時間表應用程序與電子表格：哪一個最適合您的工作流程

電子表格和時間表應用程序都是流行的計時解決方案。 但是，您應該使用哪一個？

在本文中，我們將討論在時間表應用程序中輸入工作時間和在電子表格中輸入工作時間的優缺點，並從以下方面比較這兩種解決方案：

• 它們是否適合記錄工作時間？
• 他們必須提供哪些有用的選項，以使計時過程更容易？
• 與時間表應用程序相比，在電子表格中輸入時間的速度和準確性如何？
• 您需要在兩種時間表解決方案中的每一種上花費多少錢？

此外，我們將討論您是否應該考慮使用時間表應用程序或電子表格作為跟踪和計算工作時間的方法，這與您所在的業務類型和團隊的工作流程有關。

時間表應用程序與電子表格：適用性和選項？

在本節中，我們將討論時間表應用程序和電子表格的優缺點，包括它們必須提供的選項以及這兩種解決方案首先適合跟踪工作時間的程度。

電子表格的優點和缺點：適用性和選項

電子表格時間表是一種熟悉的計時解決方案

電子表格通常不需要進一步介紹給今天的員工，因為他們中的大多數人已經熟悉如何使用它們的基礎知識。 如果您和您的團隊將電子表格用於其他日常業務任務，那麼在其中開始跟踪時間會更加容易。 您不必花費額外的精力和精力來定義新的時間跟踪流程，然後向您的團隊解釋它們。

電子表格時間表用途廣泛

無論您使用 Microsoft Excel、Google 表格還是 LibreOffice Calc，電子表格都提供了一系列功能，您可以在時間跟踪實踐中嘗試和實施。 例如，您擁有創建簡單時間表模板所需的一切，您還可以使用內置公式來創建更高級的時間表，其中的公式會自動累加並以其他方式處理您輸入的數據。

電子表格時間表在計算方面是透明的

如果您在電子表格時間表中實施了內置公式，則輸入時間的每個人都將能夠看到用於計算的所有公式。 這將為進一步處理員工輸入時間的方式帶來透明度，並可能提高團隊內部的信任和責任感。

電子表格時間表允許您將它們打印出來

您可能需要調整您在電子表格中填寫的時間表的大小，以使其適合您的打印紙 - 但是，如果您願意，您可以將它們打印出來。

電子表格僅提供手動時間輸入

在電子表格時間表中輸入時間等於手動輸入時間，這取決於您如何看待您在項目或任務上花費的時間。 換句話說，在工作日或工作週結束時，您需要詳細記住之前所做的工作——這可能是一個挑戰。 所以，你更有可能為一項任務輸入 1 小時，即使你工作了 1 小時 16 分鐘——因為 1 小時是一個很好的整數，而額外的 16 分鐘之後就不那麼容易記住了.

電子表格時間表缺少典型的時間表選項

除了缺乏實時跟踪之外，電子表格也不提供您通常在時間表應用程序中找到的選項，例如：

• 定義每小時費率
• 按任務、標籤和計費狀態對工作時間進行分類
• 生成全面的工作時間報告

鑑於電子表格用途廣泛，您可以在一定程度上模仿這些功能（例如手動添加任務、標籤或計費狀態的列），但這需要額外的時間和精力。

對於重度電子表格用戶來說，電子表格時間表可能會讓人不知所措

如果您已經在電子表格中執行了太多業務任務，那麼將時間跟踪添加到列表中可能會帶來進一步的混亂。 考慮到您處理的大多數文件都是 Excel、Google 表格或 LibreOffice Calc 格式，有時在需要時查找計時電子表格或在不同電子表格之間跳轉以執行不同任務可能會讓人不知所措。

電子表格時間表缺乏專業吸引力

考慮到電子表格可用於無數任務，如果您希望創建和向客戶發送具有專業外觀的報告，它們可能不是最佳解決方案。

時間表應用程序的優點和缺點：適用性和選項

時間表應用程序專為時間跟踪而設計

與旨在幫助您完成許多非常不同的任務的電子表格不同，時間表應用程序是專用應用程序，專門用於幫助您記錄、存儲和分析工作時間。 此外，時間表系統還提供其他內置的額外福利，以幫助您更輕鬆地跟踪和輸入時間。 定義項目和您將跟踪時間的基於項目的任務的選項、用於對工作時間進行分類的標籤以及時間表系統將用於計算您的收入的小時費率，這些只是您可以期待的一些功能。

