لقد جربت 6 طرق لقائمة المهام: هذا هو حكمي

إذا كانت المخططات والملاحظات اللاصقة دائمًا تساعد في تحسين ذاكرتك وتنظيمك ، فأنا متأكد من أنك معجب بالفعل بقوائم المهام. كان هذا هو الحال بالتأكيد بالنسبة لي.

لطالما كانت كتابة المهام والأفكار الخاصة بي أداة رائعة لمساعدتي في البقاء منظمًا والتوقف عن القلق بشأن المستقبل - سواء كنت أخشى أن أنسى إكمال مهمة مهمة أو تفويت موعد أو أدرك أنني أفتقر إلى عنصر في منتصف الطبخ.

ومع ذلك ، في الآونة الأخيرة ، كان هناك الكثير لتتبعه ، لذلك بدأت في القراءة عن طرق مختلفة لتنظيم قائمة المهام. بمجرد أن علمت عن العدد الكبير من الأساليب الموجودة ، صُدمت.

بطبيعة الحال ، كان علي أن أتحقق مما إذا كانت بعض هذه الأساليب تجعلني أكثر إنتاجية ، لذلك قررت أن أجرب الطريقة الستة التي وجدتها الأكثر إثارة للاهتمام.

إذا كنت ترغب في معرفة إيجابيات وسلبيات كل طريقة وتعلم بعض النصائح والحيل المفيدة لقائمة المهام ، فتابع القراءة.

الغرض الرئيسي من قوائم المهام

نظرًا لأن لدينا جميعًا تفضيلات وعادات مختلفة ، فإننا نفضل جميعًا أنواعًا مختلفة من قوائم المهام. يرجع ذلك في الغالب إلى أن زيادة مستويات الإنتاجية لدينا يجب أن تكون متوافقة مع نوع شخصيتنا.

في ما يلي العديد من الأشكال المختلفة لقوائم المهام التي غالبًا ما ينشئها الأشخاص:

• القوائم اليومية ،
• القوائم الأسبوعية ،
• القوائم الجارية ،
• قوائم منفصلة لمختلف مجالات الحياة ،
• قائمة المواعيد النهائية ، إلخ.

إنها بالضبط تلك الفروق التي كانت بمثابة أساس لإنشاء طرق مختلفة لقائمة المهام.

ولا يتعلق الأمر فقط بمحتوى قائمتك. هناك أيضًا أنواع أخرى من تفضيلات قائمة المهام ، مثل ما إذا كان سلاح الإنتاجية الذي تختاره سيكون:

• ملاحظات لاصقة مرمزة بالألوان ،
• مجلات رصاصة
• المخططون المنتظمون ،
• تطبيقات الهاتف و / أو الكمبيوتر ، إلخ.

تحصل على الجوهر.

قبل الخوض في التفاصيل حول الأساليب الست التي اختبرتها ، يجب أن أذكر مفهومًا مهمًا آخر - الإنتاجية الصغرى. إنه مناسب لجميع أنواع طرق قائمة المهام.

تشير الإنتاجية الجزئية إلى قدرتنا على تقسيم المهام الكبيرة إلى قطاعات ومكونات وأنشطة أصغر.

عند الحديث عن قوائم المهام ، تعد الإنتاجية الدقيقة جوهرية ، حيث يساعدنا تقسيم المهام على رؤية كل مهمة على أنها أكثر قابلية للتنفيذ.

دور الإنتاجية المصغرة في إنشاء قوائم المهام (+ مثال)

اسمحوا لي أن أقدم مثالاً على الإنتاجية الصغرى وأشرحها بالتفصيل.

قل أن قائمة المهام اليومية الخاصة بك تتضمن العنصر التالي:

• اكتب التقرير

أنت تدرك أن الموعد النهائي غدًا ، ومع ذلك فأنت تماطل لساعات ، وتتجنب العمل في المهمة ، وتقوم ببعض المهام العادية بدلاً من ذلك.

حسنًا ، السبب الرئيسي الذي يجعلك تكافح هو أن مهمتك ليست في الواقع مهمة واحدة ، ولكنها تتكون من عدة أجزاء:

• جمع البيانات الإحصائية للربع الأخير ،
• قارن ببيانات الفترة السابقة ،
• إنشاء الرسومات والمخططات والتمثيلات المرئية الأخرى للبيانات ،
• اكتب مقطعًا عن مقارنة البيانات ،
• اكتب شريحة توقع ، مع التنبؤات للربع التالي ،
• تحقق من النص من أجل التدقيق الإملائي والنحوي ، و
• اكتب رسالة بريد إلكتروني سترفق بها التقرير.

