L'importanza dell'igiene dei dati per l'implementazione del CRM

Nel mondo degli affari, i dati sono tutto. È ciò che utilizziamo per prendere decisioni informate, indirizzare i nostri sforzi pubblicitari e tenere traccia dei nostri progressi: tutto ciò, un CRM può aiutarci.

È importante che i nostri dati siano puliti e accurati.

Sfortunatamente, molte aziende non si prendono il tempo per mantenere correttamente i propri dati, un errore che può portare a rapporti imprecisi, opportunità di vendita perse e persino una diminuzione dei profitti. E, quando arriva il momento di implementare un CRM o mantenere un CRM aggiornato, una scarsa igiene dei dati può ostacolare gli obiettivi della tua azienda.

Che cos'è l'igiene dei dati?

L'igiene dei dati è un termine generico che comprende le varie fasi del rendering di un set di dati più corretto, più completo e adatto allo scopo.

Ciò significa garantire che i dati siano inseriti accuratamente, privi di duplicati ed errori e formattati correttamente.

Una buona igiene dei dati è essenziale per qualsiasi organizzazione che fa affidamento sui dati per il processo decisionale. Senza dati puliti, può essere difficile tenere traccia dei progressi, identificare le tendenze e prendere decisioni valide.

L'igiene dei dati aiuta anche a proteggere dai rischi per la sicurezza, come la perdita di dati. Spulciando regolarmente i database, le organizzazioni possono contribuire a garantire che i dati siano affidabili e sicuri.

Perché abbiamo bisogno di una buona igiene dei dati?

Il "perché?" è semplice; i dati vengono utilizzati per raggiungere un obiettivo. Se i dati sono errati, incompleti o illeggibili (per persone o computer), non possono essere utilizzati per raggiungere tale obiettivo. Come si dice spesso nel campo dell'informatica:

"Immondizia dentro, immondizia fuori".

Definire la terminologia nella tua organizzazione.

Termini come "pulito", "buono", "valido" e "verificato" sono spesso usati in modo intercambiabile. Tuttavia, in pratica, si tratta di cose molto diverse.

Nella tua organizzazione, è meglio avere un'idea generale dei processi esistenti ed essere consapevoli che qualcuno potrebbe avere - nella propria testa - una definizione leggermente diversa quando si parla di dati "puliti".

Ma detto questo, ecco alcune definizioni standard che puoi usare per allineare tutti.

Definizione dei dati "puliti":

Un set di dati "pulito" è quello che è stato preparato in modo che sia pronto per l'analisi. Questo di solito significa rimuovere tutti i dati non necessari o errati, nonché formattare i dati in un modo che ne faciliti il ​​lavoro.

Definizione dei dati "validi":

I dati "validi" sono accurati e completi e sono stati raccolti utilizzando metodologie adeguate.

Definizione dei dati "Verificati":

I dati "verificati" sono dati la cui accuratezza è stata verificata da una fonte indipendente.

Mantenere l'igiene dei dati per l'implementazione del CRM

Sfortunatamente, è troppo facile essere sepolti da una pila incontrollabile e in continua crescita di dati imprecisi che sopravvalutano il tuo CRM.

I dati diventano obsoleti. Le convenzioni di denominazione non vengono rispettate, uno stack tecnologico viene aggiornato e il tuo set di dati diventa non strutturato.

Quindi, come sfuggire a questo destino sempre imminente di scarsa igiene dei dati?

Passaggio 1: ispezionare

Dichiarazione problema:

Esiste un set di dati esistente (nel nostro CRM o in procinto di essere inserito nel nostro CRM) di cui non conosciamo le dimensioni, la forma o la pulizia.

Passi che adottiamo per risolvere il problema:

Conosciuto anche come "esplorazione dei dati", l'ispezione dei dati implica l'osservazione dei dati nel loro stato attuale, la formazione di una comprensione di essi, il modo in cui si collega ad altri set di dati, la ricerca di errori e la valutazione rispetto alle dimensioni della qualità dei dati.

Per i nostri guru tecnici, la fase di ispezione include le seguenti attività:

Profilazione:

Una statistica riassuntiva che rivela i tipi di colonna, la completezza, n. di valori univoci, la loro distribuzione matematica e le potenziali relazioni con altre fonti di dati

Riordino:

Standardizzando il formato dei nostri dati, è più facile eseguire tutte le azioni successive, inclusa la visualizzazione e la pulizia.

Mappatura:

Le informazioni provenienti dall'esterno del CRM devono corrispondere ai campi all'interno del CRM. La mappatura è un processo a cavallo tra le fasi Inspect e Clean; Implica l'allineamento di nuovi dati alle strutture esistenti e l'aggiunta/rimozione di proprietà per soddisfare le esigenze del proprietario del CRM. Questo può essere semplice come identificare le modifiche al formato (dividendo un campo Nome completo in modo che corrisponda alla struttura Nome e Cognome di HubSpot) o complesso come creare oggetti personalizzati completamente nuovi, con le loro relazioni univoche.