時間表應用程序還允許使用計時器跟踪時間

除了通過時間表手動輸入時間之外，時間表應用程序通常還會在您工作時通過計時器在其時間跟踪器頁面內提供實時跟踪時間 - 您可以在開始處理任務時啟動計時器，然後完成後停止計時器。 更重要的是，您還可以通過查看顯示他們當前使用計時器的儀表板來查看您的隊友當前正在做什麼。

時間表應用程序可幫助您分析時間

使用時間表應用程序，您不僅可以獲得一個存儲工作時間的地方 - 您還可以獲得一個可以根據您跟踪的時間生成報告的地方，以分析您的時間使用和生產力水平。

你在那個項目上花了多少時間？

與您花在項目上的時間相比，該項目是否有利可圖？

你在哪些任務上花費的時間最多？

你有多少時間浪費在第二或第三任務上，而不是處理你的優先事項？

一個好的時間表應用程序將幫助您了解這一切。

時間表應用程序可讓您以 PDF、CVS 和 Excel 格式導出報告

如果您渴望以電子表格格式查看您的時間表時間，很有可能您可以在時間表應用程序中執行此操作。

您從時間表應用程序導出的時間表與您自己創建的電子表格時間表之間的區別在於準確性——通過應用程序導出時間表，您可以確定您的數據是準確的。

除了將數據導出為 XLS 文件外，大多數時間表應用程序還應為您提供生成 SCV 和 PDF 文件的選項。

如果您想向客戶發送您迄今為止在他們的項目中完成的工作的證明，那麼將數據導出為 PDF 是一個很好的解決方案。

將數據導出到 CSV 非常適合計算工資單，因為您可以查看以十進制格式跟踪的所有時間。

時間表應用程序允許您跟踪項目成本和盈利能力

一些時間表應用程序還提供勞動力成本和利潤計算。 它們可幫助您在未來最大限度地降低項目成本，以便您能夠最大限度地利用在優先任務上的時間並最大限度地減少浪費的時間。 利潤報告還可以幫助您了解是否需要提高每小時費率，以確保您的收入大於項目成本。

時間表應用程序可幫助您更輕鬆地打印“更漂亮”的時間表

如果您想以紙質形式存儲時間表數據，電子表格和專用應用程序都是合適的解決方案。 但是，雖然打印您在電子表格中創建的時間表的過程通常需要對時間表進行一些額外的調整，但時間表應用程序已經提供了可打印的工作表。

時間表應用程序可能需要一些時間來適應

是的，時間表應用程序旨在使計時更容易。 但是，您的一些員工一開始可能會對它們保持警惕，特別是如果他們以前沒有使用過此類應用程序。

除非您使公司的計時流程和期望清晰簡潔，否則您可能會讓員工不知所措。

因此，最好的做法是在應用程序中輸入時間方面解釋您的期望，以幫助員工從一開始就感到更加輕鬆。

️ 適用性和選項 結論：

當談到他們的計時適用性和他們必須提供的選項時，電子表格是一種簡單而有吸引力的記錄工作時間的方法——但它們仍然缺乏關鍵的時間表功能。 相比之下，時間表應用程序具有專用時間表選項的優勢，因此成為更好的解決方案，儘管一些員工可能需要相對較長的時間來適應它們。

時間表應用程序與電子表格：速度和準確性？

在本節中，我們將討論時間表應用程序和電子表格的優缺點，包括員工、經理、簿記員以及參與計時流程的其他所有人需要多少時間來管理時間表。 我們還將闡明這兩種計時方法在準確性方面的優缺點。

電子表格的優點和缺點：速度和準確性

將時間添加到電子表格時間表可以又快又容易

如果員工需要添加的數據保持在較小的規模，並且負責創建時間表的經理正確定義了公式，員工在電子表格時間表中輸入時間應該不會有太大問題。

電子表格時間表通常對所有相關人員都很耗時

對於經理來說，在電子表格中創建時間表表格以及稍後批准或拒絕已完成的員工時間表需要額外的時間。 如果經理決定通過添加用於累加工作時間的內置公式來使流程自動化，則創建電子表格時間表需要更多時間。