كما ترى ، تتكون هذه المهمة المعقدة والطويلة من 7 مهام أصغر - أي 7 مهام يجب القيام بها .

ما أريد أن أشير إليه هنا هو - ضع في اعتبارك أن زيادة الإنتاجية ترتبط ارتباطًا مباشرًا بقدرتك على تفكيك المهام المعقدة ، وتحديد المهام التي يجب عليك القيام بها. سيؤثر التعامل مع مكونات أصغر وأكثر قابلية للإدارة بدلاً من مهمة واحدة معقدة بشكل كبير على دوافعك.

أنا أتحدث من الخبرة ، ولحسن الحظ ، كنت أعمل على تقسيم المهام منذ سنوات حتى الآن.

لذلك ، كنت على استعداد للبدء بتجربة قوائم مهام مختلفة ، واخترت الطرق الست أدناه.

طرق قائمة المهام التي جربتها وكيف عملت معي

الآن بعد أن شرحت بعض العناصر المهمة لقوائم المهام بشكل عام ، دعنا نتعمق في الأساليب المحددة التي حاولت استخدامها.

الستة الذين أختارهم هم:

• مخططي ،
• قوالب قائمة المهام ،
• مدير المهام الرقمية ،
• قائمة التشغيل ،
• تقويم و
• طريقة القيام بشيء واحد.

بالنسبة لهذه المقارنة ، أركز على أيام عملي المعتادة والمهام التي يتعين علي إكمالها ككاتب.

إذن ، هذا ما تعلمته عن كل طريقة وكيف أقوم بتقييمها.

الطريقة الأولى باستخدام مخططي

كما ذكرت ، كنت دائمًا أحد هؤلاء الأشخاص الذين يستخدمون مخططيهم بانتظام للتنظيم وتدوين الملاحظات وجلسات العصف الذهني.

ما لم أكن أعرفه هو أنني كنت أفعل ذلك بطريقة خاطئة.

حسنًا ، على الأقل عندما يتعلق الأمر بقوائم المهام في حد ذاتها.

كانت هذه هي القضايا الرئيسية بالنسبة لي:

• كنت ببساطة أكتب كل شيء بدون ترتيب معين ،
• كنت أخلط مهماتي مع ملاحظاتي الأخرى ، و
• سأخلط بين المهام اليومية والمستقبلية.

لذا ، فإن طريقة المخطط التي تبقيك منظمًا في الواقع تتكون من عدة قوائم مهام لمهامك.

لقد أنشأت قوائم مهام منفصلة للفئات الثلاث التالية :

• عمل،
• الأعمال والمهمات ، و
• العناية بالنفس.

أثناء إجراء بحثي ، لاحظت العديد من الاختلافات في الفئات - لذلك إليك العديد من الاقتراحات التي قد ترغب في وضعها في الاعتبار:

• عمل عميق ،
• البقاء على اطلاع (التواصل ، التعلم ، التحضير للاجتماعات)
• الأبوة والأمومة ،
• الرياضة والتمارين الرياضية ،
• التحضير والطبخ ، إلخ.

قسم قائمة المهام الخاصة بعملي

إليك ما بدا عليه يومًا ما استخدام المخطط الخاص بي كطريقة قائمة مهام فعلية للعمل.

كما تلاحظ ، فقد قمت بتدوين 7 مهام كنت متأكدًا تمامًا من أنني سأكملها خلال وردية العمل.

كما اتضح ، تمكنت من إكمال 6. المهمة المتبقية هي:

• كتابة الملاحظات لكل مقطع.

لقد بدأت هذه المهمة وأحرزت بعض التقدم (أنهيت ملاحظاتي لمدة 5 أجزاء من 8 أجزاء) ، ولكن ما زلت لا أستطيع اعتبارها مكتملة.

لذلك ، كان هناك شيء واحد واضح تمامًا - غالبًا ما أكون غير واقعي من حيث مقدار الوقت الذي أخصصه لكل مهمة من هذه المهام .

حدث نفس الشيء في الفئتين الأخريين - لذلك كان هذا إدراكًا مهمًا جدًا بالنسبة لي.

كان أول ما حدث لي هو هذا - لقد شعرت بالسوء مرات عديدة بشأن المماطلة.

