Cómo presentar inteligentemente un nuevo software de colaboración a su equipo

Conseguir que su equipo adopte esa nueva herramienta no es tan fácil como cree. De hecho, obligarlos a hacerlo tiene el potencial de convertir todo su negocio en un caos.

Los estudios muestran que la apatía de los empleados, los casos de renuncia y la hostilidad hacia los gerentes pueden aumentar cuando implementa el cambio de manera incorrecta.

Los sistemas de colaboración empresarial son importantes para un flujo de trabajo más cohesivo, por lo que debe saber cómo presentar un nuevo software a su equipo. Aquí le mostramos cómo hacerlo bien.

Invítelos a evaluar el software de colaboración

Hace unos 65 años, los investigadores Lester Coch y John French Jr. hicieron un descubrimiento sorprendente en una fábrica de ropa.

En un estudio que tenía como objetivo medir el impacto del cambio organizacional en los empleados, separaron a los trabajadores en cuatro grupos con niveles similares de cohesión y eficiencia operativa. En tres de esos cuatro grupos, encontraron algunas diferencias importantes en el comportamiento:

(El grupo 2 no se incluyó porque no tuvo impacto en los resultados de las pruebas)

• Grupo 1:

Este grupo fue etiquetado por los investigadores como el grupo "sin participación". Los altos mandos llamaron a los miembros del grupo uno a una sala de reuniones y les dijeron que era necesario mejorar su proceso de montaje.

Luego, los gerentes les dieron un método específico con el que hacer mejoras en su velocidad de ensamblaje. No tenían voz en lo que implicaba ese proceso. Se les indicó que regresaran a sus puestos y lo siguieran.

• Grupos 3 y 4:

Estos dos grupos se denominaron grupos de “participación total”. La gerencia les dijo que era necesario mejorar el flujo de trabajo y se les pidió que hicieran una lluvia de ideas sobre cómo solucionarlo.

Cuando los operadores acordaron los pasos que podrían eliminarse y los procesos que podrían simplificarse, ambos grupos recibieron capacitación completa en el nuevo método. A diferencia del grupo 1, estos trabajadores tenían voz completa en lo que implicaba el nuevo método.

Lo que sucedió a continuación sorprendió a los experimentadores. Esto es lo que escribieron sobre el grupo uno:

“La resistencia se desarrolló casi inmediatamente después de que ocurrió el cambio. Ocurrieron expresiones marcadas de agresión contra la gerencia, tales como conflicto con el ingeniero de métodos,... hostilidad hacia el supervisor, restricción deliberada de la producción y falta de cooperación con el supervisor. Hubo un 17% de abandonos en los primeros 40 días. Se presentaron quejas sobre tarifas a destajo; pero cuando se verificó la tasa, se encontró que estaba un poco 'floja'”.

En comparación con antes de que se implementara el nuevo proceso, estos trabajadores operaban con una eficiencia de alrededor del 65 %. Y se mantuvieron en ese nivel durante 30 días después de realizado el cambio.

Los grupos 3 y 4 también vieron una caída en la eficiencia inicialmente, aunque fue mucho menos drástica que la observada en el grupo 1. Tampoco duró mucho.

Una vez que se acostumbraron al nuevo proceso, los trabajadores de los grupos de “participación total” no solo regresaron al nivel anterior de eficiencia productiva, sino que lo superaron. Y lo hicieron sin ninguna hostilidad o agresión hacia la gerencia.

¿La lección aquí? Involucre a su equipo en el proceso de adopción de la nueva herramienta. Por ejemplo, si está interesado en usar Instapage, permita que todo su equipo lo pruebe. Asegúrese de que puedan usar la plataforma para crear páginas fácilmente juntos usando nuestra nueva solución de colaboración:

Invita a sus comentarios y tómalos en cuenta. Si van a utilizarlo, todas las funciones del software deben funcionar tanto para ellos como para usted.

Minimizar el cambio social involucrado en la adopción del nuevo software empresarial

Cuatro años después de que Coch y French pusieran un pie en esa fábrica de ropa, Paul Lawrence y Harriet Ronken tuvieron la oportunidad de observar una interacción reveladora en una fábrica eléctrica.

En este entorno particular, los equipos de ingenieros/operadores permanecieron en contacto constante entre sí todos los días. No era raro que un ingeniero sugiriera una mejora de procedimiento a su operador, o viceversa. Cuando una parte o un proceso se consideraba ineficaz, el equipo intentaba solucionarlo en conjunto.

El sistema funcionó en la mayoría de los casos, pero hubo uno en el que no lo hizo. Cuando un ingeniero se acercó a un operador en particular con el que no trabajaba regularmente y le sugirió que probara una pieza nueva, las cosas fueron un poco diferentes a lo habitual.

En lugar de probarlo adecuadamente, “no manipuló la pieza con su cuidado habitual. Después de ensamblar el producto, lo probó y no pasó la inspección. Se volvió hacia el nuevo ingeniero y, con aire triunfal, dijo: 'No funciona'”.

Cuando la ingeniera sugirió que probara más piezas, las instaló, nuevamente, sin mucho entusiasmo, de lo que los investigadores llamaron "una manera inusualmente tosca". Y de nuevo, no funcionaron.

Aparentemente a propósito, saboteó el nuevo diseño.

