Comment créer un horaire de travail à distance (avec des modèles)

Au moment où j'écris cette phrase, vers midi, je suis déjà au milieu de ma journée de travail. Je travaille à domicile et j'ai tendance à suivre presque la même routine de travail tous les jours. Donc, ma journée de travail commence vers 8h ou 9h, donc je finis vers 16h ou 17h. Et lorsqu'il s'agit de ces tâches de travail approfondies, telles que la rédaction de cet article de blog, je préfère m'occuper de ces tâches pendant les heures du matin et avant ma pause déjeuner.

Maintenant, si vous êtes également un travailleur à distance, assurez-vous que la structure de vos journées de travail aide beaucoup. Avec un horaire de travail à distance adapté à vos besoins, vous serez plus susceptible de terminer toutes vos tâches à temps. Dans cet article, nous aborderons :

• les facteurs à prendre en compte lors de l'établissement d'un calendrier,
• de précieux conseils sur la façon de créer un horaire à distance efficace, et
• modèles pour les employés avec un horaire flexible et ceux avec un horaire fixe.

Ce qu'il faut considérer avant de faire un horaire

Une fois que vous aurez élaboré un plan pour votre travail de télétravail, vous aurez une idée plus claire du temps dont vous avez besoin pour les tâches quotidiennes et de la façon de prioriser les plus importantes. Ainsi, vous serez plus réaliste quant à ce que vous êtes capable de faire tout au long de la journée. De plus, vous pourrez consacrer du temps à votre famille et à vos amis, ce qui améliorera votre équilibre travail-vie personnelle.

Voici ce que vous devez vous demander avant de commencer à établir un horaire de travail à distance :

À quelle heure travaillez-vous le mieux ?

Certaines personnes s'épanouissent le matin tandis que d'autres s'épanouissent le soir. C'est très bien parce que nous ne sommes pas tous les mêmes. Nos horloges biologiques fonctionnent différemment, c'est pourquoi certains d'entre nous connaissent des baisses de productivité après le déjeuner et d'autres le matin.

Si vous êtes en mesure de réorganiser vos tâches comme vous le souhaitez, tenez toujours compte de ce facteur. Par exemple, si vous vous levez facilement le matin et que vous vous sentez reposé et prêt à travailler, utilisez ce temps pour accomplir vos tâches les plus importantes. Une fois que votre niveau d'énergie commence à diminuer vers 14 h ou 15 h, occupez-vous de tâches moins vitales. La même règle s'applique à ceux qui aiment dormir et commencer leurs journées de travail un peu plus tard. Si vous n'êtes pas un alouette du matin, ne vous sentez pas obligé de vous réveiller très tôt uniquement parce que certains hommes d'affaires prospères le suggèrent. Suivez vos propres rythmes et vous obtiendrez de meilleurs résultats.

Où travaillez-vous le mieux ?

S'il vous est plus facile de vous concentrer sur vos tâches lorsque vous travaillez à domicile, vous y serez également plus productif. Dans ce cas, décidez où votre bureau à domicile aura lieu. Avoir une pièce entière à cet effet serait idéal. Mais, si ce n'est pas possible, optez pour un coin tranquille d'une pièce. Si vous avez besoin de plus de détails sur l'équipement de votre bureau à domicile, nous avons un blog sur les choses dont vous aurez besoin lorsque vous travaillez à domicile.

En revanche, si vous êtes un papillon social et que vous n'aimez pas travailler seul, vous pouvez toujours vous rendre dans un espace de coworking. C'est un endroit parfait pour rencontrer d'autres employés à distance tout en faisant le travail. Ou, vous pouvez passer de votre bureau à domicile à un café à proximité. Gardez simplement à l'esprit qu'un environnement aussi bruyant peut ne pas convenir aux moments où vous recevez des appels ou lorsque vous devez respecter votre échéance.

Vous avez des membres de votre famille ou des animaux dont vous devez vous occuper ?

Un autre point à prendre en compte est de savoir si vous devez vous occuper de vos enfants, des membres âgés de votre famille ou de vos animaux de compagnie. Par exemple, si vous devez conduire vos enfants à l'école à 8h00, programmez vos heures de travail à partir de 9h00. Ou bien, si vous avez des horaires de travail stricts, levez-vous un peu plus tôt et faites-le avant le travail.