الآن ، بعد مزيد من التفكير ، أعتقد أنه من المرجح أن الأمر استغرق مني وقتًا أطول لإكمال مهمة مما كنت أخصصه في رأسي.

بعد كل شيء ، مغالطة التخطيط تبدأ وتنتهي بالتفكير بالتمني.

لذلك ، كما استنتجت ، فإن وجود توقعات غير واقعية وتفويت المواعيد النهائية قد يؤدي إلى:

• تدني احترام الذات ،
• مشاعر النقص وحتى
• الإضرار بعلاقاتنا مع الآخرين.

علاوة على شعورك بالسوء حيال عدم تقدمك ، يمكن أن يبدأ الآخرون في إدراكك على أنك غير جدير بالثقة وغير موثوق به.

أيضًا ، إذا بالغت في تقدير قدراتك فيما يتعلق بمهاراتك في إدارة الوقت (ومع ذلك ، لا يزال موعدك النهائي محددًا) فمن المحتمل أن تزيد هامش الخطأ لديك وتقليل جودة عملك.

إيجابيات استخدام مخططك لقوائم المهام

طريقة متعددة الاستخدامات وشخصية للغاية

يساعدك على وضع أهداف واقعية لنفسك

يقلل من القلق ويعزز احترام الذات

سلبيات استخدام مخططك لقوائم المهام

قد يستغرق الأمر بعض الوقت للعثور على الفئات المناسبة لهذا العمل

قد يستغرق الأمر وقتًا طويلاً للقيام بذلك على أساس يومي

بعض الناس ببساطة لا يحبون الكتابة باليد

من هي أفضل طريقة لقائمة مهام المخطط؟

هناك شيء واحد أنا متأكد منه - هذه الطريقة ستعمل معجزات للأشخاص الذين يستخدمون المخططين بشكل يومي. بناءً على تجربتي الخاصة ، يمكنني القول بثقة أنك من المحتمل أن تبني نظامًا فعالًا بمرور الوقت.

إذن ما حدث لي هو أنني تعلمت التفريق بين المهام والأهداف أو الأهداف. بمجرد أن كان لدي 3 فئات فقط لمهامي اليومية ، أدركت أنني بحاجة إلى مساحة لبقية ملاحظاتي وجلسات العصف الذهني.

هكذا اكتشفت مدى أهمية معرفة الفرق بين الأهداف والغايات والمهام:

• توضح الأهداف ما تريد تحقيقه (مثل زيادة المبيعات) ؛
• تعكس الأهداف كيف ومتى تخطط للقيام بذلك (على سبيل المثال ، تعيين 3 مندوبين مبيعات إضافيين في غضون شهر) ؛
• المهام هي إجراءات محددة تحتاج إلى إكمالها لتحقيق أهدافك (نشر إعلان ، وإجراء مقابلات ، وإجراء بحث حول المناطق المحتملة للتوسع ، وما إلى ذلك)

ملخص لطريقة مخطط قائمة المهام

بشكل عام ، يجب أن أعترف أنني متحمس للغاية لتجربة هذه الطريقة مرة أخرى. أرغب في العثور على الفئات المناسبة لروتيني اليومي وتنفيذ قوائم المهام هذه لتحسين إنتاجيتي.

علاوة على ذلك ، سيساعدني ذلك بالتأكيد على تحسين مهارات إدارة وقتي.

التصنيف : ️️️️️

الطريقة الثانية: قالب قائمة المهام

الطريقة الثانية التي كنت أتوق إلى تجربتها هي استخدام قالب قائمة المهام.

على الرغم من أنني معتاد على كتابة الأشياء على الورق ، إلا أنني يجب أن أعترف أن الأمر يستغرق بعض الوقت الثمين.

تخيلت أن إطار العمل الجاهز من شأنه تبسيط سير العمل الخاص بي ، حيث لن أضطر إلى إعادة اختراع العجلة.

تخدم جميع القوالب بشكل عام نفس الغرض - لتبسيط العمليات ومساعدتك على توفير الوقت في إنشاء نظام يعمل.

هذا هو بالضبط الغرض من قوالب قوائم المهام ، ووجدت على الفور وفرة من المتغيرات المتاحة للتنزيل.

اخترت استخدام مجموعة من قائمة المهام المعتادة لمهام عملي ، لتقديمها هنا ، وقائمتان إضافيتان لمهام حياتي الشخصية.

