Was sind die Vor- und Nachteile eines cloudbasierten Telefonsystems?

Alle Unternehmen benötigen ein effektives und zuverlässiges Kommunikationssystem. Für die meisten Unternehmen bedeutet dies heute eine cloudbasierte Telefonanlage, die über das Internet funktioniert.

Die Flexibilität und Skalierbarkeit cloudbasierter Telefonsysteme machen sie zu einer attraktiven Wahl für Unternehmen jeder Größe, von kleinen Unternehmen, die unterwegs sind, bis hin zu Unternehmen, die Callcenter betreiben.

Aber ist es die beste Wahl für Ihr Unternehmen?

In diesem Beitrag werfen wir einen genaueren Blick auf die Vor- und Nachteile cloudbasierter Telefone, damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen können.

Wenn Sie jedoch unter Zeitdruck stehen, finden Sie hier alle Informationen auf einen Blick:

Was ist ein cloudbasiertes Telefonsystem?

Ein Cloud-basiertes Telefonsystem nutzt die VoIP -Technologie (Voice over Internet Protocol), um Telefongespräche zu verbinden.

Im Gegensatz zu herkömmlichen Technologien wie Festnetztelefonen benötigen VoIP-Telefone keine spezielle Hardware oder Infrastruktur. Im Gegensatz zu herkömmlichen Festnetzanschlüssen sind Sie beim Tätigen und Empfangen von Anrufen nicht auf Kupferdrahtnetze angewiesen. Sie benötigen lediglich eine Hochgeschwindigkeits-Internetverbindung, um VoIP-Anrufe zu tätigen.

Dies erleichtert Unternehmen den Einstieg in die Nutzung cloudbasierter Telefonsysteme und profitiert von Vorteilen wie niedrigeren monatlichen Betriebskosten, besserer Mobilität für Remote-Arbeit und kaum Wartungsaufwand.

Lassen Sie uns im nächsten Abschnitt näher auf die Vorteile der Verwendung eines cloudbasierten Telefonsystems eingehen.

Vorteile eines cloudbasierten Telefonsystems

Cloud-Technologie wird zunehmend zur Norm, was Unternehmen viele Vorteile bietet. Von Flexibilität bis hin zu Vorteilen bei der Fernarbeit – diese Systeme verändern die Art und Weise, wie Mitarbeiter sich vernetzen, zusammenarbeiten und kommunizieren.

Werfen wir einen Blick auf die Vorteile, die cloudbasierte Telefonsysteme zu einer klugen Wahl für wachsende Unternehmen machen.

Geringere Kosten

Cloudbasierte Telefonsysteme sind im Vergleich zu herkömmlichen Telefonsystemen kostengünstiger.

Im Durchschnitt kostet ein Festnetztelefonsystem Unternehmen jeden Monat 50 US-Dollar pro Anschluss für Orts- oder Inlandsgespräche. Im Gegensatz dazu beginnen VoIP-Pläne bei weniger als 20 US-Dollar pro Anschluss und Monat mit internationalen Anrufen, Videokonferenzen und vielen anderen Funktionen.

Cloud-Telefonsysteme sind eine effektive Möglichkeit, die Kommunikationskosten zu senken. Sie benötigen lediglich eine stabile Internetverbindung und Software, die VoIP-Funktionen ermöglicht.

Dies bedeutet, dass Sie herkömmliche Telefonkosten reduzieren können, die Ihnen sonst entstanden wären, wie zum Beispiel:

• Einrichtungskosten und Vorabinvestitionen für die lokale Private Branch Exchange ( PBX )
• Wiederkehrende Wartungskosten
• Add-ons für Funktionen wie automatische Telefonzentralen, Voicemail-Transkription, Anrufwarteschlange usw.

Mit VoIP erhalten Sie kostenlose Ortsnummern, gebührenfreie Nummern und kostengünstige Auslandsgespräche. Ein herkömmlicher Festnetzanschluss kann Ihnen nie das gleiche Preis-Leistungs-Verhältnis bieten.

Höhere Zuverlässigkeit und Leistung

Ein cloudbasiertes Telefonsystem ist ein hervorragendes Sicherheitsnetz für Ihren Geschäftskontinuitätsplan – insbesondere, wenn etwas Unerwartetes, wie eine Naturkatastrophe oder ein Cyberangriff, den regulären Betrieb stört.

Bei einem herkömmlichen Telefonsystem an einem Standort kann es zu Ausfallzeiten und Risiken für Ihr Unternehmen kommen. Im Gegensatz dazu wird ein cloudbasiertes Telefonsystem von entfernten Rechenzentren aus mit integrierten Backup- und Redundanzplänen betrieben. Wenn in einem Rechenzentrum ein Problem auftritt, übernehmen andere nahtlos.

