贵公司应该花多长时间来处理发票？

与任何业务流程一样，处理发票应该尽可能少占用您的内部资源。 速度通常是效率的良好指标。

虽然处理发票应该快速高效，但这并不意味着您应该立即支付发票。

但是处理发票的速度有多快，多长时间才算太长？

以下是处理发票需要多长时间的细目分类，可能会减慢处理速度的原因，以及加快处理速度的技巧。

什么是发票处理？

发票处理是指涉及发票管理的每个步骤。

收到发票后，它们被视为“未结发票”。 他们需要经过几个步骤才能“关闭”，即完成。

应付账款 (AP) 部门处理其中大部分步骤，包括：

• 接收发票
• 发票数据录入
• 发票验证
• 发票审批
• 提交付款发票
• 在总账中保存发票
• 围绕发票处理的沟通

AP 自动化可以处理其中的许多步骤，但其他步骤需要手动输入。 整个过程往往需要不同部门的同事和客户的配合。

处理发票需要多长时间？

简短的回答是：这取决于。

处理发票所需的时间在很大程度上取决于您公司的规模、您使用的软件类型（如果有）以及涉及的付款和融资条款。

平均而言，从您收到发票到钱存入您客户的账户需要三天到两周的时间。

如果您处理发票的时间超过两周，则可能是一些常见问题造成的。 在这种情况下，您可能可以采取一些措施来加快流程（请参阅下文“什么可以加快发票流程？”）。

净 30、60 和 90 付款期限

许多企业将发票的净期限延长 30 天，这意味着您有 30 天的时间进行付款。 有些甚至给出净 60、90 甚至更高的条件。

这有助于您的现金流，并让您有机会在付款前评估您购买的产品或服务。

不同的行业和行业内的利基市场可能对其付款条件有不同的规范。

例如，许多航运公司在开具发票后 60、90 甚至 120 天向货运经纪人付款。 它导致一些货运经纪人转向发票保理以维持其现金流。

在净期限要求之前付款有时可能会对您的现金流产生负面影响。 但这并不意味着您不能开始处理发票。 您只需要在截止日期之前推迟最后的步骤。

另一方面，一些供应商可能会提供提前付款折扣。 从长远来看，这可以为您的企业节省大量资金。

为什么规模对发票处理时间很重要

您的业​​务规模会显着影响发票处理时间。

如果您是一家大型企业，您可能拥有比一般中小企业更复杂的系统和依赖性。

在不同部门之间拥有更多级别的批准通常是造成延误的原因，尤其是当需要批准的个人可能病假或休假时。

如果您是一家中小企业，您可能需要处理较少的发票，但您也可能需要较小的应付账款部门来处理它们。

因此，发票处理操作的规模可能会影响您如何减少处理时间。

企业对企业 (B2B) 公司的发票处理

B2B 公司管理发票处理的方式可能会受到更长的付款期限和可用融资的影响。

发票融资（包括发票贴现和发票保理）是B2B企业常用的一种融资方式，一般采购量较大。

它为 B2B 交易中的供应商的发票处理增加了一个额外的管理层。 但是，它可以为您提供更多时间来处理发票。

是什么减慢了发票处理速度？

1.发票错误

发票可能非常复杂。 它们通常具有识别和验证它们所需的多个详细信息。 这意味着需要多个字段，包括发票编号、付款明细、日期等。 在这些领域中的任何一个领域都可能犯错误。

如果情况发生变化，正确的发票也可能变得不正确。 例如，您可能需要在收到货物后退货或更改订单。 在这些情况下，您的供应商的信用票据会派上用场。

以下是两种最常见的发票错误。

1.1 销售税免税错误

在美国，销售和税收规则因州而异。 免税证书需要作为审计的证明文件保存。 与此问题相关的错误相对常见。

1.2. 增值税 (VAT) 错误

增值税是一个相对复杂的领域。 增值税错误的范围从简单的拼写错误到在某些情况下错误地回收或不回收。

2.通讯错误

如今，上班族平均每天收到 121 封电子邮件。 因此，发票很容易“在邮件中丢失”。

在大公司和中小型企业中，错误或延误可能是由于发票发送或发送给组织内错误的个人造成的。

3. 发票欺诈

发票诈骗一般是指恶意第三方冒充真实合作伙伴，通过发送发票来欺骗商家的行为。

因此，您可能会收到一张看似来自供应商的发票。 这可能会导致您向欺诈者而不是您的供应商付款。 这种类型的欺诈依赖于收件人太忙而无法仔细检查其真实性。

此交易不仅会损失您的业务资金，而且会花费您的时间和资源来纠正。

在最坏的情况下，它可能会导致您忽略来自供应商的真实发票，因为您认为它们已经付款。 这可能会产生延迟付款罚款，甚至会损害您的客户关系。

什么可以加快发票处理速度？

1. 建立最佳实践

有许多最佳实践可以提高您的发票处理效率。

例如，您可以指定会计部门的一名或多名特定人员负责处理发票。 以这种方式分配任务有助于避免与部门中发生的许多其他流程混淆，并有助于确保及时处理发票。

您还可以与您的会计团队坐下来商定发票流程每个步骤的具体截止日期。 通过这样做，您将拥有一个关键绩效指标 (KPI)，可确保快速有效地处理付款。

2. 进销存软件

基于云的发票软件可以自动执行处理发票所涉及的许多步骤，从向同事发送批准请求提醒到生成报告。

它还可以减少错误并生成有价值的数据，这些数据可以让您深入了解客户和员工的流程和支出模式。 此类数据可用于业务规划和预测目的。

一些公司可能仍然使用基于纸张的手动流程。 这些都是低效的，并且会给企业带来风险，因为文件可能会意外丢失甚至毁坏。

发票软件的最大好处之一是为您的应付账款部门提供了一个用于记录和跟踪所有发票的集中界面。

3.合并发票

合并发票是指公司将一段时间内的所有发票合并为一张发票。

例如，也许您通常在每个月的月初、月中和月末进行采购。 您的供应商可以将它们合并并在每个月底发送，而不是为每次采购接收和处理单独的发票。

这将为您和卖家节省大量管理工作。

4.降低欺诈风险

组织必须通过建立访问协议、安全措施以及硬件和软件解决方案来保持对其数据和信息的有效控制。

他们还必须确保所有人员都意识到保护数据免遭未经授权访问或滥用的重要性。

此外，组织应确保员工只能访问他们完成工作所需的信息。

结论：

发票处理由几个独立的步骤组成，其中可能包括组织内的多个参与者和相互依赖关系。

假设您没有犯任何错误，一般的 SME 应该能够在几天到两周内处理一张发票。

较大的公司有更多的发票需要处理，并且可能会受益于AP自动化软件。 这样可以减少错误并使记录和跟踪付款更加容易。

企业通常在其发票上附有净条款。 这意味着他们只需要在设定的期限后付款。 早于此付款可能会减少您的可用现金流量，但它可以提供提前付款折扣。

建立最佳实践、合并发票和降低欺诈风险也将帮助您减少发票处理系统中的时间和出错的可能性。

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