في يومي التالي في العمل ، حددت هدفًا يتمثل في إكمال 8 مهام.

ومن المثير للاهتمام أن النتائج كانت مشابهة تمامًا لقائمة المخططين.

لقد أكملت 7 مهام من أصل 8 ، وشعرت مرة أخرى بالحاجة إلى العمل على تقديرات زمنية أكثر دقة.

ومع ذلك ، يجب أن أعترف - بالنسبة للأشخاص الذين يعملون في أي صناعة إبداعية ، قد يمثل وضع تقديرات دقيقة تحديًا.

مميزات استخدام قوالب قوائم المهام

تتوفر قوالب مختلفة للتنزيل المجاني

لن تفقد أي وقت في إنشاء نظام

توفر القوالب الاتساق

سلبيات استخدام قوالب قائمة المهام

قد لا تجد نموذجًا مناسبًا لاحتياجاتك الخاصة

لا يمكنك تحديث أو تغيير جميع القوالب الموجودة

يفضل بعض الناس الكتابة باليد

من هم أفضل قوالب قوائم المهام؟

إذا لم تكن من النوع الأكثر إبداعًا ، وتريد ببساطة تجربة حل سهل للحصول على الدافع والحفاظ عليه - ستعمل القوالب مثل السحر.

أوصي بشدة بقوالب قائمة المهام للأشخاص الذين:

• ليس لديك أي خبرة في قوائم المهام ،
• غالبًا ما تشعر بالإرهاق ،
• ببساطة تريد قضاء وقت أقل في التخطيط والمزيد من تنفيذ المهام ،
• تريد البدء في تتبع تقدمهم ، و
• تفضل كل الأشياء الرقمية.

ملخص لطريقة قالب قائمة المهام

كانت القوالب طريقة ممتعة للتجربة.

بالنسبة لي ، كان السبب في الغالب هو أن مجموعة متنوعة من القوالب التي وجدتها أعطتني دفعة في الاتجاه الصحيح من حيث التنظيم الأفضل لقوائم المهام الخاصة بي التي أقوم بإنشائها في مخططي.

لقد تعلمت طرقًا مختلفة للتصنيف وتحديد الأولويات.

ومع ذلك ، نظرًا لأن النتائج كانت تقريبًا مماثلة لقوائم مهام المخطط الخاصة بي ، أعتقد أنني سألتزم فقط بطريقتي المفضلة في المستقبل - تدوين الأشياء يدويًا.

التصنيف : ️️️

الطريقة الثالثة: مدير المهام الرقمية

إليك مثال آخر على طريقة قائمة المهام الرقمية التي من المفترض أن تساعدنا في تحقيق المزيد كل يوم.

على الرغم من أنني معجب كبير بالورق ، يجب أن أعترف - الاستفادة من قوة التكنولوجيا تأتي بمزايا مختلفة.

في حين أنني لا أحاول أن أبدو مثل Captain Oblear ، يجب أن أذكر أن تطبيقات إدارة المهام الرقمية مصممة خصيصًا لهذا الغرض.

لذلك ، يعد سرد المهام هو الغرض الأساسي منها - ولكن في معظم مديري المهام ، ستتمكن أيضًا من:

• أضف المواعيد النهائية ،
• تعيين المهام للمشاريع ،
• إضافة أشخاص آخرين إلى مهام محددة ،
• أضف أهدافك في فئة منفصلة ،
• تحميل الملفات،
• تعيين المهام المتكررة ، إلخ.

يجب أن أقول إنني قد حصلت بالفعل على بعض الخبرة في استخدام مديري المهام الرقمية من قبل ، ولكن كان السبب في الغالب هو أنني اضطررت إلى استخدامها.

لذا ، فإن استخدامها طواعية لاحتياجاتي الشخصية كان نوعًا من منطقة مجهولة.

إليك نظرة خاطفة على المهام الخاصة بي لهذا اليوم.

هذه المرة ، كانت مهامي مختلفة بعض الشيء ، وأكملتها كلها. ومع ذلك ، يجب أن أذكر أن إحدى المهام كانت "الكتابة" ، لذلك لا يمكنني القول إن كان لدي هدف محدد للوصول إليه ضمن المهمة.

