Erstellen Sie ein Kundenaufnahmeformular für einen reibungslosen Onboarding-Erfolg

Kundenaufnahmeformulare sind unschätzbare Hilfsmittel zur Validierung potenzieller Kunden und zum Onboarding von Kunden. Wenn es sich bei Ihrer Digitalagentur um ein Startup handelt, verbringen Sie vielleicht noch nicht allzu viel Zeit mit der Validierung und dem Onboarding, aber wenn Ihre Agentur wächst, wird der Wert eines reibungslosen Kundenaufnahmeprozesses schnell deutlich.

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Bei einem Kundenaufnahmeformular kann es passieren, dass Sie wichtige Fragen vergessen, Informationen unter einem digitalen Stapel von E-Mails und anderen Mitteilungen verloren gehen und ein umständlicher Onboarding-Prozess für Sie und Ihre Kunden entsteht. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ein einwandfreies Kundenaufnahmeformular erstellen, das Ihren Onboarding-Prozess reibungslos wie Butter gestaltet.

Was ist ein Kundenaufnahmeformular?

Bei Kundenaufnahmeformularen handelt es sich um Fragebögen, die dazu dienen, alle wesentlichen Informationen zu sammeln, die Ihre Digitalagentur benötigt. Diese Formulare bestimmen, ob ein Kunde gut zu Ihrem Service passt, und dienen dazu, seine Bedürfnisse zu Beginn Ihrer Beziehung besser zu verstehen.

Im einfachsten Sinne ist ein Kundenaufnahmeformular ein Onboarding-Dokument. Heutzutage handelt es sich in der Regel um ein digitales Dokument wie ein PDF, das von Kunden ausgefüllt werden kann, oder um ein interaktives digitales Formular, das es Kunden ermöglicht, ihre Antworten einzugeben, auf „Weiter“ zu klicken und ihre Daten automatisch zu speichern, sodass Sie beide jederzeit problemlos darauf zugreifen können . Wenn Sie andere Interessengruppen haben, beispielsweise eine White-Label-Agentur für digitales Marketing, mit der Sie zusammenarbeiten, sollten diese ebenfalls problemlos auf das Formular zugreifen können.

Wie sehen die meisten Kundenaufnahmeformulare aus?

Welches Format Ihr Kundenaufnahmeformular auch immer hat, der Hauptzweck besteht darin, wichtige Informationen für Kunden zu sammeln, um den Onboarding-Prozess reibungslos und nahtlos zu gestalten. Die Einzelheiten Ihrer Kundenaufnahmeformulare hängen größtenteils davon ab, welche Dienstleistungen Ihre Digitalagentur anbietet. Im Allgemeinen werden jedoch die Kontaktdaten des Kunden erfasst, der aufgenommen werden soll, sowie spezifische Anforderungen für das gewünschte Projekt oder die gewünschte Dienstleistung.

Da Sie kein einheitliches Formular verwenden müssen, besteht das Schöne an der Erstellung eines Kundenaufnahmeformulars für Ihre Digitalagentur darin, dass Sie es so anpassen können, dass es alle Informationen enthält, die Ihnen helfen, die Bedürfnisse und Erwartungen Ihrer Kunden am besten zu verstehen. Auf diese Weise können Sie Ihre berufliche Partnerschaft auf Augenhöhe und ohne Missverständnisse beginnen. Das Ergebnis? Ein reibungsloser Aufnahmeprozess, sodass Sie sich auf die Erbringung von Dienstleistungen und die Steigerung des Umsatzes Ihrer Agentur konzentrieren können.

Sobald Sie das ausgefüllte Formular haben, können Sie es an einem leicht zugänglichen Ort wie Ihrem CRM speichern. Hier finden Sie eine Übersicht darüber, wie unsere funktioniert:

Wesentliche Bestandteile eines Kundenaufnahmeformulars

Ein gut aufgebautes Kundenaufnahmeformular vermittelt Ihnen, Ihrem Team und Ihren Mitarbeitern das Verständnis, das Sie benötigen, um Ihren neuen Kunden maßgeschneiderte Lösungen anzubieten. Stellen Sie sicher, dass Ihr Einnahmeformular diese wesentlichen Bestandteile enthält.

