Human Resources Benchmarking: Ein Leitfaden für Anfänger

Im Jahr 2022 ist es kein Geheimnis, dass Daten Macht sind. Die erfolgreichsten HR-Führungskräfte von heute nutzen Daten, um jede Entscheidung zu treffen, die sie treffen, von der Entscheidung, wen sie einstellen und wie viel sie bezahlen, bis hin zu den angebotenen Vorteilen und Vergünstigungen (und vielem mehr).

Leicht verfügbare Daten sind großartig, aber wie steigern Sie ihren Wert, um fundiertere Entscheidungen über die Zukunft Ihrer Belegschaft zu treffen?

Das Geheimnis liegt im Benchmarking, dem Vergleich der Leistungsmetriken und -prozesse Ihres Unternehmens mit den Standards anderer Unternehmen und Branchen.

Wenn Sie ein HR-Experte sind, der daran interessiert ist, Ihr Unternehmen wettbewerbsfähig zu halten, scrollen Sie weiter, um mehr über diese datengestützte Strategie zur Leistungssteigerung und ihre Implementierung zu erfahren.

Was ist Personalbenchmarking?

Personal-Benchmarking ist der Prozess, bei dem die wichtigsten HR-Metriken Ihres Unternehmens mit denen ähnlicher Unternehmen verglichen werden . HR-Benchmarking kann auch den Vergleich Ihrer aktuellen Kennzahlen mit den Ergebnissen der Vorjahre beinhalten.

Warum lohnt sich HR-Benchmarking für Unternehmen?

Grund Nr. 1: Es hilft, organisatorische Probleme zu lokalisieren

Benchmarking liefert Kontext, den HR-Führungskräfte benötigen, um herauszufinden, wo die Leistung ihrer Organisation zu kurz kommt. Wenn Sie beispielsweise die Bindungsrate Ihres Unternehmens mit der eines Mitbewerbers oder einer Branchenbenchmark verglichen und festgestellt haben, dass Ihre Rate viel niedriger war, deutet dies darauf hin, dass wahrscheinlich ein organisatorisches Problem vorliegt, das zu einer überdurchschnittlich hohen freiwilligen Fluktuation führt.

Grund Nr. 2: … und es hilft auch, festzustellen, wo Ihr Unternehmen erfolgreich ist

Andererseits macht es Benchmarking auch einfacher zu erkennen, wo Ihre Organisation Ihre Mitbewerber übertrifft. Wenn Sie mit dem obigen Beispiel fortfahren, stellen Sie möglicherweise fest, dass Ihre Bindungsrate tatsächlich viel höher ist als der Branchendurchschnitt. Das ist bereits ein Gewinn, aber dann könnten Sie weiter darauf eingehen, was innerhalb Ihrer HR-Strategie zu dieser hohen Bindungsrate beiträgt, damit Sie verstehen, was Ihren Arbeitsplatz zu einem günstigen Arbeitsplatz für Mitarbeiter macht.

Grund Nr. 3: Schließlich verbessert es die datengesteuerte Entscheidungsfindung für HR-Teams

Letztendlich besteht die Motivation hinter der Analyse von HR-Benchmarking-Daten darin, zu verstehen, wie Sie Ihr Unternehmen in die richtige Richtung bewegen können. Unabhängig davon, ob Sie einen Branchenstandard, die HR-Metriken eines Mitbewerbers oder Ihre eigene vergangene Leistung als Referenzrahmen verwenden, der Effekt ist immer noch derselbe: eine fundiertere Entscheidungsfindung, wenn es um die HR-Strategie Ihres Unternehmens geht.

Der HR-Benchmarking-Prozess in 6 Schritten

Obwohl Sie fast jeden Aspekt des Personalwesens bewerten können, ist es am besten, einen Bereich auszuwählen, auf den Sie sich bei Ihren Benchmarking-Bemühungen konzentrieren können. Sie können beispielsweise alles von der Zusammensetzung Ihrer Belegschaft und Ihrer Organisationsstruktur bis hin zum Budget Ihrer Personalabteilung bewerten, aber wenn Sie das alles auf einmal versuchen würden, wäre es eine Herausforderung, mit einer klaren Vision aus dem Benchmarking-Prozess hervorzugehen was zu verbessern ist und wie.