مميزات استخدام مدير المهام الرقمية

الأتمتة والتوافر على أجهزة مختلفة

التذكيرات متوفرة

يمكنك إضافة متعاونين

سلبيات استخدام مدير المهام الرقمية

الميزات التي لا تستخدمها قد تشتت الانتباه

أنت تعتمد على المطورين لإجراء صيانة منتظمة للبرنامج (أو قد تفقد جميع البيانات)

يمكن أن يكون معقدًا بشكل مفرط لتلبية احتياجات المستخدم البسيطة

من هم أفضل مديري المهام الرقمية؟

أنا متأكد من أن كل من يدخل في التطبيقات سيستفيد من هذه الطريقة.

أوصي بشدة أيضًا بإدارة المهام الرقمية للأشخاص:

• العمل في مشاريع متعددة ،
• من يرغب أعضاء الفريق في استخدام نفس الأداة ،
• الذين يفضلون ببساطة فتح مهامهم في إحدى علامات التبويب الخاصة بهم.

ملخص لأسلوب مدير المهام

على الرغم من أن مهمة "الكتابة" كانت غامضة بعض الشيء ، إلا أنني أحببت حقيقة أنه لم يكن لدي مهام غير مكتملة في نهاية مناوبتي.

سأحاول بالتأكيد تجربة الطريقة مرة أخرى - ولكن في المرة القادمة ، سأحاول تحديد كل مهمة بشكل أكثر دقة.

التصنيف : ️️️️

الطريقة الرابعة: قائمة التشغيل

لا تقلق - قائمة التشغيل ليست سجلاً لنشاط الركض الخاص بك.

قائمة التشغيل هي في الواقع طريقة تخطيط لتسجيل مهامك الأسبوعية ، وهي شائعة الاستخدام لتتبع المواعيد النهائية.

في قائمة التشغيل ، توجد 4 فئات لتقدم المهمة ، والتي تعينها في يوم معين من الأسبوع:

• المقرر،
• بدأت،
• انتقل و
• مكتمل.

هذه طريقة رائعة إذا كنت ترغب في الحصول على جميع المهام مع تواريخ إكمالها في صفحة واحدة. بالإضافة إلى ذلك ، لم أجد طريقة قائمة مهام أخرى تتيح لك تتبع المهام التي بدأتها ولكنك لم تكملها بعد.

كما نعلم جميعًا ، يمكن أن تكون الحياة محمومة ومن الممكن أن تكون هناك أسباب شرعية لإعادة الجدولة وحتى عدم وجود مواعيد نهائية. ومع ذلك ، يمكننا أيضًا بدء مهمة ونسيانها تمامًا في اليوم التالي. لهذا السبب من الأهمية بمكان تضمين المهمة المذكورة في عبء عمل الغد.

لذا ، ضع في اعتبارك أن تشغيل قوائم المهام لا معنى له حقًا إذا كنت لا تخطط للالتزام بإجراء ترتيبات أسبوعية.

لقد جربت طريقة قائمة التشغيل في مهمة محددة ، وهذا ما بدت عليه.

كما ترون أعلاه ، كانت مهمتي الأساسية هي كتابة مجموعة من الأسئلة للمقابلة. تم الانتهاء من جميع المهام الفرعية في الوقت المحدد ، ولكن مع عدم عرض المواعيد النهائية ، لا تشير القائمة فعليًا إلى ما إذا كنت في الوقت المحدد أو متأخرًا في أي من المهام.

لقد أحببت خيار وضع علامة على المهمة على أنها بدأت ، ولكن بصرف النظر عن ذلك ، لم ألاحظ (أو كانت لدي طريقة لتتبع ومقارنة) أي تغييرات في مستويات إنتاجيتي.

إيجابيات استخدام قائمة المهام الجارية

يحرر ذاكرتك ، حيث أن جميع المهام المهمة موجودة في صفحة واحدة

يساعدك على خلق التوازن في أسبوعك

يمكنك تتبع المهام التي بدأتها ولكنك لم تنتهِ بعد

سلبيات استخدام قائمة المهام الجارية

يمكن أن يحدث ارتباكًا إذا تم سرد مهام متعددة

يعمل فقط إذا تم دمجه مع طريقة أخرى لإدارة الوقت

يجب أن تستخدم على أساس أسبوعي

لمن يقوم بتشغيل قوائم المهام بشكل أفضل؟

أنا متأكد من أن الكثير من الناس سيستفيدون من استخدام هذه الطريقة ، مثل:

• الأشخاص الذين لديهم وظائف متعددة ،
• الأشخاص الذين يعملون في مشاريع متعددة ،
• الآباء العاملون ، إلخ.

