So prüfen, kategorisieren und wählen Sie die besten Agentur-Tools

Fühlen Sie sich jemals von der Anzahl der Tools, die Ihre Agentur verwendet, überwältigt?

Der durchschnittliche digitale Vermarkter verwendet 12,4 Tools, um die Bereitstellung datengesteuerter Marketingkampagnen zu unterstützen.

Und das ist nur ein Durchschnittswert… Einige verwenden über 30 Tools, um die gleichen Ergebnisse zu erzielen!

Für Agenturen kann das schnell außer Kontrolle geraten. Sie haben nicht nur Ihr eigenes Toolset Ihrer Wahl, sondern müssen auch mit den Apps und der Software arbeiten, die Ihre Kunden auswählen, und sie alle in einer zusammenhängenden Strategie verweben.

Natürlich kann man das Kind nicht mit dem Bade ausschütten. Agentur-Tools sind ein notwendiges Übel – sie bringen mehr Effizienz, bessere Kundenergebnisse und skalierbare Prozesse.

Wie findet man einen goldenen Mittelweg? Wie stellen Sie ein Agentur-Toolset zusammen, das diese Vorteile nutzt, ohne Sie mit Software zu überlasten?

Beginnen Sie damit, sich zu organisieren

Der erste Schritt zur Entmystifizierung von Komplexität besteht darin, alle Ihre Eingaben zu sammeln und sie in einem verdaulichen Rahmen zu organisieren.

Wenn es um die Software-Tools Ihrer Agentur geht, nehmen Sie sich die Zeit, alle Apps aufzulisten, auf die Sie, Ihr Team und Ihre Kunden angewiesen sind, um Aufgaben zu erledigen.

Das Erfassen einer Liste all Ihrer Tools kann an sich schon eine aufschlussreiche Erfahrung sein. Sie werden überrascht sein, wie viele Apps Sie in der Mischung haben.

Sobald Sie Ihre Stammliste haben, kategorisieren Sie sie in Geschäftsfelder und Kundenfunktionen. Hier sind einige allgemeine Kategorien, die Sie verwenden könnten:

• Vertrieb und Marketing – Die internen Apps und Tools, mit denen Sie die Agentur ausbauen und Geschäfte abschließen.
• Projektmanagement und Kommunikation – Die Software, auf die Sie sich verlassen, um Dinge zu erledigen und mit Kollegen und Kunden zusammenzuarbeiten.
• Kampagnen – Die Tools, mit denen Sie Kampagnen für Kunden ausführen und verwalten können.
• Berichterstattung – Was Sie verwenden, um Fortschrittsaktualisierungen zu erstellen und an Kunden zu liefern.
• Spezialität – Alle Spezialwerkzeuge, die Ihre Agentur benötigt, basierend auf Ihrem Fachgebiet.

Wenn Sie die Tools, die Sie derzeit verwenden, kategorisieren, finden Sie möglicherweise Ineffizienzen oder Lücken in Ihrem Toolset. Beispielsweise könnten mehrere Tools dasselbe tun, sodass Sie diejenigen entfernen können, die Sie nicht benötigen. Oder Sie stellen fest, dass Ihnen etwas fehlt.

Um Ihnen bei diesem Prozess weiter zu helfen, lassen Sie uns jede der oben genannten Kategorien aufschlüsseln und einige Best-Practice-Tools für Agenturen für jede ansehen.

Verkauf und Marketing

Wie Sie wissen, ist die Führung einer Agentur mehr als nur das Erzielen von Kundenergebnissen. Prospektion und Lead-Generierung sind entscheidend für den langfristigen Erfolg eines Dienstleistungsunternehmens.

Möglicherweise überschneiden sich die Tools, die Sie intern für Vertrieb und Marketing verwenden, mit denen, die Sie für die Kundenbetreuung auswählen, aber es gibt einige Feinheiten.

Hier sind einige Beispiele für die Tools, die Sie benötigen, um Ihre Agentur zu vermarkten und regelmäßig Geschäfte abzuschließen.

• CRM- und Lead-Management-Software – Es gibt eine Fülle von Sales-Tracking-Apps, die dem Verkaufsprozess Ihrer Agentur zugute kommen könnten. Von vollwertigen CRMs, die E-Mail-Follow-ups automatisieren und Verkaufsgespräche verfolgen, wie HubSpot oder Salesforce, bis hin zu Tools, die sich auf eine enge Komponente des Vertriebsökosystems konzentrieren, wie io.

