6 نصائح لخفض التكاليف عند تنظيم فعالية الشركات

عندما يتعلق الأمر بتخطيط أحداث الشركة ، هناك عدد قليل من المجالات الرئيسية التي يمكن أن تزيد فيها التكاليف بسرعة. غالبًا ما تكون رسوم تأجير القاعة من أكبر العناصر في الميزانية ويمكن أن تكون نقطة شائكة رئيسية لمخططي الأحداث. ومع ذلك ، هناك بعض الطرق للتغلب على هذه المشكلة والاستمرار في تقديم تجربة رائعة للضيوف.

مع القليل من الإبداع والتفكير الإبداعي ، من الممكن تقديم حدث مؤسسي مذهل دون كسر البنك ولا يزال يبهر ضيوفك. لجعل هذا حقيقة ، من المهم لمخططي الأحداث أن يكونوا على دراية ببعض استراتيجيات توفير التكاليف الرئيسية.

في الأقسام التالية ، سنغطي بعض النصائح الذكية حول كيفية تقليل هذه النفقات مع الاستمرار في تقديم حدث من الدرجة الأولى.

كن مبدعا مع اختيار المكان الخاص بك

يعد اختيار مكان به معداته ومرافقه الخاصة ، وتقليل الحاجة إلى استئجار أو شراء مكان خاص بك ، طريقة لتقليل الإنفاق على إجمالي تكاليف المكان. في الوقت الحاضر ، من الممكن القيام بذلك باستخدام برنامج تخطيط أحداث الشركة للمساعدة في إجراء تلك المقارنات المباشرة بين المواقع المختلفة.

كخيار أكثر إبداعًا وفعالية من حيث التكلفة ، فكر في الذهاب إلى موقع غير تقليدي مثل منطقة خارجية أو مبنى قديم. غالبًا ما يمكن استئجار نمط حدث أقل شيوعًا ، مثل حفلة عشاء أو نزهة مقابل جزء بسيط من سعر قاعة الحفلات التقليدية أو مركز المؤتمرات. وبقليل من البراعة ، يمكنك تحويل هذه المساحات إلى مواقع أحداث لا تُنسى حقًا.

بالطبع ، فقط ضع في اعتبارك نوع الحدث الذي تخطط له والبيئة التي تحاول رعايتها. إذا كنت تفكر في الخيارات الخارجية ، راقب عن كثب الطقس في ذلك الوقت من العام أيضًا.

استفد من المعدات والمرافق

يمكنك توفير المال على الحدث الخاص بك عن طريق اختيار مكان به معداته ومرافقه الخاصة حتى لا تضطر إلى استئجار أو شراء نظام صوت منفصل ومسرح وإضاءة. تم بالفعل إعداد هذه الأشياء في العديد من المناطق ، لذا تأكد من السؤال عنها عند التفكير في مكانك التالي.

يمكن للشركات توفير التكاليف بعدة طرق من خلال الاستفادة من المعدات والمرافق التي يوفرها المحليون ، مثل:

• تتوفر أجهزة عرض وشاشات لاستخدامها في العروض التقديمية
• توفر شبكة Wi-Fi ، بحيث يمكن للضيوف استخدام أجهزتهم الخاصة
• خصم على استخدام خدمات تقديم الطعام في المنزل
• خطط السداد المحتملة لتحسين التدفق النقدي

ابحث عن شركاء رعاية للمساعدة في تعويض التكاليف

إحدى الطرق الفعالة لتقليل تكلفة حدث شركتك هي البحث عن شركاء رعاية. يمكنهم المساعدة في تغطية التكاليف مقابل الترويج لمنتجهم أو علامتهم التجارية. هذا يفيد كلا الطرفين لأنك توفر المال أثناء تعرضهما.

هناك عدة طرق للعثور على شركاء رعاية محتملين. للترويج لحدثك ، ضع في اعتبارك الاتصال بالشركات التي تشترك في جمهور مستهدف مشابه. على سبيل المثال ، إذا كنت تستضيف مؤتمرًا للطاقة الخضراء ، فيمكنك التواصل مع شركات الألواح الشمسية أو مصنعي السيارات الكهربائية.

بمجرد العثور على عدد قليل من الشركاء المحتملين ، فإن الخطوة التالية هي التواصل معهم وتقديم عرض تقديمي. اشرح موضوع الحدث الخاص بك ولماذا ستكون علامتهم التجارية مناسبة بشكل جيد ، بما في ذلك معلومات حول الحاضرين في الحدث والتغطية الإعلامية. إن تزويدهم بحزمة رعاية تحدد مزايا الاستثمار في فعاليتك ، سيزيد بالتأكيد من فرصك في الحصول على دعمهم.

