6 hacks de productivité des analystes de Business Intelligence pour améliorer le flux de travail

Vous voulez être un analyste décisionnel plus productif ?

Vous êtes encore en train de lire, donc la réponse est clairement : Oui.

Vous pouvez procéder de deux manières :

Vous pourriez vous faire prendre dans ce que j'appelle le "Google grinder", à la recherche inutile de conseils pratiques tout en descendant dans le terrier du lapin du pays des merveilles qu'est le contenu en ligne. Ce n'est pas la meilleure utilisation de votre temps, cependant.

Alternativement, vous pourriez en fait être productif… et lire cet article, où je présente six façons simples d'améliorer votre productivité cette semaine.

1. Créer des tables de faits pour Excel

Ryan Farley, PDG de LawnStarter, explique que les analystes en intelligence d'affaires de son entreprise ont un moyen intéressant de réduire le temps qu'ils passent dans Excel :

« Quelque chose que je dirais est plus une pratique exemplaire, mais qui permet certainement d'économiser une tonne de temps et d'efforts, c'est d'investir du temps pour créer ce que nous appelons des « tables de faits ». Ces tables de faits peuvent être des ensembles de données créés à l'aide de votre outil BI, de vues SQL ou de tables SQL. Mais le principe de base est que 80 % de votre travail en BI proviendra de 20 % des mêmes sources de données. Les exemples pour nous chez LawnStarter Lawn Care incluent notre trafic Web via l'inscription, nos clients actifs mensuels et notre segmentation de la clientèle. Nous utilisons tellement ces choses, qu'il était logique de créer des sources de données que n'importe qui peut se connecter directement, donc un, ils n'ont pas à se débrouiller avec des données brutes, et deux, pour s'assurer que tout le monde fait des analyses sur, disons, les utilisateurs actifs mensuels , est garanti de regarder les utilisateurs actifs mensuels. De plus, cela permet aux personnes moins expérimentées d'avoir confiance dans leurs résultats.

La suggestion de Farley est un excellent exemple d'externalisation de votre mémoire en créant des listes d'informations facilement utilisables, ce qui est un autre excellent moyen d'être productif.

2. Externalisez votre mémoire avec des listes

Pour être le plus productif possible, vous devez libérer autant d'énergie mentale que possible. Une excellente façon d'y parvenir est d'externaliser votre propre mémoire.

Plutôt que de laisser vos lobes frontaux faire le travail de mémorisation, mettez toutes vos tâches sur une liste de choses à faire. Cela libérera votre cerveau pour vous concentrer sur ce qui doit être fait sur le moment, plutôt que sur toutes les choses qui doivent être faites ce jour-là.

Dans son livre "L'esprit organisé", Daniel Levitin explique comment les listes de tâches sont des catalyseurs de productivité : "Le but [des listes de tâches] est de vous débarrasser des projets et des situations, mais de ne pas perdre d'idées potentiellement utiles - extérioriser vos lobes frontaux. Ensuite, vous pouvez prendre du recul et regarder votre liste d'un point de vue d'observateur et ne pas vous laisser guider par ce qui est le plus récent et le plus bruyant dans votre tête.

En externalisant votre mémoire sur un bloc de papier ou un document Word, vous libérez votre cerveau pour jeter un regard critique et détaché sur le problème à résoudre.

Aussi, n'oubliez pas de prioriser.

3. Choisissez un système d'organisation et respectez-le

Si les listes de tâches sont de petits morceaux de mémoire externalisée de la taille d'un kilo-octet, les systèmes organisationnels sont comme des plates-formes logicielles entières pour votre cerveau. Si vous n'avez pas de système d'organisation, procurez-vous-en un.

Levitin recommande de choisir un système qui existe déjà. Donc, si vous avez du mal à trouver comment organiser vos fichiers, restez simple et allez par ordre alphabétique. Ou, vous pouvez choisir un système organisationnel existant et performant, tel que les « Capacités critiques » que Gartner utilise pour structurer ses Magic Quadrants (contenu complet disponible pour les clients de Gartner).

Si vous êtes un surdoué, vous pouvez toujours créer un système légèrement différent, comme Thomas Jefferson, qui a catalogué toute sa bibliothèque en trois catégories : histoire, philosophie et beaux-arts. (Dans le langage du 18e siècle, la science – y compris les ordinateurs – serait passée sous la « philosophie ».)

Il a eu l'idée de son héros, Francis Bacon.

Si vous avez un système d'organisation (je suppose que la plupart d'entre vous en ont), respectez-le et faites-en l'épine dorsale de tout ce que vous faites au travail. Le cerveau est conçu pour organiser les choses en catégories, donc garder vos choses organisées garde votre monde extérieur dans une forme que votre cerveau aime et peut facilement digérer.