Antwort.io

• Angebotssoftware – Die meisten Agenturen unterstützen den Angebotsprozess mit PowerPoint-Decks, nicht nachverfolgten E-Mail-Ketten und inkonsistenten Follow-up-Methoden. Dieser Ansatz ist in der Anfangszeit in Ordnung, aber wenn Sie skalieren möchten, benötigen Sie eine robuste Software zur Angebotserstellung und -verfolgung wie Proposify.

Schlagen Sie vor

• Marketing-Toolset – Ihre Tools unterscheiden sich je nach Ihrer Marketingstrategie. Sie werden höchstwahrscheinlich über eine Form von E-Mail-Automatisierung, Website-Management, Dokumentenerstellung, Design und Social-Media-Management-Tools verfügen. Ich werde diese in den Abschnitten zur Client-Bereitstellung weiter unten ausführlicher behandeln.

Es ist leicht, sich in der Kundenbetreuung zu verfangen und einen Flickenteppich aus Vertriebs- und Marketingtools zu haben, aber es ist nicht skalierbar.

Projektmanagement und Kommunikation

Das Agenturleben hat eine enorme Anzahl beweglicher Teile. Vielleicht mehr als jedes andere Unternehmen, weil Sie mit den Bedürfnissen und Persönlichkeiten zahlreicher Kunden, Mitarbeiter, Freiberufler und Lieferanten gleichzeitig jonglieren.

Daher sind Projektmanagement- und Kommunikationstools entscheidend, um sicherzustellen, dass wichtige Aufgaben nicht übersehen werden.

Hier sind einige Beispiele für die Tools, die Sie möglicherweise in Ihrem Arsenal benötigen:

• Dokumentenverwaltung – Sie erstellen und teilen alle Arten von Dokumenten mit Ihrem Team und Ihren Kunden, die einen Cloud-Speicher, verschiedene Zugriffsebenen und eine intelligente Integration erfordern. Es ist schwer, dafür an Google Workspace vorbeizukommen.

Google Workspace

• Aufgabenmanagement – ​​Das Aufsetzen von Projekten, das Erstellen von Zeitplänen und das Zuweisen von Aufgaben ist ein alltägliches Ereignis in der Agentur-Kunden-Beziehung. Ein Projektmanagement-Tool wie Asana gibt Ihnen kontoweite Transparenz und die Gewissheit, dass alles pünktlich erledigt wird.

Asana

• Kommunikation – Ja, ein Teil Ihrer Kommunikation zwischen den Beteiligten erfolgt über E-Mail, aber die Vermeidung einer Überlastung des Posteingangs mit Tools wie Slack kann die Produktivität der Agentur erheblich verbessern. Sie möchten auch eine Videokonferenz-App wie Zoom für virtuelle Meetings.

Locker

Während diese Apps den Kern dessen bilden, was Sie für das Projektmanagement und die Kommunikation in Ihrer Agentur benötigen, gibt es unzählige Alternativen, die ein ähnliches Ergebnis erzielen.

Kampagnen

Die Durchführung von Kampagnen für Ihre Kunden muss so reibungslos und effizient wie möglich sein. Sie möchten nicht nur großartige Ergebnisse erzielen, sondern auch Ihre Kunden auf dem Laufenden halten, Fristen und andere Erwartungen oder Leistungen einhalten.

Jede Marketingkampagne ist anders, und die von Ihnen verwendeten Tools hängen von Ihrem primären Angebot für einen Kunden ab. Hier sind jedoch einige allgemeine Tools, die Sie zur Durchführung von Marketingkampagnen benötigen.

• E- Mail-Marketing-Plattform – Nahezu jede Marketingkampagne beinhaltet eine Form der E-Mail-Erfassung, Nachverfolgung oder Sequenzierung. Und das E-Mail-Marketing-Software-Ökosystem ist riesig. Welches Tool für Sie geeignet ist, hängt davon ab, wie komplex die Kampagnen Ihrer Kunden sind. Auf der einfachen Seite könnte eine App wie Mailchimp ausreichen, oder für intensivere Automatisierungsplattformen schauen Sie sich Ontraport an.

Ontraport

• Landing Page Builder – Kampagnen laufen nicht ohne Landing Pages, und Sie müssen in der Lage sein, schnell gut gestaltete Seiten zu erstellen, die schnell iteriert und getestet werden können. Wenn sich Ihre Agentur auf E-Mail-Erfassung und Social-Media-Kampagnen konzentriert, ist der Landing Page Builder von ShortStack ein hervorragendes Tool, auf das Sie sich verlassen können.