فيما يلي بعض الأمثلة الأخرى عن كيفية مساعدة شركاء الرعاية الشركات في توفير التكاليف في المؤتمرات:

• شركة كمبيوتر تتبرع بأجهزة كمبيوتر محمولة لاستخدامها خلال ندوة تدريبية
• يقدم بائع تجزئة للملابس بطاقات هدايا لاستخدامها كجوائز على الأبواب
• تقدم سلسلة فنادق خصمًا للضيوف الذين يحضرون حدثًا
• توفر شركة طيران رحلات سفر مخفضة للمتحدثين في مؤتمر

اطرح قائمة بالشركاء المحتملين للمساعدة في جعل ظهور مؤتمرك القادم أكثر تأثيرًا.

استخدم التكنولوجيا لتقليل تكاليف الطباعة والشحن

وفقًا لدراسة أجرتها شبكة البيئة الورقية ، يمكن للطباعة الرقمية توفير ما يصل إلى 25٪ من تكاليف الطباعة الإجمالية. بالإضافة إلى ذلك ، من خلال الاستفادة من خدمات الشحن عبر الإنترنت ، يمكن للشركات تقليل تكاليفها بنسبة تصل إلى 50٪ مع الخدمات عبر الإنترنت مثل UPS و FedEx.

يمكن أيضًا استخدام التكنولوجيا للمساعدة في تقليل تكلفة خدمة الأطعمة والمشروبات في أحداث الشركات. عند طلب الأطعمة والمشروبات عبر الإنترنت ، يمكن للشركات الاستفادة من الخصومات الكبيرة وعروض الشحن المجانية. باستخدام تطبيقات الأجهزة المحمولة لإدارة الطلبات والمدفوعات ، يمكن للشركات تجنب الأخطاء المكلفة التي يمكن أن تحدث غالبًا عند التعامل مع الأساليب الورقية التقليدية.

قم بإنشاء سمة أو تزيين بطريقة فريدة ولكنها فعالة من حيث التكلفة

يمكن أن يمنحك تشكيل حدث شركتك حول موضوع واحد فعال من حيث التكلفة طابعًا فريدًا. على سبيل المثال ، يمكنك اختيار اللونين الذهبي والأبيض كألوانك واستخدامها في جميع أنحاء الديكور ؛ قد يشمل ذلك استئجار مفارش المائدة والمناديل البيضاء بالكامل مع لمسات ذهبية. لا يزال هذا يبدو أنيقًا مع تجنب التكاليف الإضافية التي يمكن ربطها بمزيد من الألوان الفريدة.

يمكن أيضًا توفير المال على الزخارف عن طريق صنع بعض العناصر بنفسك ، مثل القطع المركزية باستخدام الجرار والزهور المزيفة والشرائط. عند استضافة العديد من الفعاليات في عام واحد ، قد يكون من الأرخص استئجار الزينة بدلاً من شرائها دفعة واحدة.

استخدم وسائل التواصل الاجتماعي للترويج لحدثك وتوفير تكاليف التسويق

باستخدام منصات مثل Facebook و TikTok و Twitter و Instagram ، يمكنك الوصول إلى جمهور عريض بتكلفة قليلة أو بدون تكلفة مما يمنحك ميزة عن طريق إنشاء صفحات الأحداث ونشر التحديثات والتفاعل مع الضيوف المحتملين.

عند الترويج لحدث شركة ، سترغب في التأكد من أن منشوراتك على وسائل التواصل الاجتماعي احترافية ومتصلة بالعلامة التجارية. لذلك يمكنك إنشاء صفحة حدث على موقع شركتك على الويب ومشاركتها على منصات وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك واستخدام علامات التصنيف الصحيحة للوصول إلى جمهور أوسع للترويج لأي صفقات أو خصومات خاصة قد تقدمها.

أخيرًا ، هم خيار لإدارة الترقيات والمسابقات. إن تقديم خصومات للضيوف الذين يشاركون صفحة الحدث الخاصة بك على ملفاتهم الشخصية على وسائل التواصل الاجتماعي ، أو إجراء مسابقة حيث تكون الجائزة عبارة عن تذاكر مجانية للحدث الخاص بك هي لقطات لطيفة لتجربتها عند استخدام هذه القنوات.