Passaggio 2: pulire

Dichiarazione problema:

Esiste un set di dati esistente (nel nostro CRM o in procinto di essere inserito nel nostro CRM) in cui mancano informazioni e/o è formattato in modo errato. Ciò ha un impatto negativo sul nostro lavoro esistente all'interno del CRM o sulla nostra capacità di importare il set di dati nel CRM.

Passi che adottiamo per risolvere il problema:

La pulizia dei dati comporta anche una serie di attività, appropriate per diversi set di dati. In generale, i dati errati vengono rimossi, corretti o imputati attraverso una combinazione di intervento manuale e strumenti di smart data wrangling. Durante la fase di pulizia, agiamo per assicurarci che i dati soddisfino le dimensioni rilevanti della qualità dei dati. Le cose da cercare includono:

Mappatura, continua:

Dopo aver mappato concettualmente quali campi corrispondono, dobbiamo riformattare i nostri dati in un formato adatto al CRM. Ciò può comportare semplici best practice come la ridenominazione delle colonne per facilitare il processo di importazione o operazioni più complesse come la differenziazione di oggetti diversi che un tempo esistevano nella stessa tabella (ad es. etichettare "sedi centrali" separatamente dalle posizioni dei punti vendita o dividere i contatti interni dai contatti di marketing . eccetera.)

Dati irrilevanti:

Dati che non sono necessari nel contesto del problema che stiamo risolvendo. Spesso, durante la migrazione da un CRM all'altro, ci saranno anni di dati storici che non sono più rilevanti (ad es. un campo che indica se un utente è “Partecipato alla Convention Aprile 2015”)

Duplicati:

Dove le informazioni su un'intera riga vengono visualizzate più di una volta. In un CRM, questo assumerà in genere la forma di un individuo o di un'azienda che appare separatamente su indirizzi e-mail separati. A seconda del contesto, i duplicati possono essere rimossi o compressi in un unico record.

Errori di sintassi:

Gli spazi bianchi iniziali o finali dovrebbero essere rimossi e i nomi alternativi dovrebbero essere standardizzati (USA vs. USA).

Standardizzare:

La formattazione di testo e numeri deve essere coerente, qualunque sia il formato scelto (in maiuscolo corretto, MAIUSCOLA, minuscolo, camelCase, ecc.)

Passaggio 3: verifica

Dichiarazione problema:

Possiamo confermare che i nostri dati sono validi (cioè corretti, per quanto possiamo renderli) e puliti?

Passi che adottiamo per risolvere il problema:

Verifica:

La verifica è il processo di verifica della correttezza del set di dati. Ciò si verifica in genere durante il processo di esplorazione e pulizia, nonché in seguito.

La verifica dei dati può comportare il controllo rispetto ad altri record esistenti per valutarne l'accuratezza, nonché l'esecuzione di operazioni per verificare che la pulizia sia andata a buon fine. Le regole e i vincoli logici (come le date di inizio che precedono le date di scadenza) sono validi? Gli errori sono sfuggiti? C'è un altro set di dati che possiamo incrociare? Ad esempio, se il nostro CRM ha una connessione live a un database, vediamo le stesse informazioni su entrambi i sistemi?

Quali sono gli effetti di una scarsa igiene dei dati nel tuo CRM?

Abbiamo parlato molto della disponibilità di dati puliti per l'implementazione del CRM.

Ma cosa succede se hai il tuo CRM da un po' di tempo: cosa succede quando hai dati CRM scadenti?

In parole povere: le interazioni e i rapporti saranno imperfetti.

Nell'era digitale di oggi, la personalizzazione è tutto. Personalizziamo le nostre e-mail automatizzate, i contenuti che i visitatori vedono sulle pagine Web e i video che inviamo. Ora, cosa succede se chiami un signor a signora o invii a qualcuno un'e-mail che non avrebbero dovuto ricevere.

Perdi fiducia e credibilità.

L'obiettivo del tuo CRM è fungere da "unica fonte di verità" per tutte le interazioni con i clienti. Ciò significa che i tuoi dati devono essere puliti e accurati in modo che le informazioni giuste siano disponibili per le persone giuste al momento giusto.

È meglio eseguire una pulizia dei dati almeno una volta all'anno.

E, quando non stai pulendo i tuoi dati, mantieni le regole standardizzate che hai stabilito nella tua implementazione CRM originale.

Best practice per l'igiene dei dati per l'implementazione del CRM

Come buon punto di partenza, ecco alcune best practice che la tua organizzazione può implementare per mantenere l'igiene dei dati:

1. Usa le convenzioni di denominazione
2. Standardizzare i processi di raccolta dati
3. Introduci l'automazione per rimuovere i vecchi contatti non impegnati
4. Impostare un programma di manutenzione
5. Introduci le regole di amministrazione e le autorizzazioni utente per l'immissione dei dati