Dies trägt dazu bei, dass Ihr Unternehmen reibungslos läuft und Ihre Kunden nicht beeinträchtigt werden. Auch ihre Informationen bleiben sicher und stehen Ihrem Team jederzeit zur Verfügung, sodass die Konnektivität nicht verloren geht.

Cloud-Telefonsysteme können somit zuverlässige Backups und konsistente Leistung bieten und helfen Ihrem Unternehmen, auch bei unvorhergesehenen Herausforderungen am Laufen zu bleiben.

Es ist auch eine zuverlässigere Wahl für den täglichen Geschäftsbetrieb. Es ist weniger anfällig für Störungen, da es weniger kritische Punkte gibt, die sich bei einem Ausfall auf den Dienst auswirken würden. Diese Zuverlässigkeit macht es zu einer soliden Wahl für einen unterbrechungsfreien Betrieb wie gewohnt.

Schnellere Implementierung und Einrichtung

Ihr Telefonsystem sollte dem Wachstum Ihres Unternehmens nicht im Wege stehen.

Bei einem herkömmlichen Telefonsystem kann die Skalierung zeitaufwändig und teuer sein. Um jedem neuen Mitarbeiter seine Telefonnummer zu geben, müssten Sie neue Telefonleitungen und Ports hinzufügen, was Wochen dauern kann. Das ist ein großer Produktivitätsverlust.

Mit einer cloudbasierten Telefonanlage können Sie Ihr Geschäft jederzeit erweitern. Es lässt sich skalieren, um den wachsenden Anforderungen Ihres Teams gerecht zu werden und sorgt gleichzeitig für einen reibungslosen Ablauf Ihrer gesamten Geschäftskommunikation.

Profi-Tipp: Wenn Sie die Zusammenarbeit und Produktivität Ihrer Mitarbeiter deutlich steigern möchten, versuchen Sie, Ihre herkömmlichen Telefonsysteme durch einen virtuellen Telefondienst zu ersetzen!

Siehe auch: Die Vor- und Nachteile der Cloud-Kommunikation verstehen

Weniger Wartung

Wartung ist ein unnötiger Mehraufwand, der sich negativ auf die Mitarbeitererfahrung auswirken kann. Und der Aufwand und die Investitionen für die Wartung können sich schnell summieren.

Ältere Telefonsysteme erfordern mindestens eine oder mehrere Personen, die sich um die Wartung des Systems kümmern. Die meisten Unternehmen überlasten entweder ihre bereits überlasteten IT-Teams oder geben mehr Geld aus, um externe Auftragnehmer einzustellen.

Darüber hinaus berücksichtigen Unternehmen nicht den Zeit- und Arbeitsaufwand, der für die Behebung von Störungen und die Durchführung von Reparaturen aufgewendet wird. Dies wirkt sich nicht nur auf die Produktivität und Arbeitsmoral der Mitarbeiter aus, sondern verlangsamt auch das Unternehmenswachstum.

Stattdessen bei Verwendung einer Cloud-PBX System kümmert sich Ihr VoIP-Anbieter fachmännisch um all diese Probleme. Sie verwalten das Telefonsystem vollständig extern in der Cloud und stellen einen unterbrechungsfreien Service mit Priorität sicher.

Darüber hinaus bieten sie strenge Service-Level-Agreements (SLAs) und einen Kundendienst rund um die Uhr, um die Problemlösung zu beschleunigen. Und das alles, ohne die Aufgaben Ihres Teams oder die Qualität der Geschäftskommunikation, die Ihre Kunden erwarten, zu beeinträchtigen.

Zugriff auf robuste Anruffunktionen

Cloudbasierte Telefonsysteme bieten hochmoderne VoIP-Funktionen , die die Geschäftskommunikation verbessern. Zu den beliebten Funktionen, die Geschäftsinhaber als wertvoll erachten, gehören:

Offensichtlich verfügen Cloud-basierte Telefonsysteme über erweiterte Funktionen, die Ihre Geschäftskommunikation verbessern können. Darüber hinaus hilft der Zugriff auf Funktionen Ihrem Team, besser mit Kunden zu kommunizieren und so die Qualität des Kundenservice kontinuierlich zu verbessern.

Besonders wenn Sie ein Callcenter betreiben, helfen Ihnen cloudbasierte Telefonsysteme dabei, dieses sicher zu betreiben. Sie können Ihr Telefonsystem auch mit Tools von Drittanbietern wie CRM- oder Buchhaltungssoftware integrieren und so ein zentrales Repository für Ihr Team aufbauen.

