Seis consejos prácticos para mejorar la comunicación en equipo

En los estudios que exploran equipos de alto rendimiento, hay una métrica que aparece una y otra vez como un predictor del éxito: la comunicación.

Esto sugiere que los equipos que interactúan entre sí de manera efectiva tienen más probabilidades de funcionar bien. En última instancia, el desempeño de su equipo afectará el éxito de su negocio.

En este artículo, veremos consejos prácticos que puede utilizar para mejorar la comunicación en equipo.

Estrategias de comunicación del equipo

Fomente la interacción cara a cara

En un estudio que exploró lo que caracteriza a un equipo de alto rendimiento, los investigadores del MIT descubrieron que la forma de comunicación más valiosa era cara a cara. A esto le siguieron videollamadas y luego mensajes.

En base a esto, los gerentes deberían buscar aumentar la cantidad de oportunidades que tienen los equipos para comunicarse en persona. El artículo señala varias estrategias que las empresas pueden utilizar para lograrlo. Estos son:

• Alargar las mesas para que sea más probable que los extraños coman juntos.
• Programar los descansos de un equipo para que todos estén libres al mismo tiempo.
• Alentar a los directivos a dar ejemplo buscando tiempo para la comunicación cara a cara.

Por supuesto, estas son sólo algunas de las muchas formas en que puede fomentar la interacción personal. Piense en lo que funcionará bien dentro de su organización.

Fomentar la comunicación eficaz en equipo

El mismo estudio del MIT también sugirió que la forma en que interactúan los equipos es importante. Identificó dos aspectos de la comunicación que pueden afectar el desempeño de un equipo.

• La energía es el número y tipo de intercambios entre los miembros del equipo. Un intercambio se define como un comentario y un reconocimiento.
• El compromiso es la distribución de estos intercambios entre los miembros del equipo. El estudio encontró que los equipos funcionan mejor cuando los intercambios de comunicación se distribuyen uniformemente entre todos los miembros.

Los propietarios y gerentes de empresas deben tomar medidas para garantizar que las personas se comuniquen de la manera más eficaz. El estudio del MIT señaló dos formas en que los directivos pueden hacer esto.

La primera es educar a los miembros del equipo sobre técnicas de comunicación efectivas. Por ejemplo, deberían alentar a los miembros a escuchar más y reducir las interrupciones. Otro método era mover miembros entre equipos.

Utilice la tecnología cuando la interacción cara a cara no sea posible

La comunicación cara a cara no siempre es posible. Un informe reciente sugirió que el 70% de los profesionales a nivel mundial trabajan de forma remota al menos una vez a la semana, y el 53% lo hace durante al menos la mitad de la semana. Este informe es importante ya que encuestó a 18.000 empleados en 96 empresas globales.

Afortunadamente, existen muchas herramientas que los propietarios de empresas pueden utilizar para fomentar la comunicación. El software de mensajería como Slack facilita que los equipos se comuniquen dondequiera que estén, mientras que las herramientas de productividad como Asana y Trello pueden ayudar a mantener a todos concentrados.

Hay muchas cosas que puede hacer para fomentar la comunicación entre los trabajadores remotos. Configurar videollamadas semanales con todos los miembros del equipo puede ser una forma productiva para que los gerentes se pongan al día con los empleados. Esto también puede ayudar a establecer una buena relación.

Mientras tanto, establecer reuniones semanales en la plataforma de comunicación que utilice garantizará que haya momentos en los que todo el equipo esté disponible para discutir problemas juntos.

Antes de tener una reunión en línea, cree un itinerario y configure hilos separados que los miembros del equipo puedan utilizar para hablar sobre cada tema. Esto reducirá las posibilidades de tener varias conversaciones no relacionadas dentro de un solo hilo.

Asegúrese de que todos los miembros de su equipo se sientan cómodos comunicándose

Las personas se comunican de diferentes maneras. Asegurarse de que todos los miembros de su equipo se sientan cómodos interactuando con otros miembros (sin importar su nivel de experiencia, tipo de personalidad o cultura) puede constituir la base de un equipo exitoso.

Para asegurarse de que todos los miembros de su equipo se sientan cómodos comunicándose, primero debe descubrir los problemas que puedan tener.

Alentar a un introvertido a hablar más en una sala llena de extrovertidos probablemente requerirá un conjunto diferente de tácticas para ayudar a los nuevos empleados que se sienten intimidados por empleados más experimentados.

Crear una atmósfera de confianza

En un estudio sobre equipos de alto rendimiento, Google descubrió que los equipos eficaces tenían más probabilidades de tener miembros que se sintieran psicológicamente seguros. Google definió la seguridad psicológica como que las personas se sientan capaces de hacer preguntas, hacer sugerencias y admitir errores con confianza.

Hay muchas maneras en que los gerentes pueden fomentar esto. En primer lugar, deberían dejar claro que no siempre esperan que todos sean perfectos. Reconocer su propia falibilidad puede ser una forma de hacerlo.

Es esencial establecer una cultura en la que todos los miembros sepan que sus aportes son valorados. Al igual que la creación de reglas sobre cómo deben reaccionar los equipos a las sugerencias. Por ejemplo, los equipos deben considerar todas las ideas y se espera que todos los miembros del equipo hagan su parte justa tanto de hablar como de escuchar.

Configurar normas de comunicación

Las normas de comunicación son pautas que dictan cómo un equipo se comunica, toma decisiones y resuelve conflictos.

Derek Newberry, de la Universidad de Pensilvania, recomienda varias normas que los equipos deberían establecer.

La primera es que los equipos deben establecer pautas sobre las herramientas que utilizan para comunicarse y cómo las utilizan.

Newberry recomienda hacer una lista de todos los tipos de comunicación que su equipo necesita realizar, por ejemplo, actualizaciones de proyectos o revisiones de presupuesto. Luego deberás establecer formas de comunicación adecuadas para cada uno.

Si bien puede que le parezca bien realizar actualizaciones del proyecto a través de una aplicación de mensajería, las revisiones del presupuesto pueden ser más adecuadas para reuniones en persona.

También debes tener en cuenta la frecuencia con la que te comunicas. Establecer una reunión para cada tipo de comunicación, por ejemplo, podría acabar abrumando a los equipos.

La comunicación eficaz mejora el rendimiento del equipo

La comunicación eficaz ayuda a los equipos a trabajar juntos para alcanzar sus objetivos. Reduce los malentendidos y garantiza que todos los miembros del equipo se sientan valorados y cómodos compartiendo sus opiniones.

Las formas exactas en que animes a los equipos a comunicarse dependerán de la composición del grupo.

Los equipos con muchos trabajadores remotos requerirán que usted implemente estrategias que permitan a las personas comunicarse de manera efectiva a pesar de la falta de oportunidades para reunirse cara a cara. Los equipos muy unidos en las oficinas, por otro lado, tendrán un conjunto de desafíos completamente diferente.

Para obtener más información sobre cómo mejorar el desempeño en el trabajo, consulte nuestros artículos sobre cómo mantenerse productivo y las características de los equipos de alto rendimiento.