對於員工來說，每天、每週或每月都需要花費太多時間來添加、計算和檢查他們輸入的所有時間是否準確。

考慮到電子表格不會在有人完成他們的時間表時提供自動通知，簿記員將不得不手動打開所有時間表以檢查每個人是否更新了他們的工作時間。 此外，簿記員需要親自提醒所有沒有按預期輸入時間的人。 在某些情況下，每個支付期可能會發生多次。

對於HR 助理，需要額外的時間來查找所需的數據，例如員工休假、病假或無薪休假的時間。

您添加到組合中的每個新參數都會與其他參數一起累積並佔用您更多的時間——無論您是創建時間表的經理、員工進入時間、計算工資單的簿記員，還是計算帶薪時間的人力資源助理離開。

電子表格時間表通常對所有相關人員都容易出錯

對於管理人員來說，在電子表格中創建表格或為自動時間表定義公式時會更容易出錯。 例如，如果您在定義上述電子表格公式時出錯，那麼任何人添加的所有數據都將被計算錯誤——您甚至可能不會注意到這一點，直到為時已晚。

對於員工來說，在添加數據或計算工作時間時（如果員工負責計算自己的時間）會更容易出錯。 輸入更少的時間比你實際工作的時間更容易，這意味著你會比你應該為客戶開具的發票更少。 如果有更多數據需要處理，正確執行計算也會更加複雜。 此外，如果您將錯誤的數字添加到錯誤的列，您將得到錯誤的時間表，即使公式定義明確，一開始也是如此。

簿記員和人力資源經理可能需要將員工輸入的數據提取到單獨的電子表格和應用程序中，這意味著進一步計算錯誤和數據丟失的可能性更大。

更糟糕的是，任何人都可能意外刪除一個單元格、單元格內的一行、一個公式或整個電子表格。 而且，您將需要額外的時間來恢復已刪除的內容 - 如果您甚至注意到您首先刪除了某些內容。

電子表格時間表需要手動仔細檢查

這意味著負責工資單的簿記員以及負責為客戶開具發票的人可能需要：

• 仔細檢查一切
• 手動突出顯示所有可疑時間條目
• 聯繫進入他們的人，以獲得澄清。

這將意味著在發送電子郵件和重新計算上花費大量時間——而且，仍然不能保證您會避免所有錯誤。

電子表格時間表暗示可能存在合規問題

打印的時間表很容易放錯地方——您只需放錯一張，就會給您的公司帶來麻煩。 錯誤和缺少時間表會導致工資單出現問題，從而導致員工付款出現錯誤。 反過來，這可能會給你帶來與政府的問題。

電子表格時間表對於成長中的業務來說是一個糟糕的解決方案

您的團隊中的人員越多，存儲、保存和檢查電子表格時間表就越困難，您犯錯誤的可能性就越大。

時間表應用程序的優點和缺點：速度和準確性

在時間表應用程序中添加時間總是快速而簡單

您添加您的小時數並定義您的小時費率，並觀察應用程序根據精確測試和 100% 準確的公式自動執行計算。 這包括基本工作時間計算，還包括您的收入和每個自定義時間段添加的總時間。

時間表應用程序可確保您少犯錯誤

除非您自己添加錯誤的時間（或錯誤的小時費率），否則您不必擔心您的總工作時間或收入會被錯誤計算，因為時間表系統會為您處理所有事情。 這意味著經理、員工、簿記員和人力資源人員的壓力更小。

時間表應用程序提供提醒和目標

考慮到您可以為團隊定義每日和每週目標，使用時間表應用程序，人們忘記按時填寫時間表的可能性要小得多。 當某人沒有達到目標時，他們會收到電子郵件提醒他們在規定的時間段內沒有跟踪足夠的時間。

時間表應用不需要額外的工資單和 PTO 電子表格

使用時間表應用程序，人力資源人員可以為無薪假、病假和假期創建單獨的項目，並指示員工在每次休無薪假、病假或休假時為這些項目添加時間。 稍後，如果 HR 人員需要某個員工的病假數據，他們只需選擇合適的項目和員工，並生成報告。