Une fois que vous aurez toutes ces réponses, l'élaboration d'un horaire de travail à distance sera beaucoup plus facile. Donc, si vous choisissez de faire votre travail dans un espace de coworking, gardez à l'esprit que vous aurez également besoin de temps pour vous déplacer. Ou, si vous décidez de travailler à domicile, n'oubliez pas d'informer votre famille ou votre partenaire de vos heures de travail. De plus, des tâches telles que promener le chien ou conduire les enfants à l'école auront lieu avant ou après le travail.

Jetons un coup d'œil à quelques conseils pratiques pour rendre cet horaire plus pratique pour vous.

Comment créer un horaire de travail à distance efficace

Certains travailleurs à distance ont des horaires de travail flexibles, tandis que d'autres doivent suivre un horaire strict. Par conséquent, la façon dont vous structurez votre journée de travail dépendra du fait que vos heures de travail soient fixes ou non.

Quoi qu'il en soit, nous avons de précieux conseils pour créer une routine de travail à distance, quelles que soient vos heures de travail.

Définissez des plages horaires pour vos activités personnelles et en dehors des heures de travail

Si vous avez la possibilité de choisir vos heures de travail, vous pouvez analyser les affectations de travail en plusieurs périodes de travail avec quelques heures de pause entre les deux. Maintenant, pendant ces pauses, vous pouvez vous occuper de vos activités personnelles, comme promener le chien, déposer les enfants à l'école ou faire de l'exercice. Si vous avez un horaire fixe, vous pourrez faire ces courses avant ou après le travail.

Pour vous assurer que vos collègues et clients ne vous dérangent pas lorsque vous n'êtes pas devant un ordinateur, ajoutez ces heures à votre emploi du temps et notez-les comme activités personnelles/heures non travaillées. De cette façon, vous pourrez profiter de votre temps libre et vous occuper de vos courses. De plus, vous informerez vos collègues et clients lorsque vous n'êtes pas disponible pour les appels et les réunions. De plus, ces activités vous aideront à vous détendre et à être plus productif au travail.

De plus, cette astuce pratique vous assurera de maintenir un bon équilibre travail-vie personnelle. En parlant de cela, voici comment Matthew Paxton, le télétravailleur et fondateur d'Hypernia, a décrit l'importance de concilier travail et vie :

fitting work in our lives, not fitting our lives with work « J'ai réalisé que nous devrions adapter le travail à nos vies, et non adapter nos vies au travail C'est pourquoi j'ai pris l'habitude de confiner tout ce qui concerne le travail dans mon bureau à domicile. Plus besoin de vérifier ses e-mails dès le matin ou d'emporter mon ordinateur portable avec moi à la table à manger. Nos passe-temps, nos passions, nos relations et le temps que nous passons à prendre soin de nous-mêmes sont tous essentiels pour nous assurer que nous sommes les versions les plus productives de nous-mêmes. ”

Travaillez d'abord sur les tâches prioritaires

Au début de votre journée de travail à distance, il est logique de réserver vos premières heures de travail aux tâches prioritaires. Ainsi, une fois que vous avez terminé vos activités personnelles et que vous avez vérifié un e-mail pour toute urgence, assurez-vous de gérer toutes les tâches cruciales pendant au moins deux heures.

Mieux encore, à la fin de chaque journée, notez vos tâches prioritaires pour demain. Voici comment Reuben Yonatan, l'un des fondateurs de GetVoIP, décide ce qui est important :

« J'établis des priorités selon les priorités de la liste A, B et C. Les tâches de la liste A sont "à faire", et je fixerai un délai pour celles-ci, ainsi que du temps pour les accomplir. La liste B sont des éléments qui sont importants mais qui peuvent être poussés si nécessaire, j'ai donc un peu plus de flexibilité. Les éléments C doivent être terminés à un moment donné, mais seront insérés quand ils le pourront. Je construis mon calendrier de cette façon et je vois ce qui convient. Vous devez parfois faire des coupes, mais la priorisation est la vraie clé. ”

Par conséquent, le matin, vous devrez d'abord vous attaquer à vos tâches A, puis à vos tâches B.

