HubSpot: HIPAA 準拠の CRM ソフトウェア

公開: 2024-06-08

HubSpot は今週画期的な発表を行いました。

HubSpot の Enterprise クライアントは、個人の保護された健康情報 (PHI) を HubSpot 内に安全に保存し、HIPAA 規制に従ってポータルを管理できるようになりました。

その説明に入る前に、HIPAA とは何か、そしてなぜそれが重要なのかについていくつかの情報を示します。

HIPAA コンプライアンスを理解する

HIPAA コンプライアンスとは何ですか?

医療保険の相互運用性と責任に関する法律 (HIPAA) は、医療制度の効率と有効性を向上させるために 1996 年に制定されました。 HIPAA の主な目的は、患者の機密情報が患者の同意や知識なしに開示されないよう保護することです。この連邦法は、保護された医療情報 (PHI) を扱うすべての組織に適用されます。

HIPAA 規制の主要な構成要素

HIPAA は、PHI を保護するための基準を設定するいくつかの規則で構成されています。主なコンポーネントは次のとおりです。

プライバシー規則:
プライバシールールは、人々の医療記録や個人の健康情報を保護するためのルールを作成します。これは、特定の電子取引を行う医療保険プラン、医療情報交換所、および医療提供者に影響を与えます。組織はこの情報を安全かつ健全に保つための措置を講じる必要がありますが、一方で患者は自分の記録のコピーを取得して修正を求めるなど、自分の健康情報について発言することができます。
セキュリティルール:
セキュリティルールは、電子保護医療情報 (ePHI) を安全に保つためのルールを定めます。これは、プライバシー規則と同様に、対象事業体によって作成、受信、使用、または保管される ePHI を対象としますが、電子情報の保護に重点を置いています。組織は、ePHI を保護するために、管理面、物理面、および技術面での保護を導入する必要があります。これには、アクセス制御の設定、データの暗号化、定期的なセキュリティチェックの実行が含まれます。
違反通知ルール:
漏洩通知規則では、保護されていない保護医療情報 (PHI) の漏洩があった場合、関係団体は影響を受ける人々、保健長官、場合によってはメディアにも通知しなければならないと定めています。主要な組織とそのパートナーは両方とも、これらのアラートに対して特定の手順とタイミングに従い、データが流出した場合に全員がすぐに情報を把握できるようにする必要があります。

HIPAA 準拠の重要性

HIPAA への準拠は、次のような理由から非常に重要です。

患者のプライバシーの保護: HIPAA への準拠を確保することで、患者の機密の健康情報を不正アクセスや侵害から保護することができます。これにより、患者と医療提供者の間に信頼が構築され、より安全で機密性の高い環境が促進されます。
法的義務: HIPAA に違反すると、高額の罰金や罰金を含む重大な法的結果が生じる可能性があります。違反額は違反 1 件につき 100 ドルから 50,000 ドルの範囲で、違反が繰り返された場合は年間最高 150 万ドルです。
評判の管理: データ侵害は、医療機関の評判に重大な損害を与える可能性があります。 HIPAA 規制を遵守することで、組織は患者情報の保護に対する取り組みを実証し、信頼性と評判を高めることができます。
運用効率: HIPAA に必要な保護措置を実装すると、多くの場合、データ管理慣行の改善につながります。これにより、業務効率が向上し、データ侵害のリスクが軽減され、最終的には患者ケアとサービス提供の向上につながります。
患者の信頼と関与: 患者は、自分の情報が厳しい規制の下で保護されていることを知ると、医療提供者と完全に関与する可能性が高くなります。これにより、患者の転帰と満足度が向上します。

HIPAA 準拠の CRM ソフトウェアが必要な理由は何ですか?

HIPAA コンプライアンスは医療に関連することが多いですが、金融、保険、機密情報を扱うセクターなどの他の業界にとっても重要です。 HIPAA 準拠の CRM は、これらの業界の組織が直面するいくつかの重要な懸念事項に対処します。

1. 複雑なコンプライアンスプロセス

組織にとっての最大の課題の 1 つは、HIPAA、GDPR、その他のデータ保護法のいずれであっても、複雑なコンプライアンスプロセスを通過することです。 HIPAA 準拠の CRM は、必要なセキュリティ機能とプロトコルをシステムに直接統合することで、このプロセスを簡素化します。これにより、組織はコンプライアンス対策を手動で実装および監視する負担が軽減され、中核業務により集中できるようになります。

2. つながりのないチームの橋渡し

多くの場合、組織は複数の部門やチームで運営されており、コミュニケーションのギャップやデータのサイロ化につながります。 CRM コンプライアンスは、すべてのチームメンバーが機密情報に安全にアクセスして共有できる一元化されたプラットフォームを提供することで、より良いコラボレーションを保証します。これにより、全員が同じ認識を持ち、より効果的に共同作業できるようになります。

