas

Incluso las reseñas tienen su propia etiqueta. Los procesos modernos de gestión del desempeño recomiendan reuniones individuales frecuentes con los empleados para reevaluar los objetivos, discutir el progreso y los pasos a seguir. Naturalmente, sus comentarios en estas reuniones tendrán que ser tan informativos y útiles como sea posible.

Como una pequeña ayuda, hemos compilado una lista de cosas que puede tener en cuenta durante esas reuniones, así como comentarios por escrito.

1. Analizar tanto los fracasos como los éxitos

Si bien puede ser tentador concentrarse solo en los aspectos negativos y en cómo puede aprender de ellos, puede ser terriblemente desmotivador. Es importante analizar los éxitos también.

Descubra qué hizo que ciertos resultados fueran tan exitosos e identifique buenas prácticas. Tal vez algunos empleados demostraron ser excelentes comunicadores, por lo que sus métodos pueden ser útiles para otros, o alguien manejó la gran presión de la fecha límite con facilidad y querrá conocer sus conocimientos sobre el manejo del estrés.

Todas estas son grandes oportunidades para aprender del éxito al igual que miramos nuestros percances y vemos cómo podemos hacerlo mejor. Trabaja en la disección de buenas prácticas para que puedas repetir resultados estelares.

2. Abstenerse de comentarios generalizados

Siempre es un plus reconocer el esfuerzo de un empleado. Solo tenga en cuenta que debe evitar frases como:

• “Hemos notado que has estado trabajando duro últimamente”,
• “Su ética de trabajo es buena/excelente/admirable”,

O cualquier otra declaración general que realmente revele que no les ha prestado atención. Si ha seguido de cerca el desempeño de alguien, entonces no debería ser demasiado difícil encontrar uno o dos casos en los que potencialmente sobresalieron. Abordar situaciones específicas es una retroalimentación más valiosa y precisa.

3. Formula tu crítica

La crítica debe estar redactada correctamente para que se asiente. Si la haces mal, solo hay dos formas de hacerlo:

• El empleado se pone a la defensiva, encuentra excusas y comienza a profundizar aún más, comenzando a sentirse inseguro, o
• Siente las críticas como un ataque y lo más probable es que las ignore, sin aplicar ningún consejo o sugerencia nueva.

Trabaje con un representante de recursos humanos para encontrar la mejor manera de acercarse a cada empleado o al equipo en su conjunto. Si bien desea ser directo y al punto, contextualice el problema, solicite su opinión al respecto y qué harían de manera diferente en retrospectiva. Muéstrales que estás ahí para ayudar y no para juzgar.

4. Ofrecer soluciones y sugerencias

El objetivo de estas reuniones uno a uno es discutir el desempeño de un empleado, si necesitará cambiar algo en sus metas y objetivos, y cómo pueden mejorar en el futuro.

La palabra clave es discusión. Tiene que ser una comunicación bidireccional.

Evite descargar todas las estadísticas, datos y revisiones de otros gerentes y compañeros de trabajo, y luego pregunte si la persona tiene alguna pregunta. Tómese su tiempo para repasar la información y haga pausas de vez en cuando para dejar que ellos también hablen. Además, deja que te pregunten lo que quieran también.

5. Intenta no ser un “ejecutivo”

Trátense unos a otros como iguales tanto como puedan. Puede ser un proceso de aprendizaje, pero cuanto más lo intentes, más fácil será. Puede ser tentador compartir sus años de experiencia y ofrecer múltiples consejos desde su posición gerencial.

Esto solo puede crear una división entre usted y el empleado, y hacer que se sienta menospreciado. Concéntrese en ellos y en su desempeño, y mantenga su posición e influencia a un lado.

6. Haz preguntas y participa

Como hemos mencionado antes, mantenga las reuniones como una calle de doble sentido.

No hable demasiado y durante demasiado tiempo. Pida opiniones siempre que pueda y vea cómo los empleados se abren con el tiempo. Quiere construir una relación profesional basada en la confianza y la comunicación abierta.

Solo entonces serán completamente receptivos a la retroalimentación, estarán más inclinados a mejorar e incluso esperarán la revisión del desempeño. Mantenga estas reuniones como una conversación, no como un volcado de información.

En conclusión

La gestión del rendimiento es un proceso de varios pasos. Muchas empresas han cambiado sus revisiones anuales por la gestión continua del rendimiento que ofrecen. Y si bien puede parecer mucho trabajo, si implementa un sólido sistema de gestión del rendimiento, se vuelve fácil de manejar y dominar. Todo lo que necesita es una descripción general de lo que debe corregirse en su gestión actual, un nuevo marco o plan de gestión del desempeño, un cronograma sólido que cumplir y una buena etiqueta de revisión del desempeño.