S'il vous arrive d'avoir une réunion debout quotidienne pendant la matinée, vous pouvez commencer vos tâches prioritaires dès la fin de la réunion.

Une autre façon pratique d'apprendre à mieux hiérarchiser est la matrice d'Eisenhower. Cette méthode vous apprendra à reconnaître ce qui est important et améliorera votre gestion du temps.

Travailler sur des tâches moins importantes plus tard

Vous avez terminé vos tâches prioritaires et il est maintenant temps de commencer à travailler sur d'autres missions que vous avez régulièrement dans votre assiette. Selon ce que vous faites, il peut s'agir de tâches récurrentes que vous effectuez quotidiennement ou une fois par semaine.

Laisser du temps pour un travail en profondeur

Cal Newport, auteur de nombreux livres sur la technologie et la culture, affirme qu'il existe deux types de tâches en matière de travail intellectuel. Nous avons donc:

1. Tâches principales : grâce à ces missions, vous démontrerez à quel point vous êtes bon dans ce que vous faites. Exemple : toutes les tâches pour lesquelles votre client vous paie.
2. Tâches périphériques : ces tâches que vous devez accomplir, mais qui ne donnent aucune idée de votre réussite au travail. Exemple : répondre aux e-mails.

Bien que les tâches périphériques soient importantes, les tâches principales sont le cœur et l'âme de votre travail. Et quelle est la meilleure façon d'accomplir ces tâches essentielles ? Eh bien, vous devez effectuer un travail approfondi, c'est-à-dire des activités qui impliquent l'utilisation de vos compétences cognitives. Il est crucial que vous ne soyez pas distrait lorsque vous faites un travail en profondeur. Ainsi, les écouteurs antibruit sont votre meilleur ami pendant cette période.

Vous devez prévoir quelques heures tout au long de la journée pour des tâches de travail approfondies. Idéalement, vous voudriez faire votre travail en profondeur pendant la période la plus productive de la journée. S'il vous est plus facile de vous concentrer sur le travail l'après-midi, réservez du temps pour un travail en profondeur, disons, de 16 h à 18 h.

Réservez vos rendez-vous en un ou deux jours

Selon Flexjobs, la planification de toutes les réunions et appels ensemble, sur un ou deux jours de la semaine, favorise un temps de travail ininterrompu et améliore la productivité des employés. Si vous réservez vos réunions de cette façon, vous aurez le reste de la semaine pour d'autres tâches. De plus, comme vous aurez des journées sans réunion, vous pourrez travailler sans distractions et vous concentrer également sur un travail approfondi.

Laisser des vides dans le calendrier pour les activités non planifiées

Vous ne pouvez pas planifier chaque seconde de la semaine à l'avance. Parfois, vous aurez une tâche inattendue ou quelque chose d'urgent à régler. Ou peut-être devrez-vous aller chez le dentiste ou emmener votre chien chez le vétérinaire.

Pour vous préparer à ces situations, bloquez au moins une heure d'ouverture par jour. Bien sûr, si votre journée se déroule comme prévu et qu'il n'y a pas d'urgence, vous pouvez utiliser cette période pour faire un travail approfondi ou faire des projets pour la semaine suivante.

Envisagez d'avoir un rituel de fin de journée de travail

Les employés distants ont parfois du mal à se débrancher après le travail. Puisqu'ils n'effectuent pas leur travail au bureau, les frontières entre le travail et la vie personnelle peuvent être floues. Cela est particulièrement vrai pour ceux qui travaillent à domicile.

Vous devez être conscient que se détendre et ne pas penser à un travail en dehors du travail sont des étapes cruciales pour prévenir l'épuisement professionnel. Alors, comment faire en sorte que votre esprit arrête le mode travail et commence à se détendre ? Une façon d'y parvenir est d'intégrer un rituel de fin de journée de travail.

Quelles activités comprend ce rituel ? Eh bien, vous pouvez utiliser votre dernière heure de travail pour consulter vos e-mails et répondre à vos questions. De plus, vous pouvez faire savoir à vos collègues distants que vous pointez bientôt, au cas où ils auraient besoin d'autre chose de votre part. De plus, écrivez une liste de choses à faire pour demain.