Der beste Teil? Ein großartiger Dienstanbieter ermöglicht Ihnen das Hinzufügen neuer Funktionen ohne Hardware-Updates, komplizierte Anfragen oder verwirrenden Fachjargon. Sie können Ihr Cloud-Telefonsystem nach Bedarf anpassen, um es an Ihre sich ändernden Geschäftsanforderungen anzupassen.

Verbessertes Kundenerlebnis

Heutzutage sind Kunden nicht mehr preissensibel. Tatsächlich macht es ihnen nichts aus, für ein hervorragendes Kundenerlebnis einen Aufpreis zu zahlen. Darüber hinaus ist es wahrscheinlicher, dass sie in Zukunft Produkte und Dienstleistungen von diesen Unternehmen beziehen.

Aktuelle Kundendienststatistiken bestätigen dies:

• 42 % der Verbraucher würden mehr für einen freundlichen, einladenden Kundenservice bezahlen.
• 91 % der Kunden sind nach einem großartigen Kundenservice eher bereit, einen weiteren Kauf zu tätigen.
• 68 % der Kunden gaben an, dass ein positives Kundenerlebnis ihre Markentreue deutlich verbessert habe.

Cloudbasierte Telefonsysteme bieten Unternehmen mehr Flexibilität, Skalierbarkeit und Zugänglichkeit, um ein positives Kundenerlebnis zu gewährleisten.

Dank der effizienten Verwaltung des Anrufvolumens, bei der Anrufe an das nächste verfügbare Mitglied des Supportteams weitergeleitet werden, müssen Kunden nie warten. Kundeninformationen, die Servicemitarbeitern jederzeit zur Verfügung stehen, führen zu einer persönlicheren Interaktion und beeindrucken die Kunden.

Darüber hinaus ermöglichen Cloud-basierte Telefonanbieter den Servicemitarbeitern auch, von überall aus zu arbeiten und unterbrechungsfreien Support schnell und effizient bereitzustellen. Denn sachkundige und zufriedene Kundendienstmitarbeiter bedeuten oft auch zufriedene Kunden!

Geschwindigkeit, Qualität und die Wahrnehmung der Modernität des Kundenservice können gefährdet sein, wenn große Unternehmen weiterhin traditionelle Festnetzanschlüsse nutzen.

Unterstützt problemlos Remote- und Hybridarbeit

Das hybride Arbeitsmodell – ein paar Tage im Büro und ein paar Tage von zu Hause aus arbeiten – ist mittlerweile die neue Normalität.

Für Unternehmen, die noch immer herkömmliche Telefonsysteme nutzen, ist dies ein doppeltes Problem. Erstens müssen sie die bestehende Infrastruktur im Büro aufrechterhalten. Zweitens müssen sie Zeit und Ressourcen aufwenden, um ihre Remote-Mitarbeiter zu stärken.

Dazu gehört, den Mitarbeitern die richtigen Tools und alle Kundeninformationen zur Verfügung zu stellen, die sie benötigen, um ihre Arbeit effizient zu erledigen.

Cloudbasierte Telefone sind für diesen Anwendungsfall perfekt. Remote-Arbeitsfunktionen sind ohne komplizierte Einrichtung sofort verfügbar. Ihr Team kann VoIP-Tischtelefone im Büro und eine Geschäftstelefon-App nutzen, wenn es von zu Hause aus arbeitet. Es ist das Beste aus beiden Welten!

Unabhängig vom Arbeitsort kann jeder in Ihrem Team:

• Behalten Sie die gleiche Telefonnummer und bleiben Sie für Kunden und Kollegen erreichbar
• Tätigen und empfangen Sie Anrufe mit einer VoIP-Softphone-App
• Nutzen Sie erweiterte Funktionen wie Anrufweiterleitung, virtuelle Voicemail und Anrufaufzeichnung
• Kommunizieren Sie klar und deutlich mit deutlich besserer Anrufqualität dank HD Voice

Unified Communications

Cloudbasierte Telefonsysteme erleichtern die Zentralisierung Ihrer gesamten Geschäftskommunikation auf einer einzigen Plattform , ohne die bestehende Infrastruktur oder Telearbeitstechnologie zu ändern.

Diese als Unified Communications as a Service ( UCaaS ) bezeichnete Lösung umfasst Telefonanrufe, Videokonferenzen, Instant Messaging, Telefonkonferenzen und Dateifreigabe.