3. 顧客体験の向上

一貫性のない顧客エクスペリエンスは、信頼と満足度を損なう可能性があります。 HIPAA 準拠の CRM により、対話の一貫性、パーソナライズされた安全性が保証されます。顧客の履歴と好みを総合的に把握することで、組織はシームレスでカスタマイズされたエクスペリエンスを提供できます。

4. 成長機会の獲得

CRM システムを活用できない組織は、大きな成長の機会を逃す可能性があります。 CRM コンプライアンスは、規制遵守の維持に役立つだけでなく、戦略的意思決定を推進するための洞察と分析も提供します。これにより、サービス提供の向上、顧客維持、全体的な成長につながる可能性があります。

成長の原動力には次のようなものがあります。

より良い意思決定のためのデータ主導の洞察
トレンドと顧客ニーズの特定
マーケティングおよびアウトリーチ活動の強化

5. データ侵害のリスクの軽減

データ侵害は、金銭的な罰金や信頼の喪失などの重大な結果をもたらす可能性があります。 HIPAA 準拠の CRM は、機密情報を保護するために設計された堅牢なセキュリティ対策を組み込むことで、このリスクを最小限に抑えます。

6. 業務の効率化

HIPAA 準拠の CRM は、さまざまな管理タスクを合理化し、スタッフの作業負荷を軽減し、業務効率を向上させます。日常的なプロセスを自動化し、安全なデータ処理を確保することで、組織は付加価値のある活動により多くの時間を費やすことができます。

効率の強化には以下が含まれます。

ワークフローの自動化
データの一元管理
他のシステムとの統合

HubSpot は HIPAA に準拠していますか?

さまざまな業界の企業が機密情報を管理するために顧客関係管理 (CRM) システムへの依存を強めており、これらのシステムが HIPAA などの規制基準に準拠する必要性は長い間求められていました。 HubSpot は、そのプラットフォームが HIPAA の厳しい要件を確実に満たす点で大幅な進歩を遂げ、保護された医療情報 (PHI) を扱う組織にとって実行可能な選択肢となっています。

HIPAA で保護された機密データを有効にする

HubSpot は、HIPAA で保護されたデータのストレージと管理をサポートする専用の設定を提供するようになりました。これらの機能を有効にするには、ユーザーは HubSpot アカウント内の機密データ設定をオンにする必要があります。

設定のナビゲート: HubSpot アカウントから、上部のナビゲーションバーにある設定アイコンをクリックします。
プライバシーと同意: 左側のサイドバーメニューで、[プライバシーと同意] に移動し、[機密データ設定の構成] をクリックします。
HIPAA カテゴリの選択: 右側のパネルでチェックボックスをオンにして、健康/医療データなどの機密データのカテゴリを指定します。さらに、あなたが HIPAA の対象となる事業体またはビジネス関係者であることを確認してください。
規約への同意: 機密データのベータ規約と業務提携契約 (BAA) を読んで同意します。
プロパティの作成: 機密データ設定を有効にした後、PHI を保存するために特別にマークされたプロパティを作成します。これらのプロパティは追加のセキュリティ層を提供し、スーパー管理者のみが変更できます。

HIPAA で保護されたデータの保存

HIPAA の機密データ設定を有効にすると、PHI を安全に保存および管理するためのカスタムプロパティを作成できます。

プロパティの作成: 設定メニューの「プロパティ」に移動し、「プロパティの作成」をクリックします。
機密として指定する: プロパティの作成時に、プロパティを機密としてマークし、PHI を保存することを指定します。アクセス許可を慎重に選択し、全員を許可するか、スーパー管理者のみに制限します。
安全な添付ファイル: 追加の暗号化層を使用して添付ファイルをアップロードし、PHI を含むファイルが HubSpot のデータベースで確実に保護されるようにします。

HubSpot の HIPAA 準拠のメリット

HubSpot の HIPAA コンプライアンスへの取り組みは、機密データを扱う組織にいくつかのメリットをもたらします。

セキュリティの強化: データ暗号化やロールベースのアクセス制御などの HubSpot の堅牢なセキュリティ対策により、PHI は不正なアクセスや侵害から確実に保護されます。
包括的なコンプライアンス: HIPAA の機密データ設定を有効にし、BAA に同意することで、組織は規制上の義務を守りながら自信を持って HubSpot を使用できます。
合理化された運用:すべての機密データが 1 つの安全なプラットフォームに集中化されるため、チームはより効果的にコラボレーションし、セキュリティを犠牲にすることなく運用を合理化できます。
より優れたデータ管理: PHI 用に設計されたカスタムプロパティは、機密データを効率的に整理および管理するのに役立ち、権限のある担当者が重要な情報を常に利用できるようにします。

HubSpot による HIPAA 機密データツールの導入は、厳格なデータ保護対策を必要とする業界にとって大きな進歩を示します。 HIPAA 準拠の特定の設定を有効にし、安全なプロパティを作成し、HubSpot の包括的なセキュリティ機能を活用することで、組織は機密情報を自信を持って管理できます。この開発により、法規制への準拠が保証されるだけでなく、ビジネス運営の全体的なセキュリティと効率も向上します。