Un modèle d'horaire de travail à distance pour des horaires de travail flexibles

Maintenant que vous avez vu ce qu'il faut intégrer à votre horaire de travail à distance, nous allons vous montrer à quoi peut ressembler votre plan de travail lorsque vous avez des horaires de travail flexibles.

Télécharger Horaire flexible de travail à distance

Dans la capture d'écran ci-dessus, vous remarquerez que les tâches quotidiennes sont divisées en plusieurs sections. Avant et après ces séances de travail, il y a des plages horaires appelées Activités personnelles/Heures non travaillées. Donc, si vous avez la possibilité d'organiser vos heures de travail comme vous le souhaitez, vous pouvez utiliser ces plages horaires libres pour vos courses privées, comme promener le chien, faire les courses, faire de l'exercice, préparer le dîner, etc. L'ajout de ces champs à votre forfait distant est essentiel si vous souhaitez partager votre emploi du temps avec d'autres collègues ou clients. Par conséquent, ils sauront ne pas réserver de rendez-vous avec vous pendant ces heures.

En parlant de réunions, vous remarquerez que dans ce plan, les réunions et les appels ne sont programmés que le lundi et le mardi. Puisqu'il n'y a pas de réunions pendant les trois autres jours de la semaine, il y a plus de place pour le travail en profondeur. En outre, chaque jour comprend des sessions telles que les tâches prioritaires et les e-mails et les tâches régulières.

Comme nous l'avons mentionné précédemment, vous devez toujours laisser du temps libre pour des tâches imprévues ou des urgences personnelles. Donc, cela est également couvert dans le modèle, comme le champ Heure d'ouverture.

Enfin, nous avons incorporé un bloc Avoir un rituel de clôture ici aussi. De cette façon, vous serez rappelé quand il est temps de pointer.

N'oubliez pas que vous pouvez utiliser ce modèle comme vous le souhaitez. Par exemple, au lieu du nom Tâches prioritaires, vous pouvez entrer le nom de vos tâches les plus importantes pour chaque jour. Mieux encore, élaborez votre plan hebdomadaire en personnalisant ce modèle.

Un modèle d'horaire de travail à distance pour les heures de travail fixes

Si votre travail à distance consiste en des heures fixes, vous aurez un horaire assez diversifié. Au lieu de vous occuper de vos activités personnelles tout au long de la journée, vous les ferez avant ou après le travail. Mais, une fois votre journée de travail terminée, vous pourrez vous détendre et disposer d'un après-midi entier pour vos loisirs.

Télécharger Horaire fixe de travail à distance

Dans ce cas, nous avons créé un modèle pour un employé qui travaille de 9 h à 17 h. Comme vous pouvez le voir, les heures de travail sont ici regroupées, tandis que les activités personnelles se déroulent le matin, l'après-midi et le soir.

La différence entre le premier et ce modèle est que l'horaire de travail à distance fixe contient un champ nommé Heure d'ouverture plus une pause déjeuner. Ceci est votre rappel de faire une pause et de déjeuner pendant une heure non planifiée.

Les autres plages horaires sont les mêmes, vous avez donc des tâches prioritaires, traitant des e-mails et des tâches régulières, puis des réunions et des appels les lundis et mardis. Du mercredi au vendredi, évitez les réunions et concentrez-vous sur le travail en profondeur. Les horaires étant fixes, un rituel de clôture a lieu chaque jour à une heure identique. Cela garantit que vous terminerez votre journée de travail correctement, à l'heure, puis que vous passerez en mode arrêt.

Tout comme avec l'horaire de travail à distance flexible, n'hésitez pas à personnaliser ce modèle comme vous le souhaitez.

Conclusion

Le télétravail vous offre une grande flexibilité. Vous pouvez effectuer des tâches depuis votre bureau à domicile, depuis un parc ou un espace de coworking. Pour certains salariés, travailler à distance signifie aussi pouvoir choisir ses horaires de travail, alors que pour d'autres, les horaires sont fixes. Dans les deux cas, avoir une sorte de structure hebdomadaire fera des merveilles pour votre productivité. En suivant un horaire de travail à distance, vous terminerez vos tâches à temps et vous occuperez de vos courses personnelles quotidiennes. De plus, vous pourrez passer du temps avec votre famille et vos amis, ce qui joue un rôle important dans le maintien de votre équilibre travail-vie personnelle.