Zak Cocos, vice-président de la croissance chez LawnStarter, a un excellent exemple de création d'un système organisé pour une plus grande productivité :

« L'un des problèmes que nous rencontrions était les multiples sources de vérité définies par les propres requêtes SQL de chacun qui répondaient à des questions similaires. Pour résoudre ce problème et devenir plus productifs en répondant aux questions avec des données, nous avons créé un référentiel git avec des requêtes "sources de vérité" (qui définissent parfois même des vues ou des tableaux récapitulatifs). Cela nous a donné quelques avantages :1. Le fait d'avoir toutes ces requêtes en un seul endroit nous rend beaucoup plus confiants dans les données et les analyses que nous produisons.2. Nos requêtes sont désormais contrôlées par version, vous pouvez donc voir leur historique et leur progression dans le temps.3. Parce que les requêtes sont publiques, il y a une plus grande discussion et une plus grande attention aux détails sur leur exactitude. Ce simple changement a rendu notre BI plus précise, efficace et productive !

4. Revenez à la nature

Selon une étude de l'Université du Michigan, vous pouvez améliorer votre productivité jusqu'à 20 % simplement en vous promenant dans le parc.

Pour une raison quelconque, faire le truc de Thoreau même pendant quelques minutes peut améliorer votre mémoire et votre attention. Les participants à l'étude ont fait une promenade de 20 minutes dans un arboretum et ont constaté que leurs performances mentales s'étaient améliorées. Une marche similaire en milieu urbain n'a pas eu cet effet.

Quelle est la puissance de l'effet de la nature sur l'esprit ? Assez pour que les sujets de test qui ont regardé une image de la nature pendant dix minutes aient obtenu de meilleurs résultats que les sujets qui ont fait une autre promenade urbaine. Une pause de 10 minutes avec un livre sur les parcs nationaux, par exemple, que vous pouvez vous procurer dans une bibliothèque, pourrait valoir plus que de naviguer dans une rue animée de la ville.

Vous êtes maintenant 20 % plus productif.

5. Passez en mode rêverie

Par là, je ne veux pas dire « planifiez vos prochaines vacances ». "Rêverie" fait ici référence à ce que Marcus Raichle appelle "le mode par défaut". C'est un état où les idées peuvent entrer et sortir de votre tête, et "aucune pensée n'exige une réponse".

Le mode par défaut est à l'opposé de l'attention consciente. Chaque fois que votre esprit vagabonde, il entre dans le mode par défaut.

Alors, comment le mode par défaut vous rend-il plus productif ? Il vous permet d'identifier les connexions qui n'existent pas autrement. Le mode par défaut "est marqué par le flux de connexions entre des idées et des pensées disparates, et un manque relatif de barrières entre les sens et les concepts", selon Levitin.

Envisagez d'organiser quelques périodes de votre journée en blocs qui vous permettent de rêver comme ça. Faites tout ce qu'il faut pour entrer dans cet état, surtout lorsque vous essayez de trouver la réponse à un problème particulièrement difficile. Je m'éloigne généralement de mon bureau pour le faire. Pour une raison quelconque, changer d'endroit où je suis m'aide à changer ma façon de penser. Le penchant du mode par défaut pour créer des connexions peut fournir une solution à partir d'un endroit que vous n'aviez même pas envisagé.

6. Bloquez des tranches de temps de 52 minutes

Apparemment, le nombre magique pour la productivité est 52… et 17.

Dans une étude du groupe Draugiem, ce sont les intervalles de travail et de repos utilisés par le groupe de personnes le plus productif dans une étude sur la productivité au travail. Les personnes qui prennent des périodes de travail de 52 minutes, suivies de pauses de 17 minutes, sont apparemment plus productives.

Levitin est d'accord : "Les tâches difficiles bénéficient d'une période de concentration soutenue de cinquante minutes ou plus, en raison du temps qu'il faut à votre cerveau pour s'installer et maintenir un état de concentration."

Si vous cherchez à entrer dans cet état de rêve éveillé, envisagez d'essayer des morceaux de travail de 50 minutes. Cela vous laissera suffisamment de temps pour entrer dans le mode par défaut et maximiser davantage votre productivité.

Des hacks de productivité que vous avez utilisés en tant qu'analyste en intelligence d'affaires ?

Vous avez d'excellents hacks de productivité ? Si oui, j'aimerais entendre parler d'eux! Plus vous partagez, plus les autres lecteurs bénéficient de moyens d'en faire plus en moins de temps.

Si vous souhaitez améliorer encore votre productivité, consultez l'une de ces ressources :

• 5 façons garanties de vous assurer que votre perception de la productivité au bureau correspond à la réalité
• J'ai essayé ces 7 astuces de productivité de Business All-Stars
• 7 Hacks de productivité que notre équipe utilise pour en faire plus chaque jour