Persönliche Angaben

Wenn Sie einen neuen Kunden gewinnen, möchten Sie wissen, mit wem Sie es zu tun haben, wie Sie ihn ansprechen, wo er sich befindet und welche anderen identifizierenden Informationen Sie haben. Das Sammeln dieser persönlichen Daten ist der erste Schritt beim Aufbau eines Kundenprofils. Zu diesen Feldern gehören:

• Name
• Adresse oder Geschäftsstandort
• Kontaktdetails
• Kontaktpräferenz, z. B. Telefon, E-Mail, SMS oder Sofortnachricht

Hintergrundinformation

Beim Start eines neuen Projekts ist es immer hilfreich, die Geschichte des Kunden und seine Herkunft zu verstehen. Fügen Sie einige Felder hinzu, um Informationen über ihre Herausforderungen, vergangene digitale Marketingbemühungen und aktuelle Schwachstellen zu sammeln:

• Unternehmensgeschichte: Dinge wie Jahre im Geschäft, wichtigste verkaufte Produkte oder Dienstleistungen usw.
• Vorherige Marketingerfahrung: Finden Sie heraus, ob der Kunde in der Vergangenheit für digitale Marketingdienstleistungen bezahlt hat oder ob er aus dem Heimwerkerbereich kommt. Wenn sie für digitale Dienste bezahlt haben, informieren Sie sich über die Erfahrung.
• Aktuelle Herausforderungen: Womit haben sie in ihrem Geschäftsalltag aus Sicht des digitalen Marketings zu kämpfen?

Projekt Details

Definieren Sie den Umfang und die Ziele des Projekts, indem Sie Ihren Kunden Informationen zu diesen Bereichen bereitstellen lassen:

• Ziele: Lassen Sie Ihren Interessenten oder Neukunden klar darlegen, was er durch die Zusammenarbeit mit Ihnen erreichen möchte. Wenn sie beispielsweise eine neue Website erstellen möchten, bitten Sie sie, Einzelheiten darüber anzugeben, welche Funktionen die Website enthalten muss.
• Zeitplan: Wie sieht der Zeitplan des Kunden für das Projekt aus? Denken Sie daran, dass Sie sich nicht auf diesen Zeitplan festlegen müssen. Der Zweck des Kundenaufnahmeformulars besteht darin, seine Informationen und Ansichten zu sammeln, die Sie als Ausgangspunkt für spätere Gespräche nutzen können.

Budget und Ressourcen

Die finanziellen Zwänge und verfügbaren Ressourcen Ihres Kunden beeinflussen die Machbarkeit Ihrer Projekte. Daher ist es wichtig, diese Bereiche von Beginn Ihrer Zusammenarbeit an zu kennen:

• Budget: Finden Sie heraus, wie viel Ihr Kunde voraussichtlich im Laufe der Zeit für ein bestimmtes Projekt oder eine bestimmte Dienstleistung ausgeben wird. Wenn sie an vielfältigen digitalen Marketinglösungen interessiert sind, holen Sie sich bei ihnen ein breites Marketingbudget ein.
• Ressourcen : Verfügt Ihr Kunde über vorhandene Ressourcen, die Sie in Ihrem Projekt verwenden können? Wenn sie beispielsweise nach digitalen Werbediensten suchen, möchten sie, dass Sie mit einem internen Designer an der Anzeigenkreation zusammenarbeiten.

Rechtlichen Erwägungen

Bevor Sie einen neuen Kunden aufnehmen, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre rechtlichen Grundlagen abgedeckt sind, um Sie beide im Falle einer Meinungsverschiedenheit, eines Fehlers oder eines anderen unerwarteten Umstands zu schützen. Diese beinhalten:

• Vertraulichkeitsvereinbarungen: Lassen Sie Ihren Kunden zustimmen, dass vertrauliche Informationen über Ihre Agentur nicht weitergegeben werden, und verpflichten Sie sich im Gegenzug, die Vertraulichkeit seiner Geschäftsinformationen zu wahren.
• Allgemeine Geschäftsbedingungen: Beschreiben Sie die Arbeitsbeziehung und die Erwartungen.

Maßgeschneidert für spezifische Bedürfnisse

Abhängig von der Nische Ihrer Agentur müssen Sie möglicherweise besondere Überlegungen in Ihre Kundenaufnahmeformulare einbeziehen, z. B. spezielle rechtliche Überlegungen oder branchenrelevante Fragen. Erwägen Sie die Verwendung anpassbarer Projektabschnitte in Ihren Aufnahmeformularen, um Flexibilität für eine Vielzahl von Projektstrukturen zu ermöglichen, insbesondere wenn Ihre Agentur eine breite Palette an Tools und Dienstleistungen anbietet.