UCaaS verbessert die Produktivität und Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern vor Ort und Remote-Teams. Jeder hat Zugriff auf die relevanten Kommunikationstools, die er für seinen Alltag benötigt.

Cloud-Telefondienste beschleunigen das Onboarding von Mitarbeitern und vereinfachen virtuelle Besprechungen. Es beseitigt die Barrieren und Silos, die mit älteren Kommunikationssystemen wie herkömmlichen Telefonen verbunden sind, denen häufig diese erweiterten Funktionen fehlen.

Nachteile von Cloud-basierten Telefonsystemen

Obwohl Cloud-basierte Telefonsysteme mehrere Nachteile haben, ist keine Technologie fehlerfrei. Es gibt inhärente Herausforderungen, die für Ihr Unternehmen von besonderem Interesse sein könnten und Cloud-basierte Telefonsysteme als Option weniger attraktiv machen.

Hier sind die potenziellen Nachteile, die mit dem Betrieb Ihres geschäftlichen Telefonsystems vollständig über das Internet einhergehen.

Die Preise können sich summieren

Heutzutage berechnen cloudbasierte Telefonsysteme oft eine monatliche Gebühr pro Benutzer. Mit der Zeit können sich diese Kosten summieren.

Es kann sein, dass Ihnen Zusatzfunktionen in Rechnung gestellt werden, die Sie gar nicht nutzen möchten, oder dass Ihnen für andere Funktionen, die Sie häufig nutzen, Pauschalpreise anfallen. Für kleine Unternehmen können die Abonnementpreise im Vergleich zur einfachen Nutzung bestehender herkömmlicher Telefonleitungen hoch sein.

Die meisten cloudbasierten Telefonsysteme verfügen heutzutage jedoch über integrierte Tools für die Zusammenarbeit. Dadurch entfällt die Notwendigkeit kostspieliger Kollaborationstools wie Zoom, Slack oder separater Konferenzbrücken .

Darüber hinaus sparen Sie Zeit und Geld für den IT-Support, die Behebung von Systemproblemen und die Gewährleistung von Sicherheit und Compliance, um nur einige zu nennen.

All diese Vorteile können die monatlichen Kosten cloudbasierter Telefonsysteme ausgleichen, sodass sie kostengünstiger sind als scheinbar billige herkömmliche Telefone.

Wenn Sie noch unsicher sind, wie viel die cloudbasierte Telefonanlage von Nextiva Ihr Unternehmen kosten wird, können Sie ein unverbindliches Preisangebot anfordern .

Sie benötigen schnelle Netzwerkgeräte

Cloudbasierte Telefonsysteme benötigen Hochgeschwindigkeits-Breitband-Internetverbindungen.

Cloudbasierte Telefonsysteme nutzen WLAN, um zu funktionieren, aber WLAN funktioniert durch Wände hindurch nicht gut. Wenn Ihr Büro kein WLAN-Standort-Audit durchgeführt hat, kann es zu Funklöchern kommen.

Es gibt jedoch einfache Lösungen und erschwingliche Lösungen für dieses Problem. Möglicherweise müssen Sie Quality of Service ( QoS ) für Ihr Netzwerk einrichten, um Jitter zu verhindern.

Erwägen Sie für größere Büros die Hinzufügung eines Mesh-WLAN-Netzwerks für maximale Geschwindigkeit und Abdeckung.

Funktioniert nicht ohne stabile Internetverbindung

Eine Sache kann über alle Vorteile der Verlagerung Ihres Telefonsystems in die Cloud entscheiden: Ihre Internetverbindung!

Wenn Ihre Internetverbindung ausfällt, funktioniert Ihr cloudbasiertes Telefonsystem möglicherweise nicht mehr. Und doch ist eine zuverlässige Internetverbindung die einzige Systemvoraussetzung für cloudbasierte Telefonanlagen.

Aber heute gibt es überall stabiles Internet! Fast jedes Café bietet ausreichend starkes WLAN für Videoanrufe und Streaming.

Im letzten Jahrzehnt ist die Internetgeschwindigkeit gestiegen und damit auch die Zuverlässigkeit. Geschwindigkeiten von über 100 Mbit/s zu Hause oder am Arbeitsplatz sind keine Seltenheit. Diese Bandbreite könnte mehr als 1.000 VoIP-Anrufe gleichzeitig unterstützen!

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie zuverlässig Ihre Internetverbindung ist, können Sie mit unserem kostenlosen VoIP-Kapazitätstest prüfen, ob Ihr Netzwerk für VoIP bereit ist.