ملخص لطريقة تشغيل قائمة المهام

بعد قولي هذا ، يجب أن أعترف - قائمة التشغيل ليست حقًا فنجان الشاي الخاص بي.

على الرغم من أنني سعيد حقًا لأنني جربت هذه الطريقة ، فأنا على يقين من أن هذه التجربة كانت كافية. لكي تعمل هذه الطريقة ، يجب أن أقوم بإنشاء قوائم لكل مهمة من مهامي الأساسية ، ويمكن أن تتداخل هذه القوائم أحيانًا. بالإضافة إلى ذلك ، فأنا ببساطة من أشد المعجبين بقوائم المهام اليومية ، حيث تساعدني هذه القوائم في تحرير ذاكرتي بشكل إلزامي. لقد لاحظت أن القوائم الطويلة يمكن أن تؤثر سلبًا على إنتاجيتي.

لذا ، فإن حكمي هو - لا أعتقد أنني سأستخدم طريقة قائمة التشغيل بانتظام. لكن ، على الأقل الآن أنا على دراية بفوائدها ، لذا فأنت لا تعرف أبدًا.

التصنيف : ️️

الطريقة رقم 5 التقويم

طريقة رقمية أخرى جربتها كانت وضع المهام اليومية في تقويم. لهذا الغرض ، استخدمت عرض التقويم Clockify.

الطريقة نفسها تشرح نفسها بنفسها تمامًا - تحتاج إلى إدخال مهامك المستقبلية في تقويم رقمي وتعيين فترة زمنية محددة لها.

إنها طريقة عملية تمامًا لتنظيم يومك ، حيث تساعدك على تصور الفترات الزمنية المخصصة. ستظهر كمجموعات زمنية ، وستحصل على فكرة أفضل عن الشكل الذي يجب أن يبدو عليه يومك.

دعونا نلقي نظرة على المثال الخاص بي أولاً.

على الرغم من أن خطتي بدت مثالية ، إلا أنني لم أكمل جميع المهام.

بتعبير أدق ، مرة أخرى ، أخطأت في حساب الوقت لمهمتين ، لذلك لم يكن جدولي الفعلي يبدو هكذا.

بالإضافة إلى ذلك ، أغفلت حقيقة أن إنشاء آلة حاسبة جديدة سيتطلب لقطات شاشة جديدة - لذلك كان لا بد من دفع اللمسات الأخيرة ومنشور LinkedIn إلى جدول الغد.

إيجابيات استخدام التقويم لقائمة المهام

سهولة جدولة وتصور يومك

يمكنك فصل المهام حسب المشاريع

متوفر على أجهزة متعددة

سلبيات استخدام التقويم لقائمة المهام

يجب أن يكون خبيرا في تقديرات الوقت

من المتاعب تغيير كل شيء إذا أخطأت في تقدير مهمة واحدة

من المتاعب إدخال كل مهمة روتينية على حدة

لمن هو التقويم الأفضل؟

أستطيع أن أرى كيف يمكن أن تكون هذه الطريقة مفيدة للغاية للأشخاص:

• من هم في كثير من الأحيان أثناء التنقل ،
• الذين هم رائعون في تقدير الوقت لمهامهم ،
• الذين تكون مهامهم متكررة ويمكن التنبؤ بها ،
• الذين لديهم الكثير من الاجتماعات محدودة الوقت في يومهم ، وما إلى ذلك.

ملخص لطريقة التقويم

ومع ذلك ، بالنسبة لي ، فإن التقويمات هي أكثر لتتبع الاجتماعات المستقبلية وما تم إنجازه بالفعل.

لا تزال بعض مهامي مجردة وغامضة بعض الشيء ، مثل "الكتابة" أو "التحرير" ، لذلك يجب أن أعترف أنني لست أميل إلى استخدام التقويم كطريقة قائمة مهام في المستقبل.

التصنيف : ️️️

الطريقة رقم 6 طريقة القيام بشيء واحد

الطريقة الأخيرة التي جربتها تستغل سحر القيام بشيء واحد في كل مرة. بعد كل شيء ، تكشف أحدث إحصاءات الإنتاجية في مكان العمل أن تعدد المهام يمكن أن يقلل الإنتاجية بنسبة هائلة تصل إلى 40٪.

لذلك ، من المنطقي تمامًا أن تصبح متابعة المواعيد النهائية أسهل بكثير إذا كنت ملتزمًا تمامًا وتركز على المهمة التي تقوم بها.