Cuando el nuevo ingeniero se fue, el operador se dirigió al ingeniero con el que trabajaba habitualmente y le dijo que las ideas del nuevo ingeniero simplemente "no eran buenas".

Fue entonces cuando los investigadores se dieron cuenta de que había que cambiar tanto un aspecto técnico como social . En este caso, el cambio técnico fue la adecuación al diseño de trabajo del operador. El cambio social fue el ingeniero desconocido que implementó ese cambio.

En tu caso, el cambio técnico es la implementación de la nueva herramienta de colaboración. Pero, ¿qué ramificaciones sociales tendrá ese cambio? Por ejemplo, ¿cómo cambiará la herramienta la forma en que opera su equipo?

¿Quién implementará el cambio? ¿Reestructurará la cadena de mando? ¿Cambiará los roles del personal? ¿Pondrá en contacto a miembros desconocidos del equipo entre sí?

Lisa Quast, asesora profesional y exejecutiva de Fortune 500, se suma a los aprendizajes experimentales con palabras de su propia experiencia:

“Si las personas en un departamento respetan mucho a su gerente porque el gerente ha ganado confianza durante un período de tiempo, el equipo aceptará más cualquier cambio. Si el gerente es nuevo y aún no se ha ganado la confianza de sus empleados, entonces la desconfianza puede manifestarse en resistencia al cambio”.

"Nuevo" no significa necesariamente "nuevo para la empresa". En el ejemplo del operador/ingeniero, “nuevo” simplemente significaba alguien con quien el operador no estaba acostumbrado a trabajar. Esta confianza y familiaridad con el implementador del cambio es crucial, al igual que otras implicaciones sociales del cambio.

Si es posible, haga que un miembro senior de su empresa inicie la adopción de su nuevo software de colaboración. Y antes de hacerlo, asegúrese de haber pronosticado el impacto de ese cambio.

Haga todo lo posible para minimizar la resistencia manteniendo los equipos intactos y los mismos roles. De lo contrario, podrías terminar con todo un departamento de operadores testarudos que se sabotean a sí mismos.

Expresar claramente el motivo del cambio.

“Si el personal no comprende la necesidad de un cambio, puede esperar resistencia”, dice el experto en gestión del cambio Tobin Rick. “Especialmente de aquellos que creen firmemente que la forma actual de hacer las cosas funciona bien… ¡y lo ha hecho durante veinte años!”

En un estudio conjunto realizado por MIT Sloan Management Review y Capgemini Consulting, el 63 % de los gerentes informaron que el cambio tecnológico tomó demasiado tiempo para implementarse en su negocio, y una de las principales razones fue una comunicación poco clara sobre los beneficios de la nueva herramienta.

Recuerda volver a una de las claves del éxito en la fábrica eléctrica. El ingeniero familiar explicó por qué se debe hacer el cambio antes de pedirle a su operador que lo haga.

El ingeniero desconocido simplemente "gesticuló", sin explicación, que quería que el operador probara una pieza nueva. Y ella se resistió. También lo hará su personal si no tiene una explicación para ellos.

¿Porqué ahora? ¿Cuál es su motivo para adoptar esta nueva herramienta de colaboración empresarial? ¿Qué tiene de malo el método antiguo?

Asegúrese de tener las respuestas preparadas porque sin duda van a preguntar "¿por qué?"

Espere el momento adecuado para presentar el nuevo software de colaboración

El cambio no es fácil, y eso es especialmente cierto cuando ocurre todo a la vez.

Si su organización ha sufrido algunos cambios importantes en un corto período de tiempo, considere esperar antes de implementar la adopción de su nueva herramienta. No hacerlo, según Quast, también puede invitar a la oposición:

“Como dice el viejo dicho, 'El tiempo lo es todo'. Amontonar demasiados cambios en los empleados durante un corto período de tiempo puede causar resistencia”.

Si contrató o despidió a alguien recientemente, o reestructuró roles o procesos en su organización, dé a sus empleados algo de tiempo para adaptarse antes de lanzarles otro cambio.

Conozca los entresijos de la nueva herramienta de colaboración antes que su equipo

Una vez que haya decidido (con la ayuda de su equipo, con suerte) qué software de colaboración va a utilizar, aprenda las funciones más valiosas para su equipo. Desea estar listo para cualquier pregunta que puedan tener en el futuro.

Antes de comenzar a capacitarlos en cada función, pregúnteles cómo les gustaría aprender la nueva herramienta. Es probable que los miembros de su personal expertos en tecnología consideren que un curso intensivo es una pérdida de tiempo, mientras que otros pueden necesitar apoyo adicional.

Mida el nivel de comprensión de su equipo antes de comenzar a capacitarlos para personalizar el proceso de aprendizaje específicamente para cada miembro.

Adopte con éxito su nueva herramienta de colaboración

Antes de implementar cualquier cambio en su organización, asegúrese de haber considerado las implicaciones, tanto técnicas como sociales, para sus empleados y sus funciones. Esto es cierto si está evaluando las herramientas de la página de destino hoy. por ahí en el mercado también.

Para que su equipo trabaje más rápido y más fácilmente en las mismas páginas de destino posteriores al clic, regístrese hoy para una demostración de Instapage Enterprise.