Wie im obigen Schritt erwähnt, sollten Sie die Metriken definieren, die Sie als Vergleichspunkte in Ihrem Benchmarking-Prozess verwenden werden. Wenn Sie beispielsweise festgestellt haben, dass das Mitarbeiterengagement im Mittelpunkt Ihrer Benchmarking-Bemühungen stehen soll, sollten Sie die folgenden HR-Metriken für das Benchmarking sammeln:

• Employee Net Promoter Score (eNPS): Eine Methode zur Messung der Bereitschaft Ihrer Mitarbeiter, ihren Arbeitsplatz ihrer Familie oder ihren Freunden zu empfehlen.
• Bindungsrate: Die Anzahl der Mitarbeiter, die für einen bestimmten Zeitraum in Ihrem Unternehmen bleiben, im Vergleich zur Gesamtzahl der Mitarbeiter in diesem Zeitraum.
• Interne Beförderungsrate: Das Maß, bei dem offene Stellen in Ihrer Organisation durch interne Neueinstellungen besetzt werden.
• Freiwillige Fluktuationsrate: Die Rate, mit der Mitarbeiter Ihr Unternehmen innerhalb eines bestimmten Zeitraums freiwillig verlassen.

Wenn Sie regelmäßiges Benchmarking als Strategie zur Verbesserung der Unternehmensleistung planen, kann es sich lohnen, in HR-Analysesoftware zu investieren. HR-Analysetools liefern Ihnen nicht nur Daten und Einblicke in Ihre Belegschaft, sondern helfen Ihnen auch bei der Entwicklung und Umsetzung von HR-Initiativen, die der Zukunft Ihres Unternehmens zugute kommen.

Nun zu einem der herausforderndsten Teile des Benchmarking-Prozesses: dem Sammeln externer Benchmarking-Daten – oder alternativ interner Daten aus früheren Jahren.

Wenn Sie vorhaben, externe Daten von anderen Unternehmen zu verwenden : Stellen Sie sicher, dass Sie sich Unternehmen in der gleichen Branche, von ähnlicher Größe und, wenn möglich, in der gleichen geografischen Region ansehen. Beachten Sie auch, dass das Erfassen der Daten eines Konkurrenten keine leichte Aufgabe ist. Die meisten Personalinformationen werden als vertraulich betrachtet. Wenn Sie sich also für diesen Weg entscheiden, haben Sie nur begrenzte Möglichkeiten.

Eine Möglichkeit besteht darin, öffentlich zugängliche Daten wie Informationen zu Leistungen und Vergütungen auf Stellenausschreibungen und Arbeitgeberbewertungsseiten (wie Glassdoor) zu verwenden, aber mit dieser Strategie laufen Sie Gefahr, alte oder ungenaue Daten zu verwenden. Wenn Sie Kontakte zu ähnlichen Unternehmen haben, wäre ein besserer Ansatz, Interviews zu vereinbaren oder einen formellen Fragebogen zu versenden, um die benötigten Informationen zu erhalten, aber stellen Sie sicher, dass Sie die Motivation hinter Ihrer Recherche offenlegen.

Wenn Sie historische interne Daten zum Vergleich verwenden möchten, können Sie Ihr HR-Softwaresystem verwenden, um auf Informationen aus früheren Jahren zuzugreifen. Wenn Sie im Laufe der Jahre keine Informationen gesammelt haben, sollten Sie die Einführung eines Datenverwaltungssystems in Betracht ziehen, sei es ein Personalverwaltungssystem (HRMS) oder ein anderes Tool.

Beispielsweise stellt Gartner Kunden mehrere Berichte aus dem letzten Jahr zur Verfügung:

• Benchmarks für HR-Budget und -Effizienz
• Benchmarks zur Mitarbeiterflexibilität nach Funktion und Ebene
• Benchmarks für die Rollen und Verantwortlichkeiten von Regional- und/oder Geschäftsbereichsleitern der Personalabteilung

Sobald Sie alle für das Benchmarking erforderlichen Daten haben (sowohl die Ihrer Organisation als auch die externen oder historischen Informationen), ist es an der Zeit, die Metriken zu vergleichen. Erstellen Sie dazu eine Tabelle oder einen Bericht mit den beiden Sätzen von Metriken nebeneinander und identifizieren Sie dann, wo die Daten übereinstimmen und wo es signifikante Abweichungen gibt.