簿記員只需點擊幾下就可以計算工資單，只需選擇時間範圍（例如周、月或自定義期間）並過濾掉無薪休假和午休時間。 然後，該軟件將自動獲取每個員工的總工作時間，併計算您需要支付多少費用。

時間表應用程序確保更好的合規性

由於擁有一個安全的應用程序來跟踪和存儲工作時間，您可以確定您的公司始終遵守業務規則和法規，例如 FLSA 工作時間規定。

時間表應用程序使您免於重複流程

電子表格時間表要求員工為他們填寫的每個新時間表輸入他們的姓名、職務、經理、項目和任務。

但是，在時間表應用程序中創建的員工帳戶會存儲他們的姓名並允許工作區經理：

• 根據職位（例如開發人員、營銷人員、設計師等）將員工添加到組中
• 分配負責員工工作時間的經理

然後，員工可以在跟踪時間時選擇他們的項目和任務，並且這些時間表會自動與他們的姓名、基於職位的組以及負責批准所述時間表的經理相關聯。 只需點擊幾下，所有這一切。

時間表應用程序使時間表批准過程更快

時間表應用程序可幫助經理更快、更輕鬆地批准時間表，因為它們不需要在每個時間表上都有個人簽名，並提供其他額外的好處。

經理可以先將時間表設置為在某個時間段（例如每個月底）後自動鎖定或在某個日期之前手動鎖定它們，以阻止員工添加回溯條目。

稍後，經理可以審查和批准用於客戶計費和工資目的的時間表。

時間表應用程序允許整個團隊將他們的時間表安全地存儲在一個地方

使用電子表格，每位員工都會發送自己完成的時間表，並將它們存儲在一個文件夾中——但是，如果您有 50 名員工，這意味著每個支付期有 50 個不同的工作表。 相比之下，時間表應用程序允許您的員工在一個易於訪問且安全的工作空間中填寫所有時間表。 然後，您可以瀏覽從本周到您首次創建帳戶的那一周的以前的時間表的周數和周數。 大多數時間表應用程序還允許您跨設備查看和添加數據。

️ 速度和準確性判決：

在速度和準確性方面，輸入、計算和分析電子表格中輸入的工作時間的計時過程對所有相關人員來說都有一些主要缺點——在管理此類時間表時很容易犯無數錯誤，而且會消耗大量時間可以更有效地使用的時間。 相比之下，時間表應用程序在這方面提供了更好的解決方案，因為它們的自動化系統消除了大多數錯誤的可能性，並且更容易和更快地找到和分析您需要的時間數據。

時間表應用程序與電子表格：價格？

在此比較的最後一部分，我們將闡明時間表應用程序和使用電子表格輸入時間的優缺點，以及這些計時解決方案的價格。

電子表格的優點和缺點：價格

Excel很貴

Windows 用戶可能已經習慣了 Excel，以至於有時很容易忘記這個程序的價格很高。 根據 Capterra 的說法，Excel 程序的起價為每台計算機每月 8.25 美元。 因此，如果您有 50 名員工，您每月只需支付略低於 415 美元的費用，這樣每個人都可以通過自己的設備在 Excel 時間表中跟踪時間。

Google 表格和 LibreOffice Calc 是免費的

Excel 可能是最著名的電子表格解決方案，但您可以考慮使用免費的替代方案，例如前面提到的 Google Sheets 和 LibreOffice Calc。

與 Excel 相比，Google 表格的可能缺點包括處理速度較低和缺少快速訪問工具欄，但您確實可以獲得自動保存和實時協作。 與 Excel 相比，LibreOffice Calc 的可能缺點包括 15 倍的列數和一些關鍵的公式限制，但您可以在 Windows 和 macOS 之外的其他系統中使用它。

您花費更多的錢來管理整個電子表格時間表

時間就是金錢，即使您決定使用免費的電子表格解決方案，在電子表格中管理員工時間也會花費更多時間和成本。 此外，也許您甚至需要為您的簿記員僱用一名助理，以便在管理已完成的電子表格時間表和準備工資單方面獲得額外幫助。