ShortStack

• Grafikdesign-Tool – Jede Kampagne, die Sie starten, enthält eine Reihe von Elementen, die gestaltet werden müssen, wie z. B. Bannerwerbung, Social-Media-Beiträge, Zielseitengrafiken und mehr. Viele Agenturen haben interne Designer, die die Adobe Creative Suite verwenden, aber wenn Sie dies nicht tun, ist Canva eine erschwingliche und benutzerfreundliche Alternative.

Leinwand

• Conversion-Optimierungstools – Während Ihre E-Mail-Marketing- und Landingpage-Software über einige Funktionen zur Analyse und Optimierung Ihrer Kampagnen verfügt, möchten Sie vielleicht die Conversion-Optimierung mit Datenanalyse, A/B-Tests oder Heatmapping-Tools auf eine neue Ebene heben. Ein Beispiel ist VWO.

VWO

Die Art und Weise, wie Sie Kampagnen für Ihre Kunden bereitstellen und optimieren, bestimmt, wie lange sie bleiben, daher ist es entscheidend, das richtige Toolset zu haben.

Berichterstattung

Einige der Tools, die ich bisher besprochen habe, verfügen über ein Berichtselement, mit dem Sie Fortschrittsaktualisierungen an Ihre Kunden weiterleiten können. Die Analysen, die Sie von diesen Plattformen erhalten, sind jedoch spezifisch für den Zweck des Tools.

ShortStack bietet beispielsweise detaillierte Zielseiten- und E-Mail-Analysen für Ihre Kampagnen, die dazu beitragen können, Frühindikatoren für positive Ergebnisse zu identifizieren und die Leistung von Kampagnen zu verbessern. Aber es gibt eine Reihe anderer Datenpunkte und Erkenntnisse, an denen Ihre Kunden interessiert sein könnten, wie z. B. das Engagement in sozialen Medien, Verbesserungen des SEO-Rankings oder PPC-Konversionsraten, die eine ganzheitliche Sicht auf Ihre gemeinsame Arbeit ausmachen.

Ein zuverlässiges Tool zu haben, mit dem Sie aussagekräftige Data-Insight-Berichte für Kunden erstellen können, kann Ihnen Stunden ersparen, die Dinge in einer Tabelle oder einem Folienstapel zusammenzusetzen.

Einige führende Tools im Bereich der Agenturberichterstattung sind DashThis, AgencyAnalytics, Swydo und ReportGarden.

AgencyAnalytics

Konsistente Berichte, die Sie jeden Monat innerhalb weniger Minuten für alle Ihre Kunden replizieren können, werden Ihre Kundenbindungsrate erheblich verbessern.

Alles zusammenbringen

Dieser Artikel konzentriert sich auf die Tools, die für jede Marketingagentur unerlässlich sind. Welche andere Software Sie wählen, hängt von Ihren Spezialgebieten ab. Wenn Sie beispielsweise ausschließlich SEO-Dienstleistungen anbieten, muss die Liste um ein leistungsstarkes SEO-Datenanalysetool wie ahrefs oder SEMrush erweitert werden. Oder wenn Sie skalierbare Facebook-Werbekampagnen für Kunden durchführen, ist AdEspresso möglicherweise in Ihrem Werkzeuggürtel.

Ein Artikel über Agentur-Tools könnte ewig weitergehen… Es gibt Tausende und Abertausende von Marketing-Apps, die Agenturen helfen, effektiver und produktiver zu arbeiten. Am Ende ist es für Sie am wichtigsten, herauszufinden, wie Ihr Toolset das Beste aus Ihrem Team herausholt.

Möglicherweise sind Sie auf der Suche nach All-in-One-Lösungen oder Reporting-Integratoren, die Ihre Prozesse effizienter machen. Weniger ist jedoch nicht immer besser. Sie wollen Qualität nicht zugunsten der Benutzerfreundlichkeit opfern, wenn dies bedeutet, dass die Ergebnisse für die Kunden sinken.

Suchen Sie nach dem richtigen Gleichgewicht zwischen Spezialtools, Integratoren und agenturweiten Kommunikationsprozessen, bei denen Ihr Team gemeinsam daran arbeitet, Kundenergebnisse zu liefern.