يتضمن المفهوم الأساسي لطريقة "القيام بشيء واحد" الخطوات التالية:

• الخطوة # 1 قم بإنشاء قائمة بجميع المهام التي تريد إكمالها ،
• الخطوة # 2 اختر المهمة ذات الأولوية القصوى واكتبها على ورقة منفصلة ،
• الخطوة # 3 ضع القائمة الكاملة جانبًا حتى تنتهي من المهمة الأولى ،
• الخطوة # 4 بمجرد الانتهاء من المهمة الأولى ، اشطبها من القائمة واختر الأولوية التالية ، و
• الخطوة # 5 كرر حتى تنتهي من القائمة بأكملها.

إليك ما كان يبدو عليه يومي المعتاد باستخدام هذه الطريقة.

كما ترى ، قمت أولاً بإنشاء قائمة كاملة من المهام لهذا اليوم. ثم كتبت كل واحد منهم على مذكرة لاصقة وكرستها لصفحة منفصلة في مخططي. عندما انتهيت من مهمة ، أقلب الصفحة وأركز على المهمة التالية.

يجب أن أعترف أنني لم ألاحظ أي تغييرات في إنتاجيتي ، لكنها بالتأكيد ساعدتني في التركيز على مهمة واحدة في كل مرة.

أنا متأكد من أنه يجب استخدام هذه الطريقة لفترة من الوقت لملاحظة أي تغييرات أكبر.

إيجابيات طريقة القيام بشيء واحد

يساعدك على تحسين التركيز

يساعدك على التحسن في تحديد الأولويات

يساعدك على تقليل المهام المتعددة

سلبيات طريقة القيام بشيء واحد

تمكنك من المماطلة

إذا لم تكن مركزة بشكل كامل ، فقد يستغرق الأمر وقتًا أطول لإكمال مهمتك في متناول اليد

لا يمكنك أبدًا التبديل بين المهام

لمن هي أفضل طريقة للقيام بشيء واحد؟

بشكل عام ، أوصي بالتأكيد بتجربة هذه الطريقة لجميع من يميلون إلى تعدد المهام.

وعلى الرغم من أنني أستطيع أن أرى بوضوح العديد من مزايا التركيز على مهمة واحدة ، إلا أنه في بعض الأحيان يكون الأمر غير واقعي - فقد يتواصل زملاء العمل ، ويمكنك الحصول على بريد إلكتروني يتطلب استجابة عاجلة ، وما إلى ذلك.

ملخص لأسلوب القيام بشيء واحد

هناك شيء واحد مؤكد - طريقة القيام بشيء واحد رائعة لتحسين تحديد الأولويات ، وسأحاول بالتأكيد تجربتها مرة أخرى في المستقبل.

التصنيف : ️️️️

لماذا يجب أن تحاول استخدام أساليب قائمة المهام؟

لذا ، لماذا يجب على أي شخص أن يكلف نفسه عناء تجربة طرق مختلفة لقائمة المهام؟

طرق قائمة المهام سوف:

• مساعدتك في تحديد أولويات مهامك ،
• تجعلك أقل عرضة لتفويت المواعيد النهائية ،
• تقليل التسويف ، و
• تحسين التركيز.

كما ترون من الأسباب المذكورة أعلاه ، فإن الجوهر هو أنها تساعدنا على أن نكون منظمين بشكل أفضل ، والبقاء على المسار الصحيح مع جميع المهام التي نحتاجها لإكمالها ، وفي النهاية إنجاز الأمور.

هناك سببان رئيسيان وراء نجاح هذا الأمر بالنسبة لغالبية الناس ، وإيجاد الطريقة التي تناسبك سيساعدك بالتأكيد على تحقيق راحة البال.

السبب الأول أكثر وضوحًا وعمليًا - قوائم المهام بمثابة تذكير بأولوياتنا وتساعدنا على تتبع تقدمنا.

الثاني يعمل على مستوى أعمق وأكثر نفسية. الشيء هو ، عندما نحتفظ بمهامنا المستقبلية في رؤوسنا فقط ، فإننا نثير قلقنا بشأنها قلقين من أن ننسى القيام بشيء ما.

تخدع قوائم المهام أدمغتنا للتوقف عن القلق . هذا أمر بالغ الأهمية ، فكلما قل قلقنا بشأن المستقبل ، زاد تركيزنا على المهمة التي نقوم بها حاليًا.