Und wenn Ihr ISP ausfällt, können Sie und Ihr Team Anrufe automatisch auf Ihren Mobiltelefonen entgegennehmen oder zur Nachverfolgung an eine Voicemail-Box weitergeleitet werden. Bei Cloud-basiertem VoIP gibt es grundsätzlich nie ein „Besetztzeichen“.

Wenn Sie keine andere Internetverbindung zur Verfügung haben, rufen Sie unser Support-Team an und wir können uns um diese dringenden Anfragen kümmern.

Weiterführende Literatur: Was ist geschäftliche Anrufweiterleitung und wie richtet man sie ein?

Für Notrufe sind die Standortinformationen begrenzt

Für die meisten Menschen stellt dies kein Problem dar, aber mit internetbasierten Telefonanrufen bei 911 sind nicht unbedingt genaue Standortdaten verbunden.

Wenn internetbasierte Anrufe an eine Notrufzentrale (sogenannter PSAP) weitergeleitet werden, kennen die Betreiber möglicherweise weder Ihren Standort noch Ihre Telefonnummer . Standardmäßig gehen Anrufe basierend auf der Adresse des Kontoinhabers bei der nächstgelegenen PSAP ein.

Um dieses Problem zu umgehen, aktualisieren Sie die feste Adresse, die jeder geschäftlichen Telefonleitung in Ihrem Cloud-Telefonsystem zugewiesen ist. Diese Einstellung wird als Enhanced 911 bezeichnet und ist etwas, mit dem Sie sich vertraut machen sollten. Wenn Mitarbeiter von zu Hause oder außerhalb des Büros arbeiten, sollten Sie es zeitnah aktualisieren.

Wir empfehlen die Verwendung von Smartphones für internetbasierte Anrufe, da GPS-Daten und Mobilfunktriangulation Standortdaten sofort an nahegelegene Notrufabfragestellen weiterleiten.

Eingeschränkte Kompatibilität mit analogen Geräten

Wenn Sie traditionelle Telefongeräte wie Faxgeräte lieben, werden Sie von Cloud-Telefonsystemen nicht wirklich begeistert sein. In den 90er-Jahren erlebte dieses Gerät seine Blütezeit, doch seine Zeit ist heute begrenzt.

Wenn Sie eine PSTN-Konnektivität zwischen Ihren Sicherheitssystemen oder Toren benötigen, wird es schwierig. Dann müssen Sie möglicherweise einen analogen Telefonadapter oder kurz „ATA“ verwenden. Auf der anderen Seite ist die Mobilfunkkonnektivität für diese Dienste auch weit verbreitet und zuverlässig.

Tipps zum Verschieben Ihres Telefondienstes in die Cloud

Wir haben eine ganze Reihe von Erfolgen erlebt, wenn Unternehmen auf die Cloud umsteigen . Es kann ein wenig einschüchternd sein, aber mit ein wenig Planung werden Sie sehr erfolgreich sein.

Die Verlagerung Ihres Bürotelefonsystems in die Cloud bringt Ihnen Vorteile, die ein herkömmlicher Festnetzanschluss niemals bieten kann. Die Vorteile überwiegen einfach die Nachteile.

Hier sind einige Maßnahmen, damit Ihre Migration in die Cloud reibungslos verläuft.

• Planen Sie vorausschauend – Prognostizieren Sie das Wachstum Ihres Unternehmens, die Netzwerkanforderungen, die ISP-Bandbreite und den Team-Workflow.
• Nutzen Sie leistungsstarke VoIP-Funktionen – Um Ihr Cloud-basiertes Telefonsystem optimal zu nutzen, bewerten Sie die Anwendungsfälle Ihres Teams und die integrierten Funktionen, die es am meisten benötigt, gründlich.
• Befolgen Sie die Empfehlungen Ihres VoIP-Anbieters – Stellen Sie beim Umstieg auf ein cloudbasiertes Telefonsystem viele Fragen. Ein seriöser Dienstleister nimmt sich die Zeit, Ihre Fragen zu beantworten und Ihnen bei der reibungslosen Migration zu helfen.

Bei der Wahl Ihres Unternehmenskommunikationssystems steht viel auf dem Spiel. Cloudbasierte Telefonsysteme bieten die richtige Flexibilität, Skalierbarkeit und Funktionen, die Sie für ein wachsendes Unternehmen benötigen.

Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie auf Ihrem Weg zu cloudbasierten Telefonsystemen den richtigen Partner wählen. Es sorgt für einen reibungslosen Übergang in die Cloud, optimierte Leistung und ein positiveres Erlebnis für Ihre Kunden und Mitarbeiter.