Abweichungen zwischen Ihren Daten und den Vergleichsdaten sollten nicht als „gut“ oder „schlecht“ für bare Münze genommen werden. Tatsächlich ist mit Abweichungen zu rechnen, da jedes Unternehmen anders arbeitet – je größer die Abweichung, desto größer der Bedarf an weiteren Analysen.

Wenn Ihre Kosten pro Einstellung beispielsweise viel höher sind als die der Vergleichsdaten, könnte dies daran liegen, dass Sie an einem wettbewerbsfähigen Standort rekrutieren, an dem es mehr Zeit und Geld kostet, eine Stelle zu besetzen. Aber das ist nicht unbedingt ein hoffnungsloser Fall: Sie könnten Ihren Rekrutierungspool erweitern, um Remote-Mitarbeiter an anderen geografischen Standorten einzubeziehen, was hoffentlich dazu beiträgt, qualifiziertere Kandidaten früher in den Prozess einzubeziehen.

Ihre Analyse der Benchmarking-Daten sollte ans Licht bringen, welche Bereiche Ihrer Personalstrategie verbessert werden können. Als nächstes ist es an der Zeit, Stift zu Papier zu bringen und zu überlegen, wie Sie das tun können. Der von Ihnen erstellte Plan sollte sich direkt mit den Faktoren befassen, die Ihrer Meinung nach die Gründe für Leistungslücken sind.

Wenn Ihr eNPS beispielsweise schlecht ist, wenn Sie ihn den Vergleichsdaten gegenüberstellen, sollte der erste Schritt Ihres Aktionsplans darin bestehen, von Ihren Mitarbeitern Feedback zur Mitarbeitererfahrung in Ihrem Unternehmen zu sammeln.

Natürlich müssen Sie jedes Mal, wenn Sie einen Verbesserungsplan starten, die Ergebnisse messen, um genau beurteilen zu können, ob er erfolgreich war oder nicht. Glücklicherweise wissen Sie bereits, auf welche Metriken Sie sich einstellen sollten, denn es sind dieselben, die den Fokus auf Ihren Verbesserungsplan inspiriert haben.

Capterra Tools & Tipps

Wenn Sie vorhaben, Benchmarking zu einem regelmäßigen Bestandteil Ihrer Strategie zur Verbesserung der Unternehmensleistung zu machen, stellen Sie sicher, dass Sie die folgenden Ressourcen mit einem Lesezeichen versehen.

• 8 HR-Benchmarks, die Sie verfolgen sollten, und wie man sie berechnet: Ein Überblick über acht verschiedene HR-Metriken, die Sie vergleichen können, und warum sie nützlich sind.
• Die Capterra Shortlist 2022 für Human Resources Software: Das richtige HR-Software-Tool bedeutet weniger Zeit für das Knacken von Zahlen und mehr Zeit dafür, sie zu verstehen. Beginnen Sie Ihre Suche mit einer Liste von über 20+ bestbewerteten HR-Softwaresystemen.

Investieren Sie in eine Plattform, die der kontinuierlichen Verbesserung Priorität einräumt

Derzeit befinden wir uns mitten in einem weit verbreiteten Talentmangel, der über 75 % der CEOs dazu veranlasst hat, ihre Talentstrategie zu ändern, um die Hauptursachen für Talentrisiken anzugehen (vollständiger Inhalt für Gartner-Kunden verfügbar).

Als Personalleiter sind Sie dafür verantwortlich, die Mitarbeiter von heute zu unterstützen und für die Mitarbeiter von morgen zu planen. Lassen Sie Ihr Unternehmen nicht durch Untätigkeit ins Hintertreffen geraten. Die Einführung eines regelmäßigen Benchmarking-Prozesses hilft Ihnen, fundiertere Entscheidungen über Ihre Talentstrategie zu treffen. Und glücklicherweise ist die heutige große Auswahl an HR-Softwaretools hier, um die Arbeit zu erleichtern. Und noch besser: Viele davon sind kostenlos .

Egal, ob Sie eine Datenverwaltungslösung benötigen, die Mitarbeiterdaten speichert und auswertet, oder ob Sie nach einer fortschrittlichen HR-Analyseplattform suchen, die Erkenntnisse in Verbesserungspläne umwandelt, es gibt ein Tool, das Ihren Anforderungen und Ihrem Budget entspricht.