بالإضافة إلى ذلك ، هناك شعور بالإنجاز عندما تحدد الأشياء من قائمتك . نتيجة لذلك ، ستكون بالتأكيد أكثر توجهاً نحو الهدف.

بناءً على ملاحظاتي ، أريد مشاركة 3 فوائد لاستخدام قوائم المهام التي لاحظتها أثناء تجربتي .

فائدة # 1 تركيز أفضل

هذه الميزة مهمة بشكل خاص لفئتين من الناس:

• متعدد المهام ، و
• المماطلون.

صححني إذا كنت مخطئًا ، لكنني أقول إن الغالبية العظمى منا ستندرج في واحدة على الأقل من الفئتين ، على الأقل في بعض الأحيان.

سيساعدك العثور على طريقة قائمة المهام التي تناسبك على تجنب الانحرافات والقلق ، وحتى التوقف عن التفكير في المهام المستقبلية.

النتيجة الأولية لتقليل الفوضى الدماغية هي التركيز بشكل أفضل على المهمة التي تقوم بها.

فائدة # 2 زيادة الإنتاجية

بمجرد أن تركز بشكل كامل على مهمتك ، سيتحسن أدائك العام ، وخاصة مستويات إنتاجيتك. بعد كل شيء ، يسير التركيز والإنتاجية جنبًا إلى جنب.

يتيح لك العثور على طريقة قائمة المهام الصحيحة متابعة العمل خطوة بخطوة ، ولا شك في أن ذلك سيعمل في صالحك. أعتقد أننا سمعنا جميعًا عبارة "رحلة 1000 ميل تبدأ بخطوة واحدة" ، وهذا هو الحال تمامًا هنا.

بمجرد أن تبدأ في العمل من خلال القوائم ، ستشعر بتحسن سير عملك والحصول على مزيد من النطاق الترددي الذهني.

فائدة # 3 زيادة الدافع

يأتي عدم القلق بشأن مهامنا المستقبلية مع العديد من الفوائد النفسية. يؤدي الجمع بين التركيز الأفضل والإنتاجية المتزايدة بشكل طبيعي إلى زيادة احترام الذات أثناء قيامنا بمهمة ما.

هذا الشعور بالإنجاز يقلل حقًا من مستويات التوتر والقلق ، وستشعر بمزيد من الحافز لإكمال مهمة أخرى. سوف تكون مستعدًا لذلك ، حتى لو كان يمثل تحديًا.

بالإضافة إلى ذلك ، لاحظت أنني أقوم أحيانًا بمهمة إضافية - فقط من أجل إرضاء وضع علامة على عنصر آخر من قائمتي وتحرير بعض الوقت من جدول الغد.

تلخيصها: تساعدني قوائم المهام على متابعة وعودي

بشكل عام ، تعد قوائم المهام أداة رائعة للبقاء منظمًا ومنح أدمغتنا الإذن لنسيان الأشياء أحيانًا.

بعد كل شيء ، علينا أن نذكر أنفسنا بأن ذاكرتنا العاملة محدودة ، وأن دماغنا ببساطة غير مرتبط بتذكر كل شيء في جميع الأوقات.

ومع ذلك ، على الرغم من أنه ليس هناك شك في أن الجميع سيستفيدون من وجود قائمة مهام بسيطة ، يجب أن أعترف - العثور على طريقة تناسبك يأخذها إلى مستوى آخر.

سيتعين عليك التجربة قليلاً ، وقد يستغرق الأمر بعض الوقت للعثور على الخيار المناسب ، ولكن اسمعني - ستساعدك العملية نفسها على أن تكون أكثر مسؤولية وتحسن ذاكرتك ، فضلاً عن مستويات إنتاجيتك.

في النهاية ، عندما تصطدم بمركز الهدف ، سيكون ندمك الوحيد هو أنك لم تحاول القيام بقوائم المهام عاجلاً.

️ هل جربت أيًا من طرق قائمة المهام هذه ، أو ربما طريقة أخرى؟ إذا كان الجواب نعم ، أيهما أفضل بالنسبة لك؟ لا تتردد في مشاركة أفكارك حول الموضوع ، أو حتى أفضل ، بعض النصائح والحيل. اكتب إلينا على [email protected] ، وستتاح لك فرصة الظهور في هذه المقالة أو في إحدى مقالاتنا المستقبلية. أيضًا ، إذا أعجبك هذا المنشور ووجدته مفيدًا ، فشاركه مع شخص تعتقد أنه سيستفيد منه.