So erstellen Sie ein Kundenaufnahmeformular

Arbeiten Sie diese Schritt-für-Schritt-Anleitung durch, um sicherzustellen, dass Ihr Kundenformular alle Informationen erfasst, die Sie für einen professionellen, reibungslosen Onboarding-Prozess benötigen.

1. Bestimmen Sie den Zweck und die Ziele Ihres Formulars

Bevor Sie ins Detail gehen, definieren Sie klar den Zweck und die Ziele Ihres Kundenaufnahmeformulars. Wenn Sie sich darüber im Klaren sind, können Sie die richtigen Fragen stellen, ohne Zeit für den Kunden zu verschwenden. In dieser Phase stellen Sie möglicherweise fest, dass ein paar Optionen für Kundenaufnahmeformulare oder ein flexibles Formular, das verschiedene Arten von Projekten unterstützt, für Ihre Agentur am besten geeignet sind.

2. Identifizieren Sie die benötigten Informationen

Fragen Sie sich, welche Informationen Sie benötigen, um zu Beginn einer neuen Kundenpartnerschaft mit der Erbringung von Dienstleistungen zu beginnen: Welche Fragen stellen Sie normalerweise potenziellen Kunden, wenn sie ihre Eignung prüfen, oder neuen Kunden, wenn sie diese gewinnen? Wenn Sie an frühere Kundenprojekte zurückdenken, gibt es Informationen, von denen Sie zu einem früheren Zeitpunkt der Beziehung profitiert hätten? Dazu gehören wahrscheinlich persönliche oder geschäftliche Daten, Projektspezifikationen, Budgetzuweisungen und rechtliche Überlegungen.

3. Entwerfen Sie das Layout und die Struktur Ihres Formulars

Alle Ihre Kundenkontaktpunkte sollten optisch ansprechend und angenehm sein, und Ihr Kundenaufnahmeformular ist da nicht anders. Da dies möglicherweise die erste formelle Interaktion mit Ihrer Agentur ist, ist es besonders wichtig, Professionalität, Fachwissen und eine positive Benutzererfahrung zu vermitteln.

Unterteilen Sie Ihr Formular in Abschnitte, die jeweils eine bestimmte Informationskategorie behandeln. Verwenden Sie Überschriften, Zwischenüberschriften und Aufzählungspunkte, um die Navigation zu erleichtern und zu verstehen, was gefragt wird.

4. Verwenden Sie eine klare, vertraute Sprache

Ihre Agenturkunden wissen möglicherweise nicht das Erste über digitales Marketing, daher ist es wichtig, sich für eine Sprache zu entscheiden, die leicht verständlich und frei von Fachjargon ist. Formulieren Sie den Zweck jedes Abschnitts klar und geben Sie bei Bedarf Anweisungen oder Beispiele. Dadurch wird die Durchführung der Kundenaufnahme für Ihren Kunden nicht nur einfacher und angenehmer, es hilft auch Ihnen, da die Wahrscheinlichkeit, dass Benutzer Fragen falsch verstehen und Fehler machen, geringer ist.

5. Testen Sie Ihr Kundenaufnahmeformular auf Benutzerfreundlichkeit und Wirksamkeit

Bevor Sie Ihr Kundenaufnahmeformular veröffentlichen, führen Sie gründliche Usability-Tests durch. Stellen Sie sicher, dass das Formular ordnungsgemäß funktioniert, alle Fragen klar sind und keine technischen Probleme vorliegen. Verlassen Sie sich nicht nur auf Ihre Benutzertests: Wenn Sie das Formular selbst erstellt haben, können Sie dessen Klarheit nicht am besten beurteilen. Bitten Sie stattdessen um Feedback von Beispielbenutzern, die das Formular noch nie zuvor gesehen haben.

6. Integrieren Sie Branding-Elemente

Markieren Sie Ihr Kundenaufnahmeformular mit dem Markenlogo, den Farben und der Stärke Ihrer Agentur. Wie andere Touchpoints bietet auch Ihr Formular die Gelegenheit, Ihre Markenidentität zu stärken und Ihren Interessenten und Kunden ein konsistentes, professionelles Image zu präsentieren.

Vorlage für ein Kundenaufnahmeformular für Marketingagenturen

Verwenden Sie dieses Beispielformular für die Kundenaufnahme als Ausgangspunkt für die Erstellung des Aufnahmeformulars für Ihre Agentur. Sie können die Abschnitte jederzeit anpassen, verschieben und zusätzliche Fragen hinzufügen, die auf Ihr Serviceangebot zugeschnitten sind.