時間表應用程序的優點和缺點：價格

時間表應用程序可以是免費的

時間表應用程序的價格差異很大。 但是，如果您註冊一個免費的時間表應用程序，例如 Clockify，您將可以免費使用所有基本的時間跟踪功能——這包括添加無限數量的用戶和跟踪無限數量的項目的時間。

時間表應用程序可降低您的整體業務成本

我們已經確定時間就是金錢——任何人只需點擊幾下即可使用應用程序處理跟踪時間。 此外，您不僅可以通過快速輸入來節省資金——您也不必僱用額外的員工來為您的所有項目和任務編制上述時間表，因為您可以將所有數據安全地存儲在一個地方。開始吧。

️ 價格判決：

在價格方面，電子表格成為一種更昂貴的解決方案。 另一方面，如果您選擇了正確的時間表應用程序，您將能夠免費享受基本的時間表功能。

時間表應用程序與電子表格：選擇哪種計時解決方案？

既然我們已經討論了電子表格和時間表應用程序在適用性、選項、速度、準確性和價格方面的優缺點，那麼讓我們看看何時應該考慮使用每種計時解決方案。

電子表格時間表最適合什麼？

️小企業

員工人數少於 15-20 人的企業可以將電子表格作為計時解決方案，考慮到對如此少量員工的管理和分析需求仍然可以通過電子表格進行管理。

️ 從事少量項目的小團隊

如果您的團隊一次只處理一個或兩個項目，那麼輸入、準確複製和分析客戶開具發票所需的數據將不那麼具有挑戰性。

️ 不需要額外功能的團隊

如果您只想定期輸入工作時間，而不需要實現在某個時間段後鎖定時間表或實時跟踪時間等功能，電子表格時間表是一個合適的選擇。

時間表應用程序最適合什麼？

️ 任何企業規模

在電子表格中創建的時間表中輸入時間對於小型企業來說可能是可管理的，但時間表應用程序適用於任何類型的企業，包括小型企業。 如果員工人數開始增加，以及您接受的項目數量或您想要跟踪的元素，您將能夠輕鬆擴展。

️小型或大型團隊從事任意數量的項目

時間表應用程序允許您根據需要添加盡可能多的員工，並根據需要跟踪盡可能多的項目的時間。

大多數時間表應用程序在其付費計劃中提供這些便利，但 Clockify 為多個用戶和多個項目免費提供時間跟踪。

️ 喜歡實時跟踪工作時間的團隊

如果您想要：具有計時器模式的時間表應用程序是您的最佳選擇：

• 在工作時跟踪時間，以提高準確性
• 清楚地了解您在客戶項目上花費的確切時間
• 密切關注您的隊友當前正在做什麼（即他們當前正在使用計時器做什麼）

️企業業務

時間表應用程序適用於企業業務，因為它們通常至少提供一些企業功能，例如勞動力成本和利潤、時間表批准和單點登錄，以提供額外的數據安全性。

️ 希望跟踪和分析他們的生產力的團隊

時間表應用程序的報告功能允許您輸入多個項目的時間，因此您甚至可以為休息、電子郵件、會議、拖延時間或其他任何您想要的時間創建項目，以掌握您在工作中的實際工作效率。

結論

總體而言，電子表格時間表在適用性、速度、準確性、價格以及它們必須提供的與時間表相關的選項方面都存在不足 — 如果您是一個從事一兩個項目的小團隊，這可能不是一個關鍵問題有更多時間花在管理時間表上。 但是，如果您希望擴大規模，問題的數量和嚴重程度將隨著您的業務一起增長——更多的項目和員工將意味著更多的時間表，而更多的時間表總是意味著出錯的機會更大，需要更多的時間和更多的人來管理計時過程。

另一方面，時間表應用程序作為在電子表格中創建的時間表的更好、更合適的替代品出現了——對於初學者來說，它們是存儲工作時間的更快、成本更低的解決方案。 無論您的業務規模和工作流程的類型如何，它們都提供了您可以依賴的其他以時間表為中心的附加功能。

它們也更準確、更系統，因為您將根據經過測試的公式自動計算所有數據，然後將其存儲在安全的地方。

總之，雖然更多的時間、耐心和資源可以使電子表格成為合適的計時解決方案，但使用時間表應用程序不會出錯。