Teil 1: Persönliche Informationen

Der Zweck dieses Abschnitts besteht darin, ein Verständnis für den Interessenten oder Kunden, sein Unternehmen und seine Rolle bei der Entscheidungsfindung zu entwickeln.

• Name: Ihr Name und etwaige bevorzugte Spitznamen.
• Unternehmen: Der Name Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation.
• Rolle: Ihre Rolle im Unternehmen.
• Kontaktdaten: Ihre Telefonnummer, E-Mail-Adresse und bevorzugte Kontaktmethode.
• Andere Stakeholder: Wird jemand anderes in Ihrem Unternehmen an der Entscheidungsfindung für dieses Projekt beteiligt sein? Wenn ja, vervollständigen Sie den Namen, die Rolle und die Kontaktdaten.

Teil 2: Geschäftsüberblick

Der Zweck dieses Abschnitts besteht darin, ein umfassendes Verständnis der Nische und der Wettbewerbslandschaft des Kunden zu erlangen.

• Branche: Was ist Ihre Branche, Nische oder Ihr Geschäftsbereich?
• Konkurrenten: Wer sind Ihre wichtigsten Konkurrenten? Wie überschneiden sich Ihre Unternehmen und worin unterscheiden sie sich?
• Zielgruppe: Wer ist Ihre Zielgruppe? Haben Sie ein ideales Kundenprofil?

Teil 3: Marketingziele und -ziele

Der Zweck dieses Abschnitts besteht darin, Ihre Strategie oder Ihren Projektvorschlag an den Zielen des Kunden auszurichten.

• Kurzfristige Ziele: Was sind Ihre unmittelbaren Ziele für dieses Projekt oder diese Kampagne?
• Langfristige Ziele: Was sind Ihre langfristigen Marketingziele für Ihr Unternehmen?
• KPIs: Gibt es KPIs oder Kennzahlen, die für Sie besonders wichtig sind?

Teil 4: Aktuelle Marketingbemühungen

Der Zweck dieses Abschnitts besteht darin, einen Maßstab für die aktuelle Marketingstrategie des Kunden zu erhalten und zu verstehen, was in der Vergangenheit funktioniert hat und was nicht.

• Aktuelle Strategien: Tun Sie derzeit etwas, um Ihr Unternehmen online zu vermarkten?
• Verwendete Plattformen, Dienste oder Tools: Nutzen Sie Marketing-Tools oder -Dienste oder haben Sie diese in der Vergangenheit genutzt?
• Ergebnisse: Sind Sie mit den in der Vergangenheit verwendeten Plattformen, Diensten oder Tools zufrieden? Erzielen Sie mit Ihrer aktuellen Marketingstrategie Ergebnisse?

Teil 5: Erforderliche Dienstleistungen

Der Zweck dieses Abschnitts besteht darin, den Umfang der Kundenanforderungen und die Projektbeschränkungen zu verstehen.

• Erforderliche Dienstleistungen: Welche Dienstleistungen suchen Sie bzw. an welchem ​​Projekt möchten Sie, dass wir für Ihr Unternehmen arbeiten? Zum Beispiel: neue Website, SEO, Content-Erstellung usw.
• Budget: Wie hoch ist Ihr Budget für jedes Projekt/jede Dienstleistung?
• Zeitplan: Muss Ihr Projekt bis zu einem bestimmten Datum geliefert werden?

Teil 6: Rechtliches

Der Zweck dieses Abschnitts besteht darin, eine transparente Arbeitsbeziehung aufzubauen.

• Vertraulichkeitsvereinbarung: Bitte lesen Sie die beigefügte Vereinbarung durch und unterzeichnen Sie sie.
• Allgemeine Geschäftsbedingungen: Bitte lesen Sie die beigefügten Allgemeinen Geschäftsbedingungen durch und unterschreiben Sie sie.

Teil 7: Zusätzliche Hinweise

Der Zweck dieses Abschnitts besteht darin, dem Kunden die Möglichkeit zu geben, alles Wichtige mitzuteilen, was seiner Meinung nach im Kundenaufnahmeformular übersehen wurde.

• Zusätzliche Informationen: Bitte fügen Sie alle zusätzlichen Details hinzu, über die wir informiert werden sollen.